Методика использования подсистемы (Учет автотранспорта, УАУ8)
Назначение раздела «Учет автотранспорта» программного комплекса «Учет. Анализ. Управление 8»:
- учет автотранспорта,
- учет и корректировка норм расхода топлива, с учетом коэффициентов к нормам расхода топлива (сезонного, движения по городу, использования кондиционера),
- учет списочного состава (с фотографиями) и работы водителей,
- гибкая настройка учетной политики по автотранспорту с возможностью выбора варианта списания затрат на ГСМ с учетом специфики бухгалтерского учета организации,
- учет клиентов, объектов и маршрутов (с расчетом протяженности маршрута),
- учет и печать путевых листов всех видов автотранспорта (с возможностью создания пользовательских шаблонов путевых листов),
- групповое создание путевых листов за определенный период с отбором по виду автотранспорта и другим параметрам, с возможностью их групповой печати, а так же ведомости на выдачу путевых листов,
- расчет нормативного и фактического расхода топлива. Все алгоритмы расчета нормативного расхода топлива реализованы в соответствии с нормативными актами. Решение позволяет вести учета расхода топлива для автомобилей с наличием оборудования и прицепов.
- учет поступления, расхода и списания ГСМ,
- сотрудники, занимающиеся начислением заработной платы, могут автоматически заполнять табель учета рабочего времени водителей по данным путевых листов,
- формирование отчетов о выдаче, расходе, остатках, экономии и перерасходе топлива, пробеге транспорта, работы водителей, транспортной работе и длительности работы специального оборудования.
Перейти к объектам контура можно через элемент панели разделов «Автотранспорт».
Настройка учетной политики по автотранспорту
В начале работы необходимо заполнить Учетную политику по автотранспорту (Меню- Автотранспорт- Настройки-Учетная политика по автотранспорту).
Важно! В учетной политике необходимо обязательно выбрать вариант учета затрат на автотранспорт, их два:
- Вариант 1. Все расходы учитываются на одном бухгалтерском счете и распределяются при закрытии месяца. Данный вариант подходит для организаций, которые собирают затраты по автотранспорту на одном счете и при закрытии месяца распределяют на другие счета.
- Вариант 2. Расходы учитываются на затратных счетах по направлениям деятельности. При выборе данного варианта, в разделе Автотранспорт, в настройках должны быть заполнены виды деятельности предприятия (Меню-Автотранспорт-Настройки-Виды деятельности предприятия), которые в дальнейшем указываются в путевом листе. При проведении путевого листа и списании топлива затраты попадают определенные в виде деятельности счет и статью затрат.
Если в организации ГСМ списанный по норме и сверх нормы учитывается на одном счете, то необходимо поставить флажок в указанном на рисунке поле и при необходимости указать статью затрат.
Если при списании ГСМ сверх нормы используется другой счет, то его необходимо указать в соответствующем поле, которое появляется при отсутствии флажка.
Коэффициенты к нормам расхода топлива
После заполнения учетной политики по автотранспорту заполняются Коэффициенты к нормам расхода топлива (Меню- Автотранспорт-Настройки- Коэффициенты к нормам расхода топлива):
- Сезонный коэффициент
- Коэффициент при движении по городу (применяется для населенных пунктов с численностью от 250 тысяч человек)
- Коэффициент при использовании кондиционера.
При изменении существующих коэффициентов создается новая запись с указанием даты изменения, а также новых данных.
Справочники
Справочник «Автотранспорт»
Справочник содержит в себе перечень автомобилей организации.
Закладка «Автотранспорт» формы элемента справочника содержит в себе следующие реквизиты:
- Вид автотранспорта — легковой, грузовой или спецтехника. От вида транспортного средства зависит набор колонок таблицы «Нормы расхода топлива» и алгоритм расчета затрат топлива;
- Марка автомобиля;
- Регистрационный знак — государственный номер автомобиля;
- Наименование автомобиля — определяет форму представления автомобиля в документах и отчетах;
- Водитель — ссылка на элемент справочника «Физические лица»;
- Рейс-по умолчанию - при выборе определенного рейса для данного транспортного средства, он автоматически будет устанавливаться в документе «Путевой лист»;
- Флаг наличия кондиционера — при включенном флаге увеличивается норма расхода топлива для автомобиля с учетом коэффициента, установленного учетной политикой по автотранспорту;
- Основное средство — ссылка на элемент справочника «Основные средства», соответствующий автомобилю. При вводе нового автомобиля можно либо выбрать Основное средства из справочника, либо, создать новое основное средство. При нажатии на кнопку «Регистрация ОС» создается новое основное средство и открывается форма «Регистрация транспортного средства», в которой можно указать реквизиты для расчета транспортного налога.
