Методика использования подсистемы (Учет автотранспорта, УАУ8)

Назначением раздела «Учет автотранспорта» программного комплекса «Учет. Анализ. Управление 8» является:

• Учет автотранспорта.
• Учет и корректировка норм расхода топлива, с учетом коэффициентов к нормам расхода топлива (сезонного, движения по городу, использования кондиционера).
• Учет списочного состава (с фотографиями) и работы водителей.
• Гибкая настройка учетной политики по автотранспорту с возможностью выбора варианта списания затрат на ГСМ с учетом специфики бухгалтерского учета организации.
• Учет клиентов, объектов и маршрутов (с расчетом протяженности маршрута).
• Учет и печать путевых листов всех видов автотранспорта (с возможностью создания пользовательских шаблонов путевых листов).
• Групповое создание путевых листов за определенный период с отбором по виду автотранспорта и другим параметрам, с возможностью их групповой печати, а так же ведомости на выдачу путевых листов.
• Расчет нормативного и фактического расхода топлива. Все алгоритмы расчета нормативного расхода топлива реализованы в соответствии с нормативными актами. Решение позволяет вести учета расхода топлива для автомобилей с наличием оборудования и прицепов.
• Учет поступления, расхода и списания ГСМ.
• Сотрудники, занимающиеся начислением заработной платы, могут автоматически заполнять табель учета рабочего времени водителей по данным путевых листов.
• Формирование отчетов о выдаче, расходе, остатках, экономии и перерасходе топлива, пробеге транспорта, работы водителей, транспортной работе и длительности работы специального оборудования.

Перейти к объектам контура можно через элемент панели разделов «Автотранспорт».

Настройка учетной политики по автотранспорту

В начале работы необходимо заполнить Учетную политику по автотранспорту (Меню- Автотранспорт- Настройки-Учетная политика по автотранспорту).

Важно! В учетной политике необходимо обязательно выбрать вариант учета затрат на автотранспорт, их два:

• Вариант 1. Все расходы учитываются на одном бухгалтерском счете и распределяются при закрытии месяца. Данный вариант подходит для организаций, которые собирают затраты по автотранспорту на одном счете и при закрытии месяца распределяют на другие счета.
• Вариант 2. Расходы учитываются на затратных счетах по направлениям деятельности. При выборе данного варианта, в разделе Автотранспорт, в настройках должны быть заполнены виды деятельности предприятия (Меню-Автотранспорт-Настройки-Виды деятельности предприятия), которые в дальнейшем указываются в путевом листе. При проведении путевого листа и списании топлива затраты попадают определенные в виде деятельности счет и статью затрат.

Если в организации ГСМ списанный по норме и сверх нормы учитывается на одном счете, то необходимо поставить флажок в указанном на рисунке поле и при необходимости указать статью затрат.

Если при списании ГСМ сверх нормы используется другой счет, то его необходимо указать в соответствующем поле, которое появляется при отсутствии флажка.

Коэффициенты к нормам расхода топлива

После заполнения учетной политики по автотранспорту заполняются Коэффициенты к нормам расхода топлива (АВТОТРАНСПОРТ — Настройки — Коэффициенты к нормам расхода топлива):

• Сезонный коэффициент
• Коэффициент при движении по городу (применяется для населенных пунктов с численностью от 250 тысяч человек)
• Коэффициент при использовании кондиционера.

При изменении существующих коэффициентов создается новая запись с указанием даты изменения, а также новых данных.

Справочники

Справочник «Автотранспорт»

Справочник содержит в себе перечень автомобилей организации.

