Как сформировать отчет "6-НДФЛ" (УАУ8)

С 2016 года вводится новая отчетность для на налоговых агентов 6-НДФЛ.

Новый отчет должны сдавать все организации и индивидуальные предприниматели, у которых есть наемные работники, а также налоговые агенты, которые выплачивают доходы физлицам, не являющимся их сотрудниками.

Расчет состоит из титульного листа, раздела 1 «Обобщенные показатели» и раздела 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ».

Наибольшую трудность пользователи УАУ8 испытывают при заполнении раздела 2 отчета 6-НДФЛ.

Цель этой статьи - помочь понять принцип формирования отчета: откуда берутся данные и почему возникают ошибки при заполнении.

Согласно законодательства, Дата получения дохода — это дата, на которую доход признается фактически полученным для целей включения его в налоговую базу по НДФЛ. Эта дата зависит от вида дохода.

Напомним, как в 2016 году нужно будет определять дату фактического получения дохода по наиболее распространенным видам доходов:

• оплата труда по трудовому договору (абз. 1 п. 2 ст. 223 НК РФ) - последний день месяца, за который начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором;
• оплата труда в случае увольнения до истечения календарного месяца (абз. 2 п. 2 ст. 223 НК РФ) - последний день работы, за который начислен доход;
• доходы в натуральной форме (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ) - день передачи доходов в натуральной форме;
• доходы в денежной форме (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ) - день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц;
• доходы в виде материальной выгоды (подп. 3 п. 1 ст. 223 НК РФ) - день приобретения товаров (работ, услуг);
• командировочные выплаты (новый подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ) - последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки.
• доход от экономии на процентах по займу (новый подп. 7 п. 1 ст. 223НК РФ)- последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные средства.

В программе "1С-Предприятие" отчет 6-НДФЛ формируется по данным регистров "Расчеты налогоплательщиков с бюджетом" и "Учет доходов для исчисления НДФЛ".

Оба регистра имеют одинаковый показатель "Дата получения дохода", но назначение его разное:

• в регистре "Расчеты налогоплательщиков с бюджетом" этот показатель означает дату начисления налога,
• в регистре "Учет доходов для исчисления НДФЛ" - дата получения доходов для целей исчисления налога.

Для того, чтобы была возможность указать дату фактического получения дохода для начислений, отличных от основного расчета (отпускные, больничные, расчет зарплаты для уволенного сотрудника и т.д.), в документ "Начисление зарплаты" разработчиками ПК УАУ8 был добавлен одноименный реквизит "Дата получения дохода".

Дата, установленная в нем, установится в регистре "Учет доходов для исчисления НДФЛ".

Для того, чтобы эту же дату указать в регистре "Расчеты налогоплательщиков с бюджетом", в документе начисления зарплаты необходимо установить флаг "Корректировать НДФЛ" и указать дату получения дохода вручную.

Реквизит не используется для основного расчета заработной платы, т.к. для оплаты по трудовому договору в документе по умолчанию устанавливается последний день месяца.

Рассмотрим, как данные из документов начисления зарплаты отражаются в Разделе 2 отчета 6-НДФЛ на примере отпускных выплат:

При выполнении расчета отпускных с использованием Расчета УАУ8, в дополнительном реквизите автоматически установится дата выплаты отпускных, согласно трудовому законодательству.

В нашем примере мы 11.01.2016 рассчитали отпускные сотруднику, который пойдет в отпуск с 17.01.2016, поэтому дата выплаты дохода установилась 14.01.2016 (за 3 дня до начала отпуска).

Если вы рассчитываете доплату к уже начисленному отпуску (такое часто бывает, если сотрудник идет в отпуск с первого числа и зарплата за последний месяц расчетного периода еще не посчитана), то нужную дату нужно установить самостоятельно.

Включим флаг "Корректировать НДФЛ" и укажем дату 14.01.2016 г. в табличной части расчета НДФЛ:

При проведении документа "Начисление заработной платы" формируются следующие движения:

• в регистре "Учет доходов для исчисления НДФЛ" отражаются суммы дохода физлиц и дата выплаты дохода:

• в регистре "Расчеты налогоплательщиков с бюджетом" отражаются движения с видом "Приход":

Сформируем ведомость и выплатим отпускные.

При проведении документа "Списание с расчетного счета" на выплату заработной платы или выдаче наличных из кассы в регистре "Расчеты налогоплательщиков с бюджетом" отражаются движения с видом "Расход":

Сформируем основной расчет за январь.

В расчете не нужно ничего корректировать, т.к. даты фактического получения дохода установятся по умолчанию 31.01.2016 года:

Выплатим зарплату по ведомости 11.02.2016 года.

Теперь посмотрим, что отразится во 2 Разделе отчета 6-НДФЛ:

• из регистра "Учет доходов для исчисления НДФЛ" в отчете заполнились строки 100 - Дата фактического получения дохода и 130 - Сумма фактически полученного дохода.

• из регистра "Расчеты налогоплательщиков с бюджетом" в отчете заполнились строки 110 - Дата удержания налога и 140 - Сумма удержанного налога.

Возможные ошибки при заполнении отчета:

• не заполняется строка 130, возможные причины:
  • не совпадают значения "Дата выплаты дохода" в регистрах в документе "Начисление зарплаты";
  • дата выписки отличается от даты выплаты в документе "Начисление зарплаты";
  • выписка проведена раньше, чем документ "Начисление зарплаты".