Документ "Заявка" (КУС)

В системе ведётся учёт заявок на пребывание в санатории от физических и юридических лиц.

В документе Заявка фиксируется информация от потенциального клиента о желании приобретения путёвки с указанием необходимых требований. Все заявки, принятые от клиентов, регистрируются в системе. Затем по заявкам создаются путевки клиентам и бронируются номера гостиницы.

Виды заявок:

• индивидуальная — на одного человека;
• групповая — на несколько (много) человек. Такие заявки делают санаториям, как правило, юридические лица — компании, которые хотят отправить на лечение в санаторий своих сотрудников. Например, в начале года компания может оставить в санатории групповую заявку о том, что она хочет направить к ним на лечение в течение года 40 человек: 10 в мае, 10 в августе, 15 в сентябре и 5 в октябре. Групповую заявку также может оставить семья из нескольких человек или компания друзей.

Статусы заявки:

• «Черновик» — новая заявка от создания до ее регистрации.
• «На исполнении» — заявка от регистрации до бронирования гостиничных номеров для людей из нее и создания им путевки(-ок).
• «Исполнена (закрыта)» — отработанная заявка, по которой созданы путевки и забронированы номера гостям, либо оформлен отказ. Такие заявки скрываются из общего журнала. Их можно посмотреть нажав на верхней панели инструментов журнала кнопку Все.

Журнал заявок

Заявки хранятся в журнале заявок. Чтобы его открыть, в основном разделе программы БРОНИРОВАНИЕ нажмите Заявки.

Чтобы открыть заявку, дважды щелкните по ней в журнале мышью или установите на нее курсор и нажмите клавишу Enter.

Отработанные заявки со статусом «Исполнена (закрыта)», по которым созданы путевки и забронированы номера гостям, скрываются из общего журнала. Их можно посмотреть нажав на верхней панели инструментов журнала кнопку Все.

Создание заявки

Заявку на посещение санатория можно создать следующими способами:

• В Интерфейсе «Менеджер продаж» на закладке Заявки нажмите кнопку Создать.
• В Шахматке гостиницы выделите мышью предполагаемый период проживания гостя в желаемом им номере и в контекстном меню выберите пункт Индивидуальная заявка или Групповая заявка.
• В журнале заявок нажмите кнопку Создать.

Создание заявки из Шахматки гостиницы

Работа с заявкой

Регистрация заявки

Документы «Заявка» предназначены для фиксирования заявок от всех желающих посетить санаторий. Заявку необходимо создать и зафиксировать в ней информацию о клиенте: ФИО заявителя (контрагента), количество проживающих и контактную информацию; установить срок пребывания и желаемые варианты проживания, питания и лечения. На закладке Гости в ячейке «Категория номера» нужно указать категорию номера, в которой желает жить человек — например, «Стандарт», «Бизнес», «Люкс».

После заполнения полей нажмите кнопку Зарегистрировать.

• Заявка зафиксируется в программе.
• На форме заявки появится кнопка Создать бронь (с ее помощью осуществляется окончательное бронирование гостиничных номеров для людей из заявки).
• Статус заявки становится «На исполнении».

В дальнейшем зарегистрированные заявки можно открыть и выполнить дальнейшие действия — забронировать номера для гостей из заявки, тем самым создав им путевки.

Бронирование гостиничных номеров (создание путевок)

Предварительное бронирование

На форме заявки нажмите кнопку Забронировать — осуществится предварительное бронирование номера(-ов) в категорию номеров для гостей, указанных в заявке: программа отметит в указанной категории номеров необходимое количество номеров из заявки.

На форме заявки появится кнопка Подтвердить бронь, с помощью которой осуществляется окончательное бронирование.

Окончательное бронирование

Способ 1. После регистрации заявки нажмите кнопку Создать бронь.
Откроются формы Бронирование и Поиск мест, с помощью которых выберите подходящие гостиничные номера для людей из заявки.

Способ 2. После предварительного бронирования нажмите кнопку Подтвердить бронь.

При окончательном бронировании происходит следующее:

• Подтверждение предварительной брони — бронирование конкретных мест в гостинице для людей из заявки.
• Создаётся документ «Путёвка». Он отображается в заявке на закладке Документы.
• Статус заявки становится «Исполнена (закрыта)».

Прочие действия с заявкой

Для информирования клиента о получении путёвки из документа «Путевка» можно создать уведомление и отправить его клиенту по электронной почте.

С помощью кнопки Счет на оплату можно создать документ «Счёт на оплату» и отправить его по электронной почте контрагенту для оплаты. Счета отображаются в заявке на закладке Оплата.

Видео Создание и обработка заявки на путевку

Групповая заявка

Групповая заявка — это заявка от одного контрагента на несколько человек.

Люди, входящие в заявку, отображаются на закладке Гости.

С помощью кнопки Гость можно добавить человека в заявку.