Закладка «Автотранспорт» формы элемента справочника содержит в себе следующие реквизиты:

• Вид автотранспорта — легковой, грузовой или спецтехника. От вида транспортного средства зависит набор колонок таблицы «Нормы расхода топлива» и алгоритм расчета затрат топлива;
• Марка автомобиля;
• Регистрационный знак — государственный номер автомобиля;
• Наименование автомобиля — определяет форму представления автомобиля в документах и отчетах;
• Водитель — ссылка на элемент справочника «Физические лица»;
• Рейс-по умолчанию - при выборе определенного рейса для данного транспортного средства, он автоматически будет устанавливаться в документе «Путевой лист»;
• Флаг наличия кондиционера — при включенном флаге увеличивается норма расхода топлива для автомобиля с учетом коэффициента, установленного учетной политикой по автотранспорту;
• Основное средство — ссылка на элемент справочника «Основные средства», соответствующий автомобилю. При вводе нового автомобиля можно либо выбрать Основное средства из справочника, либо, создать новое основное средство. При нажатии на кнопку «Регистрация ОС» создается новое основное средство и открывается форма «Регистрация транспортного средства», в которой можно указать реквизиты для расчета транспортного налога.
• Таблица «Нормы расхода топлива»

На закладке «Нормы расхода топлива» указываются виды топлива (ссылка на элемент справочника «Топливо») и расход топлива в литрах на 100 км пробега. Для грузовых автомобилей также указывается расход в литрах на тонно-километр и расход на погрузку. Имеется возможность хранить и использовать нормы для различных видов топливо. Так, например, для спецоборудование может работать на каком-то другом топливе, отличном от топлива двигателя. В этом случае для второго топлива указываем только норму на час работы.

Нормы расхода топлива для всех автомобилей также можно просматривать и корректировать через форму «Нормы расхода топлива».

Справочник «Пункты назначения»

Содержит в себе перечень точек маршрутов следования автотранспорта с указанием адресов и объектов. В качестве объекта можно указывать элементы справочников «Контрагенты», «Договоры», «Подразделения», «Организации».

Справочник «Рейсы, задания водителю»

Содержит данные о предопределенных маршрутах следования автомобилей и выполняемой работе спецтехники. Данные справочника используются при заполнении путевых листов.

Закладка «Маршрут»

В «Рейсах» без указания промежуточных точек маршрута указываются начальный и конечный пункты маршрута (элементы справочника «Пункты назначения»).

В «Рейсах» с указанием промежуточных точек становится доступной таблица «Маршрут».

Маршрут заполняется подбором «Пунктов назначения». При этом в «Начальный пункт» строки маршрута автоматически устанавливается «Конечный пункт» из предыдущей строки маршрута или начальный пункт рейса (для первой строки). В «Конечный пункт» устанавливается подобранный пункт назначения. Расстояние определяется автоматически по этому же справочнику или вводится вручную.

При записи «Рейса» все строки маршрута записываются в справочник «Рейсы» как самостоятельные рейсы без точек маршрута (если таких рейсов еще нет в справочнике).

Закладка «Выполняемая работа»

Имеет смысл для рейсов спецтехники. Указываются вид и объем работ.

Закладка «Дополнительные реквизиты»

На закладке можно указать «Заказчика» (используется в печатной форме путевого листа) и «Направление затрат» — информация для формирования бухгалтерских проводок по списанию топлива.

Другие реквизиты

• Признак движения по городу. В зависимости от этого признака при расчете расхода топлива применяется поправочный коэффициент;
• Общее расстояние рейса. Для рейса с указанием точек маршрута можно рассчитать общее расстояние.

На основании рейса можно создать документ «Путевой лист» .

Справочник «Водители»

Содержит перечень физических лиц, работающих в организации водителями.

В карточке водителя есть возможность указать:

• классность,
• данные водительского удостоверения,
• другие дополнительные данные.

Справочник «Топливо»

В справочнике перечисляются используемые виды топлива, с указанием «Номенклатуры» для перемещения и списания топлива в бухгалтерском учете.

