1С8:Версионирование объектов

Общая информация

Версионированием называется хранение истории изменений объектов. В отличие от журнала регистрации, который может хранить только историю о том, кто, когда и какой объект изменил, механизм версионирования позволяет пользователю с правами администратора:

• увидеть конкретные изменения, которые внесли те или иные пользователи;
• просматривать любую версию объекта;
• сравнивать любые версии объекта между собой;
• вернуться к какой-либо предыдущей версии объекта, которая была наиболее полной или более правильной в отличие от своего последнего состояния.

Использование версионирования особенно актуально на начальном этапе внедрения программы, когда объемы информации небольшие, а исполнители совершают много ошибок (например, вводят лишнюю информацию или очищают наименование или значение какого-то реквизита внутри объекта).

Сохраненная история изменений объектов позволит привести справочники и документы в порядок, а также поможет пользователям проанализировать последовательность своих действий, чтобы в последующей работе не допускать типичных ошибок.

В дальнейшем, когда объемы информации в программе возрастают, можно постепенно отказываться от версионирования некоторых объектов вообще или применять его только в особенно важные моменты, например, при проведении документов. Можно ограничить срок хранения версий, например годом. После этого версии будут автоматически удаляться регламентным заданием. Настройка запуска регламентного задания осуществляется на странице настроек версионирования.

Объекты версионирования

Возможность хранения версий поддерживаются для справочников и документов, относящихся к следующим разделам учетной системы:

• Банк и касса;
• Продажи;
• Покупки;
• Склад;
• Производство;
• ОС и НМА;
• Зарплата и кадры.

Настройка версионирования объектов

Для включения механизма версионирования объектов в 1С необходимо перейти на закладку «Администрирование», выбрать раздел «Поддержка и обслуживание» и в разделе «Версионирование объектов» устанавить флажок.

Далее переходим в настройки версионирования по синей гиперссылке «Настройки хранения», где можно указать объекты, которые будут версионифицироваться, указать срок хранения и создать расписание для удаления устаревших версий.

Вариант версионирования

По кнопке «Установить вариант версионирования» можно выбрать следующие варианты:

• не версионировать — история версий объекта не ведется;

• версионировать при записи — новая запись заносится в историю версий в случае изменения или создания нового справочника или документа;

• версионировать при проведении — вариант может использоваться только для документов, которым разрешено проведение. Первоначальная версия документа будет записана в историю после первого проведения документа, затем версии документа будут сохраняться при каждой записи проведенного документа.

• по умолчанию — устанавливаются рекомендуемые настройки (для справочников — Не версионировать, для документов — Версионировать при проведении).

Срок хранения версий

По кнопке «Установить срок хранения версий» срок хранения можно установить за последнюю;

• неделю;
• месяц;
• три месяца;
• шесть месяцев;
• год;
• бессрочно.

Для каждого элемента справочника и вида документа можно установить свой вариант версионирования и срок хранения. Настройка версионирования возможна сразу для группы объектов программы, например, можно выбрать все документы или все справочники.

Важно! Версионирование большого количества объектов приводит к увеличению объема хранимой в программе информации, что может существенно замедлить работу программы, поэтому рекомендуется использовать эту возможность избирательно.

Удаление устаревших версий

В нижней части, нажав на синюю гиперссылку «Количество и объём хранимых версий объектов» можно посмотреть количество и объем хранимых версий объектов, а также настроить расписание для удаления устаревших версий. Для этого устанавливаем флажок «Автоматически удалять устаревшие версии» и по синей гиперссылке «Настроить расписание» создаем расписание. Далее можно сделать его настройку, можно задать дневное, недельное и месячное расписание.

Просмотр изменений объектов

После того, как установлен флажок в разделе «Версионирование объектов» в документах и справочниках, для которых версионирование включено, можно увидеть пиктограмму «История изменений».

При нажатии кнопки попадаем в список версий объекта. Здесь можно увидеть, кто изменил объект, когда это произошло, и что именно было изменено.

В верхней части доступны следующие кнопки:

Открыть версию, с ее помощью можно просмотреть отчет о состоянии объекта на нужный момент времени; Сравнить версии, дает возможность просмотреть отчет по изменению состояния двух или более версий в списке, выделенных предварительно (в отчете будет указано, какие именно реквизиты отличаются); Перейти на версию, сделает возврат к одной из предыдущих версий объекта, которая должна быть предварительно выделена (изменения, которые внесены после сохранения этой версии, будут отменены). Обратите внимание, что если объект был удален, его история также удаляется, поэтому в этом случае версионирование не поможет.

Так можно настраивать версионирование объектов в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0. А вы уже используете эту функцию? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях.

В 1С также доступны и другие новые функции. Например, про отбор документов по контрагенту и договору смотрите здесь, про шаблоны договоров тут, про напоминание о платеже здесь.

_______________________________________________________________________ Начиная с версии 3.0.37, которая вышла 19 ноября 2014 года в программе 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 появилась возможность делать отбор документов по контрагенту и договору.

Я уже немного рассказывала про эту полезную функцию в статье «Новая версия 1с Бухгалтерия 8: обзор изменений» однако сегодня хотелось бы поговорить про нее более подробно.

Сначала сделаем отбор документов по контрагенту. Для этого открываем справочник «Контрагенты» на закладке «Покупки и продажи», раздел «Справочники и настройки» и выбираем контрагента, по которому мы хотим посмотреть документы.

Слева, в открытой карточке контрагента появилась синяя гиперссылка «Документы», перейдя по которой мы попадаем в список документов по данному контрагенту.

В открывшемся перечне документов можно установить флажок «Договор» и выбрать из списка договоров. В этом случае программа отсортирует документы по конкретному договору.

Если вы используете 1С Бухгалтерия 8 версия ПРОФ и ведете в одной базе учет по нескольким организациям, документы также можно отсортировать по организациям.

Таким образом, можно осуществлять отбор документов только по отдельному контрагенту, в этом случае в список попадут все документы с данным контрагентом по всем договорам (если их несколько) и по всем организациям (если в одной базе ведется учет по нескольким организациям).

Еще один вариант отбора – отбор по контрагенту и организации, позволяет отобрать те документы, которые относятся только к одной организации (при использовании версии ПРОФ и ведении учета по нескольким организациям в одной базе).

И отбор документов можно сделать по контрагенту и договору. В этом случае в список попадут документы по отдельному контрагенту и отдельному договору с ним.

Такой же отбор документов можно осуществлять через справочник «Договоры». Для этого необходимо открыть нужный договор и также нажать на синюю гиперссылку «Документы».

Список документов, который открывается через справочник «Контрагенты» или справочник «Договоры», дает возможность, как и обычный список документов, посмотреть их движение и структуру подчиненности. Также в списке можно создавать новые документы.

Так можно сделать отбор документов по контрагенту и договору в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0. А вы уже используете эту функцию? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях.

Отбор документов по контрагенту и договору — это не единственная новая функция в программе. Про новшества в учете зарплаты смотрите здесь, про шаблоны договоров тут, про напоминание о платеже здесь.