Общие принципы организации отчетов (УАУ)

Разделитель учета

Программный комплекс позволяет вести учет от имени нескольких фирм (юридических лиц). Разделение бухгалтерских итогов и оперативных данных по фирмам в программном комплексе реализовано через "привязку" к фирмам плана счетов, реестра проводок и типовых операций документов.

Внешне использование этого механизма выглядит следующим образом: каждый документ в системе "помечается" наименованием той фирмы, к которой он относится. Наименование фирмы выбирается из справочника "Фирмы", который в этом случае называется разделителем учета . Таким образом, когда документ выполняет проводки, автоматически осуществляется разделение движения по регистрам бухгалтерского учета.

Бухгалтерские итоги (остатки и обороты по счетам бухгалтерского учета) и данные оперативного учета автоматически группируются по каждой фирме.

Отчеты могут быть построены по "рабочей" фирме или по всем фирмам сразу, если "рабочая" фирма не установлена. Установить "рабочую" фирму можно непосредственно из диалоговой формы отчета. В заголовке окна отчета отображается название "рабочей" фирмы (например, "Оборотно-сальдовая ведомость (Стройторг)", здесь в скобках указано название «рабочей» фирмы). Рабочая фирма также может быть установлена в форме списка справочника "Фирмы".

Управление уровнями аналитики

Все отчеты в программном комплексе могут быть построены с определенной степенью детализации. Так например, бухгалтерские отчеты могут быть развернуты по аналитическим признакам (субконто) счетов, отчет по реализации может быть представлен в развороте по клиентам и товарам, отгруженным в данном периоде и т.п. Степень детализации отчета, а также объекты детализации зависят от типа отчета. Как правило, бухгалтерские отчеты детализируются по аналитическим признакам счетов, оперативные отчеты детализируются по различным признакам, зависящим от типа отчета.

Помимо выбора степени детализации отчета, т.е. определения в каком разрезе должна быть представлена информация, система управления уровнями аналитики позволяет установить порядок группировки информации по уровням детализации. Например, отчет по реализации может быть представлен в разрезе "Клиент/товар" или "Товар/клиент". Полученные отчеты будут содержать одинаковую информацию, но с различной группировкой.

Для управления уровнями аналитики используется группа реквизитов "Уровни аналитики". В данную группу входят: список доступных уровней аналитики «Доступные уровни», список уровней детализации отчета "Развернуть по" и группа элементов управления, реализующая управление степенью детализации и порядком группировки уровней аналитики.

• Доступные уровни - это список доступных уровней аналитических признаков данного отчета. Список доступных уровней зависит от типа отчета. В некоторых отчетах список доступных уровней состоит из двух частей. Первая часть (расположена выше) содержит уровни, обусловленные типом отчета, вторая часть (расположена ниже) содержит список предопределенных уровней разворота информации. К предопределенным уровням относятся "Документ", "День", "Неделя", "Месяц", "Квартал", "Год". Бухгалтерские отчеты также могут содержать дополнительный уровень – "Операция" (разворот по типовым операциям документа). На основании элементов данного списка формируется второй список – список уровней детализации отчета "Развернуть по". Для переноса элементов из одного списка в другой используются соответствующие элементы управления, расположенные справа от списка. Также осуществить перемещение элементов из списка в список можно посредством двойного нажатия на данном элементе левой кнопки мышь.
• Развернуть по - это список уровней детализации отчета. Данный список задает также порядок группировки информации по уровням детализации. Элементы списка выбираются из списка доступных уровней. Управление порядком группировки осуществляется с помощью элементов управления, расположенных справа от списка.

Период формирования отчетов

Во всех отчетах указывается период, за который будут выдаваться данные. Период задается вводом начальной и конечной даты. Кроме того, наиболее часто используемые периоды (месяц, квартал, полугодие) могут задаваться в специальном диалоге, который вызывается нажатием кнопки рядом с выбранным периодом.

Удобно использовать возможность установки периода отчетов "по умолчанию". При открытии формы параметров настройки отчета, период устанавливается в соответствии с периодом, заданным в параметрах системы (Сервис > Настройка > Основные параметры, группа реквизитов "Формирование отчетов" на закладке "Основные константы").

Формирование отчета

После указания необходимых параметров для формирования отчета нужно нажать кнопку "Сформировать". Сформированный отчет открывается в виде табличного документа, который может затем быть выведен на печать либо передан в построитель отчетов для представления данных в удобном для пользователя виде. После формирования печатной формы отчета диалоговой окно отчета остается открытым, что позволяет изменить параметры отчета и сформировать другой отчет. Формирование отчета можно также выполнить нажатием сочетанием клавиш "Ctrl+Enter". Диалоговое окно настройки параметров отчета может быть закрыто стандартным способом закрытия окна.

Сохранение параметров

Совокупность параметров для отчета заданного вида можно сохранить, нажав на кнопку "Сохранить настройку" в меню формы настройки параметров отчета. Впоследствии, если возникнет необходимость получения аналогичного отчета, можно не вводить параметры настройки по отдельности, а нажать на кнопку "Открыть настройку" и выбрать сохраненную ранее комбинацию параметров данного отчета. Этой возможностью удобно пользоваться для получения наиболее часто используемых отчетов.

Условия отбора

Условия отбора - это совокупность параметров отчета, задающих условия отбора информации для включения в отчет. Условия отбора, как правило, помещаются на специальной закладке диалоговой формы отчетов "Условия отбора".

Для параметров, значения которых задаются только выбором из списка путем нажатия кнопки выбора, иногда возникает необходимость очистить значение. Для этого в форме настройки параметров отчета присутствует кнопка "X" рядом с полем ввода значения. Кроме того, для очистки таких значений может применяться пункт меню "Действия — Очистить значение".

Рядом с полем ввода значения параметров расположена кнопка установки значения "по умолчанию".

Использование возможности заполнить значение параметров "по умолчанию" может существенно ускорить формирование условий отбора.

Флаг "Исключить", расположенный справа от поля ввода параметра, предназначен для задания условия "все кроме".

При заполнении параметров бухгалтерских отчетов рекомендуется сначала устанавливать значение параметра соответствующего бухгалтерскому счету, а затем параметры, соответствующие аналитике счета. Если значение параметра соответствующего бухгалтерскому счету не установлено, то тип параметра неопределен. При попытке установить значение параметра будет открыт сначала список для выбора типа справочника, а затем уже откроется справочник для выбора значения. Если значение параметра, определяющего бухгалтерский счет, установлено, то название параметров дополняются названием вида аналитики соответствующего уровня выбранного счета.