Инструкция по учету эксплуатации спецтехники по моточасам (КР)

В данной статье приведена инструкция для пользователя программного комплекса «Кинт: Растениеводство» по ведению учета эксплуатации спецтехники по моточасам.

Прежде чем вести учет эксплуатации спецтехники, необходимо произвести предварительные настройки:

1. Настроить учетную политику по автотранспорту.
2. Создать карточку водителя.
3. Cоздать карточку спецтехники.
4. Создать карточку коэффициента расхода топлива.
5. Создать пункты назначения маршрута.

Значения из перечисленных выше справочников будут использоваться при создании документов «Получение топлива» и «Путевой лист», «Требование-накладная» Расход материалов).

Предварительные настройки

Учетная политика по автотранспорту

Карточки учетной политики по автотранспорту хранятся в соответствующем журнале документов, который находится в разделе АВТОТРАНСПОРТ — Настройки — Учетная политика по автотранспорту.

1. Для создания карточки учетной политики нажмите Создать в журнале документов.
2. Укажите склад для отражения топлива в баках.
3. Выберите опцию «Расходы учитываются на разных счетах по направлениям деятельности» в разделе «Затраты на автотранспорт».

   

4. Укажите или создайте виды деятельности с помощью соответствующей кнопки.
5. При создании направления затрат укажите соответствующий счет затрат.
6. Нажмите Записать и закрыть.

   

7. Укажите статью затрат на списание ГСМ.
8. Если требуется вести учет израсходованного ГСМ (как в пределах нормы, так и сверх нее) на одном и том же бухгалтерском счете, установите флажок в чек-боксе «ГСМ сверх нормы учитывать на том же счете».
9. Укажите статью затрат на списание ГСМ сверх нормы. В статье должен быть указан вид расхода «Не учитываемые для налогообложения».

   

10. Нажмите Записать и закрыть.

Подробнее об учетной политике по автотранспорту можно прочитать в статье Учетная политика по автотранспорту (УАУ8).

Карточка водителя

Карточка водителя содержит в себе информацию о водителе автотранспорта.

Карточки водителя хранятся в справочнике «Водители».

1. Для создания карточки водителя нажмите Создать в соответствующем журнале документов.
2. Укажите физ.лицо.
3. Заполните данные водительского удостоверения.
4. Нажмите Записать и закрыть.

   

Подробнее о карточке водителя можно прочитать в статье Справочник "Водители" (УАУ8).

Карточка спецтехники

Карточка автотранспорта содержит информацию о транспортном средстве или спецтехнике.

Карточки автотранспорта хранятся в справочнике «Автотранспорт».

1. Для создания карточки спецтехники нажмите Создать в соответствующем журнале документов.
2. Выберите вид автотранспорта «Спецтехника».
3. Введите данные автотранспорта:
   • Регистрационный знак
   • Водитель
   • Масса транспорта
   • Марка
4. При необходимости поставьте флажок в чек-боксе «Есть кондиционер».
5. При необходимости выберите значение в поле «Рейс по-умолчанию».
6. Значение в поле «Наименование» автоматически сформируется из регистрационного знака и марки.
7. Укажите печатную форму.
8. Укажите основное средство.

   

9. Добавьте норму расхода топлива — данные отобразятся в табличной части.

   

10. Если у спецтехники есть прицеп, заполните данные на закладке Прицепы.
11. Нажмите Записать и закрыть.

Подробнее о карточке автотранспорта можно прочитать в статье Справочник "Автотранспорт" (УАУ8).

Коэффициент расхода топлива

Коэффициент расхода топлива позволяет учитывать реальные условия эксплуатации транспортного средства при оформлении путевого листа.

Карточки коэффициента расхода топлива хранятся в соответствующем справочнике.

1. Для создания карточки коэффициент расхода топлива нажмите Создать в журнале документов.
2. Укажите дату, с которой действует текущий коэффициент.
3. Организация будет установлена автоматически. При мультифирменном учете можно её изменить.
4. Введите сезонный коэффициент, коэффициент движения по городу, коэффициент при использовании кондиционера.
5. Нажмите Записать и закрыть.

   

Подробнее о коэффициенте распределения топлива можно прочитать в статье Справочник "Коэффициенты расхода топлива" (УАУ8).

Пункты назначения маршрута

В пунктах назначения маршрутов перечислены все точки, по которым следует транспорт, с адресами и названиями объектов.

Пункты назначения маршрута хранятся в справочнике «Пункты назначения» .

Их можно создать:

1. Вручную в справочнике.
2. Во время создания путевого листа.

Для создания пунктов назначения вручную:

1. Нажмите Создать в справочнике «Пункты назначения».
2. В открывшейся форме создания карточки укажите:
   • Категорию
   • Объект
   • Наименование
   • Адрес
3. Нажмите Записать и закрыть.

