Учет писем (УД) — различия между версиями

Материал из КинтВики
Перейти к: навигация, поиск
м
м (Дмитрий Малюгин переименовал страницу Учет писем (УД82) в Учет писем (УД))
 
(не показано 6 промежуточных версий 3 участников)
Строка 1: Строка 1:
−
=== Журнал «Письмо» ===
+
__NOTOC__
 +
__NOTITLE__
 +
==== Входящая и исходящая корреспонденция ====
 
''Рабочий стол -> Письмо''
 
''Рабочий стол -> Письмо''
  
Строка 19: Строка 21:
 
[[Файл:ud82_novoe.png|thumb|none|800px|Рис. 1. «Управление делами» — Новый документ «Письмо»]]
 
[[Файл:ud82_novoe.png|thumb|none|800px|Рис. 1. «Управление делами» — Новый документ «Письмо»]]
  
−
=== Входящее/исходящее письмо ===
+
===== Входящее/исходящее письмо =====
 
''Рабочий стол -> Письмо -> Создать''
 
''Рабочий стол -> Письмо -> Создать''
  
Строка 32: Строка 34:
 
** Исходящие письма
 
** Исходящие письма
  
−
==== Закладка «Содержание» ====
+
===== Закладка «Содержание» =====
 
Закладка «Содержание» отражает основные реквизиты документа.
 
Закладка «Содержание» отражает основные реквизиты документа.
  
 
Реквизиты:
 
Реквизиты:
−
* ''Тема'' — краткое описание текста письма.
+
* ''Тема'' — краткое описание текста письма.
−
* ''Содержание'' — содержание письма. Подробное описание.
+
* ''Содержание'' — содержание письма. Подробное описание.
−
* ''Номер'' — автоматически после записи формируется номер документа.
+
* ''Номер'' — автоматически после записи формируется номер документа.
−
* ''Дата'' — дата создания документа. Формируется автоматически. Возможна ручная корректировка.
+
* ''Дата'' — дата создания документа. Формируется автоматически. Возможна ручная корректировка.
−
* ''Дата регистрации'' - дата регистрации. Выбирается вручную.
+
* ''Дата регистрации'' — дата регистрации. Выбирается вручную.
−
* ''Автор'' — автор документа «Письмо». Заполняется автоматически. Ссылка на карточку сотрудника.
+
* ''Автор'' — автор документа «Письмо». Заполняется автоматически. Ссылка на карточку сотрудника.
−
* ''Процесс'' — бизнес-процесс организации. Выбирается вручную.
+
* ''Процесс'' — бизнес-процесс организации. Выбирается вручную.
−
* ''Проект'' — проект организации. Выбирается вручную пользователем.
+
* ''Проект'' — проект организации. Выбирается вручную пользователем.
−
* ''Отдел'' — подразделение организации, в котором находится пользователь.
+
* ''Отдел'' — подразделение организации, в котором находится пользователь.
  
 
* Свойства:
 
* Свойства:
−
** ''Отправитель'' — организация-отправитель письма. Ссылка на справочник «Организации»
+
** ''Отправитель'' — организация-отправитель письма. Ссылка на справочник «Организации»
−
** ''Получатель'' — организация - получатель. Ссылка на справочник «Организации»
+
** ''Получатель'' — организация — получатель. Ссылка на справочник «Организации»
−
** ''Номер'' — позволяет изменить номер, присвоенный системой, на необходимый пользователю. Например, добавление префикса ВХ(ИХ).
+
** ''Номер'' — позволяет изменить номер, присвоенный системой, на необходимый пользователю. Например, добавление префикса ВХ(ИХ).
  
−
* Классификатор — отражает вид документа:
+
* Классификатор — отражает вид документа:
 
** ''Входящие письма''
 
** ''Входящие письма''
 
** ''Исходящие письма''
 
** ''Исходящие письма''
Строка 65: Строка 67:
 
Панель инструментов содержит стандартный набор команд. Подробнее [[Панель инструментов (УД82)|Панель инструментов]]
 
Панель инструментов содержит стандартный набор команд. Подробнее [[Панель инструментов (УД82)|Панель инструментов]]
  
−
[[Файл:ud82_ud82_zakladka_001.png|thumb|none|800px|Рис. 2. «Управление делами» — Документ "Письмо»]]
+
[[Файл:ud82_ud82_zakladka_001.png|thumb|none|800px|Рис. 2. «Управление делами» — Документ «Письмо»]]
−
 
 
−
==== Закладка «Письмо» ====
 
  
 +
===== Закладка «Письмо» =====
 
Закладка «Письмо» отражает всю информацию с закладок «Содержание» и «Приложение».
 
