Документ "Совещание" (УД77)

Система предоставляет возможность планирования и проведения совещаний. При планировании совещания пользователь заводит в системе документ «Совещание», определяет список участников, время, место и тему проведения совещания. Лицам, указанным в списке участников можно своевременно послать уведомление о запланированном совещании. В этом же документе фиксируется протокол проведения совещания, вопросы и решения, принятые по этим вопросам. Сюда же можно прикрепить вложения — файлы любого типа(например, аудиоматериалы).

Документ «Совещание» поддерживает механизм подписания — можно указать необходимый перечень лиц, которые должны обязательно ознакомиться с запланированным совещанием и заверить этот факт подписью до даты, указанной в документе. Подписание производится нажатием одной кнопки, при этом система регистрирует дату подписания.

Меню Журналы > Совещания

Все журналы системы унифицированы, работа с ними описана в разделе Журнал документов (УД).

Создать новый документ можно несколькоми способами — см. раздел Способы создания документа.

Документ «Совещание» содержит закладки:

• Содержание — содержит основные реквизиты документа и вложения к нему.
• История — история изменений состояния документа и наложенные на него резолюции.

Элементы управления журналов/документов являются стандартными для всех журналов, их назначение описано в разделе Условные обозначения и пиктограммы (УД).

Закладка «Содержание»

Закладка «Содержание» содержит главную информацию о документе:

• Реквизиты — номер, дата регистрации документа в системе. Нумерация протоколов производится автоматически. При необходимости номер протокола можно изменить, но он должен быть уникальным.
• Ответственный — пользователь, ответственный за проведение совещания.
• Проведение — дата совещания; время начала и окончания совещания; место проведения совещания.
• Основание — указывается документ, на основании которого проводится совещание.
• Тема — тема совещания, автоматически переносится в поле «Содержание».
• Категория — определяет категорию документа (совещание), реквизит регламентирован.
• Бюджет  — бюджет совещания.
• Этап — если совещание проводится по вопросам некого проекта, здесь указывается этап этого проекта, задачи которого требуют обсуждения.
• Приоритет — указание приоритета приказа (обычный, повышенный, высокий).
• Дело — используется для определения дела согласно принятой на предприятии номенклатуре дел, к которому относится данное совещание. Ссылка на элементы справочника Номенклатура дел.

Перед формированием списка вопросов необходимо заполнить таблицу "Участники".

• В таблице «Разделы» составляется перечень разделов для обсуждения. В каждом разделе можно создавать произвольное количество вопросов для обсуждения. Количество вопросов по данному разделу отображается в колонке «Кол-во».
• В таблице «Участники» указываются физические лица или пользователи системы, принимающий участие в совещании. Элемент справочников Физические лица или Пользователи по выбору. По кнопке  можно создать уведомление участникам совещания о запланированном мероприятии.
• В таблице «Вопросы» отражаются данные по вопросам совещания. Для каждого вопроса можно ввести реквизиты:
  • Вопрос — вопрос, поставленный на совещании.
  • Решение — решение, принятое по данному вопросу.
  • Протокол. При заполнении протокола используется список участников совещания. Чтобы добавить комментарий участника, выделите его в списке, и по кнопке «Добавить комментарий участника» в поле «Протокол» отразится участник совещания и точное время внесения комментария (при необходимости можно редактировать). Затем непосредственно в поле «Протокол» введите текст комментария.

Закладка «История»

Закладка «История» отражает изменения состояний документа, вложения, связанные с проведением данного совещания, список подписчиков.

Описание истории переходов документа между состояниями (движение документа)и списка резолюций см. в разделе Документ. Закладка "История" (УД77). Работа с вложениями описана в Документ. Элемент «Вложение» (УД77)).

Рассмотрим работу с подпиской на документ.

Группа полей Адресаты (Подписчики) используется, если с документом необходимо ознакомить некоторый круг лиц. Например, чтобы удостовериться, что все участники получили уведомление о планируемом совещании:

• Заполнение списка лиц производится в поле Подписчик выбором из справочника Пользователи (по кнопке ). Всем им при сохранении документа придет уведомление на ознакомление с документом.
• Поле Подписать до позволяет установить дату, до которой с документом должны ознакомиться все подписчики.
• Пользователь, получив уведомление с приказом, открывает приказ и, после ознакомления с ним, на закладке «История» нажимает кнопку - нажатие этой клавиши свидетельствует о том, что пользователь ознакомился с документом, дата и фамилия подписавшего автоматически фиксируется системой в полях Дата подписания, Подписавший заполняются.
• Можно также в отдельном окне просмотреть список всех сотрудников организации, подписавших приказ, нажав кнопку .
• Регистратор (автор) - ФИО сотрудника, зарегистрировавшего совещание.
• Последнее редактирование - информация о последнем редактировании документа, дата редакции и автор, внесший изменения.