Как сформировать отчет "6-НДФЛ" (УАУ8)

С 2016 года вводится новая отчетность для на налоговых агентов по НДФЛ.Новый отчет должны сдавать все организации и индивидуальные предприниматели, у которых есть наемные работники, а также налоговые агенты, которые выплачивают доходы физлицам, не являющимся их сотрудниками.

Новый расчет состоит из титульного листа, раздела 1 «Обобщенные показатели» и раздела 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ».

Наибольшую трудность пользователи УАУ8 испытывают при заполнении раздела 2 отчета 6-НДФЛ.

Цель этой статьи - помочь понять принцип формирования отчета: откуда берутся данные и почему возникают ошибки при заполнении.

В программе "1С-Предприятие" отчет 6-НДФЛ формируется по данным регистров "Расчеты налогоплательщиков с бюджетом" и "Учет доходов для исчисления НДФЛ".

При проведении документа "Начисление заработной платы" формируются следующие движения:

• в регистре "Учет доходов для исчисления НДФЛ" отражаются суммы дохода физлиц и дата выплаты дохода:

• в регистре "Расчеты налогоплательщиков с бюджетом" отражаются движения с видом "Приход":

Оба регистра имеют одинаковый показатель "Дата получения дохода", но назначение его разное:

• в регистре "Расчеты налогоплательщиков с бюджетом" этот показатель означает дату начисления налога,
• в регистре "Учет доходов для исчисления НДФЛ" - дата получения доходов для целей исчисления налога.

Согласно законодательства, Дата получения дохода — это дата, на которую доход признается фактически полученным для целей включения его в налоговую базу по НДФЛ. Эта дата зависит от вида дохода.

Напомним, как в 2016 году нужно будет определять дату фактического получения дохода по наиболее распространенным видам доходов:

• оплата труда по трудовому договору (абз. 1 п. 2 ст. 223 НК РФ) - последний день месяца, за который начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором;
• оплата труда в случае увольнения до истечения календарного месяца (абз. 2 п. 2 ст. 223 НК РФ) - последний день работы, за который начислен доход;
• доходы в натуральной форме (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ) - день передачи доходов в натуральной форме;
• доходы в денежной форме (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ) - день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц;
• доходы в виде материальной выгоды (подп. 3 п. 1 ст. 223 НК РФ) - день приобретения товаров (работ, услуг);
• командировочные выплаты (новый подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ) - последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки.
• доход от экономии на процентах по займу (новый подп. 7 п. 1 ст. 223НК РФ)- последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные средства.

Для того, чтобы была возможность указать дату фактического получения дохода для начислений, отличных от основного расчета (отпускные, больничные, расчет зарплаты для уволенного сотрудника и т.д.), в документ "Начисление зарплаты" было добавлен одноименный реквизит "Дата получения дохода". Дата, установленная в нем, установится в регистре "Учет доходов для исчисления НДФЛ".

Для того, чтобы эту же дату установить в регистре "Расчеты налогоплательщиков с бюджетом", в документе начисления зарплаты необходимо установить флаг "Корректировать НДФЛ" и указать дату получения дохода вручную.

Реквизит не используется для основного расчета заработной платы, т.к. для оплаты по трудовому договору в документе по умолчанию устанавливается последний день месяца.

Рассмотрим, как данные из документов начисления зарплаты отражаются в Разделе 2 отчета 6-НДФЛ на примере отпускных выплат:

При выполнении расчета отпускных с использованием Расчета УАУ, в дополнительном реквизите автоматически установится дата выплаты отпускных, согласно трудовому законодательству. В нашем примере мы 11.01.2016 рассчитали отпускные сотруднику пойдет в отпуск с 17.01.2016, поэтому дата выплаты дохода установилась 14.01.2016 (за 3 дня до начала отпуска). Если вы рассчитываете доплату к уже начисленному отпуску (такое часто бывает, если сотрудник идет в отпуск с первого числа и зарплата за последний месяц еще не посчитана), то нужную дату нужно установить самостоятельно.

Сформируем ведомость и выплатим отпускные.

При проведении документа "Списание с расчетного счета" на выплату заработной платы или выдаче наличных из кассы в регистре "Расчеты налогоплательщиков с бюджетом" отражаются движения с видом "Расход":

Теперь посмотрим, что отразится во 2 Разделе отчета 6-НДФЛ:

• из регистра "Учет доходов для исчисления НДФЛ" в отчете заполнились строки 100 - Дата фактического получения дохода и 130 - Сумма фактически полученного дохода.

• из регистра "Расчеты налогоплательщиков с бюджетом" в отчете заполнились строки 110 - Дата удержания налога и 140 - Сумма удержанного налога.

Возможные ошибки при заполнении отчета:

• не заполняется строка 130, возможные причины:
  • не совпадают значения "Дата выплаты дохода" в регистрах в документе "Начисление зарплаты";
  • дата выписки отличается от даты выплаты в документе "Начисление зарплаты";
  • выписка проведена раньше, чем документ "Начисление зарплаты".