Персонифицированный учет в 2011 году (УАУ)

1. Общие положения. Принципы работы системы

Для реализации требований Постановления Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 31 июля 2006 г. № 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению» с учетом изменений, дополнений и проектов, программный комплекс «Учет. Анализ. Управление» дополнен определенным функционалом.

Для хранения данных о начисленных/уплаченных взносах в разрезе сотрудников, а также режимов налогообложения, используется специальный регистр «Уплата налогов». Движения по начислению и уплате налогов в данном регистре производятся документами системы и на основании движений регистра за период формируются документы персонифицированного учета. Имеется возможность ручной корректировки указанного регистра, а также вывод информации специальным отчетом.

С 01.01.2011 (имеется ввиду календарная дата, а не дата обновления на актуальный релиз) отчет в пенсионный фонд (персонифицированный учет) переведен в разряд документов, то есть отчет автоматически сохраняется в системе, двигает регистры и его итоги влияют на последующие отчеты. Специального сохранения в отдельном файле не требуется. Переходный период 2010 года оставлен на прежнем функционале и, соответственно, работа с отчетами данного периода имеет свои особенности.

2. Актуальность описания и временные ограничения

• Описание является актуальным для релиза 11.02 программного комплекса «Учет. Анализ. Управление» и выше.
• Для полного функционирования модуля и правильного формирования отчетов необходима именно эта версия (или более поздние).
• Дополнение функционала необходимыми реквизитами производилось начиная с релизов 10.12.

ВНИМАНИЕ ОТДЕЛЬНЫМ КАТЕГОРИЯМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ:

Данный пункт будет периодически дополняться.

Отдельные режимы налогообложения

• Предприятия, использующие режимы налогообложения "Пониженные ставки при УСН" и "IT-предприятия" формируют отчет только на редакциях 11.03

Редакции 11.02/12 и 11.03/04

• Добавлена полная ручная корректировка формы СЗВ-6-3 (выбор любого сотрудника в любую пачку). Ранее невозможно вручную добавить сотрудника в пачку несоответствующего типа.
• Исправлена ошибка распределения уплаченных налогов при мультифирменном учете и для случая нескольких платежей по одному налогу в течении одного месяца.

Редакции 11.02/11 и 11.03/03

• Исправлена ошибка формирования пачек при количестве застрахованных более 200.
• Добавлена выгрузка СЗВ-6-3
• Изменены коды застрахованных в соответствии с опубликованными рекомендациями ПФ. На более ранних версиях формируются сведения только при наличии режимов налогообложения общий, упрошенное налогообложение и ЕНВД, при условии отсутствия инвалидов.

УСЕН

Существует неясность в применении данного кода тарифа. В 2011 году законодательно (даже в проекте) он не отменен, но устные рекомендации сотрудников Пенсионного фонда — заменять его на НР. При прояснении ситуации будут внесены коррективы. На сегодняшний момент рекомендуется режим УСЕН в пачках заменять на НР.

3. Ведение учета в течении отчетного периода. Объекты системы и описание их работы

Для общих документов системы приводятся описание только части функционала, относящаяся к персонифицированному учету.

Регистр «Уплата налогов»

Назначение — хранение информации по начисленным/уплаченным налогам. Данный регистр рассчитан на работу не только со взносами в пенсионный фонд, но и с остальными отчислениями с ФОТ, а также с НДФЛ. В данном описании останавливаемся только на том, что касается пенсионного фонда.

Измерениями регистра, то есть в какой детализации информация хранится, являются:

•  Период начисления — месяц, за который производится начисление взносов.
•  Регламентированный вид налога — вид налога/сбора, в нашем случае это страховая и накопительная части пенсии.
•  Физическое лицо — лицо, получатель дохода, субъект персонифицированного учета.
•  Режим налогообложения — режим налогообложения (общий, УСН, ЕНВД, IT-предприятия, единый с/х налог и пр.), по которому производились начисления дохода и, соответственно, отчисления с ФОТ.
•  Счет — бухгалтерский счет, на котором ведется учет расчетов по страховым взносам. Обычно на предприятии ведется один счет расчетов по регламентированному виду налога.
•  Подразделение — подразделение предприятия, к которому относится сотрудник в месяце начисления дохода. Данное измерение для персонифицированного учета не важно.

Документ «Зарплата. Расчет отчислений»

Журналы — Зарплата и кадры — Расчет НДФЛ и отчислений с ФОТ

• При проведении документ производит движения по регистру «Уплата налогов», характеризующие начисление сбора. Просмотр результата возможен через контроль движений документа «Начисление и уплата взносов с ФОТ и НДФЛ».
• Указанный функционал включен в систему начиная с релиза 10.12. При обновлении на указанный релиз система контролирует наличие документов расчета отчислений с ФОТ за 2011 и технологически их перепроводит, то есть производится только заполнение указанного регистра без изменения проводок. Дата закрытия периода роли не играет.

