Документ "Заявка" (КУС)

В системе ведётся учёт заявок на пребывание в санатории от физических и юридических лиц.

В документе «Заявка» фиксируется информация от потенциального клиента о желании приобретения путёвки с указанием необходимых требований. Все заявки, принятые от клиентов, регистрируются в системе. Затем по заявкам создаются путевки клиентам и бронируются номера гостиницы.

Заявка может быть на одного или несколько человек.

Юридические лица (разные компании, организации) часто группами отправляют на лечение в санаторий своих сотрудников. Для таких компаний составляется заявка на очень много человек. Например, в начале года компания может оставить в санатории заявку о том, что она хочет направить к ним на отдых и лечение в течение года 40 человек: 10 в мае, 10 в августе, 15 в сентябре и 5 в октябре.

С помощью заявки осуществляется предварительное бронирование гостиничных номеров.

Статусы заявки:

• «Черновик» — новая заявка от создания до ее регистрации.
• «На исполнении» — заявка от регистрации до бронирования гостиничных номеров для людей из нее и создания им путевки(-ок).
• «Исполнена (закрыта)» — отработанная заявка, по которой созданы путевки и забронированы номера гостям, либо оформлен отказ. Такие заявки скрываются из общего журнала. Их можно посмотреть нажав на верхней панели инструментов журнала кнопку Все.

Журнал заявок

Заявки хранятся в журнале заявок, который доступен в основном разделе БРОНИРОВАНИЕ или его можно найти поиском по интерфейсу.

Чтобы открыть заявку, дважды щелкните по ней в журнале мышью или установите на нее курсор и нажмите клавишу Enter.

Отработанные заявки со статусом «Исполнена (закрыта)», по которым созданы путевки и забронированы номера гостям, скрываются из общего журнала. Их можно посмотреть нажав на верхней панели инструментов журнала кнопку Все.

Загрузка списка заявок из файла Excel

Заявки можно загрузить в программу из файла Excel.

1. Нажмите кнопку Действия — Обработки.
2. На открывшейся форме в поле «Файл» выберите файл.
3. Нажмите кнопку Выполнить загрузку.

Заявки из файла загрузятся в программу и будут отображаться в журнале заявок и Шахматке гостиницы.

Создание заявки

Заявку на посещение санатория можно создать следующими способами:

• В Интерфейсе «Менеджер продаж» на закладке Заявки нажмите кнопку Создать.
• В Шахматке гостиницы выделите мышью предполагаемый период проживания гостя в желаемом им номере и в контекстном меню выберите пункт Заявка.
• В журнале заявок нажмите кнопку Создать.

На форме заявки:

1. Заполните поля «Контрагент», «Договор» и закладку Гости. Если включен учет бланков строгой отчетности, то в поле «Серия БСО» выберите серию путевок, в поле «С номера» выберите с какого номера начать нумерацию путевок гостей в заявке и нажмите кнопку Заполнить номера БСО.
2. Нажмите кнопку Забронировать.

Создание и обработка заявки на путевку Групповая заявка, заявка на путевки от юридических лиц в «Кинт: Управление санаторием»

Форма заявки

Реквизиты:

Серия БСО

Выберите серию БСО — бланков строгой отчетности. Для выбора отображаются серии документов, у которых включено свойство «Учет номеров в рамках серии».

С номера

Выберите с какого номера бланка присваивать номера путевок гостям в заявке.

Номер и серия бланка переходят в путевку при подтверждении заявки (нажатии на кнопку Путевка у выбранного в списке гостя на закладке Гости).

Заполнить номера БСО

В столбце «Номер БСО» заполнить номера путевок гостей, начиная с номера, указанного в поле «С номера».

Закладки:

Гости

Список отдыхающих по заявке.

Оплата

Список документов, выставленных к оплате: счета на оплату, документы приема и возврата платежей.

Операции

Типовые операции, совершенные по данной заявке.

Документы

Списки путевок, уведомлений и справок по заявке.

Приложения

Список всевозможных файлов разных форматов, приложенных к заявке. С помощью кнопки Добавить можно добавить файл на закладку. С помощью панели инструментов на закладке можно работать с файлами.

Раздел Дополнительные свойства

Этот раздел находится внизу формы путевки и открывается и скрывается щелчком мыши по его названию.

В разделе находится список дополнительных свойств к путевке, значения которых можно выбирать. Таким образом можно указать некоторые дополнительные параметры к путевке, отражающие требования гостя. Дополнительные свойства создаются программистами или администратором системы, а на этой закладке только отображаются и доступны для использования. Пример дополнительного свойства: «Вид из окна», его значения — на лес, на озеро, во внутренний двор, на фонтан, на бассейн. С помощью этого дополнительного свойства можно указать какой вид из окна своего номера хочет гость и подобрать ему именно такой номер.

