Документ "Заказ покупателя" (УАУ8)

Заказ покупателя — документ, в котором зафиксирован заказ покупателя на определенные товары.

Настройки заказов делаются в Дополнительных настройках (УАУ) на закладке Заказы, резервы.

Один документ и связанные с ним документы может редактировать только один пользователь программы. Предусмотрена блокировка документа при его открытии несколькими пользователями. Если заказ открыт одним пользователем и этот же документ открывает другой пользователь, редактирование заказа и связанных заказов на производство будет недоступно, выведется сообщение: кто и когда открыл документ.

Журнал заказов покупателей

Заказы покупателя хранятся в журнале «Заказы покупателей», который находится в основном разделе программы ПРОДАЖИ или его можно найти поиском по интерфейсу.

Если вид документа «Заказ покупателя» прикреплен к бизнес-процессу, т.е. может быть запущен по какому-то бизнес-процессу, документы отображаются в журнале следующим образом:

• Жирным шрифтом отображаются заказы, проходящие бизнес-процесс, и заказы с непросмотренными уведомлениями по документу, которые пришли из бизнес-процесса.
  
• Серым шрифтом — отработанные архивные заказы. Заказ становится архивным при нажатии на кнопку Завершить, которая появляется, когда заказ запущен по какому-нибудь процессу.
  
• Обычным шрифтом — просмотренные заказы — документы, которые были открыты, и документы, в которых были просмотрены уведомления по ним.

Чтобы открыть заказ покупателя, установите на него курсор и дважды щелкните по нему мышью или нажмите клавишу Enter.

(см. также Универсальная форма списка)

Найти по штрихкоду

Найти документ по его штрихкоду. Если известен штрихкод документа, нажмите эту кнопку и в появившемся окне введите штрихкод, нажмите ОК — программа найдет документ в журнале.

Команды

Копировать с заказами на производство — копировать заказ покупателя вместе с входящими в него заказами на производство. Создается новый объект-копия «Заказ покупателя» и новые объекты-копии внутренних заказов на производство. Все объекты можно изменять и таким образом создать новый заказ покупателя.

Печать штрихкода — распечатать штрихкоды выбранных документов. Выберите в списке документы и нажмите эту кнопку: штрихкоды документов отобразятся на новой закладке в программе, откуда их можно распечатать.

Приложения объекта — открыть для просмотра список файлов-приложений к объекту.

Еще

Загрузить — загрузить заказы из интернет-магазина, если это настроено.

Порядок работы с заказом покупателя

1. Создайте документ «Заказ покупателя».
2. Распечатайте счет на оплату и отдайте его покупателю.
3. Дождитесь оплаты.
4. Отгрузите товар, согласно заказу.
5. Создайте накладную с помощью кнопки Создать на основании — Реализация товаров и услуг, в которой отметьте отгруженный товар. После этого в таблице товаров в столбце «Реализовано» будет отображаться количество реализованного товара.

   Если выполнение заказа и отгрузка происходит частями, нужно создавать несколько соответствующих накладных.

Создание заказа покупателя

1. В журнале заказов покупателей нажмите кнопку Создать.
2. В документе «Заказ покупателя» заполните все необходимые данные.
3. Нажмите кнопку Провести или Провести и закрыть.

Форма заказа покупателя

Реквизиты:

Организация

Организация-автор, поставщик заказа.

Контрагент

Заказчик, покупатель товара. Организация или человек. Выбор происходит из справочника «Контрагенты».

Договор

Договор, по которому происходят взаиморасчеты с контрагентом.

— распечатать одну из форм договора. Откроется окно, в котором выберите форму договора (или с помощью кнопки Создать можно создать новую) и нажмите ОК. На новой закладке в программе откроется форма договора, в которую вставляются данные из карточки контрагента, и которую при необходимости можно изменить и распечатать.

Новый — создать новый договор с контрагентом. В программе создастся новая карточка договора. Название договора по умолчанию имеет формат «Заказ [номер заказа] от [дата заказа]», но его можно изменить. Нажав кнопку можно открыть карточку нового договора и внести в нее нужные изменения. Тип цен договора настраивается в общих параметрах учета: АДМИНИСТРИРОВАНИЕ — Параметры учета — Общие настройки — закладка Торговля.

Способ доставки

Способ доставки товара:

• Самовывоз — контрагент забирает товар сам.
• Доставка — доставка товара контрагенту. Ниже появляется поле «Адрес доставки», в котором указывается адрес доставки. Адреса берутся из карточки контрагента из раздела «Адрес и телефон». Если в карточке контрагента адресов не указано, адрес можно ввести в поле вручную.

