Методика использования подсистемы (Учет автотранспорта, УАУ8)

Назначение

Назначением раздела «Учет автотранспорта» программного комплекса «Учет. Анализ. Управление 8» является:

• Учет автотранспорта.
• Учет и корректировка норм расхода топлива, с учетом коэффициентов к нормам расхода топлива (сезонного, движения по городу, использования кондиционера).
• Учет списочного состава (с фотографиями) и работы водителей.
• Гибкая настройка учетной политики по автотранспорту с возможностью выбора варианта списания затрат на ГСМ с учетом специфики бухгалтерского учета организации.
• Учет клиентов, объектов и маршрутов (с расчетом протяженности маршрута).
• Учет и печать путевых листов всех видов автотранспорта (с возможностью создания пользовательских шаблонов путевых листов).
• Групповое создание путевых листов за определенный период с отбором по виду автотранспорта и другим параметрам, с возможностью их групповой печати, а так же ведомости на выдачу путевых листов.
• Расчет нормативного и фактического расхода топлива. Все алгоритмы расчета нормативного расхода топлива реализованы в соответствии с нормативными актами. Решение позволяет вести учета расхода топлива для автомобилей с наличием оборудования и прицепов.
• Учет поступления, расхода и списания ГСМ.
• Сотрудники, занимающиеся начислением заработной платы, могут автоматически заполнять табель учета рабочего времени водителей по данным путевых листов.
• Формирование отчетов о выдаче, расходе, остатках, экономии и перерасходе топлива, пробеге транспорта, работы водителей, транспортной работе и длительности работы специального оборудования.

Перейти к объектам контура можно через элемент АВТОТРАНСПОРТ панели разделов.

Настройка учетной политики по автотранспорту

В начале работы необходимо заполнить учетную политику по автотранспорту (АВТОТРАНСПОРТ — Настройки — Учетная политика по автотранспорту).

Важно! В учетной политике необходимо обязательно выбрать вариант учета затрат на автотранспорт, их два:

• Вариант 1. Все расходы учитываются на одном бухгалтерском счете и распределяются при закрытии месяца. Данный вариант подходит для организаций, которые собирают затраты по автотранспорту на одном счете и при закрытии месяца распределяют на другие счета.
• Вариант 2. Расходы учитываются на затратных счетах по направлениям деятельности. При выборе данного варианта, в разделе Автотранспорт, в настройках должны быть заполнены виды деятельности предприятия (Меню-Автотранспорт-Настройки-Виды деятельности предприятия), которые в дальнейшем указываются в путевом листе. При проведении путевого листа и списании топлива затраты попадают определенные в виде деятельности счет и статью затрат.

Если в организации ГСМ списанный по норме и сверх нормы учитывается на одном счете, то необходимо поставить флажок в указанном на рисунке поле и при необходимости указать статью затрат.

Если при списании ГСМ сверх нормы используется другой счет, то его необходимо указать в соответствующем поле, которое появляется при отсутствии флажка.

Коэффициенты к нормам расхода топлива

После заполнения учетной политики по автотранспорту заполняются коэффициенты к нормам расхода топлива (АВТОТРАНСПОРТ — Настройки — Коэффициенты расхода топлива):

• Сезонный коэффициент
• Коэффициент при движении по городу (применяется для населенных пунктов с численностью от 250 тысяч человек)
• Коэффициент при использовании кондиционера

При изменении существующих коэффициентов создается новая запись с указанием даты изменения, а также новых данных.

Справочники

Справочник «Автотранспорт»

В справочнике находится список автомобилей организации. Подробно читайте на странице «Справочник "Автотранспорт" (УАУ8)».

Справочник «Пункты назначения»

Содержит в себе перечень точек маршрутов следования автотранспорта с указанием адресов и объектов. В качестве объекта можно указывать элементы справочников «Контрагенты», «Договоры», «Подразделения», «Организации».

Подробно читайте на странице «Справочник "Пункты назначения" (УАУ8)».

Справочник «Рейсы, задания водителю»

Содержит данные о предопределенных маршрутах следования автомобилей и выполняемой работе спецтехники.

Данные справочника используются при заполнении документов «Путевой лист».

Подробно читайте на странице «Справочник "Рейсы" (УАУ8)».

Справочник «Водители»

В справочнике находится список водителей. Подробно читайте на странице «Справочник "Водители" (УАУ8)».

