Документ "Совещание" (УД77)
Система предоставляет возможность планирования и проведения совещаний. При планировании совещания пользователь заводит в системе документ «Совещание», определяет список участников, время, место и тему проведения совещания. Лицам, указанным в списке участников можно своевременно послать уведомление о запланированном совещании. В этом же документе фиксируется протокол проведения совещания, вопросы и решения, принятые по этим вопросам. Сюда же можно прикрепить вложения — файлы любого типа(например, аудиоматериалы).
Документ «Совещание» поддерживает механизм подписания — можно указать необходимый перечень лиц, которые должны обязательно ознакомиться с запланированным совещанием и заверить этот факт подписью до даты, указанной в документе. Подписание производится нажатием одной кнопки, при этом система регистрирует дату подписания.
Меню Журналы > Совещания
Все журналы системы унифицированы, работа с ними описана в разделе Журнал документов (УД).
Создать новый документ можно несколькоми способами — см. раздел Способы создания документа.
Документ «Совещание» содержит закладки:
- Содержание — содержит основные реквизиты документа и вложения к нему.
- История — история изменений состояния документа и наложенные на него резолюции.
Элементы управления журналов/документов являются стандартными для всех журналов, их назначение описано в разделе Условные обозначения и пиктограммы (УД).
Закладка «Содержание»
Закладка «Содержание» содержит главную информацию о документе:
- Реквизиты — номер, дата регистрации документа в системе. Нумерация протоколов производится автоматически. При необходимости номер протокола можно изменить, но он должен быть уникальным.
- Ответственный — пользователь, ответственный за проведение совещания.
- Проведение — дата совещания; время начала и окончания совещания; место проведения совещания.
- Основание — указывается документ, на основании которого проводится совещание.
- Тема — тема совещания, автоматически переносится в поле «Содержание».
- Категория — определяет категорию документа (совещание), реквизит регламентирован.
- Бюджет — бюджет совещания.
- Этап — если совещание проводится по вопросам некого проекта, здесь указывается этап этого проекта, задачи которого требуют обсуждения.
- Приоритет — указание приоритета приказа (обычный, повышенный, высокий).
- Дело — используется для определения дела согласно принятой на предприятии номенклатуре дел, к которому относится данное совещание. Ссылка на элементы справочника Номенклатура дел.
 |
Перед формированием списка вопросов необходимо заполнить таблицу "Участники". |
- В таблице «Разделы» составляется перечень разделов для обсуждения. В каждом разделе можно создавать произвольное количество вопросов для обсуждения. Количество вопросов по данному разделу отображается в колонке «Кол-во».
- В таблице «Участники» указываются физические лица или пользователи системы, принимающий участие в совещании. Элемент справочников Физические лица или Пользователи по выбору. По кнопке
можно создать уведомление участникам совещания о запланированном мероприятии. - В таблице «Вопросы» отражаются данные по вопросам совещания. Для каждого вопроса можно ввести реквизиты:
- Вопрос — вопрос, поставленный на совещании.
- Решение — решение, принятое по данному вопросу.
- Протокол. При заполнении протокола используется список участников совещания. Чтобы добавить комментарий участника, выделите его в списке, и по кнопке «Добавить комментарий участника»
в поле «Протокол» отразится участник совещания и точное время внесения комментария (при необходимости можно редактировать). Затем непосредственно в поле «Протокол» введите текст комментария.
Закладка «История»
Закладка «История» отражает изменения состояний документа, вложения, связанные с проведением данного совещания, список подписчиков.
Описание истории переходов документа между состояниями (движение документа)и списка резолюций см. в разделе Документ УД. Закладка "История". Работа с вложениями описана в Документ УД. Элемент «Вложение»).
Рассмотрим работу с подпиской на документ.
Группа полей Адресаты (Подписчики) используется, если с документом необходимо ознакомить некоторый круг лиц. Например, чтобы удостовериться, что все участники получили уведомление о планируемом совещании:
- Заполнение списка лиц производится в поле Подписчик выбором из справочника Пользователи (по кнопке
). Всем им при сохранении документа придет уведомление на ознакомление с документом. - Поле Подписать до позволяет установить дату, до которой с документом должны ознакомиться все подписчики.
- Пользователь, получив уведомление с приказом, открывает приказ и, после ознакомления с ним, на закладке «История» нажимает кнопку
- нажатие этой клавиши свидетельствует о том, что пользователь ознакомился с документом, дата и фамилия подписавшего автоматически фиксируется системой в полях Дата подписания, Подписавший заполняются. - Можно также в отдельном окне просмотреть список всех сотрудников организации, подписавших приказ, нажав кнопку
. - Регистратор (автор) - ФИО сотрудника, зарегистрировавшего совещание.
- Последнее редактирование - информация о последнем редактировании документа, дата редакции и автор, внесший изменения.