Видео Способы доставки товара

Тип цен продажи

Укажите тип цены товара: оптовая, розничная, закупочная, плановая и т.д. Выбор происходит из справочника «Тип цены номенклатуры». Цены разных типов для товара указываются в его карточке на закладке Цены. В документ вставляется указанная цена.

Дисконтная карта

В этом поле можно указать дисконтную карту покупателя. Если к ней прикреплена бонусная программа, то при продаже (оплате заказа покупателем) на нее начисляются бонусы. Платежные документы, созданные на основании заказов с бонусной дисконтной картой, выполняют начисление бонусов на нее.

Вид скидки покупателя

В этом поле можно выбрать вид скидки. Выбор происходит из справочника «Виды надбавок, скидок».

Сумма

Общая сумма заказа, документа. Вычисляется автоматически.

Согласован

Согласован заказ или нет. Если заказ согласован, то нельзя изменять состав и сумму заказа, включая подчиненные производственные заказы. Можно заменять номенклатуру, при этом цены и суммы останутся прежними.

Но если у пользователя есть право на корректировку согласованных заказов (для этого должен быть создан профиль групп доступа, в котором включена роль «Корректировка согласованных заказов» и у пользователя в правах доступа добавлен профиль, содержащий эту роль), то в форме подчиненного согласованного заказ на производство можно включить режим редактирования табличных частей «Товары» и «Работы». При этом цена изделия и сумма изменяться не будут. Изменится коэффициент наценки.

Срок оплаты

Срок оплаты заказа.

Срок резервирования

Здесь можно указать срок резервирования товаров на складе. Это дата, до которой заказ ждет покупателя на складе. Если покупатель за ним не придет, заказ могут расформировать. Срок резервирования и срок выполнения заказа должны быть примерно равны.

Срок выполнения

Дата, когда заказ будет готов и когда за ним приедет клиент (покупатель). Некоторые заказы могут состоять из товаров, материалов, которые на момент создания документа еще не готовы. Если создается заказ покупателя на растения, то некоторые растения на момент создания документа могут еще не вырасти, например, саженцы деревьев. Срок резервирования и срок выполнения заказа должны быть примерно равны.

Участок выдачи

Земельный участок - используется в подсистеме «Растениеводство».

Подписи

Установка и смена лиц, подписывающих документ.

Доставка

На этой форме указываются все необходимые данные о доставке товара. На основании этих данных при нажатии на кнопку ОК создается документ «Путевой лист». Выбор прицепов доступен, только если включен модуль АВТОТРАНСПОРТ (УАУ). Способы доставки товара

Кнопки:

Печать

Распечатать доступные печатные формы документа.

На маленьких экранах или при уменьшении ширины окна программы эта кнопка автоматически переходит в список команд кнопки Еще.

Отправить заказ по электронной почте

Отправить выбранные печатные формы документа «Заказ покупателя» контрагенту по электронной почте. При нажатии на эту кнопку откроется окно выбора печатных форм документа «Заказ покупателя». Выберите те, которые нужно отправить контрагенту по эл.почте и нажмите ОК. Программа сформирует выбранные печатные формы и отправит контрагенту. Для использования этой функции в карточке контрагента должен быть введен адрес электронной почты.

— история версий документа. Настраивается в Общих настройках — История изменений.

— сформировать и открыть для печати на новой закладке в программе штрихкод документа.

— список приложений к документу. Можно добавить приложения или открыть для просмотра.

— задолженность контрагента по организациям:

Оплатить

• Картой — при открытой кассовой смене сформировать и провести документ «Операция по платежной карте».
• Наличными — при открытой кассовой смене сформировать и провести документ «Приходный кассовый ордер».

Создать на основании — создать документы, предлагаемые в падающем списке кнопки, на основании текущего заказа покупателя.

Пакет документов — настройка пакета печатных форм для документов, предлагаемых в выпадающем списке этого пункта, и формирование и печать пакетов этих документов.

Статусы заказа

Документы оплаты заказа: «Поступление на расчетный счет», «Поступление наличных», «Оплата платежной картой».

Они создаются при нажатии на кнопку Создать на основании — Документы оплаты.

Статусы оплаты заказа:

• Не оплачен — устанавливается у нового заказа и присутствует у заказов, для которых нет документов оплаты.
• Оплачен частично — устанавливается автоматически после создания документов оплаты этого заказа, если сумма оплаты меньше суммы заказа.
• Оплачен — устанавливается автоматически после создания документов оплаты этого заказа при полной оплате заказа.
• Отменен

Документы реализации заказа: «Реализация товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг (зарезервированные товары)», «Розничная продажа».

Они создаются при нажатии на кнопку Создать на основании — Документы реализации.

