Служебные записки (УД)

Служебные записки

Журнал «Служебные записки»

Рабочий стол -> Служебные записки

Журнал «Служебные записки» позволяет пользователям системы обмениваться электронными сообщениями. В журнале формируется два вида внутренних документов:

• служебная записка
• заявление

Внутренние документы предназначены для хранения организационно-распорядительных и информационно-справочных документов официального характера.

При работе с журналом пользователь имеет возможность:

• создавать и отправлять служебные записки и уведомления
• получать служебные записки и уведомления других пользователей, адресованные пользователю.
• перенаправлять другим пользователям
• присоединять и открывать вложения(файлы, веб-ресурс и прочие)

Журнал содержит стандартные элементы управления. Подробнее о настройки списков Форма журнала документов

Служебная записка (заявление)

Рабочий стол -> Контакт -> Создать

• Для того, чтобы создать новый внутренний документ необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Служебные записки»(1). В журнале «Служебные записки» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
• Выбираем вид внутреннего документа в поле «Процесс»:
  • служебная записка
  • заявление

Закладка «Содержание»

Закладка «Содержание» отражает основные реквизиты документа.

Реквизиты:

• Тема — краткое описание документа.
• Содержание — содержание документа. Подробное описание.
• Дата — дата создания документа. Формируется автоматически. Возможна ручная корректировка.
• Номер — номер документа в системе. Формируется автоматически. Без возможности ручной корректировки.
• Автор — автор документа «Служебная записка». Заполняется автоматически. Ссылка на карточку сотрудника.
• Процесс — бизнес-процесс организации. Выбирается вручную. Меняет вид внутреннего документа.
• Проект — проект организации. Выбирается вручную пользователем.
• Отдел — подразделении организации, в котором находится пользователь.
• Классификатор — позволяет выбрать категорию документов:
  • Докладная записка
  • Служебная записка
  • Заявление

После записи документа становятся доступными следующие команды:

• Добавить комментарий
• Изменить содержание
• Изменить последний комментарий
• Удалить последний комментарий
• Обновить.

Панель инструментов содержит стандартный набор команд. Подробнее Панель инструментов

Закладка «Служебная записка»

Закладка «Служебная записка» отражает всю информацию с закладок «Содержание» и «Приложение».

Закладка «Приложения»

На закладке «Приложения» отображаются задачи и документы и пр., сформированные на основании контакта и связанные с ним.

Закладка содержит таблицы:

• Приложения
• Связанные задачи

Подробнее о работе с приложениями Приложения к документу

Закладка «Учет ресурсов»

Закладка «Учет ресурсов» отображает затраты времени сотрудника.

Подробнее о заполнении учета ресурсов Учет ресурсов

Закладка «История»

Закладка «История» отображает движение контакта по этапам, исполнителям. Состоит из двух таблиц:

• Таблица 1 отражает текущее состояние документа.
• Таблица 2 показывает перемещения контакта.

Подробнее о закладке История документа

Как создать новый документ?

Рабочий стол -> Контакт -> Создать

• Для того, чтобы создать новый внутренний документ необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Служебные записки»(1). В журнале «Служебные записки» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
• Выбираем вид внутреннего документа в поле «Процесс»:
  • служебная записка
  • заявление

Как перевести документ на следующий этап?

Рабочий стол -> Документ -> Переход на следующий этап

• На Рис. контакт находится на этапе Черновик. После завершения этого этапа можно перевести контакт на:
  • Утверждение (Руководитель подразделения)
  • Согласование (Руководитель организации)
  • Бухгалтерия (Главный бухгалтер)
  • Уточнение (Автор)
  • Уведомление (Автор)

• В скобках указаны роли, ответственные за выполнение этапа бизнес-процесса.
• После перевода документ (в данном случае контакт) автоматически сохраняется.
• После перевода форма автоматически закрывается, если только документ не остался на текущем пользователе.

Как завершить документ, взять на контроль? Подписчики

Механизм завершения документа, контроль и подписка описаны в статье Подписка, контроль, уведомления

Как добавить приложения к документу?

Механизм добавления приложений и их виды описан в статье Приложения к документу

Как отметить время исполнения по документу?

Механизм заполнения учета работ описан в статье Учет ресурсов