- Таблица «Нормы расхода топлива»
На закладке «Нормы расхода топлива» указываются виды топлива (ссылка на элемент справочника «Топливо») и расход топлива в литрах на 100 км пробега. Для грузовых автомобилей также указывается расход в литрах на тонно-километр и расход на погрузку. Имеется возможность хранить и использовать нормы для различных видов топливо. Так, например, для спецоборудование может работать на каком-то другом топливе, отличном от топлива двигателя. В этом случае для второго топлива указываем только норму на час работы.
Нормы расхода топлива для всех автомобилей также можно просматривать и корректировать через форму «Нормы расхода топлива».
Справочник «Пункты назначения»
Содержит в себе перечень точек маршрутов следования автотранспорта с указанием адресов и объектов. В качестве объекта можно указывать элементы справочников «Контрагенты», «Договоры», «Подразделения», «Организации».
Справочник «Рейсы, задания водителю»
Содержит данные о предопределенных маршрутах следования автомобилей и выполняемой работе спецтехники. Данные справочника используются при заполнении путевых листов.
Закладка «Маршрут»
В «Рейсах» без указания промежуточных точек маршрута указываются начальный и конечный пункты маршрута (элементы справочника «Пункты назначения»).
В «Рейсах» с указанием промежуточных точек становится доступной таблица «Маршрут».
Маршрут заполняется подбором «Пунктов назначения». При этом в «Начальный пункт» строки маршрута автоматически устанавливается «Конечный пункт» из предыдущей строки маршрута или начальный пункт рейса (для первой строки). В «Конечный пункт» устанавливается подобранный пункт назначения. Расстояние определяется автоматически по этому же справочнику или вводится вручную.
При записи «Рейса» все строки маршрута записываются в справочник «Рейсы» как самостоятельные рейсы без точек маршрута (если таких рейсов еще нет в справочнике).
Закладка «Выполняемая работа»
Имеет смысл для рейсов спецтехники. Указываются вид и объем работ.
Закладка «Дополнительные реквизиты»
На закладке можно указать «Заказчика» (используется в печатной форме путевого листа) и «Направление затрат» — информация для формирования бухгалтерских проводок по списанию топлива.
Другие реквизиты
- Признак движения по городу. В зависимости от этого признака при расчете расхода топлива применяется поправочный коэффициент;
- Общее расстояние рейса. Для рейса с указанием точек маршрута можно рассчитать общее расстояние.
На основании рейса можно создать документ «Путевой лист» .
Справочник «Водители»
Содержит перечень физических лиц, работающих в организации водителями.
В карточке водителя есть возможность указать:
- классность,
- данные водительского удостоверения,
- другие дополнительные данные.
Справочник «Топливо»
В справочнике перечисляются используемые виды топлива, с указанием «Номенклатуры» для перемещения и списания топлива в бухгалтерском учете.
Нормы расхода топлива
После заполнения справочников «Топливо» и "Автотранспорт" заполняются нормы расхода топлива (Меню-Автотранспорт- Настройки-Нормы расхода топлива). Нормы создаются на каждый автомобиль, с обязательным указанием даты начала применения, а также вида топлива. Расход топлива указывается в литрах на 100 км пробега. Для грузовых автомобилей также указывается расход в литрах на тонно-километр и расход на погрузку. Имеется возможность хранить и использовать нормы для различных видов топливо. Так, например, для спецоборудование может работать на каком-то другом топливе, отличном от топлива двигателя. В этом случае для второго топлива указываем только норму на час работы.
Документы «Путевые листы»
Документ «Путевой лист» регистрирует пробег автомобилей, работу спецтехники, расход топлива, время работы водителей. Путевые листы могут вноситься в программу ежедневно или за больший интервал времени, например, сразу за месяц. Путевые листы ведутся единым списком в журнале путевых листов. При этом есть возможность гибкой работы с журналом, задание фильтров и набора выводимых полей.
Реквизиты шапки путевого листа
- Автотранспорт. От вида транспортного средства зависит состав закладок и состав колонок табличных частей. Для спецтехники отображается закладка «Выполняемая работа»;
- Водитель;
- Топливо (основное топливо автомобиля). Используется при расчете затрат топлива, если в таблице «Рейсы» не указано топливо;
- Организация;
- Подразделение;
- Флаг принятия к учету и дата принятия к учету путевого листа. Флаг и дата устанавливаются только тогда, когда водитель сдал путевой лист после рейса. Если путевой лист не принят к учету, то в печатной форме не заполняются некоторые реквизиты, которые должны быть вписаны после выполнения рейса. Данные не принятого к учету путевого листа не формируют проводок оперативных счетах списания топлива.
