Схема оперативного учета (КУС) — различия между версиями

Материал из КинтВики
Перейти к: навигация, поиск
м
 
(не показано 76 промежуточных версий 8 участников)
Строка 1: Строка 1:
−
<noinclude>[[Категория: Взаиморасчеты (КУС)|*02]]</noinclude>
+
<noinclude>[[Категория: Оперативный учет (КУС)|*01]]</noinclude>
−
{| align="right"
+
__NOTOC__
−
| __TOC__
+
[[Файл:Оперативный учет новый с 2021.png|1300px]]
−
|}
 
−
Замкнутый контур — выполнение всех операций по контуру сводит остатки на всех счетах в 0.
 
  
−
* [https://docs.google.com/drawings/d/1Orkq1aIzwmyRWwFzk1iLbBBH3k5-5dhaijKMKuH7chU/edit Схема взаимодействия «Оперативный учет услуг» (20.10) — балансовая с контуром РР]
+
== Особенности ==
−
* [https://docs.google.com/drawings/d/1AdcL5euatZKDlV02E3Tu-YL42TDLShEMmDW-qRdLjp8/edit Фактическая схема оперативного учета 20.12]
+
* '''Балансовая схема учета.''' Контур учета замкнут для одного гостя — выполнение всех операций по гостю сводит остатки на всех счетах в 0. Незакрытые остатки на счетах позволяют легко находить ошибки документов. Можно настраивать понятные и простые инварианты.
−
 
+
* '''Ресурс «Номенклатура»''' на счетах позволит видеть — какие услуги оплачены, а какие нет.
−
== Что должен показывать контур, результат работы ==
+
* '''Отсутствие ресурса «Документ-основание»''' уберет проблемы со сведением взаиморасчетов, созданных разными документами.
−
# Оперативные взаиморасчеты с контрагентами на счете «Взаиморасчеты».
+
* '''Помощь и ускорение''' создания документов. Пользователь видит услуги, которые еще не были выставлены в Счете на оплату, или в Реализации, или не были Оплачены и легко создает соответствующие документы.  
−
# Список и стоимость оказанных услуг на счете «Оказанные услуги». Услуги заселенных гостей.
+
* '''Возможность контроля''' создания документов. Например, можно запрещать Выселять гостя пока по нему не сошлись Реализация и Взаиморасчеты.
−
# Как получить планируемый доход санатория - на счете «Услуги к оплате» + «Счета к оплате».
+
* Возможность посмотреть «реальные» взаиморасчеты и сравнить их с данными бухгалтерии.
−
# Планируемый - по Путевкам и по Заявкам. Желательно с разделением на подтвержденный планируемый доход (Путевки) и неподтвержденный (Заявки).
+
* Планируемый доход санатория — на счете «Услуги к оплате» с разделением на подтвержденный (Путевки) и планируемый (Заявки).
−
# Получить состояние оплаты конечного документа (оплачен или нет). Заявка, Путевка, Карта гостя, Назначение услуг.
+
* '''Наличие обязательного документа «Счет на оплату»''' в цепочке:
−
 
+
:* Позволяет пробивать чек всегда с признаком «Полной оплаты». Отсутствие «частичной оплаты» в чеке значительно упрощает кассовый учет.
−
== Что НЕ дает контур ==
+
:* Дает возможность ручного распределения авансов.
−
* Количество документов неоплаченной реальной реализации (РР).
+
:* Дает возможность частичной оплаты услуг (1 массажа из 10 назначенных) через разделение счетов на оплату.
−
* Минус - Счет на оплату будет обязательным.
+
:* Дает возможность контроля «Срока оплаты счета». Разделить, например, ожидаемые оплаты на просроченные и не просроченные. Дает возможность в будущем снимать планируемые услуги, которые не были вовремя оплачены.
−
* Минус - Реализация будет обязательной. Но можно поменять движения и сделать необязательной.
+
:* Документ «Счет на оплату» является обязательным, «Прием платежа» возможно сделать только на основании «Счета на оплату». Прием аванса от контрагента выполняется через «Счет на оплату».
−
* Минус - сложные сторнирования при Сокращениях пребывания.
+
* «Реализация товаров и услуг» — обязательна для закрытия контура. Это позволяет увидеть:
−
 
+
** Сколько реальной реализации выставлено клиентам за период, сколько из нее оплачено.
−
== Что даст переход на этот контур ==
+
* Возможность выбора Контрагента и Договора, на которого будут выставлены услуги и принята оплата.
−
# Ресурс «Номенклатура» на различных счетах позволит видеть - какие услуги оплачены, а какие нет.
 
