Учет писем (УД)
Входящая и исходящая корреспонденция
Рабочий стол -> Письмо
Журнал «Письмо» предназначен для регистрации и учета писем в организации.
Любой зарегистрированный документ может относиться к одному из следующих потоков:
- поток входящих документов: как правило, документы поступившие в организацию извне;
- поток исходящих документов: содержит документы, которые будут направлены другим организациям и частным лицам.
При работе с журналом пользователь имеет возможность:
- создавать и отправлять на согласование письма
- получать, регистрировать письма
- отправлять пользователям и получать уведомления других пользователей, адресованные пользователю.
- присоединять и открывать вложения(файлы, веб-ресурс и прочие)
Журнал содержит стандартные элементы управления. Подробнее о настройки списков Форма журнала документов
Входящее/исходящее письмо
Рабочий стол -> Письмо -> Создать
- Для того, чтобы создать новый документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Письмо»(1). В журнале «Письмо» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
- Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Получателя и Отправителя:
- Входящие письма
- Исходящие письма
- Если Отправителем является организация пользователя, то письмо Исходящее. Если Получателем, то договор Входящее.
- Выбираем процесс в поле «Процесс»:
- Входящие письма
- Исходящие письма
Закладка «Содержание»
Закладка «Содержание» отражает основные реквизиты документа.
Реквизиты:
- Тема — краткое описание текста письма.
- Содержание — содержание письма. Подробное описание.
- Номер — автоматически после записи формируется номер документа.
- Дата — дата создания документа. Формируется автоматически. Возможна ручная корректировка.
- Дата регистрации — дата регистрации. Выбирается вручную.
- Автор — автор документа «Письмо». Заполняется автоматически. Ссылка на карточку сотрудника.
- Процесс — бизнес-процесс организации. Выбирается вручную.
- Проект — проект организации. Выбирается вручную пользователем.
- Отдел — подразделение организации, в котором находится пользователь.
- Свойства:
- Отправитель — организация-отправитель письма. Ссылка на справочник «Организации»
- Получатель — организация — получатель. Ссылка на справочник «Организации»
- Номер — позволяет изменить номер, присвоенный системой, на необходимый пользователю. Например, добавление префикса ВХ(ИХ).
- Классификатор — отражает вид документа:
- Входящие письма
- Исходящие письма
После записи документа становятся доступными следующие команды:
- Добавить комментарий
- Изменить содержание
- Изменить последний комментарий
- Удалить последний комментарий
- Обновить.
Панель инструментов содержит стандартный набор команд. Подробнее Панель инструментов
Закладка «Письмо»
Закладка «Письмо» отражает всю информацию с закладок «Содержание» и «Приложение».
Закладка «Приложения»
На закладке «Приложения» отображаются задачи и документы и пр., сформированные на основании письма и связанные с ним.
Закладка содержит таблицы:
- Приложения
- Связанные задачи
Подробнее о работе с приложениями Приложения к документу
Закладка «Учет ресурсов»
Закладка «Учет ресурсов» отображает затраты времени сотрудника.
Подробнее о заполнении учета ресурсов Учет ресурсов
Закладка «История»
Закладка «История» отображает движение письма по этапам, исполнителям. Состоит из двух таблиц:
- Таблица 1 отражает текущее состояние документа.
- Таблица 2 показывает перемещения договора.
Подробнее о закладке История документа
Как создать новый документ?
Рабочий стол -> Письмо -> Создать
- Для того, чтобы создать новый документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Письмо»(1). В журнале «Письмо» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
- Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Получателя и Отправителя:
- Входящие письма
- Исходящие письма
- Если Отправителем является организация пользователя, то письмо Исходящее. Если Получателем, то договор Входящее.
- Выбираем процесс в поле «Процесс»:
- Входящие письма
- Исходящие письма