Закладка «Письмо» отражает всю информацию с закладок «Содержание» и «Приложение».
  
−
[[Файл:ud82_ud82_zakladka_002.png|thumb|none|800px|Рис. 3. «Управление делами» — Документ "Письмо»]]
+
[[Файл:ud82_ud82_zakladka_002.png|400px|Рис. 3. «Управление делами» — Документ "Письмо»]]
−
 
 
−
==== Закладка «Приложения» ====
 
  
 +
===== Закладка «Приложения» =====
 
На закладке «Приложения» отображаются задачи и документы и пр., сформированные на основании письма и связанные с ним.
 
На закладке «Приложения» отображаются задачи и документы и пр., сформированные на основании письма и связанные с ним.
  
Строка 84: Строка 84:
 
Подробнее о работе с приложениями [[Приложения к документу (УД82)|Приложения к документу]]
 
Подробнее о работе с приложениями [[Приложения к документу (УД82)|Приложения к документу]]
  
−
==== Закладка «Учет ресурсов» ====
+
===== Закладка «Учет ресурсов» =====
 
Закладка «Учет ресурсов» отображает затраты времени сотрудника.
 
Закладка «Учет ресурсов» отображает затраты времени сотрудника.
  
 
Подробнее о заполнении учета ресурсов [[Учет ресурсов (УД82)|Учет ресурсов]]
 
Подробнее о заполнении учета ресурсов [[Учет ресурсов (УД82)|Учет ресурсов]]
  
−
==== Закладка «История» ====
+
===== Закладка «История» =====
 
Закладка «История» отображает движение письма по этапам, исполнителям. Состоит из двух таблиц:
 
Закладка «История» отображает движение письма по этапам, исполнителям. Состоит из двух таблиц:
 
* Таблица 1 отражает текущее состояние документа.
 
* Таблица 1 отражает текущее состояние документа.
Строка 96: Строка 96:
 
Подробнее о закладке [[История (УД82)| История документа]]
 
Подробнее о закладке [[История (УД82)| История документа]]
  
−
=== Как создать новый документ? ===
+
===== Как создать новый документ? =====
 
''Рабочий стол -> Письмо -> Создать''
 
''Рабочий стол -> Письмо -> Создать''
  
Строка 109: Строка 109:
 
** Исходящие письма
 
** Исходящие письма
  
−
=== Как перевести документ на следующий этап? ===
+
[[Категория: Документооборот (УД)]]
−
''Рабочий стол -> Документ -> Переход на следующий этап''
 
−
 
 
−
* Исходящее письмо после записи находится на этапе ''Черновик''. После завершения этого этапа можно перевести документ на:
 
−
** ''Согласовано'' (Руководитель организации)
 
−
** ''Отправлено'' (Офис-менеджер)
 
−
 
 
−
* Входящее письмо после записи находится на этапе ''Черновик''. После завершения этого этапа можно перевести документ на:
 
−
** ''Регистрация'' (Офис-менеджер)
 
−
** ''Переслать'' (Руководитель организации/подразделения)
 
−
 
 
−
* В скобках указаны роли, ответственные за выполнение этапа бизнес-процесса.
 
−
* После перевода документ (в данном случае договор) автоматически сохраняется.
 
−
* После перевода форма автоматически закрывается, если только документ не остался на текущем пользователе.
 
−
 
 
−
=== Как добавить приложения к документу? ===
 
−
 
 
−
Механизм добавления приложений и их виды описан в статье [[Приложения к документу (УД82)| Приложения к документу]]
 
−
 
 
−
=== Как отметить время исполнения по документу? ===
 
−
 
 
−
Механизм заполнения учета работ описан в статье [[Учет ресурсов (УД82)|Учет ресурсов]]
 
−
 
 
−
[[Категория: Документооборот (УД82)]]
 

Текущая версия на 16:55, 21 апреля 2015


Входящая и исходящая корреспонденция

Рабочий стол -> Письмо

Журнал «Письмо» предназначен для регистрации и учета писем в организации.