−
# Наличие обязательного документа «Счет на оплату» в цепочке:
 
−
#* Позволяет пробивать чек всегда с признаком «Полной оплаты».
 
−
#* Отсутствие «частичной оплаты» в чеке сильно упрощает кассовый учет.
 
−
#* Дает возможность распределения авансов.
 
−
#* Дает возможность нормальной оплаты 1 массажа из 10 назначенных.
 
−
#* В счете есть «Срок оплаты счета». Это дает возможность контролировать этот срок. Разделить, например, ожидаемые оплаты на просроченные и не просроченные. Дает возможность в будущем снимать планируемые услуги, которые не были вовремя оплачены.
 
−
# Возможность распределения любого аванса, независимо от количества услуг.
 
−
# Счет «Реализация» позволяет видеть:
 
−
#* Сколько РР выставлено за период.
 
−
#* Сколько РР закрыто оплатами за период.
 
−
#* Вся ли реализация закрыта оплатами.
 
−
#* Все ли оплаты закрыты реализацией.
 
−
#* Можно сравнить сумму и количество реализации с бухгалтерией, проконтролировать правильность обменов.
 
−
#* Можно выставлять реализацию по дням, автоматом решая проблему переходящих путевок.
 
−
# Замкнутый цикл движений. Все движения по одному гостю сводятся в ноль. Выселение - закрывает весь контур оперативного учета. Остатки на счетах позволяют легко находить ошибки документов. Понятные и простые инварианты.
 
−
# Возможность контроля создания всех документов в цикле. Типа давать создавать реализацию, только если есть на счете незакрытые услуги к выставлению. Аналогично с «Счетом на оплату», аналогично с «Оплатой».
 
−
#* Возможность запрещать «Выселять» гостя, пока не сошлась Реализация и Взаиморасчеты.
 
−
# Видна оперативная реализация на каждый день. Можно понятно формировать Ночной аудит.
 
−
# На счете «Оказанные услуги» собирается сумма и количество услуг у заселенных гостей.
 
−
# Возможность добавления Розницы в текущий контур.
 
−
# Увеличивается значение «Номенклатуры» и «Номенклатуры пребывания» в частности. Повод навести в ней порядок.
 
−
# Появляется возможность в Карте гостя при заселении по путевке менять Дату заезда, Номер гостиницы (без изменения количества дней, суммы и номенклатуры).
 
−
# Отказ от «Основания» на счетах позволит решить все проблемы с оплатой по документам-основаниям.
 
−
# Позволит добавить в будущем возможности:
 
−
#* Планирование оперативной реализации (услуги парковки, трансфера).
 
−
#* Возможность назначения платных медицинских услуг по путевке.
 
−
#* Отметка факта выполнения незапланированных платных медицинских услуг.
 
−
#* Возможность закрытия услуг Контрагента (у которого нет Карты гостя).
 
−
#* Возможность добавления бонусной системы лояльности.
 
−
 
 
−
== Требуемые отчеты ==
 
−
# Контроль замкнутости цикла. Нужен будет какой-то общий отчет, который будет контролировать замкнутость цикла по конкретному гостю. Что по итогам всех действий «конечный остаток» = 0. Отчет по всем счетам в ОСВ с разворотом по Контрагенту или Карты гостя?)
 
−
# Контроль выставленной реализации - по каким документам (Картам гостя и Путевкам) реализация выставлена, а по каким нет.
 
−
# По взаиморасчетам.  Стандартно - сумма выставленной контрагенту реализации. По какой номенклатуре и по каким документам - и что из нее оплачено.
 
−
# План по оплате. Сколько денег мы ждем от клиентов. Отдельно ненадежная оплата (по броням), отдельно надежная (по заселенным гостям). С разворотом по типам документов и по номенклатуре.
 
−
# Оплата счетов - список счетов с информацией, какие они . Тоже, желательно, с разворотом по надежности оплаты (заселения\брони). Возможно, с учетом срока оплаты.
 
−
# Запланированные услуги - сколько и на какую сумму услуг (=номенклатуры) - мы должны оказать гостям. И какая часть из них оплачена. C разворотом по типам документов (Путевки / Заявки / Назначения услуг). По счету «Услуги к оплате».
 
