Учет договоров (УД) — различия между версиями

Материал из КинтВики
Перейти к: навигация, поиск
(Учет договоров)
м (Дмитрий Малюгин переименовал страницу Учет договоров (УД82) в Учет договоров (УД))
 
(не показано 39 промежуточных версий 5 участников)
Строка 1: Строка 1:
=== Журнал «Договор» ===
+
__NOTOC__
 
+
__NOTITLE__
 +
==== Журнал «Договоры» ====
 
''Рабочий стол -> Договор''
 
''Рабочий стол -> Договор''
  
Строка 17: Строка 18:
 
   
 
   
 
Журнал содержит стандартные элементы управления. Подробнее о настройки списков [[Форма журнала документов (УД82)|Форма журнала документов]]
 
Журнал содержит стандартные элементы управления. Подробнее о настройки списков [[Форма журнала документов (УД82)|Форма журнала документов]]
 +
[[Файл:ud82_dogovor_001.png|thumb|none|800px|Рис. 1. «Управление делами» — Новый документ «Договор»]]
  
=== Входящий/исходящий договор ===
+
===== Входящий/исходящий договор =====
 
''Рабочий стол -> Договор -> Создать''
 
''Рабочий стол -> Договор -> Создать''
 +
 +
* Для того, чтобы создать новый документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Договор»(1). В журнале «Договор» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
 +
* Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Исполнителя и Заказчика:
 +
** Входящие договоры
 +
** Исходящие договоры
 +
* Если Исполнителем является организация пользователя, то договор Исходящий. Если Заказчиком, то договор Входящий.
 +
 +
* Выбираем процесс в поле «Процесс»:
 +
** Входящие договоры
 +
** Исходящие договоры
 +
 +
===== Закладка «Содержание» =====
 +
Закладка «Содержание» отражает основные реквизиты документа.
 +
 +
Реквизиты:
 +
* Тема — краткое описание договора.
 +
* Содержание — содержание договора. Подробное описание.
 +
* Номер договора … от … — автоматически после записи формируется номер документа, дата договора выбирается вручную.
 +
* Дата — дата создания документа. Формируется автоматически. Возможна ручная корректировка.
 +
* Номер — номер документа в системе. Формируется автоматически. Без возможности ручной корректировки.
 +
* Автор — автор документа «Договор». Заполняется автоматически. Ссылка на карточку сотрудника.
 +
* Процесс — бизнес-процесс организации. Выбирается вручную.
 +
* Проект — проект организации. Выбирается вручную пользователем.
 +
* Отдел — подразделение организации, в котором находится пользователь.
 +
 +
* Свойства:
 +
** Исполнитель — контрагент, являющийся исполнителем по договору. Ссылка на справочник «Организации»
 +
** Заказчик — контрагент, являющийся заказчиком по договору. Ссылка на справочник «Организации»
 +
** Номер — позволяет изменить номер, присвоенный системой, на необходимый пользователю. Например, добавление префикса ВХ(ИХ).
 +
 +
* Классификатор — позволяет выбрать вид документа:
 +
** вид гражданско-правового договора.
 +
 +
После записи документа становятся доступными следующие команды:
 +
 +
* Добавить комментарий
 +
* Изменить содержание
 +
* Изменить последний комментарий
 +
* Удалить последний комментарий
 +
* Обновить.
 +
 +
Панель инструментов содержит стандартный набор команд. Подробнее [[Панель инструментов (УД82)|Панель инструментов]]<br />
 +
[[Файл:ud82_dogovor_zakladka_001.png|800px]]
 +
 +
===== Закладка «Договор» =====
 +
Закладка «Договор» отражает всю информацию с закладок «Содержание» и «Приложение».
 +
[[Файл:ud82_dogovor_zakladka_002.png|800px]]
 +
 +
===== Закладка «Приложения» =====
 +
На закладке «Приложения» отображаются задачи и документы и пр., сформированные на основании договора и связанные с ним.
 +
 +
Закладка содержит таблицы:
 +
 +
* Приложения
 +
* Связанные задачи
 +
 +
Подробнее о работе с приложениями [[Приложения к документу (УД82)|Приложения к документу]]
 +
 +
===== Закладка «Учет ресурсов» =====
 +
Закладка «Учет ресурсов» отображает затраты времени сотрудника.
 +
 +
Подробнее о заполнении учета ресурсов [[Учет ресурсов (УД82)|Учет ресурсов]]
 +
 +
===== Закладка «История» =====
 +
Закладка «История» отображает движение договора по этапам, исполнителям. Состоит из двух таблиц:
 +
* Таблица 1 отражает текущее состояние документа.
 +
* Таблица 2 показывает перемещения договора.
 +
 +
Подробнее о закладке [[История (УД82)| История документа]]
 +
 +
===== Как создать новый документ? =====
 +
''Рабочий стол -> Договор -> Создать''
 +
 +
* Для того, чтобы создать новый документ необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Договор»(1). В журнале «Договор» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
 +
 +
* Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Исполнителя и Заказчика:
 +
** Входящие договоры
 +
** Исходящие договоры
 +
* Если Исполнителем является организация пользователя, то договор Исходящий. Если Заказчиком, то договор Входящий.
 +
 +
* Выбираем процесс в поле «Процесс»:
 +
** Исходящий договор
 +
** Входящий договор
 +
 +
===== Как перевести документ на следующий этап? =====
 +
''Рабочий стол -> Документ -> Переход на следующий этап''
 +
 +
* Исходящий договор после записи находится на этапе ''Черновик''. После завершения этого этапа можно перевести документ на:
 +
** ''Подготовка'' (Юридический отдел)
 +
** ''На подписи'' (Руководитель организации)
 +
** ''Действующие'' (юридический отдел)
 +
 +
* Входящий договор после записи находится на этапе ''Черновик''. После завершения этого этапа можно перевести документ на:
 +
** ''Регистрация'' (Офис-менеджер)
 +
** ''На подписи'' (Руководитель организации)
 +
** ''Действующие'' (Юридический отдел)
 +
 +
* В скобках указаны роли, ответственные за выполнение этапа бизнес-процесса.
 +
* После перевода документ (в данном случае договор) автоматически сохраняется.
 +
* После перевода форма автоматически закрывается, если только документ не остался на текущем пользователе.
 +
 +
[[Категория:Документооборот (УД)]]

