Методика создания неоплаченных документов начальных остатков (УАУ)
Дебетовые остатки на счетах покупателей и кредитовые остатки на счетах поставщиков должны быть введены неоплаченными документами.
Прочие остатки на счетах контрагентов вводятся обычным образом документом "Ввод остатков на счетах".
От корректности ввода начальных остатков зависит правильность расчета НДС и выполнение некоторых учетных процедур при эксплуатации системы.
Порядок создания документов
Сначала необходимо определить тип бухгалтерских счетов, на которых предполагается вести учет взаиморасчетов с контрагентами. Обычно 62-е счета – это счета покупателей, 60-е – счета поставщиков, 76-е – счета расчетов с разными дебиторами и кредиторами. Данным образом настроены счета поставляемой информационной базы. Кроме того, следует настроить типовые операции документов покупки и продажи (Справочник "Типовые операции" (УАУ)). После выполнения этих настроек можно переходить к следующим шагам.
Далее следует проверить правильность данных, руководствуясь следующими рекомендациями:
- Убедиться, что среди контрагентов, для которых вводятся начальные остатки, нет "дублей". Момент ввода начальных остатков – лучшее время для приведения в порядок справочника контрагентов. После ввода системы в эксплуатацию удалить "двойных" контрагентов будет значительно сложнее.
Если остатки по контрагенту "висят" на разных контрагентах, следует ввести эти остатки на "правильного" контрагента. При объединении таких остатков могут возникнуть проблемы. Решение этих проблем описано далее.
- Убедиться, что остатки по контрагенту "развернуты", то есть кредитовый остаток по одному счету не свернут с дебетовым остатком по другому. Вводить в систему необходимо только развернутые остатки. Сворачивать можно только однотипные остатки.
Например, в результате объединения остатков по "двойному" клиенту сальдо "правильного" клиента представлено двумя остатками. Если тип этих остатков один и тот же, то фактически два эти остатка можно считать одним. Например, первый и второй остатки являются дебетовыми остатками по счету 62-01. Понятно, что такой остаток может быть введен как суммарный дебетовый остаток по счету 62-01. Ниже приведена таблица, поясняющая возможные варианты некоторых сочетаний развернутых остатков и способ представления таких остатков.
| Тип остатков | Правила представления остатков |
|---|---|
| Одновременно есть остатки по дебету и по кредиту счета, являющегося счетом поставщика или покупателя. |
Остатки по дебету и по кредиту одного счета должны быть разделены по договорам. |
Например, если речь идет о счете покупателя, то дебетовый остаток должен быть введен счетом-фактурой на расход, а кредитовый остаток документом "Ввод остатков на счетах". В двух этих документах для данного клиента должны быть указаны разные договоры.
Далее можно переходить непосредственно к вводу начальных остатков. Ввод остатков осуществляется в следующем порядке.
- Создаются документы-шаблоны остатков (Документ "Ввод остатков на счетах"). Данные документы должны быть сгруппированы по счетам. Т.е. один документ должен содержать остатки только по одному счету взаиморасчетов. Обычно (при большом количестве контрагентов) такие документы создаются автоматически при загрузке остатков, или заполняются вручную, если число контрагентов невелико. Документы-шаблоны не проводятся. Данные документы должны содержать, если это необходимо, разделение остатков контрагентов по договорам, по датам возникновения долгов, то есть они должны содержать окончательный вариант представления остатков.
- Обрабатывается каждый документ-шаблон, содержащий остатки по счетам поставщиков и покупателей. Правила обработки зависят от типа счета, остатки по которому данный документ содержит. Обычно поступают следующим образом. Документ копируется, и в созданной копии удаляются строки, содержащие остатки, которые будут вводиться неоплаченными документами (дебетовые остатки на счете покупателя и кредитовые на счете поставщика). В результате такого редактирования во вновь созданном документе остаются только те остатки, которые могут быть введены документом "Ввод начальных остатков" (дебет 60, кредит 62). Этот документ должен быть проведен, он формирует часть остатков по данному счету, остальная часть будет введена неоплаченными документами.
- Для документов-шаблонов, содержащих остатки по счетам поставщиков и покупателей, выполняется процедура автоматического формирования неоплаченных документов начальных остатков. Процедура вызывается из журнала документов "Ввод остатков" (элемент управления "Формирование неоплаченных документов").