−
# «Оказанные услуги» - тоже количество и сумма оперативных услуг, которые мы оказали гостям. С разделением по номенклатуре и по типам основания (Карты гостя, Путевки, Оказанные услуг и т.д.). С возможностью посмотреть - какая часть из этих услуг закрыта реализацией.
 
−
# «Оплаченная реализация» - какие документы реализации оплачены, а какие нет. С разворотом по номенклатуре. И по типу номенклатуры.
 
−
 
 
−
От Кедра:
 
−
* Отчет по оплатам. На этапе брони. Человек (ФИО), за него могут платить разные контрагенты - «источники оплаты за этого гостя». По броням. Если за гостя оплатили 50%, то надо это видеть.
 
−
* По оплатам - когда гость уже приехал. (сейчас более менее работает).
 
−
* Лицевой счет гостя открывать на этапе брони. Чтобы взаиморасчеты по Физлицу открывались еще на этапе брони.
 
−
* Бронь - не считается что гость нам должен.
 
−
 
 
−
== Проработка структуры и счетов ==
 
−
=== Общее ===
 
−
Структура бухгалтерского регистра «Оперативный учет услуг»
 
−
Измерения:
 
−
* Организация: можно вести учет по нескольким организациям.
 
−
Ресурсы:
 
−
* Сумма: балансовый, учитывается на всех счетах.
 
−
* Количество: небалансовый, учитывается на счетах реализации услуг для учета количества оказанных услуг.
 
−
Реквизиты:
 
−
* Содержание: расшифровка проводки.
 
−
 
 
−
[https://docs.google.com/drawings/d/1L0ILRr4HEocF_NVDWOwHpRA8KyfbUUVOkySu1gajtp4/edit Схема взаимодействия счетов]
 
−
 
 
−
== Описание счетов ==
 
−
Используется отдельный план счетов “План счетов учета услуг”
 
−
 
 
−
==== Счет "Расчеты с контрагентами" ====
 
−
Содержит сумму, которую контрагент должен санаторию. Без детализации по услугам и количеству услуг.
 
−
 
 
−
Отрицательный остаток на счете означает наличие аванса.
 
−
 
 
−
Аналитика: "Контрагент", "Договор"
 
−
 
 
−
Ресурс:
 
−
* “Сумма” - сумма задолженности.
 
−
 
 
−
==== Счет “Ожидаемые поступления” ====
 
−
Сумма которую организация ожидает получить от контрагента по документам.
 
−
 
 
−
==== Счет “Ожидаемая реализация” ====
 
−
Сумма, которую ожидает получить санаторий по будущим броням (путевкам) и количество дней, в течение которых услуга пребывания будет предоставляться.
 
−
 
 
−
Аналитика: “Контрагент”, “Договор”, “Основание (путевка)”
 
−
 
 
−
Ресурсы:
 
−
* “Сумма” - ожидаемые поступления по брони
 
−
* “Количество” - количество дней по путевке (для путевки на 14 дней на двух человек количество будет 28)
 
−
 
 
−
==== Счет “К реализации” ====
 
−
Сумма и количество услуг, которые планируются санаторием к оказанию гостям (услуги проживания/лечения/питания, платные услуги поверх суммы путевки).
 
−
 
 
−
Аналитика: “Контрагент”, “Договор”, “Номенклатура”, “Основание (карта гостя)”
 
−
 
 
−
Ресурсы:
 
−
* “Сумма” - сумма планируемых к оказанию услуг
 
−
* “Количество” - количество услуг
 
−
 
 
−
==== Счет “Оперативная реализация” ====
 
−
Сумма и количество фактически оказанных гостям санатория услуг.
 
−
 
 
−
Аналитика: “Номенклатура”, “Контрагент”, “Договор”, “Основание (карта гостя)”
 
−
 
 
−
Ресурсы:
 
−
* “Сумма” - сумма оказанных услуг
 
−
* “Количество” - количество услуг
 
−
 
 
−
==== Счет “Вспомогательный” ====
 
−
Так как система не является замкнутой, используется вспомогательный счет без аналитики для выполнения проводок, часть которых не реализована в системе, но подразумевается.
 
