Руководство пользователя (КУС)

Общая характеристика

Общее описание подсистемы номерного учета (КУС)

Основные возможности

Основные возможности подсистемы (Номерной учет, КУС)

Принципы работы

Общие принципы (Номерной учет, КУС)

Выполнение операций

Выполнение операций (Номерной учет, КУС)

Бронирование мест

Бронирование мест (Номерной учет, КУС)

Оформление заселения

1. перенаправление Оформление заселения (Гостиница, КУС)

Оформление выезда

Оформление выезда (Номерной учет, КУС)

Оформление переселения

1. перенаправление Оформление переселения (КУС)

Режимы отображения формы графика бронирования

Режимы отображения состояния номеров (Номерной учет, КУС)

Поиск свободных мест

Поиск свободных мест

Форма предназначена для поиска мест размещения по заданным критериям: период, количество требуемых мест, пол, категория номера, количество мест в номере. Параметры бронирования не влияют на поиск номеров, но эти данные будут использованы при регистрации бронирования и заселения.

Открытие формы возможно одноименным элементом управления в верхней части шахматки либо через меню "Бронирование - Поиск мест размещения".

После установки необходимых критериев необходимо нажать кнопку «Найти варианты размещения». Таблица вариантов размещения будет заполнена подходящими номерами. Далее следует выбрать один или несколько подходящих номеров, переместив из в таблицу «Выбранные места размещения». Это можно сделать одним из нескольких способов: выбор в таблице вариантов, при помощи кнопки «Добавить» либо перетаскиванием мышью. Места размещения также можно выбрать автоматически при помощи кнопки «Заполнить».

Выбрав места размещения, выполните необходимое действие — бронирование либо заселение, воспользовавшись соответствующими кнопками.

Формирование счетов на оплату

Формирование счетов на оплату

По результатам бронирования за заданный период (например, в конце дня) можно сформировать сводный счет на оплату по каждому контрагенту. Возможна установка префикса, используемого в номере счета на оплату. Префикс устанавливается константой "Настройка системы".

Сформированные счета на оплату готовы для выгрузки и использования в продуктах семейства 1С:Предприятие 8 (1С:Бухгалтерия 8 и другие). При автоматическом формировании счетов на оплату в поле "Договор" устанавливается основной договор контрагента, если для него установлен "Вид взаиморасчетов" "Продажа путевок". Основной договор устанавливается в карточке контрагента. Вид взаиморасчетов указывается в договоре с контрагентом.

Учет оплаты бронирования

Учет оплаты бронирования

Настройка

Форма настройки модуля номерного учета доступна через меню «Сервис/Настройка модуля номерного учета»

Для включения режима учета оплаты надо установить соответствующий флаг:

Работа в режиме подтверждения брони

Если режим учета оплаты не установлен (в форме настройки снят флаг «Ведется учет оплаты бронирования»), то система работает в режиме простого подтверждения брони.

Установка срока оплаты при оформлении бронирования

Срок оплаты устанавливается по умолчанию по настройке («Сервис/Настройка модуля номерного учета») «Срок действия счета на оплату» в банковских днях.

При оформлении бронирования срок оплаты отсчитывается от текущей даты в банковских днях, то есть с учетом выходных.

По настройке устанавливается срок оплаты по умолчанию, после чего менеджер может скорректировать его вручную:

По истечении срока оплаты просроченная бронь выделяется на графике бронирования цветом и текстовыми подписями:

Подтверждение бронирования

Документ регистрации бронирования имеет специальный флаг «Подтверждение бронирования», который хранит информацию о подтверждении бронирования места.

Для подтверждения брони нужно выбрать соответствующее действие («Подтвердить бронирование») из контекстного меню забронированного места. При подтверждении бронирования можно указать комментарий, объясняющий причину подтверждения.

После подтверждения бронь отображается другим цветом и текстовой подписью.

При необходимости можно снять подтверждение бронирования, при этом следует указать причину.

Режим отбора «Бронь к оплате»

Для облегчения работы с просроченной бронью визуальная графика бронирования имеет специальный режим отбора «Бронь к оплате».

В этом режиме на графике отображаются только места, которые необходимо подтвердить или оплатить в заданный срок.

На форме задается интервал в днях, относительно начала периода отображения, который задает границу срока оплаты. На форме отображаются только те забронированные места, срок оплаты которых меньше даты = начало периода + интервал.

Групповое снятие просроченной брони

Кроме визуальных средств отображения просроченности есть специальная обработка «Снятие просроченной брони».

