Руководство пользователя (УД)

Концепция продукта

Общая характеристика

Программный продукт «Кинт: Управление делами» предназначен для организации рабочего пространства взаимодействия пользователей.

Позволяет организовать поток исполнения и контроля задач, регламентировать деловые процессы, автоматизировать документооборот.

Гибкость и простота настройки процессов являются отличительной чертой продукта.

Продукт может быть использован как внутри организаций, так и любой группой лиц, участвующих в выполнении каких-либо совместных проектов.

Основные возможности

«Управление делами» позволяет:

• организовать цикл исполнения задач;
• контролировать ход исполнения задач;
• настраивать бизнес-процессы в организации с распределением ролей исполнителей и зон ответственности;
• планировать и контролировать исполнение проектов различных видов;
• организовать учет внутренней и внешней переписки;
• упростить механизм согласования документов;
• управлять отношениями с клиентами;
• вести учет входящих и исходящих договоров;
• настроить гибкую классификацию документов;
• настроить права доступа к документам, вести конфиденциальные документы;
• организовать хранение приложений к документам различного формата - файлы, рисунки, интернет-ссылки и пр.
• производить выборки документов с возможностью произвольных условий отбора и различных группировок;
• работать с системой из любой точки мира.

Области применения

• Управление задачами
• Электронный документооборот
• Учет договоров
• Управление отношениями с клиентами
• Управление проектами

Перечень подсистем

Бизнес-процессы и управление задачами

• Настройка исполнителей - пользователей продукта.
• Настройка проектов.
  • Настройка участия исполнителей в проектах - определение ролей участников.

• Настройка процессов.
  • Формирование этапов процессов и правил перехода между ними.
  • Настройка ответственных исполнителей для этапов процессов.
  • Настройка связи проектов и процессов.

• Контроль прохождения документов по этапам бизнес-процесса.
• Отображение состояния документов - по исполнителям, проектам, процессам, этапам и пр.
• Учет времени выполнения задач.

Деловой документооборот

• Организация документооборота — разделение документов по видам, процессам, делам, проектам.
• Гибкая фильтрация и группировка документов по значениям свойств и реквизитов.
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
• Поддержка служебной переписки.
• Учет договоров — разделение по категориям (типам).
• Механизм уведомлений о событиях в системе.
• Механизм выборочного контроля документов.
• Возможность полнотекстового поиска документов.
• Возможность настройки дополнительных свойств документов.

Электронное хранилище документов

• Хранение документов с возможностью получения актуальных данных.
• Приложения к документам различных типов — файлы, изображения, документы, справочники, интернет-ссылки.
• Шаблоны договоров, актов и других документов с автоматическим заполнением данными.

Управление отношениями с клиентами (CRM)

• Ведение базы данных контрагентов.
• Возможность учета сведений как об контрагенте, так и о его сотрудниках — контактных лицах.
• Учет и планирование контактов, сделок, переписки с контрагентами.
• Гибкая классификация контрагентов (по проектам, статусу отношений и пр.).
• Возможность настройки дополнительных свойств для заданной категории контрагентов.
• Удобный доступ к документам контрагента.

Подсистема контроля прав

• Настройка прав доступа к объектам системы в соответствии с ролью пользователя.

Инструкция по установке

Перед установкой системы необходимо установить платформу «1С:Предприятие 8». Установка системы выполняется в два этапа с помощью установочного комплекта. Установочный комплект включает файлы setup.exe и 1cv8.efd. На первом этапе устанавливаются шаблоны конфигураций, на втором из шаблонов создаются информационные базы.

Установка шаблонов конфигурации

Для установки шаблонов необходимо запустить файл setup.exe из комплекта поставки.

Если предполагается использование шаблонов пользователями отличными от текущего пользователя Windows, можно изменить каталог установки шаблонов, в противном случае рекомендуется оставить каталог по умолчанию.