Текущая версия на 16:54, 21 апреля 2015


Журнал «Договоры»

Рабочий стол -> Договор

Журнал «Договор» предназначен для регистрации и учета договоров.

Любой зарегистрированный документ может относиться к одному из следующих потоков:

  • поток входящих документов: как правило, документы поступившие в организацию извне;
  • поток исходящих документов: содержит документы, которые будут направлены другим организациям и частным лицам.

При работе с журналом пользователь имеет возможность:

  • создавать и отправлять на подпись договоры
  • получать, регистрировать и оправлять на подпись
  • оправлять пользователям и получать уведомления других пользователей, адресованные пользователю.
  • присоединять и открывать вложения(файлы, веб-ресурс и прочие)

Журнал содержит стандартные элементы управления. Подробнее о настройки списков Форма журнала документов

Рис. 1. «Управление делами» — Новый документ «Договор»
Входящий/исходящий договор

Рабочий стол -> Договор -> Создать

  • Для того, чтобы создать новый документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Договор»(1). В журнале «Договор» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
  • Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Исполнителя и Заказчика:
    • Входящие договоры
    • Исходящие договоры
  • Если Исполнителем является организация пользователя, то договор Исходящий. Если Заказчиком, то договор Входящий.
  • Выбираем процесс в поле «Процесс»:
    • Входящие договоры
    • Исходящие договоры
Закладка «Содержание»

Закладка «Содержание» отражает основные реквизиты документа.

Реквизиты:

  • Тема — краткое описание договора.
  • Содержание — содержание договора. Подробное описание.
  • Номер договора … от … — автоматически после записи формируется номер документа, дата договора выбирается вручную.
  • Дата — дата создания документа. Формируется автоматически. Возможна ручная корректировка.
  • Номер — номер документа в системе. Формируется автоматически. Без возможности ручной корректировки.
  • Автор — автор документа «Договор». Заполняется автоматически. Ссылка на карточку сотрудника.
  • Процесс — бизнес-процесс организации. Выбирается вручную.
  • Проект — проект организации. Выбирается вручную пользователем.
  • Отдел — подразделение организации, в котором находится пользователь.
  • Свойства:
    • Исполнитель — контрагент, являющийся исполнителем по договору. Ссылка на справочник «Организации»
    • Заказчик — контрагент, являющийся заказчиком по договору. Ссылка на справочник «Организации»
    • Номер — позволяет изменить номер, присвоенный системой, на необходимый пользователю. Например, добавление префикса ВХ(ИХ).
  • Классификатор — позволяет выбрать вид документа:
    • вид гражданско-правового договора.

После записи документа становятся доступными следующие команды:

  • Добавить комментарий
  • Изменить содержание
  • Изменить последний комментарий
  • Удалить последний комментарий
  • Обновить.

Панель инструментов содержит стандартный набор команд. Подробнее Панель инструментов
Ud82 dogovor zakladka 001.png

Закладка «Договор»

Закладка «Договор» отражает всю информацию с закладок «Содержание» и «Приложение». Ud82 dogovor zakladka 002.png

Закладка «Приложения»

На закладке «Приложения» отображаются задачи и документы и пр., сформированные на основании договора и связанные с ним.

Закладка содержит таблицы:

  • Приложения
  • Связанные задачи

Подробнее о работе с приложениями Приложения к документу

Закладка «Учет ресурсов»

Закладка «Учет ресурсов» отображает затраты времени сотрудника.

Подробнее о заполнении учета ресурсов Учет ресурсов

Закладка «История»

Закладка «История» отображает движение договора по этапам, исполнителям. Состоит из двух таблиц:

  • Таблица 1 отражает текущее состояние документа.
  • Таблица 2 показывает перемещения договора.

Подробнее о закладке История документа

Как создать новый документ?

Рабочий стол -> Договор -> Создать

  • Для того, чтобы создать новый документ необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Договор»(1). В журнале «Договор» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
  • Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Исполнителя и Заказчика:
    • Входящие договоры
    • Исходящие договоры
  • Если Исполнителем является организация пользователя, то договор Исходящий. Если Заказчиком, то договор Входящий.
  • Выбираем процесс в поле «Процесс»:
    • Исходящий договор
    • Входящий договор
Как перевести документ на следующий этап?

Рабочий стол -> Документ -> Переход на следующий этап

  • Исходящий договор после записи находится на этапе Черновик. После завершения этого этапа можно перевести документ на:
    • Подготовка (Юридический отдел)
    • На подписи (Руководитель организации)
    • Действующие (юридический отдел)
  • Входящий договор после записи находится на этапе Черновик. После завершения этого этапа можно перевести документ на:
    • Регистрация (Офис-менеджер)
    • На подписи (Руководитель организации)
    • Действующие (Юридический отдел)
  • В скобках указаны роли, ответственные за выполнение этапа бизнес-процесса.
  • После перевода документ (в данном случае договор) автоматически сохраняется.
  • После перевода форма автоматически закрывается, если только документ не остался на текущем пользователе.