Введение. От бумажного документооборота к электронному (УД77)

Все более актуальным становится вопрос о переводе документооборота на предприятии в электронный вид. Бумажные носители постепенно становятся вымирающим видом и переходят в разряд законодательно закрепленной привычки. Западный опыт показывает, что переход от бумажного к электронному документообороту неизбежен и является фактором, вносящим положительный эффект в экономику любого субъекта.

Кроме очевидного преимущества - перевода внутреннего документооборота в электронную форму, информационная система также повышает качество управления. Улучшается контроль исполнительской дисциплины, растет процент выполненных в срок поручений. Уменьшается время, затрачиваемое на предварительное согласование документов и проектов. Формализованная выдача заданий, ранее поручаемых попросту на словах, снижает вероятность разночтений.

Электронный документооборот уменьшает целый ряд накладных расходов, снижает непроизводственные затраты, связанные, например, с архивным поиском документов, передачей документов в дело, отслеживанием документов. Возможность оперативного отслеживания работ по выпущенным документам, эффективного планирования времени работников предприятия, централизованного накопления и хранения информации – все это поднимает производственные отношения на новый уровень, дает возможность руководителю оперативно получать данные по любому направлению работы предприятия. Системы электронного документооборота делают более прозрачной работу исполнителей.

Неоспоримые достоинства электронного документооборота, отсутствие классических недостатков бумажного – все это обуславливает неизбежность движения в этом направлении по пути повсеместного перехода на электронные носители.