После успешной установки шаблонов следует нажать кнопку «Готово».

Настройка конфигурации по шаблону

На втором этапе создается информационная база из ранее установленных шаблонов: В окне запуска программы «1С:Предприятие 8.2» следует нажать кнопку «Добавить…» и выбрать режим «Создание новой информационной базы». Для ознакомления с программой следует выбрать уже настроенную, содержащую примеры настроек и документов демо-базу. Для создания новой рабочей информационной базы выбрать пункт «Управление делами 8.2».

Настройка подключения к системе

Запуск платформы «1С:Предприятие 8»

• Нажмите кнопку «Добавить…», добавьте в список существующую информационную базу, или создайте новую.

Добавление информационной базы

• Для подключения к существующей информационной базе добавьте ее в список.

Окно добавления информационной базы

1. Укажите наименование для информационной базы, например, «Управление делами».
2. Выберите способ подключения к базе. Дополнительную информацию по выбору способа подключения к базе можно найти в разделе «Установка и первый запуск».

Параметры подключения к серверу платформы «1С:Предприятие 8»

• Узнайте параметры вашей информационной базы у администратора и заполните поля.

Режим и параметры запуска

• Не изменяйте стандартные значения настроек
• Нажмите «Готово»

Выбор и запуск информационной базы

• Выберите в списке информационную базу и нажмите на кнопку «1С:Предприятие»

Первый запуск системы

После установки системы следует выполнить первый запуск программы «1С:Предприятие». При этом будет запущен мастер начала работы.

На первом шаге мастер предложит создать администратора системы. В форме создания администратора необходимо заполнить поля «Полное имя», «Имя (логин)» и «Пароль».

После успешного создания администратора мастер предложит создать информационную базу. Необходимо ввести название базы и регистрационный номер, префикс будет сгенерирован автоматически.

Затем будет предложено создать учетную запись администратора новой информационной базы. Форма создания администратора ИБ аналогична форме создания администратора системы.

По окончании работы мастера система автоматически выполнит вход под учетной записью администратора, что позволит зарегистрировать программный комплекс.

Смена пароля пользователя

Панель навигации -> Настройка -> Параметры сеанса

Для смены пароля необходимо:

1. Перейти на закладку «Настройка» панели навигации
2. Открыть форму «Параметры сеанса»
3. Открыть форму текущего пользователя

В форме пользователя нажать кнопку «Изменить пароль»

1. перенаправление Регистрация и активация (УД)

Сохранность данных, архивирование

Для обеспечения надежности работы информационной системы настоятельно рекомендуется периодически выполнять сохранение данных информационной базы («бэкап»).

Кроме того, сохранение данных рекомендуется выполнять перед обновлениями системы, для того чтобы была возможность «откатить» состояние системы в случае возникновения каких-либо проблем.

Здесь будет описан самый простой способ выполнения сохранения данных в системе «1С:Предприятие», выполняемый в режиме «Конфигуратор». Возможны и другие, более сложные и автоматические способы, они могут быть использованы системными администраторами и/или специалистами обслуживающей организации.

Сначала надо запустить платформу «1С:Предприятие» в режиме «Конфигуратор»:

Затем выбрать пункт меню «Администрирование»/«Выгрузить информационную базу»:

После этого система предложит выбрать имя файла для сохранения данных информационной базы.

Выгрузка данных представляет собой файл с расширением «.dt».

После выбора каталога и имени файла система выгружает данные в выбранный файл.

Для загрузки сохраненных данных надо использовать команду «Администрирование»/«Загрузить информационную базу»:

Обновление программы

Для обновления конфигурации поставщик выпускает файл обновления (файл с расширением «.cfu»). Этот файл получает клиент и с его помощью производит обновление.

Обновление конфигурации может производить пользователь системы с правами администратора. Как правило, обновление выполняется системным администратором клиента либо сотрудниками обслуживающей организации.

Далее описана последовательность действий, необходимых для обновления.