Кнопки:

Отказ

Отказ от заявки. Он оформляется если в санатории нет мест или если клиент сам позвонил и по какой-то причине отказался ехать в санаторий. При нажатии на эту кнопку у заявки устанавливается статус «Исполнена (закрыта)». Заявки с отказами по умолчанию скрыты из списка в Журнале заявок. Их можно увидеть, нажав кнопку Все — они отображаются в журнале серым шрифтом. Заявки с отказами доступны для просмотра, но работать с ними больше нельзя.

Счет на оплату

Создать документ «Счёт на оплату». Он отображается на закладке Оплата.

Создать путевки

Забронировать номер и создать путевку на каждого человека в заявке. Путевки отображаются в заявке на закладке Документы. Для информирования клиента о получении путёвки из документа «Путевка» можно создать уведомление и отправить его клиенту по электронной почте.

Закладка Гости

— добавить гостя.

— добавить подчиненную строку.

— добавить гостя копированием выбранного (того, на котором стоит курсор).

— удалить гостя.

Заполнить — автоматическое заполнение таблицы гостей введенными параметрами. Это удобно, когда надо заполнить таблицу большим количеством гостей в основном с одинаковыми параметрами.

— поиск гостиничного номера для гостя (откроется форма Поиск мест).

— установить одно значение для всех гостей в столбце в таблице. Массовое изменение одного параметра пребывания для нескольких гостей.

Контрагент — установить контрагентом заявки текущего гостя.

Путевка — забронировать номер и создать путевку на выбранного гостя.

Отказ — оформить отказ от заявки выбранного гостя.

Стоимость — пересчитать стоимость путевки для каждого гостя. Изменится столбец «Номенклатура, Стоимость».

Расшифровка — откроется документ «Расшифровка стоимости» путевки для выбранного гостя — в нем будет расписано, из чего она состоит, складывается.

Все параметры — в таблице гостей отобразятся скрытые столбцы: «Время заезда, Время выезда», «Вариант лечения, Вариант питания», «Стоимость проживания», «Стоимость лечения», «Стоимость питания». Из названия отображаются курсивом. Повторное нажатие на эту кнопку скроет эти столбцы.

В столбце «Гость» можно указать приоритет гостя. Приоритет автоматически переходит в путевку при ее создании на гостя (с помощью кнопки Создать путевки) и в карту гостя при ее создании из путевки.

Резервирование номеров для гостей

По умолчанию номера для гостей в заявке резервируются только в категорию номеров и выбор гостиничного номера закрыт. Чтобы установить номер для гостя, поставьте галочку в первом столбце: тогда в поле «Номер гостиницы» можно будет ввести номер.

Группы гостей, подчиненные строки

В заявке можно создавать группы гостей, добавляя подчиненные строки к основному гостю: для этого установите курсор на гостя, к которому нужно создать подчиненные строки, и нажмите кнопку .

• На связанные строки создается один общий документ «Путевка» (с одним номером БСО на основную и подчиненные строки) или «Отказ по заявке».
• При нажатии на кнопку Заполнить номера БСО номера путевок присваиваются только основным строкам.

Автоматическое заполнение таблицы гостей

С помощью кнопки Заполнить можно автоматически заполнить таблицу гостей введенными параметрами. Это удобно, когда надо заполнить таблицу большим количеством гостей с во многом похожими параметрами.

В появившемся окне введите количество гостей и необходимые параметры их пребывания.

Файл:Заполнение таблицы гостей.png

«Подчиненных строк» — количество подчиненных строк, которые будут созданы на каждую основную.

Нажмите кнопку Выполнить и в таблице гостей появится количество строк, равное указанному количеству гостей, и каждая строка будет заполнена указанными параметрами.

После этого при необходимости у некоторых гостей параметры можно изменить.

Массовое изменение одного параметра пребывания для нескольких гостей

Иногда бывает нужно изменить один параметр пребывания для множества гостей (установить одно значение в колонке для нескольких гостей), например, изменить у нескольких гостей вариант проживания, или очистить ячейки в одной колонке у нескольких гостей. Для этого:

1. Установите курсор на одну из ячеек, значение в которой надо изменить.
2. Выделите мышью в списке нужных гостей (с помощью клавиш Shift или Ctrl).
3. Нажмите кнопку .
4. В открывшемся окне:
   • выберите нужное значение,
   • укажите — установить выбранное значение или очистить значения в выделенной колонке у выбранных гостей,
   • укажите, для каких ячеек выполнить действие — для заполненных или незаполненных или и у тех и других (можно установить обе галочки, тогда указанное значение установится во всех выбранных ячейках в колонке),
5. Нажмите кнопку Установить.

Таким образом можно быстро и удобно изменять значение ячеек у большого количества гостей.