Нормы расхода топлива

После заполнения справочников «Топливо» и "Автотранспорт" заполняются нормы расхода топлива (Меню-Автотранспорт- Настройки-Нормы расхода топлива). Нормы создаются на каждый автомобиль, с обязательным указанием даты начала применения, а также вида топлива. Расход топлива указывается в литрах на 100 км пробега. Для грузовых автомобилей также указывается расход в литрах на тонно-километр и расход на погрузку. Имеется возможность хранить и использовать нормы для различных видов топливо. Так, например, для спецоборудование может работать на каком-то другом топливе, отличном от топлива двигателя. В этом случае для второго топлива указываем только норму на час работы.

Документы «Путевые листы»

Документ «Путевой лист» регистрирует пробег автомобилей, работу спецтехники, расход топлива, время работы водителей. Путевые листы могут вноситься в программу ежедневно или за больший интервал времени, например, сразу за месяц. Путевые листы ведутся единым списком в журнале путевых листов. При этом есть возможность гибкой работы с журналом, задание настроек и набора выводимых полей.

Реквизиты шапки путевого листа

• Автотранспорт. От вида транспортного средства зависит состав закладок и состав колонок табличных частей. Для спецтехники отображается закладка «Выполняемая работа»;
• Водитель;
• Топливо (основное топливо автомобиля). Используется при расчете затрат топлива, если в таблице «Рейсы» не указано топливо;
• Организация;
• Подразделение;
• Флаг принятия к учету и дата принятия к учету путевого листа. Флаг и дата устанавливаются только тогда, когда водитель сдал путевой лист после рейса. Если путевой лист не принят к учету, то в печатной форме не заполняются некоторые реквизиты, которые должны быть вписаны после выполнения рейса. Данные не принятого к учету путевого листа не формируют проводок оперативных счетах списания топлива.
• Время выезда и возвращения. Данные реквизиты могут заполняться автоматически, если указаны в настройке подсистемы;
• Показания спидометра при выезде и возвращении. Показание при выезде определяется по предыдущему по хронологии путевому листу этого же автомобиля. Показание при возвращении вносятся вручную или рассчитываются автоматически с учетом расстояний всех рейсов и нулевого пробега. Производится автоматическая проверка показаний спидометра и суммарного расстояния по рейсам. Если они не совпадают, выводится предупреждение.
• Нулевой пробег при выезде и возвращении. Добавляется к расстоянию путевого листа по маршруту. При расчете затрат топлива на нулевой пробег не учитывается транспортная работа.

Реквизиты, расположенные в левой части экрана можно скрыть для удобства ввода данных в табличные части.

Закладка «Рейсы, задания водителю»

На закладке размещаются таблицы «Рейсы» и «Маршрут». В таблице «Маршрут» можно указать промежуточные точки маршрута для рейса текущей строки таблицы «Рейсы».

В строке таблицы «Рейсы» указываются начальный и конечный пункты, расстояние, количество рейсов, суммарный коэффициент надбавок, время выезда и возвращения, направление затрат, расчетное значения затрат топлива по норме. Для грузовых автомобилей дополнительно указывается количество погрузок, для спецтехники — время работы спецоборудования.

Суммарный коэффициент увеличения нормы списания топлива, получается сложением сезонного коэффициента, коэффициента при движении по городу и коэффициента при использовании кондиционера.

Для легкового автомобиля затраты топлива по норме рассчитываются по формуле

 ([Расстояние] * [Норма литров на 100 км для автомобиля]) / 
  100 * [Суммарный повышающий процент] / 100'

Для грузовых автомобилей в формуле расчета также учитывается транспортная работа, количество погрузок. Для спецтехники учитывается время работы спецоборудования.

Можно подбирать в «Путевой лист» «Рейсы» из справочника вместе с маршрутами, а можно в маршрут добавлять отдельные пункты назначения. При подборе пунктов назначения, добавление строк в таблицу «Маршрут» производится так же как при подборе в маршрут элемента справочника «Рейсы». Расстояние между точками маршрута определяется автоматически либо вводится вручную. При сохранении путевого листа все строки маршрута, которых еще нет в справочнике «Рейсы», добавляются как отдельные рейсы. Таким образом накапливается база расстояний между пунктами назначения для дальнейшего автоматического определения расстояний.