Перед обновлением конфигурации необходимо выполнить сохранение данных информационной базы

Для обновления конфигурации требуется запустить платформу «1С:Предприятие» в режиме «Конфигуратор».

Затем открыть конфигурацию:

Выбрать пункт меню «Обновить конфигурацию»:

Открыть диалог выбора способа обновления:

Выбрать файл обновления:

Подтвердить выполнение обновления:

Подтвердить обновление конфигурации базы данных:

Как правило, обновление конфигурации производится в монопольном режиме, то есть лучше производить обновления в момент, когда в системе нет работающих пользователей. Система автоматически контролирует возможность обновления, так что если будут работающие пользователи, может быть выдано предупреждение о невозможности обновления в текущий момент.

Объекты и механизмы сторонней разработки (УД)

Информационные базы и пользователи

Добавление и удаление информационной базы (УД)

Создание и удаление администратора информационной базы (УД)

Установка рабочей фирмы (УД)

Завершение работы пользователей

Настройка -> Панель «Сервис» -> Завершение работы пользователей

• Доступно только администратору информационной базы.

С помощью обработки «Завершение работы пользователей» администратор может установить константу <Режим работы> в значение «Завершение работы» и включить блокировку сеансов. После выполнения работ, необходимо вернуть константу в режим «Разрешить работу», иначе пользователи не смогут войти в систему.

Завершение работы

После установки константы, пользователям будет предложено завершить работу, а в случае отказа, через пять минут программа завершит работу автоматически.

Блокировка сеансов

Временно блокирует возможность входа в систему. Во время действия блокировки пользователи не смогут подключиться к базе. Продолжительность блокировки задается на форме.

Существует возможность входа при включенной блокировке. Для этого следует использовать параметр командной строки /ucXYZ, где XYZ — код разрешения блокировки (устанавливается на форме, значение по умолчанию — Update).

Прочие настройки

Функционал предназначен для назначения разных видов доступа пользователям к объектам системы.

Открытие:

• в программе УАУ8: АДМИНИСТРИРОВАНИЕ — Контроль доступа — Контроль доступа к объектам
• в программе «Кинт: Управление санаторием»: АДМИНИСТРИРОВАНИЕ — Настройка пользователей — Контроль доступа к объектам

Столбцы в таблице — это параметры. Если значение параметра не указано, настройка действует для всех значений параметра. Например, если не указан пользователь, то указанный доступ будет действовать для всех пользователей.

Создание доступа к объектам

1. В поле «Настройка доступа к» выберите группу объектов: справочники, документы, обработки, журналы, регистры сведений, реквизиты формы.
2. В таблицу добавьте объекты и назначьте права доступа к ним.
3. В столбце «Сообщение пользователю» настройте сообщение, которое будет видеть пользователь.

   После этого при срабатывании контроля доступа сообщение будет отображаться в окне.

   

Назначение доступа с помощью вычисляемого свойства

Доступ к объекту можно назначить с помощью свойства с вычисляемым значением. Результат вычисления значения определяет разрешение или запрет доступа к объекту. Вычисляемое значение всегда типа boolean: true (да, правда) или false (нет, ложь). Чтобы установить контроль доступа к данным, сделайте следующее:

1. В поле «Настройка доступа к» выберите группу объектов: справочники, документы, обработки, журналы, регистры сведений, реквизиты формы.
2. Нажмите кнопку Добавить.
3. В первом столбце выберите объект.
4. В столбце «Действие над объектом» выберите действие, над которым необходимо установить контроль.
5. В столбце «Вычисляемое условие» поставьте галочку.
6. В столбце «Доступ закрыт» выберите, будет ли доступно совершаемое действие или нет.

   

7. В столбце «Сообщение пользователю» настройте сообщение, которое будет видеть пользователь.

   После этого при срабатывании контроля доступа сообщение будет отображаться в окне.