Справочник «Топливо»

В справочнике перечисляются используемые виды топлива с указанием «Номенклатуры» для перемещения и списания топлива в бухгалтерском учете.

Подробно читайте на странице «Справочник "Топливо автомобилей" (УАУ8)».

Нормы расхода топлива

После заполнения справочников «Топливо» и «Автотранспорт» заполняются нормы расхода топлива.

Подробно читайте на странице «Справочник "Нормы расхода топлива" (УАУ8)».

Документы «Путевые листы»

Путевой лист — это основной документ учета в автотранспорте организации. Служит для учета использования транспортных средств компании и топлива. Документ «Путевой лист» регистрирует пробег автомобилей, работу спецтехники, расход топлива, время работы водителей. Путевые листы могут вноситься в программу ежедневно или за больший интервал времени, например, сразу за месяц.

Подробно читайте на странице «Документ "Путевой лист" (УАУ8)».

Групповое создание путевых листов

В программе реализована возможность автоматического группового создания путевых листов на определенную дату с помощью обработки «Групповое создание путевых листов» (АВТОТРАНСПОРТ — Сервис — Групповое создание путевых листов).

Подробно об этой обработке читайте на странице «Групповое создание путевых листов (УАУ8)».

Списание топлива в бухгалтерском учете

Для расчета общего количества списываемого по путевым листам топлива используется обработка «Списание топлива» (АВТОТРАНСПОРТ — Сервис — Списание топлива). Обработка формирует бухгалтерские документы «Требование-накладная» для списания ГСМ на основании данных о расходе ГСМ по путевым листам.

Списание топлива в расходы производится по данным из путевых листов. В течение периода в оперативном регистре накапливается информация о расходе топлива. В конце периода для списания топлива в бухгалтерском учете формируем документ «Списание топлива».

Предварительно надо ввести в систему все данные о поступлении топлива: поступление на склад, заправка на АЗС (авансовые отчеты), учесть ведомости заправки по пластиковым картам. Это необходимо для формирования стоимости списания топлива.

Для расчета количества списываемого топлива в документе необходимо указать:

• период, за который будут подобраны путевые листы;
• автомобиль или группу автомобилей. Если не указать автомобиль (группу автомобилей), то подберутся все путевые листы за указанный период.

При нажатии на кнопку «Рассчитать» заполняются табличные части документа, рассчитывается количество топлива, израсходованное по норме и сверх нормы.

В верхней табличной части отображаются сводные данные о расходе топлива в разрезе автотранспорта, водителей, вида топлива, а так же направлений затрат и подразделений.

В нижней табличной части подбираются все путевые листы по выбранному в верхней таблице водителю. Данную часть можно скрыть.

При нажатии на кнопку «Сформировать накладную» создается документ «Требование-накладная», в него подбираются все данные об израсходованном топливе. После указания склада, документ «Требование-накладная» проводится стандартным образом, списывается количество, учетная стоимость формируется по указанному в учетной политике алгоритму на основании стоимости оприходованного топлива. Формируются бухгалтерские проводки.

При повторном нажатии на кнопку «Сформировать Требование-накладную», указанный документ «Требование-накладная» переформировывается.

Отчеты по использованию автотранспорта

Отчет по путевым листам

(АВТОТРАНСПОРТ — Отчеты — Отчет по путевым листам)

Возможны 3 варианта отчета:

• Карточка автомобиля
• Карточка водителя
• Сводный по автомобилям

При формировании отчета необходимо выбрать вариант отчета, а также указать на панели настройки период, организацию, при необходимости отобрать по водителю или автотранспорту в зависимости от выбранного варианта.

Сформированный отчет дает развернутую информацию о:

• пройденном расстоянии,
• тоннаже,
• нулевом пробеге,
• остатке топлива в баке на начало периода,
• полученном топливе,
• затратах по факту,
• остатке топлива на конец периода,
• затратах по норме,
• перерасходе,
• экономии.

Отчет Работа автотранспорта

(АВТОТРАНСПОРТ — Отчеты — Работа автотранспорта)

Данный отчет отображает следующие данные работы автотранспорта:

• расстояние,
• тоннаж,
• время в пути,
• время работы оборудования,
• нулевой пробег.

Отчет Остатки топлива в баках

(АВТОТРАНСПОРТ — Отчеты — Остатки топлива в баках)

В этом отчете мы видим начальный остаток, движение и конечный остаток топлива за указанный период по автомобилям.