Для спецтехники на отдельной закладке можно указать выполняемые работы.

В настройке подсистемы (Меню-Автотранспорт-Настройки-Настройки подсистемы) можно указать рейс по умолчанию, выбираемый из общего списка рейсов. Выбранный рейс автоматически проставляется при создании путевого листа.

Закладка «Затраты топлива»

На закладке «Затраты топлива» выводятся итоговая строка по нормативным затратам для всех строк маршрута по всем указанным видам топлива.

Реквизиты:

• Остаток топлива до рейса — в этой колонке автоматически рассчитывается остаток топлива по предыдущему путевому листу автомобиля, указанного в путевом листе;
• Выдано топлива — вносится общее количество топлива данного вида, заправленного в бак за день. Нажав на кнопку «Рассчитать» и выбрав команду «Выдано топлива» колонка заполнится автоматически по данным авансовых отчетов водителей, при условии что путевой лист к учету принят;
• Затраты по факту — вносится реальный расход топлива в соответствии с показаниями счетчиков ГСМ;
• Остаток после рейса — рассчитывается с учетом полученного и израсходованного топлива, или заполняется пользователем;
• Затраты по норме — рассчитывается расход по норме по всем строкам, в которых указан данный вид топлива. Для основного топлива добавляется расход по норме на нулевой пробег.
• Экономия или перерасход ГСМ — сопоставляются «Затраты по факту» и «Затраты по норме». Если «Затраты по факту» больше чем «Затраты по норме», выводится «Перерасход», в противном случае — «Экономия».

Нажав на кнопку «Добавить» на панели инструментов, создается дополнительная строка с данными о получении другого вида топлива. Остаток по дополнительному виду топлива будет отображаться в следующих путевых листах.

Нажав на кнопку «Рассчитать» можем выбрать команду «Расход по норме» - рассчитывается расход по норме по видам топлива для документа; или команду «Выдано топлива» - автоматически заполнится количество выданного топлива на основании авансовых отчетов водителей на дату принятия к учету путевого листа.

По кнопке «Установить затраты по факту на основании затрат по норме» автоматически заполнятся затраты по факту равными затратам по норме.

Печать и проведение путевого листа

При печати не проведенного документа, выводится частично заполненная форма путевки, которую водители заполняют самостоятельно по данным выполненных рейсов.

Полностью заполненный бланк распечатывается из проведенного документа.

В документе предусмотрена печать типовых межотраслевых форм:

• Путевой лист легкового автомобиля
• Путевой лист грузового автомобиля 4-П
• Путевой лист грузового автомобиля 4-С
• Путевой лист автобуса не общего
• Путевой лист строительного автомобиля
• Путевой лист специального автомобиля

Если путевой лист принят к учету (установлена дата принятия к учету), его необходимо провести, чтобы сформировались движения по счетам оперативного плана счетов: «Остаток топлива в баках автотранспорта», «Списание топлива», «Работа автотранспорта». При списании топлива, затраты на нулевой пробег, а также перерасход и экономия топлива распределяются равномерно на все строки таблицы рейсы (по направлениям затрат). Увидеть движения можно, нажав на кнопку отображения проводок в форме списка путевых листов или в форме путевого листа.

Групповое создание путевых листов

В программе реализована возможность автоматического группового создания путевых листов (АВТОТРАНСПОРТ — Сервис — Групповое создание путевых листов) по группе автотранспорта на определенную дату.

Слева находится панель с параметрами создания путевых листов, ее при необходимости можно скрыть.

Параметры:

• Приняты к учету — при установлении флажка у данного параметра будут создаваться путевые листы с заполненными показаниями спидометра и остатками топлива до выезда и после возвращения.
• Устанавливать фактический расход топлива по нормам — при флажка у данного параметра, в созданных путевых листах фактический расход топлива будет равен норме.