−
 
 
−
Ресурс:
 
−
* “Сумма”
 
  
 
== Операции ==
 
== Операции ==
−
* Регистрация заявки в категорию
+
* Список логических операций и документы, которые эти операции выполняют.
−
* Регистрация заявки в номер гостиницы
+
;1. Планирование услуг: Путевка, Назначение услуг
−
* Бронирование путевки по заявке в категорию
+
;2. Оказание запланированных услуг: Регистрация Карты гостя (по Путевке), Оказание услуг
−
* Бронирование путевки по заявке в номер гостиницы
+
;3. Оказание услуг: Регистрация Карты гостя (без Путевки), Оперативная реализация, Заявки гостя (Продление, Переселение, Сокращение и т.д.)
−
* Бронирование путевки напрямую, без заявки
+
;4. Выставление счета на оплату: Счет на оплату
−
* Регистрация карты гостя по путевке
+
;5. Оплата счета: Прием платежей
−
* Регистрация карты гостя без путевки
+
;6. Реализация: Реализация товаров и услуг
−
* Зачет аванса (предварительно деньги пришли к примеру)
 
−
* Оплата путевки несколькими контрагентами
 
−
* Назначение платных медицинских услуг
 
−
* Отметка факта выполнения платных медицинских услуг
 
−
* Операции Карты гостя:
 
−
** Продление
 
−
** Переселение
 
−
** Сокращение пребывания
 
−
** Сокращение пребывания (с выбытием)
 
−
* Ночной аудит
 
−
* Оперативная реализация внеплановой реализации
 
−
* Создание документа “Реализация услуг” (накладная)
 
−
* Оперативная реализация в Заявке и Путевке
 
−
 
 
−
== Проводки ==
 
−
Дт “Взаиморасчеты” - Кт “Ожидаемая реализация”
 
−
: При выполнении операции бронирования путевки долг контрагента перед санаторием увеличивается на полную стоимость путевки и количество дней и сумма услуг пребывания, которые санаторий должен будет предоставить при регистрации по бронированию.  
 
−
При “снятии брони” проводка сторнируется.
 
−
 
 
−
Дт “Взаиморасчеты” - Кт “К реализации”
 
−
: При назначении платных сеансов услуг увеличивается долг контрагента и количество/сумма услуг, которые санаторий должен оказать гостю.
 
−
При отметке “неявки на услугу” проводка сторнируется.
 
  
−
Дт “Ожидаемая реализация” - Кт “К реализации”
+
* Операции могут быть выполнены не по предложенному порядку — например, Реализацию можно выставить сразу после Планирования услуг.
−
: При выполнении регистрации карты гостя по путевке закрываются услуги пребывания, ожидаемые к оказанию гостю и увеличивается количество/сумма услуг, которые санаторий должен оказать гостю.
 
  
−
Дт “К реализации” - Кт “Оперативная реализация”
+
== См. также ==
−
: При отметке факта прохождения платной услуги закрывается ожидаемое оказание услуг и добавляется запись для формирования реализации.
+
* [[Ночной аудит (КУС)]]
−
Для фиксации факта оказания услуги пребывания, каждый день формируется документ “ночного аудита”. Закрывает один день и сумму за один день пребывания по путевке.
 
  
−
Дт “Взаиморасчеты” - Кт “Оперативная реализация”
+
<!--
−
: Оказание дополнительных услуг гостю, для которых не требуется назначение времени сеанса (аренда велосипеда, бильярд и т.п.). Увеличивает долг контрагента и фактически оказанные гостю услуги, на которые будет сформирована реализация.
+
= Процесс перехода на новую схему =
 +
* Переходить необходимо не раньше, чем с релиза 21.02.01.
 +
* Старая схема оперативного учета будет продолжать полноценно работать еще несколько релизов:
 +
** Все документы будут делать движения и в старом и новом оперативном учете.
 +
** Все старые отчеты будут продолжать работать.
 +
* При обновлении «Кинт: Управление санаторием» на релиз 21.02.01:
 +
*: Будут обработаны документы «Бронирование» (=Путевка) с даты обновления. Им будут добавлены движения по новому оперативному учету.
 +
*: Карты гостя, проживающие на момент обновления (и все связанные документы) — обработаны не будут.
 +
*: Все документы за прошлые периоды обработаны не будут.
 +
* В результате, отчеты по новому оперативному учету будут касаться только новых гостей, которых заселили после обновления.
 +
* Существует обработка [[Формирование движений оперативного учета услуг (КУС)|«Формирование движений оперативного учета услуг»]], которая позволяет добавить движения старым гостям.  
 +
** Находится в [[Интерфейс "Администратор системы" (КУС)#Параметры учета|интерфейсе «Администратор системы» — '''Параметры учета''']] — «Формирование движений оперативного учета».
 +
** Обрабатываются документы «Путевка» и «Карта гостя» за период (по дате заезда) и «Назначение услуг» без карты гостя (по дате документа).  
 +
** Движения документов по старой схеме оперативного учета не удаляются, обработку можно запускать повторно.
  