Эта обработка позволяет собрать всю просроченную на заданную дату бронь (возможно, с отбором по контрагенту) и снять ее одним действием.

Бронь считается просроченной, если срок оплаты меньше заданной даты и нет подтверждения брони.

Работа в режиме учета оплаты

Включение режима учета оплаты

Форма настройки модуля номерного учета доступна через меню «Сервис/Настройка модуля номерного учета».

Для включения режима учета оплаты надо установить флаг «Ведется учет оплаты бронирования» в форме настройки модуля номерного учета (меню «Сервис/Настройка модуля номерного учета»):

При включенном режиме учета оплаты операция оформления бронирования автоматически фиксирует сумму к оплате в регистре «Оплата бронирования»:

Поступление платежа

При поступлении платежа от контрагента формируется документ «Платеж по бронированию», в котором фиксируется контрагент, полученная сумма и реквизиты платежа.

После этого по кнопке «Заполнить» формируется таблица оплаты, в которую подбирается вся неоплаченная бронь по контрагенту на сумму документа. Если остался излишек суммы, он становится авансом по этому контрагенту и может быть распределен в дальнейшем при помощи документа «Зачет авансов по бронированию».

При проведении платеж закрывает выставленную оплату по каждому документу бронирования.

Для связи документов оплаты, переносимых их других программных продуктов, со счетами на оплату, в документе "Платежи по бронированию" возможно указать счет на оплату, сформированный в программном комплексе "Кинт: Управление санаторием".

При переносе документов оплаты их типовых программных продуктов фирмы "1С" в поле "Комментарий" документа "Платежи по бронированию" записывается представление и номер строки исходного платежного документа.

При экспорте из конфигурации "Бухгалтерия предприятия" в документы "Платежи по бронированию" будут отобраны документы оплаты по виду взаиморасчетов "Продажа путевок".

Зачет авансов

Если по контрагенту предварительно поступила предоплата, то после операции бронирования можно сразу оплатить бронь из существующего аванса.

Операция зачета аванса оформляется специальным документом системы «Зачет авансов по бронированию».

При проведении зачет аванса закрывает выставленную оплату по каждому документу бронирования.

Отображение оплаченной брони

На форме бронирования оплаченная бронь выделяется цветом и соответствующей текстовой надписью.

В форме регистратора состояния можно получить расшифровку (историю) оплаты бронирования:

Режим отображения «Бронь к оплате»

Для облегчения работы с просроченной бронью визуальная графика бронирования имеет специальный режим отбора «Бронь к оплате».

В этом режиме на графике отображаются только места, которые необходимо подтвердить или оплатить в заданный срок.

На форме задается интервал в днях, относительно начала периода отображения, который задает границу срока оплаты. На форме отображаются только те забронированные места, срок оплаты которых меньше даты = начало периода + интервал.

При включенном учете оплаты в этом режиме отображаются только неоплаченные (или частично оплаченные) и неподтвержденные документы бронирования.

Отчет по состоянию оплаты брони

Отчет «Состояние оплаты по бронированию» отображает неоплаченные суммы по документам бронирования на заданную дату.

Отчет можно строить как по всем контрагентам, так и с отбором по одному контрагенту.

По умолчанию отчет формируется с разворотами по контрагенту, счету на оплату и документу бронирования. В ресурсах отображаются выставленные суммы и полученные авансы.

Отчет по движению оплаты брони

Отчет «Оплата забронированных мест» отображает остатки на начало и конец периода, а также движения по учету оплаты бронирования.

Отчет можно строить как по всем контрагентам, так и с отбором по одному контрагенту.

По умолчанию отчет формируется с разворотами по контрагенту, счету на оплату, документу бронирования и документу оплаты.

Групповое снятие просроченной брони

Кроме визуальных средств отображения состояния оплаты есть специальная обработка «Снятие просроченной брони».

Эта обработка позволяет собрать всю просроченную на заданную дату бронь с отбором по контрагенту и снять ее одним действием.

Бронь считается просроченной, если срок оплаты меньше заданной даты и нет подтверждения брони или оплаты.

Частично оплаченная бронь также считается просроченной и будет снята.

После формирования документа пользователь может его вручную откорректировать - удалить некоторые строки или добавить новые.

Формирование отчетов

1. перенаправление Формирование отчетов (КУС)

Настройка подсистемы

Настройка подсистемы (Номерной учет, КУС)