Документ «Распределение перечисленных налогов»

Журналы — Зарплата и кадры — Расчет НДФЛ и отчислений с ФОТ

• Назначение документа — распределение перечисленных сборов. При проведении документ производит движения по регистру «Уплата налогов», характеризующие перечисление сбора.

Документ «Сведения в пенсионный фонд»

Отчеты — Зарплата и кадры — Сведения в пенсионный фонд

• Предназначен для формирования документов по персонифицированному учету за 2011 год и хранения отчетных данных.

Отчет «Сведения в пенсионный фонд (2010)»

Отчеты — Зарплата и кадры — Сведения в пенсионный фонд (2010).

• Предназначен для формирования отчетов за переходный период 2010 года.

Отчет «Сведения в пенсионный фонд (до 2010)»

Отчеты — Зарплата и кадры — Сведения в пенсионный фонд (2010).

• Предназначен для формирования отчетов за период до 2010 года.

Отчет «Начисленные и уплаченные налоги»

Отчеты — Зарплата и кадры — Начисленные и уплаченные налоги.

• Предназначен для вывода информации по регистру «Уплаченные налоги».

Кадровое состояние

Важную роль играет кадровое состояние. Данные по периодам, хранящиеся в кадровом состоянии сотрудника формируют периоды в отчетах (административные, больничные, декрет, дети). С 01.01.2011 заполнение кадрового состояния сотрудника формируется исключительно на основании проведенного табеля учета рабочего времени, в который в свою очередь данные попадают на основании проведенных документов. В случае необходимости кадровое состояние корректируется вручную.

Должности

Справочники — Предприятие — Должности В указанном справочнике введены реквизиты, характеризующие специальности с особыми условиями назначения пенсии.

•  Особые условия труда — выбор из списка
•  Основание выслуги лет — классификатор
•  Код позиции списка — классификатор, заполняемый вручную.

Заполнение указанных реквизитов приводит к тому, что сотрудники, в месте работы которых указана данная должность, попадают в папку СЗВ-6-1.

Необходимости формирования справок по вышеперечисленным сотрудникам в 2011 году нет.

Счета бухгалтерского учета

• Счета расчетов по взносам (сборам), имеется ввиду накопительная и страховая часть, обязательно должны быть регламентированы. * Аналитический учет рекомендуется вести в разрезе «Прочая аналитика» с разбивкой на «Налоги» и «Пени, штрафы», при этом уровень «Налоги» должен быть регламентирован как налоги. В случае отсутствия аналитического учета, в отчеты попадает весь оборот указанных счетов.

4. Регламентные работы и учет в течении периода

Для правильного ведения учета начиная с 01.01.2011 необходимо выровнять остатки регистра «Уплаченные налоги» на 31.12.2010 в соответствии со сданными отчетами.

При сдаче отчетности за второе полугодие 2010 года, указанный регистр частично был заполнен данными за первое полугодие введением в систему документов «Распределение перечисленных налогов». Подобную процедуру необходимо повторить и за второе полугодие, если это еще не сделано.

Возможны два варианта формирования документов распределения. Первый описан в памятке о сдаче отчета за второе полугодие, второй, более простой, заключается в использовании самого документа «Распределение уплаченных налогов».

1. Создается новый документ датой 31.12.2010.
2. Устанавливается флаг «Ввод начальных данных или корректировка»
3. Указывается вид налога (Страховая или накопительная часть)
4. По кнопке «Заполнить» выбираем пункт «Заполнить данными отчета за 2010 год»
5. Указываем сохраненный файл отчета за второе полугодие
6. Сохраняем и проводим сформированный документ.

Повторяем все шаги для второго вида налога (сбора).

Необходимо также провести процедуру регламентного обновления, если такое не сделано при обновлении конфигурации. Проконтролировать выполнение или запустить процедуру вручную возможно в монопольном режиме из меню Помощь - Регламентные обновления. В случае невыполнения процедуры "Изменения "Периода начисления" в движениях регистра "Уплата налогов" необходимо установить дату закрытия периода не позднее 29.06.10, выполнить процедуру обновления и восстановить дату закрытия периода. Обработка не формирует и не изменяет проводки, а изменяет только регистр уплаченных налогов. Вмешательства в систему извне также исключены, т.к. работы производятся в монопольном режиме.

