Концепция продукта (УД)
Содержание
Общая характеристика
Любая организация в процессе своей деятельности сталкивается с большим количеством проблем и задач разного масштаба, длительности и направленности. Корпоративный портал (КП) «Кинт: Управление делами» предназначен для организации рабочего пространства взаимодействия сотрудников, для автоматизации документооборота, регламентации деловых процессов, контроля исполнения и согласования документов.
КП «Управление делами» предоставляет возможность организациям различного масштаба и сферы деятельности оперативно управлять текущими задачами, используя при этом концепцию бизнес-процессов. Каждая задача проходит через этапы исполнения внутри определенного бизнес-процесса. Высокая степень гибкости, простота использования настроенных процессов организации является отличительной чертой продукта.
КП «Управление делами» может быть использован на всех уровнях компании - руководителями подразделений, менеджерами, секретарями, ответственными за делопроизводство, рядовыми сотрудниками отделов продаж, маркетинга, клиентских отделов, служб поддержки — всеми, кто вовлечен в процессы документооборота предприятия. Данный продукт поможет руководителям компаний и организаций решить задачу повышения общей эффективности организационной деятельности.
Основные возможности
Портал «Управление делами» позволяет:
- настраивать бизнес-процессы в организации с распределением ролей и зон их ответственности;
- организовать выполнение задач через постановку задач и поручений исполнителям;
- контролировать ход исполнения задач;
- управлять отношениями с клиентами;
- организовать учет деловой переписки внутри организации и с ее контрагентами;
- вести учет входящих и исходящих договоров;
- планировать и контролировать исполнение проектов различных видов;
- перейти от файлового хранения документов к электронному хранилищу (базе данных) с настройкой прав доступа к документам, гибкой классификацией по тематике, настройкой дополнительных реквизитов;
- производить выборки документов с возможностью многоуровневой группировки в динамическом режиме;
- упростить механизм согласования договоров и других документов между подразделениями организации;
- работать с системой из любой точки мира.
КП «Управление делами» нацелен на решение задач, которые традиционно разбивают на несколько направлений. Особенность (и преимущество) продукта в том, чтобы объединить данные направления в одну информационную среду. В основе всех перечисленных ниже функциональных областей лежат документы, состояния, переходы, роли, контрагенты, сотрудники….
Области применения
По функциональным возможностям системы КП «Управление делами» можно отнести к следующим категориям программного обеспечения:
- Электронный документооборот (СЭД)
- Управление задачами
- Учет договоров
- Управление службой поддержки (Service desk)
- Управление проектами
- Управление отношениями с клиентами (CRM)
- Формализация и учет структуры организации (Orgware)
Обзор подсистем
Организация электронного хранилища документов
- Хранение документов, с возможностью получения актуальных данных о документах на любую дату, указанную пользователем.
- Приложения к документам различных типов — интернет-ссылки, файлы, изображения, объекты 1С.
- Шаблоны договоров, актов и других документов с автоматическим заполнением данными из системы.
Формализация бизнес-процессов организации
- Настройка бизнес-процессов — формирование набора этапов, правил перехода, ответственных лиц.
- Организация документооборота — разделение документов по видам, процессам, проектам, подразделениям.
- Гибкая фильтрация и группировка документов по значениям свойств и категорий.
- Возможность настройки пользователем собственных свойств документов.
Деловой документооборот
- Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
- Поддержка служебной переписки — докладные и служебные записки, объявления.
- Учет договоров — разделение по категориям (типам).
- Механизм уведомлений о событиях в системе.
- Механизм выборочного контроля документов.
- Возможность полнотекстового поиска документов.
Поддержка проектов и процессов
- Независимость проектов и процессов:
- по одному и тому же процессу могут выполняться разные однотипные проекты;
- для выполнения одного проекта могут быть использованы разные процессы.
- Возможность планирования и учета задач как по проектам, так и по процессам.
- Контроль хода исполнения задач по проектам и процессам.
Управление отношениями с клиентами (CRM)
- Ведение базы данных организаций.
- Возможность учета сведений как об организации, так и о ее сотрудниках — контактных лицах.
- Учет и планирование контактов, сделок, переписки с контрагентами.
- Организация быстрого доступа ко всем документам, связанным с контрагентом.
Подсистема контроля прав
- Настройка прав доступа к объектам системы, в соответствии с ролью сотрудника организации.