   

Руководство пользователя

Вход в систему

Запуск программы «1С:Предприятие»

1. перенаправление Запуск "1С:Предприятие" (УД)

Смена пароля пользователя

Панель навигации -> Настройка -> Параметры сеанса

Для смены пароля необходимо:

1. Перейти на закладку «Настройка» панели навигации
2. Открыть форму «Параметры сеанса»
3. Открыть форму текущего пользователя

В форме пользователя нажать кнопку «Изменить пароль»

Рабочий стол

Настройка рабочего стола

Рабочий стол (УД82)

Панель навигации

1. перенаправление Панель навигации (УД)

Предопределенные виды

В систему встроено несколько предопределенных видов документов:

• Задача
• Объявление
• Письмо
• Договор
• Статья
• Материал

Кроме вышеназванных пользователь может создавать свои собственные виды и подвиды документов.

Журнал документов

Журнал документов предназначен для просмотра, выбора, редактирования и изменения состояния документов. Журнал документов позволяет осуществлять различные отборы и развороты по произвольному множеству свойств и категорий документов. Состав и порядок этих свойств может быть настроен пользователем. Журнал используется для всех видов документов.

Элементы управления

1. Таблица отборов и разворотов
2. Дерево разворотов

Режимы журнала

• Актуальные документы
• Все документы
• Затраты ресурсов

Работа со списком элементов

С помощью кнопок командной панели списка документов пользователь может выполнять следующие действия:

• Создать создать новый документ;
• Ввести на основании — создать новый документ на основании текущего;
• Изменить — открыть форму текущего документа для редактирования;
• Найти — выполнять поиск документа в списке. При поиске можно задать колонку для поиска и значение реквизита. В результате поиска в списке отображаются только элементы, содержащие введенное значение реквизита в выбранной колонке;
• Отменить поиск в списке — отменить поиск документа в списке. Отменяет режим поиска, выполненный с помощью команды Найти. В списке снова отображаются все документы.
• Поднять документ — передвинуть документ на позицию выше;
• Опустить документ — передвинуть документ на позицию ниже;

• Настроить список — задать отбор, сортировку, группировку или условное оформление для списка;
• Вывести список — вывести текущий список на печать;
• Печать — вывести журнал на печать (в отличие от «Вывести список» выводит все документы, попавшие в дерево разворотов, с учетом иерархии)

Командная панель формы

С помощью кнопок командной панели формы можно выполнить следующие действия:

• Поиск по всем документам… — открыть форму глобального поиска по всем документам;
• Сохранение/восстановление настройки — сохранить текущую либо открыть существующую настройку отборов/разворотов;
• Настройки пользователя — открыть форму пользовательских настроек;
• Настройка видимости колонок — управление видимостью и порядком колонок списка.

См. также

• Форма списка справочников

Форма документа

Форма предназначена для создания, просмотра и редактирования документов. Формы всех документов системы (за исключением контакта) практически идентичны.

Закладки

• Реквизиты — здесь расположены основные реквизиты документа, а так же таблицы свойств и категорий
• Приложения — список приложенных к документу ссылок, файлов, объектов конфигурации, а так же список документов, связанных с данным
• Учет ресурсов — таблица учета ресурсов, затраченных на выполнение поставленной задачи
• Подписка — список сотрудников, следящих за документом
• История — история движений документа

Создание документа

Для создания документа необходимо ввести данные в поля, обязательные к заполнению. К таким относятся: тема, процесс, дело, отдел.

Некоторые поля, такие как дата, номер, автор, заполняются автоматически.

Также могут быть заполнены свойства и категории документа.

После заполнения полей запишите документ, при этом он попадет на этап «Черновик» выбранного вами процесса. При переводе нового документа запись осуществляется автоматически.

