Справочник "Контрагенты" (УД77)

Меню Справочники > Контрагенты

Справочник «Контрагенты». Форма списка

Справочник «Контрагенты» служит для хранения полной информации о контрагентах фирмы, контактных лицах и потоке документов, имеющих отношение к контрагенту. Данные справочника необходимы при оформлении входящей и исходящей корреспонденции, при планировании мероприятий, а также при описании задач и поручений, связанных с данным контрагентом.

При заполнении справочника необходимо учитывать, что точность и полнота введенной информации отразятся в отчетах по контрагентам, при формировании печатных форм документов, а также повлияют на возможности поиска по какому-либо элементу справочника.

Реквизиты

В форме списка справочника следует обращать внимание, включено или нет отображение групп контрагентов (кнопка «Иерархический список» ). Если организация имеет дело с большим количеством контрагентов (более 30), рекомендуется группировать контрагентов по какому-либо-признаку, занося в соответствующие группы (например, «Покупатели», «Поставщики», «Фонды и бюджетные организации»...). Доступно пять уровней вложенности групп контрагентов.

• Дерево контрагентов (1) отражает группы контрагентов в виде дерева. Двойной щелчок по значку вложенности раскрывает список контрагентов данной группы.
• Список контрагентов (2) отражает всех контрагентов в открытой группе. Список отражает реквизиты контрагентов:
  • Код - код контрагента или группы контрагентов. Внутри каждой папки код контрагента должен быть уникальным.
  • Наименование - название контрагента или группы контрагентов. Наименование контрагента следует вводить таким образом, чтобы в дальнейшем его можно было легко найти в списке по первым вводимым символам.
  • Отрасль - основной вид деятельности контрагента.
  • Регион - местонахождение контрагента.
  • Комментарий - дополнительная информация по контрагенту
• Характеристики (3) - Реквизиты и Значения дополнительных реквизитов контрагента. В выпадающем меню можно выбрать группу дополнительных реквизитов, которые будут отражены в таблице, либо отражать все доп. реквизиты. Список дополнительных реквизитов формируется в зависимости от настройки категорий реквизитов для данного справочника.
• Таблица дополнительных данных по контрагенту (4) может отражать три вида информации, в зависимости от установленного переключателя:
  • Контактная информация - Наименование и Координаты контрагента.
  • Контактные лица - Физ. лицо, Должность и Контактная информация по контактным лицам контрагента.
  • Кураторы - список кураторов данного контрагента.

Элементы управления справочника

•  — открыть форму быстрого выбора контрагента (группы контрагента) из списка.

• — создание контакта с текущим контрагентом.

•  — вывести реестр контрагентов на печать.

• — поиск элемента справочника по определяемым в окне поиска параметрам.

Справочник «Контрагенты». Форма группы

Чтобы создать новую группу контрагентов, необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделите в дереве группу (папку), в которую будет входить новая группа.
2. Щелкните кнопку <Новая группа> .
3. Введите реквизиты новой группы. Код группы должен быть уникальным.

Реквизиты формы

• Код - код группы контрагентов.
• Наименование - наименование группы контрагентов.

Создание нового контрагента

1. Выделите в дереве группу, в которую будет входить новый контрагент.
2. Нажмите кнопку Новая строка.
3. Заполните необходимые реквизиты в карточке контрагента.

При вводе в справочник нового контрагента выполняется проверка на дублирование записи. В случае совпадения реквизита ИНН функция проверки выдает соответствующее предупреждение, указывая в какой именно группе контрагент с данным ИНН уже существует. Информация о новом контрагенте в справочнике сохраняется независимо от наличия дублирования.