−
Дт “Вспомогательный” - Кт “Взаиморасчеты”
+
В текущей работе рекомендуется использовать отчеты нового оперативного учета — они находятся в разделе ВЗАИМОРАСЧЕТЫ — '''Оперативный учет услуг''' и помечены символом v2.
−
: Документ "Прием платежей" закрывает задолженность контрагента на сумму платежа. Если платеж больше задолженности, то остаток считается авансом. Под дебетом проводки подразумевается поступление денег на расчетный счет контрагента.
 
  
−
Дт “Оперативная реализация” - Кт “Вспомогательный”
+
Для годового отчета за 2021 год, рекомендуется использовать отчеты старого оперативного учета — они находятся в разделе ВЗАИМОРАСЧЕТЫ — '''Оперативная реализация услуг'''.
−
: При регистрации выбытия гостя формируется акт об оказании услуг гостю (документ “Реализация товаров и услуг”). Под кредитом проводки подразумеваются действия по реализации услуг на стороне бухгалтерии
+
-->

Текущая версия на 18:08, 15 ноября 2024


Оперативный учет новый с 2021.png

Особенности

  • Балансовая схема учета. Контур учета замкнут для одного гостя — выполнение всех операций по гостю сводит остатки на всех счетах в 0. Незакрытые остатки на счетах позволяют легко находить ошибки документов. Можно настраивать понятные и простые инварианты.
  • Ресурс «Номенклатура» на счетах позволит видеть — какие услуги оплачены, а какие нет.
  • Отсутствие ресурса «Документ-основание» уберет проблемы со сведением взаиморасчетов, созданных разными документами.
  • Помощь и ускорение создания документов. Пользователь видит услуги, которые еще не были выставлены в Счете на оплату, или в Реализации, или не были Оплачены и легко создает соответствующие документы.
  • Возможность контроля создания документов. Например, можно запрещать Выселять гостя пока по нему не сошлись Реализация и Взаиморасчеты.
  • Возможность посмотреть «реальные» взаиморасчеты и сравнить их с данными бухгалтерии.
  • Планируемый доход санатория — на счете «Услуги к оплате» с разделением на подтвержденный (Путевки) и планируемый (Заявки).
  • Наличие обязательного документа «Счет на оплату» в цепочке:
  • Позволяет пробивать чек всегда с признаком «Полной оплаты». Отсутствие «частичной оплаты» в чеке значительно упрощает кассовый учет.
  • Дает возможность ручного распределения авансов.
  • Дает возможность частичной оплаты услуг (1 массажа из 10 назначенных) через разделение счетов на оплату.
  • Дает возможность контроля «Срока оплаты счета». Разделить, например, ожидаемые оплаты на просроченные и не просроченные. Дает возможность в будущем снимать планируемые услуги, которые не были вовремя оплачены.
  • Документ «Счет на оплату» является обязательным, «Прием платежа» возможно сделать только на основании «Счета на оплату». Прием аванса от контрагента выполняется через «Счет на оплату».
  • «Реализация товаров и услуг» — обязательна для закрытия контура. Это позволяет увидеть:
    • Сколько реальной реализации выставлено клиентам за период, сколько из нее оплачено.
  • Возможность выбора Контрагента и Договора, на которого будут выставлены услуги и принята оплата.

Операции

  • Список логических операций и документы, которые эти операции выполняют.
1. Планирование услуг
Путевка, Назначение услуг
2. Оказание запланированных услуг
Регистрация Карты гостя (по Путевке), Оказание услуг
3. Оказание услуг
Регистрация Карты гостя (без Путевки), Оперативная реализация, Заявки гостя (Продление, Переселение, Сокращение и т.д.)
4. Выставление счета на оплату
Счет на оплату
5. Оплата счета
Прием платежей
6. Реализация
Реализация товаров и услуг
  • Операции могут быть выполнены не по предложенному порядку — например, Реализацию можно выставить сразу после Планирования услуг.

См. также


Источник — «http://wiki.kint.ru/index.php?title=Схема_оперативного_учета_(КУС)&oldid=83639»