Любой зарегистрированный документ может относиться к одному из следующих потоков:

  • поток входящих документов: как правило, документы поступившие в организацию извне;
  • поток исходящих документов: содержит документы, которые будут направлены другим организациям и частным лицам.

При работе с журналом пользователь имеет возможность:

  • создавать и отправлять на согласование письма
  • получать, регистрировать письма
  • отправлять пользователям и получать уведомления других пользователей, адресованные пользователю.
  • присоединять и открывать вложения(файлы, веб-ресурс и прочие)

Журнал содержит стандартные элементы управления. Подробнее о настройки списков Форма журнала документов

Рис. 1. «Управление делами» — Новый документ «Письмо»
Входящее/исходящее письмо

Рабочий стол -> Письмо -> Создать

  • Для того, чтобы создать новый документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Письмо»(1). В журнале «Письмо» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
  • Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Получателя и Отправителя:
    • Входящие письма
    • Исходящие письма
  • Если Отправителем является организация пользователя, то письмо Исходящее. Если Получателем, то договор Входящее.
  • Выбираем процесс в поле «Процесс»:
    • Входящие письма
    • Исходящие письма
Закладка «Содержание»

Закладка «Содержание» отражает основные реквизиты документа.

Реквизиты:

  • Тема — краткое описание текста письма.
  • Содержание — содержание письма. Подробное описание.
  • Номер — автоматически после записи формируется номер документа.
  • Дата — дата создания документа. Формируется автоматически. Возможна ручная корректировка.
  • Дата регистрации — дата регистрации. Выбирается вручную.
  • Автор — автор документа «Письмо». Заполняется автоматически. Ссылка на карточку сотрудника.
  • Процесс — бизнес-процесс организации. Выбирается вручную.
  • Проект — проект организации. Выбирается вручную пользователем.
  • Отдел — подразделение организации, в котором находится пользователь.
  • Свойства:
    • Отправитель — организация-отправитель письма. Ссылка на справочник «Организации»
    • Получатель — организация — получатель. Ссылка на справочник «Организации»
    • Номер — позволяет изменить номер, присвоенный системой, на необходимый пользователю. Например, добавление префикса ВХ(ИХ).
  • Классификатор — отражает вид документа:
    • Входящие письма
    • Исходящие письма

После записи документа становятся доступными следующие команды:

  • Добавить комментарий
  • Изменить содержание
  • Изменить последний комментарий
  • Удалить последний комментарий
  • Обновить.

Панель инструментов содержит стандартный набор команд. Подробнее Панель инструментов

Рис. 2. «Управление делами» — Документ «Письмо»
Закладка «Письмо»

Закладка «Письмо» отражает всю информацию с закладок «Содержание» и «Приложение».

Рис. 3. «Управление делами» — Документ "Письмо»

Закладка «Приложения»

На закладке «Приложения» отображаются задачи и документы и пр., сформированные на основании письма и связанные с ним.

Закладка содержит таблицы:

  • Приложения
  • Связанные задачи

Подробнее о работе с приложениями Приложения к документу

Закладка «Учет ресурсов»

Закладка «Учет ресурсов» отображает затраты времени сотрудника.

Подробнее о заполнении учета ресурсов Учет ресурсов

Закладка «История»

Закладка «История» отображает движение письма по этапам, исполнителям. Состоит из двух таблиц:

  • Таблица 1 отражает текущее состояние документа.
  • Таблица 2 показывает перемещения договора.

Подробнее о закладке История документа

Как создать новый документ?

Рабочий стол -> Письмо -> Создать

  • Для того, чтобы создать новый документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Письмо»(1). В журнале «Письмо» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
  • Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Получателя и Отправителя:
    • Входящие письма
    • Исходящие письма
  • Если Отправителем является организация пользователя, то письмо Исходящее. Если Получателем, то договор Входящее.
  • Выбираем процесс в поле «Процесс»:
    • Входящие письма
    • Исходящие письма
Источник — «http://wiki.kint.ru/index.php?title=Учет_писем_(УД)&oldid=29713»