Редактирование документа

При редактировании существующего документа доступны следующие действия:

• Изменение реквизитов
  • Важность, дело, отдел, проект — доступно всем
  • Тема, содержание — доступно автору документа
• Изменение свойств и категорий
• Добавление комментариев

Комментарии к документу отображаются в одном поле с содержанием. Для добавления комментария воспользуйтесь кнопкой «Новый комментарий».

Кнопки формы

• Перевести — выполнить перевод документа на новый этап.
• Завершить процесс — завершить текущий процесс (отправить документ в архив)
• Взять на контроль / снять с контроля — установка или снятие документа с контроля
• Подписчики — открыть список сотрудников, следящих за документом
• Отправить уведомление — отправить уведомление по документу
• Создать напоминание — создать новое напоминание по документу
• Печать — вывод документа на печать
• Внешние обработки — запуск внешних обработок
• Ввод на основании — создание нового документа на основании данного

Дайджест

Дайджест (УД82)

Движение документов

Движение документов (УД82)

Форма списка справочников

Форма списка справочника предназначена для просмотра, выбора, редактирования, управления актуальностью элементов справочника. Универсальная форма списка позволяет осуществлять различные отборы и развороты по произвольному множеству свойств и категорий элементов справочника. При этом состав и порядок этих свойств могут быть настроены пользователем. Форма стандартна для большинства справочников. Далее ее использование будет рассмотрено на примере справочника «Организации».

Основные элементы формы

Основные части формы:

1. таблица отборов и разворотов
2. список элементов справочника
3. дерево разворотов
4. краткое описание элемента справочника

Работа со списком элементов

С помощью кнопок командной панели списка элементов пользователь может выполнять следующие действия:

• Создать — создавать новый элемент справочника;
• Изменить — редактировать текущий элемент справочника;
• Удалить | Восстановить | Показать все — элемент управления с выпадающим списком для управления актуальностью элементов справочника:
  • Удалить — сделать элемент справочника неактуальным на дату из формы справочника. Начиная с этой даты элемент справочника не виден в списке, за исключением специального режима Показать все, описанного ниже;
  • Восстановить — делает неактуальный элемент справочника актуальным, начиная с даты из формы списка;
  • Показать все | Скрыть удаленные — управлять режимом отображения неактуальных элементов справочника. Режим Показать все отображает как актуальные, так и неактуальные элементы справочника. Неактуальные элементы отображаются красным цветом. В этом режиме возможно восстановление актуальности элемента с помощью команды Восстановить. В режиме Скрыть удаленные отображаются только актуальные элементы справочника;
• Найти — выполнять поиск элемента в списке. При поиске можно задать колонку для поиска и значение реквизита. В результате поиска в списке отображаются только элементы, содержащие введенное значение реквизита в выбранной колонке;
• Отменить поиск в списке — отменить поиск элемента в списке. Отменяет режим поиска, выполненный с помощью команды Найти. В списке снова отображаются все элементы.

Справочник «Организации»

Панель навигации -> Справочники -> Список организаций

Основные реквизиты

На закладке «Основные реквизиты» расположены следующие реквизиты организации:

• ИНН
• Форма собственности
• Регион
• Отрасль
• Фактический адрес
• Юридический адрес

На этой закладке также осуществляется ввод комментариев, редактирование контактной информации, редактирование свойств и категорий организации.

Контакты

На закладке «Контакты» отображается список контактов с организацией, сгруппированный по процессам.

Сотрудники

Закладка предоставляет доступ к списку сотрудников организации. Возможно создание новых и удаление существующих сотрудников.

Документы организации

Существует возможность открытия журнала документов с отбором по текущей организации. Для открытия журнала нажмите на кнопку «Открыть журнал документов» и выберите вид документа.