   

Подробнее о пунктах назначения можно прочитать в статье Справочник "Пункты назначения" (УАУ8).

Получение топлива

В документе «Получение топлива» фиксируются данные получения и передачи топлива, произошедшие в течение рабочего дня.

Документы получения топлива хранятся в соответствующем журнале документов.

1. Для создания карточки получения топлива нажмите Создать в журнале документов.
2. Поле организация будет заполнено автоматически. При мультифирменном учете измените значение в поле.
3. Укажите подразделение.
4. Заполните табличную часть.
5. Нажмите Записать и закрыть.

   

Подробнее о получении топлива можно прочитать в статье Документ "Получение топлива" (УАУ8).

Путевой лист

Документ «Путевой лист» предназначен для учета использования транспортных средств компании и расхода топлива. В нем регистрируются пробег автомобилей, время работы спецтехники, количество израсходованного топлива и отработанное время водителей.

Путевые листы хранятся в соответствующем журнале документов.

1. Для создания путевого листа нажмите Создать в журнале документов.
2. Нажмите на ссылку «Реквизиты документа»:
   1. Укажите подразделение
   2. Поставьте галочку в чек-бокс «Объекты затрат указываются для каждой строки», если необходимо указать разные затраты для объектов.

   

3. При выборе автотранспорта поле «Водитель» заполнится автоматически, если в карточке спецтехники для него закреплен водитель.
4. Если значение не установилось автоматически, укажите водителя.
5. Введите дату и время выезда и возвращения — указанное время перенесется в сдельный наряд.
6. Введите значения на одометре при выезде и возвращении.
7. Введите значения нулевого пробега при выезде и возвращении.

   

8. В табличной части закладки Рейсы, задание водителю:
   1. При необходимости введите значение в полях «Заказчик» и «Договор контрагента».
   2. В поле «Вид деятельности» выберите «Растениеводство».
   3. Укажите пункты отправления и прибытия.
   4. Введите количество рейсов и расстояние.
   5. Введите тоннаж и количество погрузок/разгрузок, если перевозится груз.
   6. Введите время работы спецоборудования.
   7. Значение в поле Коэффициент подтянется из карточки коэффициента топлива.
   8. Если осуществлялось движение по городу, поставьте галочку в соответствующем чек-боксе. Данные будут учтены в столбце «Затраты по норме».
   9. Вид топлива отобразится автоматически, если он был закреплен в карточке спецтехники.
   10. Если значение не подставилось автоматически, укажите значение «Дизельное топливо».
   11. Затраты по норме рассчитаются автоматически.

   

9. Перейдите на закладку Топливо:
   1. Если производилась дозаправка спецтехники, введите данные в раздел заправка.

   

10. На закладке Рейсы, задание водителю кнопку Расшифровка — отобразятся дополнительные закладки в нижней части формы документа.
11. На закладке Посадки добавьте растения из посадок с помощью кнопки Подбор.

    

12. На закладке Маршрут введите данные о пунктах отправления прибытия, их адреса и расстояние.

    

13. На закладке Груз, работа заполните данные, если осуществлялась перевозка груза или выполнялись работы по погрузке / разгрузке.
14. На закладке Сдельные работы добавьте сдельные работы с помощью соответствующей кнопки, укажите сотрудника.
15. Поставьте дату принятия к учету и флажок в чек-бокс «Принят к учету», чтобы сформировать бухгалтерские движения по счетам: «Остаток топлива», «Списание топлива» и «Работа автотранспорта» при проведении документа.
16. Проведите документ.

    

Подробнее о путевых листах можно прочитать в статье Документ "Путевой лист" (УАУ8).

Списание ГСМ

Обработка «Списание топлива» создает бухгалтерские документы «Требование-накладная» для списания ГСМ на основании данных о расходе топлива из путевых листов.

1. Для списания ГСМ откройте обработку Списание топлива.
2. Укажите период, за который необходимо списать топливо. По умолчанию указывается текущий месяц.
3. При необходимости укажите конкретный автотранспорт в соответствующем поле.
4. Укажите склад списания топлива.
5. Организация установится автоматически. При мультифирменном учете установите другое значение.
6. Нажмите кнопку Рассчитать.

   

7. В табличной части отобразятся путевые листы за указанный период и по выбранному автомобилю/группе автомобилей, если они были указаны.
8. На закладке Посадки отобразятся объекты растениеводства, на которые было потрачено топливо.

   

9. Нажмите Сформировать накладную.

   

10. Программа выведет сообщение о том, что был сформирован документ Требование-накладная «Расход материалов». В поле «Требование-накладная» отобразится созданный документ.

    

Подробнее о списании топлива можно прочитать в статье Обработка "Списание топлива" (УАУ8).