После установки даты, параметров и группы автотранспорта заполняется табличная часть, в которую можно вносить изменения, например, добавить или изменить подразделение, время выезда, возвращения и т.п.

Также из табличной части можно открыть карточку автотранспорта, путевой лист и при необходимости внести изменения о времени выезда/ возвращения, показания спидометра, поменять водителя и т.п.

Нажав на кнопку «Создать путевые листы», создаются путевые листы в соответствии с выбранными параметрами.

Есть возможность групповой печати созданных путевых листов, а с помощью установки флажка, выбрать нужные документы.

Нажав на кнопку «Ведомость на выдачу путевых листов», получим указанный бланк. Ведомость формируется по подразделениям.

Списание топлива в бухгалтерском учете

Для расчета общего количества списываемого по путевым листам топлива используется документ «Списание топлива»(Меню-Автотранспорт-Сервис- Списание топлива).

Списание топлива в расходы производится по данным из путевых листов. В течение периода в оперативном регистре накапливается информация о расходе топлива. В конце периода для списания топлива в бухгалтерском учете формируем документ «Списание топлива».

Предварительно надо ввести в систему все данные о поступлении топлива: поступление на склад, заправка на АЗС (авансовые отчеты), учесть ведомости заправки по пластиковым картам. Это необходимо для формирования стоимости списания топлива.

Для расчета количества списываемого топлива в документе необходимо указать:

• период, за который будут подобраны путевые листы;
• автомобиль или группу автомобилей. Если не указать автомобиль (группу автомобилей), то подберутся все путевые листы за указанный период.

При нажатии на кнопку «Рассчитать» заполняются табличные части документа, рассчитывается количество топлива, израсходованное по норме и сверх нормы.

В верхней табличной части отображаются сводные данные о расходе топлива в разрезе автотранспорта, водителей, вида топлива, а так же направлений затрат и подразделений.

В нижней табличной части подбираются все путевые листы по выбранному в верхней таблице водителю. Данную часть можно скрыть.

При нажатии на кнопку «Сформировать накладную» создается документ «Требование-накладная», в него подбираются все данные об израсходованном топливе. После указания склада, документ «Требование-накладная» проводится стандартным образом, списывается количество, учетная стоимость формируется по указанному в учетной политике алгоритму на основании стоимости оприходованного топлива. Формируются бухгалтерские проводки.

При повторном нажатии на кнопку «Сформировать Требование-накладную», указанный документ «Требование-накладная» переформировывается.

Отчеты по использованию автотранспорта

Отчет по путевым листам

(АВТОТРАНСПОРТ — Отчеты — Отчет по путевым листам)

Возможны 3 варианта отчета:

• Карточка автомобиля
• Карточка водителя
• Сводный по автомобилям

При формировании отчета необходимо выбрать вариант отчета, а также указать на панели настройки период, организацию, при необходимости отобрать по водителю или автотранспорту в зависимости от выбранного варианта.

Сформированный отчет дает развернутую информацию о:

• пройденном расстоянии,
• тоннаже,
• нулевом пробеге,
• остатке топлива в баке на начало периода,
• полученном топливе,
• затратах по факту,
• остатке топлива на конец периода,
• затратах по норме,
• перерасходе,
• экономии.

Отчет Работа автотранспорта

(АВТОТРАНСПОРТ — Отчеты — Работа автотранспорта)

Данный отчет отображает следующие данные работы автотранспорта:

• расстояние,
• тоннаж,
• время в пути,
• время работы оборудования,
• нулевой пробег.

Отчет Остатки топлива в баках

(АВТОТРАНСПОРТ — Отчеты — Остатки топлива в баках)

В этом отчете мы видим начальный остаток, движение и конечный остаток топлива за указанный период по автомобилям.