- Время выезда и возвращения. Данные реквизиты могут заполняться автоматически, если указаны в настройке подсистемы;
- Показания спидометра при выезде и возвращении. Показание при выезде определяется по предыдущему по хронологии путевому листу этого же автомобиля. Показание при возвращении вносятся вручную или рассчитываются автоматически с учетом расстояний всех рейсов и нулевого пробега. Производится автоматическая проверка показаний спидометра и суммарного расстояния по рейсам. Если они не совпадают, выводится предупреждение.
- Нулевой пробег при выезде и возвращении. Добавляется к расстоянию путевого листа по маршруту. При расчете затрат топлива на нулевой пробег не учитывается транспортная работа.
Реквизиты, расположенные в левой части экрана можно скрыть для удобства ввода данных в табличные части.
Закладка «Рейсы, задания водителю»
На закладке размещаются таблицы «Рейсы» и «Маршрут». В таблице «Маршрут» можно указать промежуточные точки маршрута для рейса текущей строки таблицы «Рейсы».
В строке таблицы «Рейсы» указываются начальный и конечный пункты, расстояние, количество рейсов, суммарный коэффициент надбавок, время выезда и возвращения, направление затрат, расчетное значения затрат топлива по норме. Для грузовых автомобилей дополнительно указывается количество погрузок, для спецтехники — время работы спецоборудования.
Суммарный коэффициент увеличения нормы списания топлива, получается сложением сезонного коэффициента, коэффициента при движении по городу и коэффициента при использовании кондиционера.
Для легкового автомобиля затраты топлива по норме рассчитываются по формуле
([Расстояние] * [Норма литров на 100 км для автомобиля]) / 100 * [Суммарный повышающий процент] / 100'
Для грузовых автомобилей в формуле расчета также учитывается транспортная работа, количество погрузок. Для спецтехники учитывается время работы спецоборудования.
Можно подбирать в «Путевой лист» «Рейсы» из справочника вместе с маршрутами, а можно в маршрут добавлять отдельные пункты назначения. При подборе пунктов назначения, добавление строк в таблицу «Маршрут» производится так же как при подборе в маршрут элемента справочника «Рейсы». Расстояние между точками маршрута определяется автоматически либо вводится вручную. При сохранении путевого листа все строки маршрута, которых еще нет в справочнике «Рейсы», добавляются как отдельные рейсы. Таким образом накапливается база расстояний между пунктами назначения для дальнейшего автоматического определения расстояний.
Для спецтехники на отдельной закладке можно указать выполняемые работы.
В настройке подсистемы (Меню-Автотранспорт-Настройки-Настройки подсистемы) можно указать рейс по-умолчанию, выбираемый из общего списка рейсов. Выбранный рейс автоматически проставляется при создании путевого листа.
Закладка «Затраты топлива»
На закладке «Затраты топлива» выводятся итоговая строка по нормативным затратам для всех строк маршрута по всем указанным видам топлива.
Реквизиты:
- Остаток топлива до рейса — в этой колонке автоматически рассчитывается остаток топлива по предыдущему путевому листу автомобиля, указанного в путевом листе;
- Выдано топлива — вносится общее количество топлива данного вида, заправленного в бак за день. Нажав на кнопку Рассчитать- Выдано топлива колонка заполнится автоматически по данным авансовых отчетов ;
- Затраты по факту — вносится реальный расход топлива в соответствии с показаниями счетчиков ГСМ;
- Остаток после рейса — рассчитывается с учетом полученного и израсходованного топлива, или заполняется пользователем;
- Затраты по норме — рассчитывается расход по норме по всем строкам, в которых указан данный вид топлива. Для основного топлива добавляется расход по норме на нулевой пробег.
- Экономия или перерасход ГСМ — сопоставляются «Затраты по факту» и «Затраты по норме». Если «Затраты по факту» больше чем «Затраты по норме», выводится «Перерасход», в противном случае — «Экономия».
На панели инструментов несколько кнопок: 600px
- можно вручную добавить строку с данными о получении другого топлива. Остаток по дополнительному топливу будет отображаться в следующих путевых листах.
- здесь есть две позиции:
600px - при выборе данной позиции рассчитывается расход по норме по видам топлива для документа;
- выдано топлива - автоматически заполняется колонка Выдано топлива на основании проведенных авансовых отчетов на дату принятия к учету путевого листа.
- Установить затраты по факту на основании затрат по норме - нажав на данную кнопку, автоматически заполнятся затраты по факту равными затратам по норме.