Статусы отгрузки заказа:

• Не отгружен — устанавливается у нового заказа и присутствует у заказов, для которых нет документов реализации.
• Отгружен частично — устанавливается автоматически после создания документов реализации этого заказа, если количество товара в документе реализации меньше количества товара в заказе.
• Отгружен — устанавливается автоматически после создания документов реализации этого заказа, если количество товара в документе реализации равно количеству товара в заказе, т.е. заказ отгружен полностью.

Читайте «Работа со статусами заказов (УАУ8)».

Закладка Товары и услуги

Простым шрифтом отображаются товары, курсивом — услуги.

Кнопки:

Добавить

Добавить один товар. В таблицу заказа добавится одна строка, в которой можно выбрать один товар.

Копировать

Добавить в таблицу товар копированием того, на котором стоит курсор.

Подбор

Добавить в таблицу заказа несколько товаров с помощью формы «Подбор номенклатуры».

Удалить

Удалить элемент из таблицы: товар или заказ на производство (удалится строка с элементом).

Заказ на производство

• Новый

  Создать новый документ «Заказ на производство». В нем можно указать наименование изделия, которое нужно изготовить на производстве и набор товаров, из которых состоит это изделие. Например, изделие «Шкаф», набор товаров: «доски», «клемник».

• По строке

  Создать документ «Заказ на производство» по товару, выбранному курсором в таблице. Откроется документ «Заказ на производство», в котором в поле «Продукция» будет наименование выбранного товара.

• По документу

  Создать документ «Заказ на производство» копированием некоторого уже существующего заказа на производство. При выборе этого пункта откроется окно со списком заказов на производство. Выберите из них нужный, он откроется, измените и сохраните его. Таким образом вы создадите новый заказ на производство.

• Скопировать

  Копировать заказ на производство, выбранный курсором в таблице.

• Удалить заказ

  Удалить заказ на производство.

Добавить по штрихкоду — найти по штрихкоду объект и он добавится в документ:

• товар — он добавится в таблицу товаров документа.
• дисконтную карту — она вставится в поле «Дисконтная карта».

— рассчитать объем и вес товаров в документе. Откроется отчет «Расчет объема и веса», в котором будет посчитан объем и вес товаров из документа.

Обновить

Обновить таблицу для отображения актуальных данных.

Заказы по спецификациям

Создать заказ на производство по изделию, имеющему спецификацию(-ии). Спецификация — это набор товаров, из которых состоит изделие — комплектующих изделия. У изделия может быть несколько спецификаций. Спецификации изделия указываются в карточке товара на закладке Спецификации. Если в таблице выбрать изделие, имеющее спецификацию (состоящее из комплектующих — набора других товаров), то при нажатии на эту кнопку создастся документ «Заказ на производство», в котором в поле «Продукция» будет наименование выбранного изделия, а в таблице — его спецификация: список комплектующих товаров из спецификации изделия. Если у изделия несколько спецификаций, на каждую из них создастся соответствующий документ «Заказ на производство». Заказы по спецификациям также хранятся в журнале «Заказы на производство».

Резервирование

• Зарезервировать

  Зарезервировать количество товара из имеющихся остатков на складе. Откроется окно со списком остатков данного товара на складке, где можно ввести количество резервируемого товара. В таблице товаров в столбце «Зарезервировано» отобразится зарезервированное количество товара. Для номенклатуры, учитываемой в отрезках, подбираются только отрезки кратные требуемому количеству товара.

• Снять резерв

  Отменить количество зарезервированного товара.

• Корректировка избыточного резерва

  Скорректировать зарезервированные товары. Избыточный резерв — это когда зарезервировано больше чем заказано. Избыточный резерв может появится, когда после резервирования заказ вручную изменен: изменено количество заказанного товара, которое может оказаться больше зарезервированного, или добавлена новая номенклатура.

Если товаров зарезервировано больше, чем заказано (в столбце «Зарезервировано» указано товара больше, чем в столбце «Заказано»), документ не проведется.

При операциях резервирования товаров в окнах и документах склады отображаются в соответствии со следующими правилами: Если в справочнике «Склады» есть склад, установленный по умолчанию — он отмечен галочкой «Использовать как основной» — в документах резервирования по умолчанию будет отображаться он. Если существует проведенный документ «Установка значений свойств» типа «Склады пользователей по организациям», в котором указаны организации, склады по умолчанию и ответственные за них пользователи — в документах резервирования по умолчанию будут отображаться эти склады. Если ни в справочнике «Склады», ни документом «Установка значений свойств» не установлены склады по умолчанию, в документах резервирования склады по умолчанию не отображаются — их нужно выбирать в соответствующих полях. В любом случае склады можно изменить.

