Универсальная форма отчета

Универсальная форма отчета (УФО) производит выборку и отображение данных по заданным критериям на основание информации, накопленной в системе.

Видео Универсальная форма отчета

Видео 16 полезных возможностей УФО

Видео Создание варианта отчета на основании существующего отчета

Списки отчетов

1. Все отчеты программы — предопределенные (отображаются синим цветом) и создаваемые пользователями (отображаются черным цветом) находятся в справочнике «Отчеты».
2. Ссылки на самые важные отчеты для каждого раздела программы находятся на странице раздела.
3. При необходимости справочник «Отчеты» и любой отчет можно найти поиском их названий по интерфейсу:
   • чтобы найти справочник «Отчеты», в строку поиска по интерфейсу программы введите «Список отчетов»;
   • чтобы найти отчет, в строку поиска по интерфейсу программы введите часть его названия.

Порядок работы с отчетом

1. Установите период отчета.
2. При необходимости сделайте нужные настройки отчета:
   • установите развороты,
   • выберите ресурсы для отчета,
   • установите сортировку отображения переменных в отчете.
3. Нажмите кнопку Сформировать.

Создание отчета

Создание отчета

Интерфейс УФО

Панель инструментов

— раскрыть панель переменных и настроек отчета.
— скрыть панель переменных и настроек отчета.

— реквизиты отчета.

— варианты отчета.

— свернуть/развернуть все группы значений в отчете.

— перейти к ячейке отчета, на которой стоит курсор. Эту кнопку удобно нажимать после того, как вы прокрутили большой отчет скроллингом вниз или вправо, чтобы посмотреть его. Нажав эту кнопку, вы вернетесь к ячейке отчета, на которой стоял курсор.

Печать

Параметры страницы — установить параметры страницы для распечатки отчета.

Предварительный просмотр — предварительный просмотр отчета.

Печать — печать отчета.

— выгрузить таблицу данных отчета в табличный документ или файлы форматов CSV, JSON, XML.

— оформление ячеек таблицы данных отчета:

• Тепловая карта — раскраска ячеек цветным градиентом от минимального к максимальному значению: минимальные значения раскрашиваются холодным цветами, максимальные — теплыми. Чем меньше значение — тем холоднее цвет, чем больше значение — тем цвет теплее и ярче.
• Диагональ — раскрасятся ячейки, в которых совпадают значения горизонтального и вертикального разворота. Применяется, если нет иерархии разворотов.
• Min — раскрасится минимальное значение.
• Max — раскрасится максимальное значение.

Чтобы убрать раскраску — нажмите на пункт еще раз.

— отчет откроется как табличный документ на отдельной закладке в программе. На ней с отчетом можно работать как с табличным документом и сохранить его в табличный документ формата mxl.

— открыть текущий отчет в новом окне.

— виды отчета. Эта кнопка есть только у отчетов, у которых предусмотрено несколько видов.

— отображать таблицу данных отчета.

— отображать диаграмму отчета. Диаграмма отображается внизу отчета. Диаграмма строится по разворотам отчета. Настройки диаграммы: — настройка отображения результатов отчета, закладка Диаграмма.

— настройка отображения результатов отчета.

— справка по данному отчету. Откроется страница помощи по данному отчету.

— справка по универсальной форме отчета. Откроется страница помощи «Универсальная форма отчета».

— показать/скрыть таблицу Детали. Данные в деталях отображаются при выборе ячейки отчета курсором. Отображение данных для общих итогов не поддерживается. Состояние отображения деталей сохраняется при закрытии отчета.

Реквизиты отчета

Открываются кнопкой .

— сохранить текущие настройки отчета.

Сохранить как — сохранить отчет в новый вариант. Укажите — общий будет отчет для всех пользователей или личный, доступный только текущему пользователю. Введите название варианта отчета. Выберите группу отчетов, в которую будет входить этот вариант отчета.

В поле «Основание» отображается родительский отчет, на основании которого создан этот вариант отчета. Поле недоступно для редактирования.

— сохранить настройки отчета в файл формата mxl.

— загрузить настройки отчета из файла формата mxl.

Варианты отчета

Открываются кнопкой . Скрываются повторным нажатием на эту кнопку.

Жирным шрифтом показан открытый (текущий) вариант отчета.

— личный вариант отчета текущего пользователя. Доступен только ему и ни каким другим пользователям программы.

Чтобы открыть вариант отчета, установите на него курсор и дважды щелкните мышью или нажмите клавишу Enter.

В новом окне — открыть выбранный вариант отчета на новой закладке в программе.

— удалить выбранный вариант отчета. Удалить можно только варианты отчета, автором которых является текущий пользователь. Кнопка будет доступна только для них.

Создание варианта отчета

1. Откройте отчет и нужный вариант отчета, на основании которого вы будете создавать новый вариант отчета.

2. Внесите изменения в настройки отчета.