Подразделения

Справочник "Подразделение" (УД82)

Сотрудники

Справочник "Сотрудник" (УД82)

Дела

Справочник "Дело" (УД82)

Отрасли

Справочник "Отрасль" (УД82)

Регионы

Справочник "Регион" (УД82)

Физические лица

Справочник "Физическое лицо" (УД82)

Формы собственности

Справочник "Форма собственности" (УД82)

Процесс

Панель навигации -> Настройка -> Процесс

Основные реквизиты

• Наименование — имя процесса
• Вид документа — фиксирует вид документов, имеющих возможность проходить по данному процессу
• Описание

Маршрут процесса

Этапы

Командная панель:

• Добавить — добавить этап в процесс
• Изменить — открыть форму этапа для редактирования
• Переместить вверх/вниз — управление порядком этапов
• Удаление/Восстановление
  • Удалить — исключить этап из процесса
  • Восстановить — восстановить этап в процессе
  • Показать все / Скрыть удаленные — управление режимом отображения этапов

Колонки:

• Этап — наименование этапа
• Флаг «Конечный этап» — флаг, указывающий что после выполнения данного этапа возможно завершение процесса
• Подпроцессы — список подпроцессов, доступных для вызова с данного этапа

Переходы

Колонки:

• Переход доступен — флаг, отображающий доступность перехода с этапа, выбранного в списке этапов, на целевой этап
• Целевой этап — целевой этап перехода
• Наименование перехода

Исполнители

В списке слева перечислены роли — участники процесса. При позиционировании на участнике, расположенные справа список отображает этапы процесса, отмечая галочками те из них, где участник является исполнителем.

Добавление участника

Нажмите на кнопку «Добавить участника» и выберите роль из списка.

Установка исполнителя

Для того чтобы сделать выбранного участника исполнителем какого-либо этапа, установите соответствующую пометку в списке этапов. Для просмотра всех исполнителей этапа откройте форму редактирования этапа, выполнив двойной клик в колонке «Этапы».

Дела и подразделения

Для процесса также необходимо указать список дел и подразделений, для которых он доступен.

Ссылки

• Этапы процессов
• Роли

Этап

1. перенаправление Справочник "Этапы" (УД)

Роль

1. перенаправление Роль (УД)

Позиции сотрудников

Панель навигации -> Настройка -> Позиции

Позиция — роль сотрудника в определенном контексте. Например, для роли «Куратор проекта» позицией будет указание конкретного проекта: «Куратор внедрения системы качества». Для роли «Руководитель подразделения» позицией будет указание конкретного подразделения,- например, «Руководитель отдела кадров».

Основные реквизиты

• Организация — определяет организацию, которой принадлежит данная позиция (наследуется из роли). Система позволяет вести учет позиций и ролей не только в своей организации, но и в других.
• Роль — роль, которой принадлежит данная позиция.
• Дело, подразделение — контекст, в котором существует позиция.
• Наименование — имя позиции (генерируется автоматически).

Список сотрудников

Список сотрудников на позиции. Подбирается из числа исполнителей роли.

Ссылки

• Роли

Настройка процесса

Настройка -> Бизнес-процессы -> Заявка на обслуживание

Маршрут процесса

• Наименование — название бизнес-процесса. В данном случае — «Заявка на обслуживание».
• Вид документа — выбираем из списка. Для нашего процесса ставим «Задачи».
• Куратор — выбираем куратора бизнес-процесса или создаем нового.

Этапы бизнес-процесса

• Добавляем в процесс этапы, при необходимости создаем новые.
  • Черновик (добавляется по умолчанию)
  • Регистрация
  • Исполнение
  • Приемка
• Желательно упорядочить этапы по порядку их прохождения.
• Указываем, после каких этапов можно завершить процесс.
  • Черновик (по умолчанию)
  • Приемка

Переходы

Для каждого этапа указываем перечень целевых этапов, в которые из него можно перейти. В нашем процессе доступны следующие переходы:

• Черновик > Регистрация
• Регистрация > Исполнение
• Исполнение > Приемка
• Приемка > Исполнение (На доработку)

При необходимости можно изменить название переходов.

Настройка исполнителей

Участники процесса

Добавляем нужные роли в список участников процесса.