Как уже было сказано, заполнение регистра в части начисления сборов в 2011 году производится документом «Зарплата. Расчет отчислений с ФОТ» и дополнительных действий не требует.

Если предприятие начинает работу в системе «Учет. Анализ. Управление», заполнение регистра рекомендуется производить документом «Распределение уплаченных налогов» остатками неперечисленных налогов по состоянию на последний день предшествующего отчетного периода (квартала) на основании сданных в пенсионный фонд отчетов. Достаточно заполнения граф таблицы период (последний день предыдущего квартала), физическое лицо, к уплате (сумма неуплаченного налога) и режим налогообложения.

Заполнение регистра в части перечисленных сборов проводится документом «Распределение перечисленных налогов». Периодичность создания документов произвольная в пределах отчетного периода (возможно раз в квартал последним числом).

1. Создается новый документ необходимой даты.
2. Указывается вид налога
3. Элементом управления «Подобрать документы перечисления налога» в правом верхнем углу диалогового окна заполнить таблицу «Документы уплаты налога» выписками банка или платежными поручениями, в зависимости от того, какие из них несут типовые операции.
4. При необходимости (в случае учета на регламентированном счете расчетов по пеням и штрафам, либо при перечислении за прошлые периоды) откорректировать распределяемую сумму документа, либо убрать документ из таблицы распределения.
5. Клавишей «Распределить» запустить распределение уплаченных сборов.
6. Сохраняем и проводим сформированный документ.

Повторяем все шаги для второго вида налога (сбора).

Примечания:

•  Распределение производится по хронологии начисления, то есть сначала закрываются долги более ранних месяцев, оставшаяся сумма распределяется по сотрудникам в алфавитном порядке.
•  Распределенные документы уплаты налогов из дальнейших распределений исключаются автоматически.
•  Все платежные документы периода должны быть распределены в пределах того же периода.
•  В случае переплаты налога (сбора) распределению подлежит сумма начисленных сборов, то есть сумма переплаты не учитывается.
•  В случае необходимости суммы уплаченных сборов по сотрудникам корректируются вручную, контролируя итоговую сумму распределения в нижней части диалогового окна.

Распределение излишне перечисленных сборов за 2010 год

В случае дебетового остатка на счетах учета сборов на 31.12.2010, то есть если перечислено сборов за 2010 год больше, чем начислено за тот же период, сумму переплаты распределяется по сотрудникам до распределения сумм, уплаченных в 2011 году. Распределение аналогично описанному выше с единственной разницей — документ оплаты не выбирается, а заносится только сумма дебетового остатка при помощи элемента управления «Установить распределяемую сумму налога вручную». Разумеется, что процедура распределения должна запускаться после начисления налогов.

5. Формирование отчета по персонифицированному учету в 2011 году

Отчет представляет собой серию взаимосвязанных документов, но для удобства размещен среди отчетов (Отчеты — Зарплата и кадры — Сведения в пенсионный фонд).

Формирование отчета

Устанавливается период сдачи отчета, дата выдачи сведений, первый номер из формируемых пачек и исполнитель. На закладке «Выгрузка в XML» проверить максимальный размер пачек (для любых пачек ограничение 200 человек).

Устанавливаемый номер относится к пачке АДВ-6-2, которая в явном виде не выводится. Система запоминает последний используемый номер и по умолчанию предлагается следующий, но стоит обратить внимание на то, что номера пачек РСВ-1 (исходных и корректирующих) этим механизмом не воспринимаются и следует делать корректировки вручную. Нумерация пачек должна быть уникальной в пределах года, но на практике программное обеспечение пенсионного фонда не пропускает одинаковые номера за 2010 и 2011 год. Исходя из этого рекомендуется использовать сквозную нумерацию (допускается до номера 9999).

Формирование отчета производится в автоматическом режиме элементом управления «Сформировать». При заполнении отчета создаются отдельные пачки СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2 с разбиением по кодам тарифов (режимам налогообложения). В табличной части выводятся итого по пачкам и имя файла (еще не сформированного), ей соответствующего. В правом окне приводится список лиц, внесенный в данную пачку, в нижней части окна выводятся контрольные данные по отчету в целом. Каждая пачка, как уже было сказано, является самостоятельным документом, поэтому детализацию данных можно получить только открыв ее элементом «Документы пачки».