Столбцы в таблице:

«Количество мест»

Количество транспортируемых единиц товара. Это нужно для рабочих склада, чтобы знать, сколько товара отгружать. Учет некоторых товаров ведется коробками, упаковками, контейнерами, рулонами и т.д. В каждой упаковке, коробке, контейнере может быть определенное количество штук товара, в рулоне — определенное количество метров и т.д. Например, вино считают коробками, в одной коробке 12 бутылок вина; зубная паста: в одной упаковке, например, 20 штук; подшипники: в одной упаковке, например, 50 штук. В этом столбце указывается количество транспортируемых единиц товара: например, коробок или упаковок. При установке необходимого покупателю количества штук товара в столбце «Заказано» значение в этом столбце соответственно пересчитывается. Например, если указать, что покупателю надо 6 бутылок вина, в этом столбце будет значение 0,5. Транспортируемая единица товара и количество более мелких единиц, из которых она состоит указывается в карточке товара в спр. «Номенклатура».

«Заказано»

Количество товара, необходимое покупателю (штук, куб.м, бутылок, метров, литров и т.д.).

«Реализовано»

Количество реализованного товара, проданного и отгруженного покупателю. В этом столбце появляется значение, указанное в накладной. Этот столбец особенно важен, если отгрузка заказа происходит не за один раз, а частями.

«Зарезервировано»

Количество товара, зарезервированное с помощью кнопки Зарезервировать.

«К обеспечению»

Количество товара, которого не хватает по данному заказу исходя из остатков на складе.

«Готово»

Количество готового товара. Вводится вручную. Не обязательно для заполнения.

Заказ на производство

Внизу формы документа находится раздел Заказ на производство. Он разворачивается и сворачивается нажатием мыши на него. В этом разделе отображается состав выбранного в таблице заказа на производство.

Заказы на производство отмечаются в таблице товаров значками:

— заказ создан, но не отправлен в производство.

— заказ отправлен в производство.

— заказ выполнен.

Чтобы открыть форму документа заказа на производство, установите на него курсор в таблице и дважды щелкните мышью или нажмите клавишу Enter.

Закладка Связанные документы

На закладке отображаются документы, связанные с текущим документом «Заказ покупателя». Например, заказы на производство, связанные с заказом покупателя, и накладные по отгрузке товара.

Реквизиты документа

Дополнительные условия

Текст — условия, которые будут выводиться в некоторые печатные формы заказа покупателя. Выбор происходит из справочника «Дополнительные условия». Этот текст — условия, например, выводятся в конце «Счета на оплату».

Банковский счет

Указанный счет используется в печатных формах документов, устанавливается в созданных на основании заказа документах. Если счет не указан — используется основной счет организации.

Перемещение зарезервированных товаров

Из документ «Заказ покупателя» можно переместить зарезервированные товары с одного склада на другой или на другой счет учета.

Функционал перемещения товаров вызывается следующими способами:

• Нажмите кнопку Создать на основании — Перемещение зарезервированных товаров.
• Нажмите кнопку Еще — Создать на основании — Перемещение зарезервированных товаров.
• Нажмите кнопку Еще — Создать на основании — Пакет документов — Перемещение зарезервированных товаров.

В окне функционала отображаются зарезервированные товары из документа — у которых в таблице в столбце «Зарезервировано» указано какое-то их количество.

Печатные формы

Чтобы распечатать доступные печатные формы документа, нажмите кнопку Печать и выберите нужную печатную форму. Она откроется на закладке в программе, откуда ее можно вывести на печать.

На печатной форме можно изменять некоторые данные документа в разных ячейках.

(На маленьких экранах или при уменьшении ширины окна программы кнопка Печать автоматически переходит в список команд кнопки Еще.)

Печатные формы заказа покупателя:

• Состав заказа — в печатной форме находится таблица товаров.
• Состав заказа фактический — в печатной форме находится таблица товаров и товары, добавленные к заказу накладными из этого документа, но не отображающиеся в таблице.

Настройка пакетного формирования документов

В этой настройке можно указать, что будет входить в пакет документов на печать для документов, создаваемых при нажатии на кнопку Создать на основании — Пакет документов.

Настройка вызывается следующими способами:

• Нажмите кнопку Создать на основании — Пакет документов — Настройка пакета документов.
• Нажмите кнопку Еще — Создать на основании — Пакет документов — Настройка пакета документов.

Установите галочки у документов, для которых надо формировать пакет печатных форм, и с помощью ссылки Печатные формы укажите печатные формы, которые надо будет распечатывать.

После этого при выборе документа в пункте Создать на основании — Пакет документов для него будет формироваться указанный пакет печатных форм.

См. также

• Документ "Заказ покупателя" (КР)