3. В реквизитах отчета нажмите кнопку Сохранить как.

• Укажите — общий будет отчет для всех пользователей или личный, доступный только текущему пользователю.
• В поле «Наименование» введите название варианта отчета.
• В поле «Группа» выберите группу отчетов, в которую будет входить этот вариант отчета.
• Нажмите кнопку ОК.

4. Вариант отчета сохранится. После этого будет отображаться в списке вариантов отчета.

Контекстное меню ячейки отчета

У ячеек отчета, отображающих объекты программы (например, наименования контрагентов, сумма), есть контекстное меню.

Контекстное меню ячейки отчета вызывается двойным щелчком ЛЕВОЙ клавиши мыши по ячейке.

Открыть значение

Открыть форму или карточку выбранного элемента-объекта.

Получить ссылку

Скопировать ссылку на содержимое ячейки.

Развернуть по

Эту команду надо применять к общим значениям в отчете, аккумулирующим в себе какие-то данные, например, к общим суммам в финансовых отчетах. Команда выводит расшифровку общего значения по выбранному параметру.

Добавить в отбор

Добавить значение выделенного элемента в значение соответствующей переменной на панели настроек слева. Таким образом можно отфильтровать данные отчета по этому значению. С помощью этой команды можно добавить в отбор несколько разных значений объектов (выберите эту команду у значений в отчете, по которым вы хотите отфильтровать его данные) — они добавятся в значение переменной друг за другом. Нажмите кнопку Сформировать и в отчете отобразятся данные, соответствующие заданному условию.

Переменные

Переменные отчета — это данные, которые можно вывести в отчет. Состав переменных определяется источником данных отчета. Задавая значения переменных, можно «фильтровать» информацию в отчете и получать его новые результаты.

Переменные отчета разделены на три группы:

• Измерения
• Ресурсы
• Период

Группа переменных «Измерения»

Группа переменных «Ресурсы»

Группа переменных «Период»

Контекстное меню переменной

Все действия с переменными осуществляются через контекстное меню (вызывается нажатием правой клавиши мыши по переменной).

Добавить реквизит

Добавить к переменной ее реквизит, который можно будет использовать в отчете. Выбор происходит из списка реквизитов переменной. В УФО в списке переменных реквизиты отображаются подчиненными переменной: она отображается со значками (список реквизитов скрыт) или (список реквизитов раскрыт), а реквизиты — ниже ее с отступом слева.

Удалить реквизит

Удалить переменную или реквизит переменной из списка.

Добавить в развороты, Добавить в ресурсы, Добавить в отбор, Добавить в сортировку

Добавить переменную в соответствующий раздел настроек отчета Развороты, Ресурсы, Отбор, Порядок.

Добавить переменную

Добавить переменную простую или вычисляемую.

Изменить переменную

Изменить переменную. Откроется карточка переменной, в которой можно изменить ее данные: переименовать или изменить формулу вычисления значения переменной, если она вычисляемая, и другое.

О переменной

Откроется карточка переменной недоступная для редактирования, в которой можно просто посмотреть информацию о переменной.

Карточка переменной

Представление

Название переменной. Оно отображается в списке переменных отчета. С ним работают пользователи.

Имя

Имя переменной, которое может быть использовано в программном коде при создании формул для вычисления значений других переменных. Имя переменной должно быть без пробелов.

Конструктор

При нажатии на эту кнопку появится конструктор для составления формулы для вычисления значения переменной.

Тип значения

Тип значения переменной: строка, число, дата, булево (переключатель-галочка «да/нет» или «истина/ложь»), а также все типы значений из объектов, которые есть в программе «Кинт: Управление санаторием», например, «Блюдо», «Вид документа», «Вид взаиморасчетов», «Квота» и т.д. Не обязательно для заполнения — программа может сама определить тип.

Формат

В этом поле можно задать формат вывода значения переменной в отчет: в каком виде будут отображаться значения переменной в отчете. Откроется конструктор формата. Действует для числа, даты и булевой переменных. Не обязательно для заполнения.

Настройки вывода данных в отчет

Принципы работы с настройками:

• Перенесите переменную, ресурс или период в раздел настроек. Это можно сделать либо отметив ее галочкой в списке переменных, либо перетащив ее мышью из списка переменных в раздел настроек.
• В настройках отчета в списках переменных на закладках Развороты, Ресурсы, Отбор, Порядок галочками отметьте переменные, данные из которых будут участвовать в отчете:
  • на закладках Развороты и Ресурсы галочками можно отметить переменные, данные из которых будут отображаться в отчете;
  • на закладке Отбор галочками можно отметить условия, участвующие в отчете;
  • на закладке Порядок галочками можно отметить переменные, по которым будут отсортированы данные отчета.

  Не отмеченные галочками переменные в отчете не участвуют.

Чтобы добавить переменную в любой раздел настроек, отметьте ее галочкой в списке переменных или перетащите ее в раздел мышью:

Развороты

На закладке отображаются переменные, данные из которых выводятся в отчет.