• Автор
• Менеджер по работе с клиентами
• Офис-менеджер

Можно указать исполнителя по умолчанию.

Исполнители этапов

Для каждого участника укажите этапы, для которых он является исполнителем.

• Автор — Приемка
• Менеджер по работе с клиентами — Исполнение, Приемка
• Офис-менеджер — Регистрация

Для просмотра всех исполнителей этапа откройте форму этапа двойным кликом по его наименованию.

Дела и подразделения

На закладке «Дела» отметьте те, в которых будет участвовать данный процесс. Документы по другим делам не смогут проходить по этому процессу.

На закладке «Подразделения» добавьте в список подразделения, участвующие в данном процессе.

Механизмы

Контроль

Контроль (УД82)

Уведомления о событиях

Уведомление — короткое текстовое сообщение, отправляемое пользователем или системой другому пользователю. Уведомление всегда связано с каким-либо объектом системы, чаще всего с документом.

Виды уведомлений

системное — уведомление, автоматически рассылаемое системой, например при наступлении критического интервала задачи.

пользовательское — уведомление, отправленное пользователем.

напоминание — отложенное уведомление, для которого задана дата доставки получателю.

изменение состояния объекта — генерируется при переводе документа на новый этап.

изменение объекта — генерируется при изменении реквизитов и свойств объекта.

добавление комментария — генерируется при добавлении нового комментария.

изменение в учете ресурсов — генерируется при добавлении новых записей в учете ресурсов по объекту.

Подписка

Механизм подписки позволяет пользователю получать уведомления о событиях, происходящих с документами, находящимися у него на контроле. При постановке документа на контроль, пользователь выбирает события, на которые он хотел бы подписаться.

Список подписанных событий также можно изменить в списке документов на контроле, выполнив двойной клик по одной из колонок подписки, либо выбрав пункт «Изменить подписку на события» в контекстном меню.

Отправка уведомлений

Все виды уведомлений, кроме пользовательского уведомления и напоминания, генерируются автоматически при наступлении соответствующего события. Эти же два вида уведомлений создаются непосредственно пользователями.

Создать уведомления можно из формы документа, либо из контекстного меню журнала документов.

В открывшемся окне нового уведомления следует указать получателя и ввести текст уведомления. Ссылка на текущий документ будет подставлена автоматически. Для напоминания следует также указать дату и время его доставки.

Просмотр уведомлений

Всплывающие оповещения

При получении новых уведомлений адресат видит всплывающее оповещение. В нем указано количество новых уведомлений. Всплывающие оповещения можно отключить в настройках пользователя.

При нажатии на ссылку «Открыть список» открывается панель уведомлений. Также ее можно открыть с закладки «Документы» панели навигации.

Панель уведомлений

Панель уведомлений содержит список полученных уведомлений, сгруппированный по документам. При позиционировании на документе в верхнем списке, в нижнем отображаются связанные с ним уведомления.

Форма позволяет удалять как одиночные уведомления, так и все уведомления по документу. Для одновременного удаления нескольких строк следует выделить их в списке, затем нажать кнопку «Удалить».

В режиме «Отправленные (на контроле)» отображаются отправленные вами уведомления, с отметкой об их прочтении получателем.

В режиме «Отложенные» отображаются уведомления, срок доставки которых еще не наступил.

Учет затрат ресурсов

Информация о затраченном времени необходима для анализа затрат главного ресурса любого предприятия — рабочего времени сотрудников.

Учет ресурсов — это механизм УД, позволяющий вести учет времени, затраченного на выполнение задач описанных в документе. Весь механизм состоит из двух этапов: внесение информации о затраченном времени в документ; получение отчетов о затраченных ресурсах.

Внесение информации об израсходованном времени

Информацию о затраченном времени заносят исполнители, исходя из фактически израсходованного ими времени. Исполнителем является любой человек, потративший свое рабочее время на какую-либо деятельность, связанную с содержимым документа.