Печать и проведение путевого листа
При печати не проведенного документа, выводится частично заполненная форма путевки, которую водители заполняют самостоятельно по данным выполненных рейсов. Полностью заполненный бланк распечатывается из проведенного документа. В документе предусмотрена печать типовых межотраслевых форм:
- Путевой лист легкового автомобиля
- Путевой лист грузового автомобиля 4-П
- Путевой лист грузового автомобиля 4-С
- Путевой лист автобуса не общего
- Путевой лист строительного автомобиля
- Путевой лист специального автомобиля
Если путевой лист принят к учету (установлена дата принятия к учету), его необходимо провести, чтобы сформировались движения по счетам оперативного плана счетов: «Остаток топлива в баках автотранспорта», «Списание топлива», «Работа автотранспорта». При списании топлива, затраты на нулевой пробег, а также перерасход и экономия топлива распределяются равномерно на все строки таблицы рейсы (по направлениям затрат). Увидеть движения можно, нажав на кнопку отображения проводок в форме списка путевых листов или в форме путевого листа.
Групповое создание путевых листов
В программе реализована возможность автоматического группового создания путевых листов (Меню- Автотранспорт-Сервис- Групповое создание путевых листов) в целом по автопарку или группе автотранспорта на определенную дату. Справа находится панель с параметрами создания путевых листов, ее при необходимости можно скрыть. Параметры:
- Приняты к учету - при установлении флажка у данного параметра будут создаваться путевые листы с заполненными показаниями спидометра и остатками топлива до выезда и после возвращения.
- Устанавливать фактический расход топлива по нормам - при флажка у данного параметра, в созданных путевых листах фактический расход топлива будет равен норме.
После установки даты, параметров и группы автотранспорта заполняется табличная часть, в которой можно править данные, например, добавить или изменить подразделение, время выезда и т.п. Из табличной части можно открыть карточку автотранспорта, путевой лист, откорректировать данные о времени выезда/ возвращения, показания спидометра.
Списание топлива в бухгалтерском учете
Для расчета общего количества списываемого по путевым листам топлива используется документ «Списание топлива». В течение месяца в оперативном регистре накапливается информация о списанном топливе. В конце месяца, для списания топлива в бухгалтерском учете необходимо сформировать документ «Списание топлива». Предварительно надо ввести в систему все данные о поступлении топлива: поступление на склад, заправка на АЗС (авансовые отчеты), учесть ведомости заправки по пластиковым картам. Это необходимо для формирования стоимости списания топлива.
Заполнение документа «Списание топлива»
Для расчета количества списываемого топлива необходимо указать период, за который будут отобраны путевые листы. Автоматически устанавливается период, соответствующий месяцу даты документа. Его можно изменить вручную. Также можно (но не обязательно) указать другие условия отбора путевых листов: подразделение, автомобиль, водителя.
При нажатии на кнопку «Заполнить» заполняются табличные части документа. Рассчитывается количество топлива, списанное по норме, списанное фактически, а также экономия и перерасход топлива. Экономия отображается со знаком «минус».
На закладке «Требование-накладная» отображаются сводные данные о списании топлива в пределах нормы в разрезе направлений затрат и подразделений. Отдельно выводятся строки списания сверх нормы. В строках списания топлива израсходованного сверх нормы автоматически установлен счет затрат 94 и указан сотрудник организации.
Алгоритм расчета списания перерасходованного топлива на водителя учитывает сводно перерасход и экономию за весь месяц (период) списания.
Если при заполнении оказалось, что Путевой лист, удовлетворяющий периоду и условиям отбора уже включен в другой документ «Списание топлива», то выдается предупреждение и этот Путевой лист в текущий документ не включается.
Формирование документа «Требование-накладная»
В табличной части на закладке «Требование-накладная» можно указать счета отнесения затрат на списание топлива по нормам и статьи затрат.
При нажатии на кнопку «Сформировать Требование-накладную» формируется и открывается новый документ «Требование-накладная». Ссылка на этот документ записывается в реквизит «Требование-накладная» документа «Списание топлива».
При нажатии на кнопку «Сформировать Требование-накладную» повторно, указанный документ «Требование-накладная» переформировывается.
В сформированной накладной также можно установить счета затрат. Если в документе «Списание топлива» не были заданы статьи затрат, при формировании накладной используются статьи затрат из номенклатуры, соответствующей топливу.
После указания склада списания топлива, документ проводится стандартным образом, списывается количество, учетная стоимость формируется по указанному в учетной политике алгоритму на основании стоимости оприходованного топлива.
Отчет по использованию автотранспорта
В отчет выводится следующая информация, сгруппированная по дням:
- Остатки и движение топлива в баке;
- Сопоставление расхода топлива по норме и по факту, рассчитывается перерасход и экономия топлива за каждый день и сводно за период;
- Пробег, выполненная транспортная работа.
Возможны 2 варианта отчета:
- Карточка автомобиля
- Карточка водителя