В развороты попадают переменные, отмеченные галочками.
Чтобы добавить переменную в развороты, отметьте ее в списке переменных галочкой.

В списке разворотов галочками можно отметить переменные, данные из которых будут отображаться в отчете.

Расположение переменных-разворотов в этом списке определяет расположение информации в отчете.
Перемещая переменные-развороты в списке мышью, можно определить их последовательность и иерархию.

— переместить ресурсы в списке вверх или вниз.

— перенести разворот на уровень выше.

— перенести разворот на уровень ниже.

— изменить направление разворота: по вертикали или по горизонтали будут отображаться данные.

— изменить направление выбранного курсором разворота.

— настройка формата отображения данных этой переменной в отчете: шрифт, ширина колонки, высота строки, перенос текста в ячейке, вертикальное и горизонтальное выравнивание содержимого ячейки, цвет фона и текста.

— удалить выбранную курсором переменную из списка разворотов.

— нажатая кнопка (серого цвета): выводить данные по вертикальным разворотам первого уровня иерархии в отдельных таблицах. Подчиненные и горизонтальные развороты будут выводиться в каждой таблице. Не нажатая кнопка: обычный вывод отчета.

Ресурсы

На закладке отображаются ресурсы, из которых берутся данные для отчета.

На эту закладку попадают переменные из раздела «Ресурсы», отмеченные галочками.
Чтобы добавить ресурс, отметьте его галочкой в списке переменных в разделе «Ресурсы».

В списке ресурсов галочками можно отметить те, которые будут участвовать в отчете.

— установить или снять выделение со всех переменных в списке.

— переместить ресурсы в списке вверх или вниз.

— настройка формата отображения данных этой переменной в отчете: шрифт, ширина колонки, высота строки, перенос текста в ячейке, вертикальное и горизонтальное выравнивание содержимого ячейки, цвет фона и текста.

— добавить группу ресурсов.

— создать ресурс копированием текущего (того, на котором стоит курсор).

— удалить выбранную курсором переменную из списка ресурсов.

Отборы

В этот раздел можно перенести переменные (измерения, ресурсы, периоды) и задать им разные условия — в отчете отобразятся данные, соответствующие этим условиям.

• Переменные можно группировать по условиям И или ИЛИ.
• Можно одной переменной задать несколько разных условий.

Условия отбора выполняются по порядку, поэтому порядок условий важен.

— создать переменную или ресурс копированием текущего (того, на котором стоит курсор).

— сгруппировать переменные.

Ввести значение отбора

Ввести значение переменной, по которому будут отфильтрованы данные отчета. Если переменная не простого типа (число, дата и др.), а типа «объект», то выбор происходит из справочника или журнала объектов переменной. Например, если вызвать эту команду для переменной «Контрагенты», выбор будет происходить из справочника «Контрагенты». Если вызвать эту команду для переменной «Счет», выбор будет происходить из журнала счетов.

Добавить несколько значений

Добавить несколько значений переменной, по которым будут отфильтрованы данные отчета. Выбор происходит из справочника или журнала объектов переменной функционалом выбора нескольких значений («корзиной»).

Очистить

Удалить значение переменной.

На рисунке показан пример: показать Поле 5 и Теплицу и в них культуры ель Picea pungens Hoopsii и тую Thuja occidentalis Golden Globe. Программа сначала отбирает участки, потом культуры в них.

Группы переменных

Переменные можно группировать по условиям И или ИЛИ.

Для добавления группы переменных выделите переменные, которые надо сгруппировать, нажмите кнопку и выберите условие, по которому надо сгруппировать переменные: И или ИЛИ:

Чтобы переместить переменную в группу, ухватите ее мышью и перетащите на группу:

Переменная «Контрагент» в группе:

Чтобы переместить переменную из группы, ухватите ее мышью и перетащите на свободное место вне группы:

Порядок

В этот раздел можно добавить переменные и ресурсы, по которым надо сортировать данные в отчете, и указать способ сортировки — по возрастанию или по убыванию.

Чтобы изменить способ сортировки значений переменной, дважды щелкните по нему мышью в столбце «Направление».

Способы добавления переменных на эту закладку:

1. Перетащите переменную мышью.
2. Нажмите кнопку и выберите переменную.
3. В контекстном меню переменной выберите пункт Добавить в сортировку.

— выделить все переменные в списке или снять выделение со всех переменных.

— добавить переменную, на которой стоит курсор в списке переменных.

— удалить переменную из списка.

— переместить переменные в списке вверх или вниз.

На рисунке показан пример: отсортировать счета по оплате на конец периода отчета по убыванию, чтобы посмотреть должников — сначала тех, кто задолжал больше всего, потом тех, у кого долг поменьше и т.д.

Ресурс «К оплате на конец» перенесен на закладку Порядок и отсортирован по убыванию.