Контроль и корректировка отчета

Отдельно взятая пачка СЗВ содержит в табличной части данные по каждому сотруднику. Периоды стажа (элемент управления в нижней части окна) доступен только для папок СЗВ-6-1. Все реквизиты, за исключением вида и типа формы, поддаются ручной корректировке. Код тарифа при необходимости меняется для всей пачки

Следует иметь ввиду, что ручная корректировка данных сотрудника не приводит к изменению регистров и, соответственно, не находит отражения в самой системе, что может привести к расхождению отчетности с данными системы. Для правильного изменения данных в отчете необходимо изменять исходные данные, а именно:

• Начислено налога. Необходимо переформирование документов отчислений с ФОТ
• Перечислено налогов. Корректировка документа «Распределение перечисленных налогов».
• Неправильные периоды стажа. Исправление кадрового состояния сотрудника
• Неправильные условия назначения льготной пенсии. Исправление справочника «Должности».

Для удобства в диалоговом окне предусмотрены следующие элементы:

• Пересчитать взносы по текущей строке — пересчитывается активная в данный момент строка (сотрудник) по данным регистра. Актуально, если в документах заработной платы произведены корректировки по данному сотруднику.
• История реквизитов «Кадровое состояние», «Категория сотрудника», «Категория налогоплательщика» — открытие указанных реквизитов сотрудника непосредственно из отчета.
• Реквизиты сотрудника — аналогично.
• Перенести в другую пачку — перенос указанного сотрудника в другую пачку на выбор. Использовать при изменении соответствующих реквизитов (стаж, льготы, периоды работы).

Для пачки СЗВ-6-1 доступен также элемент «Периоды стажа», открывающий окно с данными по стажу текущего сотрудника. В случае неточных сведений рекомендуется исправить первопричину (история периодических реквизитов сотрудника), после чего воспользоваться кнопкой «Сформировать».

Изменения, внесенные в отдельные пачки отображаются в первоначальном окне отчета.

Для общего контроля соответствия проведенных документов, устанавливающих кадровые дни (в нашем случае актуально для дней неоплачисваемого отпуска, декретных и отпуска по уходу за ребенком) табелю и табеля кадровому состоянию сохранен механизм сравнения. Расположение «Отчеты — Зарплата и кадры — Проверить кадровое состояние». Методика работы не изменилась.

Выгрузка отчетов

Выгрузка производится по кнопке «Выгрузить» на закладке «Выгрузка в XML» в указанный каталог. Рекомендуется завести отдельный каталог для файлов выгрузки в пенсионный фонд. В случае уникальности номеров (рекомендуемая сквозная нумерация) все файлы будут удобно сгруппированы. Внимание: При совпадении номеров пачек старые файлы могут быть потеряны. При повторном открытии отчета для поиска уже сформированных файлов следует пользоваться кнопкой «Найти выгруженные файлы, соответствующие папкам».

6. Формирование пачек СЗВ-6-3

Отчеты — Зарплата и кадры — Формирование пачек СЗВ-6-3 2010 (проект).

• В редакциях до 10.03/01 пользоваться внешним отчетом.

Отчет в системе не сохраняется, т.к. не влияет ни на проводки ни на регистры. Окончательный вариант отчета рекомендуется сохранять в виде отдельного файла при помощи элемента управления "Сохранить настройку формирования отчета".

• Перед формированием необходимо указать период (весь 2010 год), указать исполнителя и при необходимости откорректировать наименование предприятия.
• Суммы выплаченных и облагаемых доходов должны соответствовать РСВ-1 за 2010 год. Ввиду того, что виды начислений во многих случаях перенастраиваются, виды начисления, суммы которых не должны присутствовать в расчете за 2010 год, указываются в нижнем окне.
• При нажатии кнопки сформировать за период формируются пачки СЗВ-6-3.
• Разделение по пачкам производится на основании категории сотрудника. Виду договора « Гражданско-правовой договор» соответствует категория «По договору», остальные сотрудники группируются в пачки с видом «Трудовой договор»
• Каждая пачка содержит список документов в пачке (поле «Документы, сведения пачек») — в общем случае это список сотрудников предприятия с выделением общих сумм выплат и сумм, подлежащих обложению страховыми взносами в отчетном периоде.
• Данные таблицы поддаются ручной корректировке.
• При необходимости имеется возможность ручного переноса сотрудника из одной пачки в другую элементом управления «Перенести в пачку».
• Нумерация пачек автоматически не поддерживается. Необходимо вручную установить номера пачек в верхней таблице.
• Имеется возможность ручного создания пачек с необходимым видом договора.
• Клавиша «Сформировать» при заполненных данных, очищает текущие данные и формирует отчет заново.
• По клавише «Печать» формируются печатные формы СЗВ-6-3 и АДВ-6-4, также можно распечатать Этикетку.
• Выгрузка производится на вкладке «Выгрузка XML» по общим правилам.