С помощью кнопки Группа можно добавить группу, в которую потом с помощью кнопки Гость можно добавлять людей. Чтобы добавить человека в группу, надо чтобы курсор стоял либо на строке с группой, либо на человеке из этой группы.

Группировать людей можно по следующим параметрам:

• по категории номера — если группа людей будет жить в номерах одной категории. Для этого установите курсор на строку с группой и в колонке «Категория номера» выберите категорию.
• по гостиничному номеру — если группа людей будет жить в одном номере. Для этого установите курсор на строку с группой и в колонке «Номер гостиницы» выберите номер.
• дате заезда — если люди приедут в один день. Для этого установите курсор на строку с группой и в колонке «Дата заезда» выберите дату.
• по гостиничному номеру и дате заезда — если люди будет жить в одном номере и приедут в один день.
• как вам угодно по произвольному не предусмотренному программой признаку. В этом случае в колонках «Номер гостиницы» и «Дата заезда» ничего устанавливать не надо.

Параметры гостей заполняются в табличной части, для этого дважды щелкните в нужной колонке мышью.

Для каждого человека из группы могут быть установлены разные параметры пребывания, отчего зависит цена путевки, которая отображается в столбце «Стоимость» для каждого гостя.

Людей можно «перетаскивать» мышью из группы в группу.

Пример групповой заявки:

Вот как выглядят групповые заявки в Шахматке гостиницы:

Массовое изменение одного параметра пребывания для нескольких гостей

Если нужно изменить один параметр пребывания для множества гостей (установить одно значение в колонке для нескольких гостей), например, изменить у нескольких гостей вариант проживания, или очистить ячейки в одной колонке у нескольких гостей, установите курсор на одну из ячеек, значение в которой надо изменить, выделите мышью в списке нужных гостей (с помощью клавиш Shift или Ctrl) и нажмите кнопку .

В открывшемся окне:

• выберите нужное значение,
• укажите — установить выбранное значение или очистить значения в выделенной колонке у выбранных гостей,
• укажите, для каких ячеек выполнить действие — для заполненных или незаполненных или и у тех и других (можно установить обе галочки, тогда указанное значение установится во всех выбранных ячейках в колонке),

Нажмите кнопку Установить.

Таким образом очень быстро и удобно можно изменять значение ячеек у большого количества гостей.

Видео Групповая заявка, заявка на путевки от юридических лиц в «Кинт: Управление санаторием»

Интерфейс заявки

Документ «Заявка» содержит следующие закладки:

Гости

Список отдыхающих по заявке.

Операции

Типовые операции, совершенные по данной заявке.

Оплата

Список документов, выставленных к оплате: счета на оплату, документы приема и возврата платежей.

Документы

Списки путевок, уведомлений и справок по заявке.

Приложения

Список всевозможных файлов разных форматов, приложенных к заявке. С помощью кнопки Добавить можно добавить файл на закладку. С помощью панели инструментов на закладке можно работать с файлами.

Раздел Дополнительные свойства

Этот раздел находится внизу формы путевки и открывается и скрывается щелчком мыши по его названию.

В разделе находится список дополнительных свойств к путевке, значения которых можно выбирать. Таким образом можно указать некоторые дополнительные параметры к путевке, отражающие требования гостя. Дополнительные свойства создаются программистами или администратором системы, а на этой закладке только отображаются и доступны для использования. Пример дополнительного свойства: «Вид из окна», его значения — на лес, на озеро, во внутренний двор, на фонтан, на бассейн. С помощью этого дополнительного свойства можно указать какой вид из окна своего номера хочет гость и подобрать ему именно такой номер.

Кнопки:

Отказ

Отказ от заявки. Он оформляется если в санатории нет мест или если клиент сам позвонил и по какой-то причине отказался ехать в санаторий. При нажатии на эту кнопку у заявки устанавливается статус «Исполнена (закрыта)». Заявки с отказами по умолчанию скрыты из списка в Журнале заявок. Их можно увидеть, нажав кнопку Все — они отображаются в журнале серым шрифтом. Заявки с отказами доступны для просмотра, но работать с ними больше нельзя.

Счет на оплату

Создать документ «Счет на оплату». Он отображается на закладке Документы — Счета на оплату.

Подтвердить бронь

Подтвердить бронь на группы человек или на каждого человека в заявке:

• на группу — создастся столько путевок, сколько групп в заявке. В каждой путевке будет столько строк с данными гостей, сколько человек в каждой группе. Например, в заявке 2 группы, в первой 2 человека, во второй 3. При подтверждении брони на группу создастся 2 путевки — для первой и второй группы гостей. В путевке для первой группы будут записаны 2 человека, в путевке для второй группы будут записаны 3 человека.
• на каждого — создастся по путевке на каждого человека в заявке. То есть если в заявке всего 5 человек, то создастся 5 путевок — на каждого человека.