В каждом документе системы присутствует закладка «Учет ресурсов», перейдя на нее, можно просматривать и редактировать записи о затраченном времени. Все действия над записями, такие как добавление новой, удаление, изменение, производятся при помощи кнопок, расположенных прямо над списком.

Получение отчета о затраченном времени

Для получения информации о том, на что было потрачено время, можно воспользоваться отчетом «Исполнение задач». Этот отчет имеет настройку, позволяющую производить отбор и группировки данных всеми возможными способами.

Оперативный способ контроля затраченного времени

Журнал документов также позволяет получать информацию о затраченных ресурсах.

В отличие от отчета, здесь нет широких возможностей для настройки (можно выбрать лишь временной промежуток), что делает процесс получения оперативных данных очень простым.

Приложения

Приложения (УД82)

Свойства

Свойства (УД82)

Категории

Категории (УД82)

Поиск документов

Форма поиска предназначена для поиска документов по фрагменту темы, содержания или комментария. Для вызова формы воспользуйтесь кнопкой в командной панели журнала.

Следует указать виды документов, среди которых будет производится поиск. Также можно установить отбор по автору документа, делу, дате создания документа. При нахождении заданного в поле «Максимум» количества документов поиск будет остановлен.

В окне результатов выводятся заголовки документов и фрагменты текста, содержащие найденные слова.

Отчеты

Исполнение задач

1. перенаправление Отчет "Исполнение задач" (УД)

Администрирование

Информационная база

1. перенаправление Добавление и удаление информационной базы (УД)

Администратор информационной базы

1. перенаправление Создание и удаление администратора информационной базы (УД)

Фирмы

Фирма (УД82)

Пользователи

Пользователь (УД82)

Печатные формы

Панель навигации -> Справочники -> Печатные формы

Механизм печатных форм предназначен для вывода на печать объектов системы. Для формирования печатных форм используются файлы-шаблоны. Такими файлами могут являться документы Microsoft Word (.doc, .docx) и Microsoft Excel (.xls, .xlsx), а также табличные документы 1С (.mxl).

Список печатных форм

Список печатных форм отображает печатные формы, зарегистрированные в системе. Форма позволяет создавать, открывать для редактирования, удалять и восстанавливать печатные формы.

Печатная форма

Реквизиты:

• Наименование — название формы для отображения в меню печати.
• Категория — категория объекта, к которой привязана печатная форма.
• На дату — дата актуальности файла-шаблона.
• Данные печатной формы:
  • Размер — размер файла-шаблона в байтах.
  • Расширение — расширение файла-шаблона.

Действия:

• Открыть шаблон — открыть файл-шаблон для просмотра
• Загрузить из файла — загрузить выбранный файл в качестве шаблона.
• Выгрузить в файл — выгрузить текущий шаблон в файл.

Контроль доступа

1. перенаправление Контроль доступа

Пакеты настроек

Пакеты настроек (УД82)

Завершение работы пользователей

Настройка -> Панель «Сервис» -> Завершение работы пользователей

• Доступно только администратору информационной базы.

С помощью обработки «Завершение работы пользователей» администратор может установить константу <Режим работы> в значение «Завершение работы» и включить блокировку сеансов. После выполнения работ, необходимо вернуть константу в режим «Разрешить работу», иначе пользователи не смогут войти в систему.

Завершение работы

После установки константы, пользователям будет предложено завершить работу, а в случае отказа, через пять минут программа завершит работу автоматически.

Блокировка сеансов

Временно блокирует возможность входа в систему. Во время действия блокировки пользователи не смогут подключиться к базе. Продолжительность блокировки задается на форме.

Существует возможность входа при включенной блокировке. Для этого следует использовать параметр командной строки /ucXYZ, где XYZ — код разрешения блокировки (устанавливается на форме, значение по умолчанию — Update).