Методика использования подсистемы (Учет автотранспорта, УАУ8)

Учет автотранспорта

Контур «Учет автотранспорта» программного комплекса «Учет. Анализ. Управление 3» позволяет учитывать пробег транспорта, израсходованный ГСМ, отработанное водителями время.

Перейти к объектам контура можно через «Панель функций» (Закладка «Автотранспорт» на закладке «Производство») или через пункты меню:

Производство – Автотранспорт Или КБУ – Автотранспорт.

Настройка учетной политики по автотранспорту

При расчете затрат топлива, учитываются коэффициенты, предусмотренные распоряжением Минтранса РФ от 14 марта 2008 года № АМ-23-р.

• Сезонный коэффициент
• Коэффициент при движении по городу (применяемые для населенных пунктов с численностью от 250 тысяч человек)
• Коэффициент при использовании кондиционера

Эти коэффициенты настраиваются в форме «Учетная политика по автотранспорту». Для каждой организации могут быть настроены свои значения коэффициентов. Значения устанавливаются с определенной даты.

Справочник Автомобили

Справочник содержит в себе перечень автомобилей организации.

Закладка "Автотранспорт"

Закладка «Автотранспорт» формы элемента справочника содержит в себе следующие реквизиты:

• Марка автомобиля;
• Регистрационный знак - государственный номер автомобиля;
• Наименование автомобиля – определяет форму представления автомобиля в документах и отчетах;
• Вид автотранспорта – легковой, грузовой или спецтехника. От вида транспортного средства зависит алгоритм расчета затрат топлива;
• Водитель – ссылка на элемент справочника «Физические лица».
• Флаг наличия кондиционера – при включенном флаге увеличивается норма расхода топлива для автомобиля с учетом коэффициента, установленного учетной политикой по автотранспорту;
• Основное средство – ссылка на элемент справочника «Основные средства», соответствующий автомобилю. При вводе нового автомобиля можно либо выбрать Основное средства из справочника, либо, создать новое основное средство. При нажатии на кнопку «Регистрация ОС» создается новое основное средство и открывается форма «Регистрация транспортного средства», в которой можно указать реквизиты для расчета транспортного налога.

Закладка "Нормы расхода топлива"

На закладке «Нормы расхода топлива» указывается вид топлива (ссылка на элемент справочника «Номенклатура») и расход топлива в литрах на 100 км пробега.

Для грузовых автомобилей также указывается расход в литрах на тонно-километр и расход на погрузку. Для спецтехники дополнительно можно указать расход в литрах на час работы.

Нормы расхода топлива

Нормы расхода топлива для всех автомобилей также можно просматривать и корректировать через форму «Нормы расхода топлива».

Справочник Автомобильные рейсы

Справочник содержит в себе данные о предопределенных маршрутах следования транспортных средств.

Данные справочника используются при заполнении путевых листов.

В табличной части справочника указываются

• Пункты отправления и назначения. В качестве пунктов движения может быть указана организация или контрагент. В этом случае адресом пункта отправления или назначения будет фактический адрес организации или контрагента.

Также пункты отправления и назначения и их адреса могут быть введены вручную произвольным образом;

• Расстояние между пунктами отправления и назначения;
• Признак движения по городу. В зависимости от этого признака при расчете расхода топлива применяется поправочный коэффициент;
• Для спецтехники можно указать время работы оборудования.

Другие справочники

В контуре также используются справочники типовой конфигурации 1С: «Бухгалтерия предприятия»:

• Организации – перечень организаций. Путевые листы вводятся с учетом организации, увеличивающие коэффициенты также могут не применяться в каких-то организациях. Справочник также используется при формировании маршрутов движения автотранспорта;
• Подразделения - подразделения организаций, в их разрезе формируются путевые листы;
• Контрагенты - справочник используется при формировании маршрутов движения автотранспорта;
• Физические лица - из данного справочника выбираются водители автомобилей;
• Номенклатура – из данного справочника подбираем ГСМ.

Документ Путевой лист

Документ Путевой лист регистрирует пробег автомобилей, расход топлива, время работы водителей.

В документе предусмотрена печать регламентированных форм путевых листов.

Реквизиты шапки путевого листа:

• Автомобиль - при заполнении маршрута рассчитываются затраты топлива по нормам именно этого автомобиля;
• Водитель;
• Организация.

Закладка «Маршрут»

• Пункты отправления и назначения. Внизу формы отображаются адреса пунктов отправления и назначения текущей строки маршрута.
• Расстояние между пунктами отправления и назначения
• Топливо – ссылка на номенклатуру, соответствующую ГСМ автомобиля
• Коэффициент – суммарный процент увеличения нормы списания топлива, получается сложением сезонного коэффициента, коэффициента при движении по городу и коэффициента при использовании кондиционера.
• Флаг «Движение по городу». При включенном флаге применяется соответствующий увеличивающий коэффициент в расчете расхода топлива.
• Затраты по норме. Для легкового автомобиля рассчитываются по формуле ([Расстояние] * [Норма литров на 100 км для автомобиля]) / 100 * [Суммарный повышающий процент] / 100
• Время выезда и время возвращение

В итоговой строке видно общее пройденное расстояние и суммарные затраты по норме.

В документ можно подбирать рейсы из справочника «Автомобильные рейсы», при этом производится автоматический расчет затрат топлива по норме для каждой строки маршрута рейса.

Также можно вводить произвольные строки маршрута вручную, расход топлива рассчитывается при вводе расстояния.

В введенных вручную строках рейсов пункты отправления и назначения можно выбирать из справочников «Организации» или «Контрагенты», также можно вводить произвольные адреса и обозначения.

Закладка «Затраты топлива»

Реквизиты:

• Остаток топлива до рейса – в этой колонке рассчитывается остаток топлива по предыдущему путевому листу автомобиля, указанного в путевом листе;
• Выдано топлива - общее количество топлива, заправленного в бак за день;
• Остаток после рейса – в это поле вводятся показания счетчиков ГСМ
• Затраты по факту - рассчитываются как [Остаток после рейса] - [Выдано топлива] - [Остаток до рейса]. При корректировке значения в этом поле пересчитывается «Остаток после рейса».
• Экономия или перерасход ГСМ – сопоставляются «Затраты по факту» и «Затраты по норме». Если «Затраты по факту» больше чем «Затраты по норме», выводится «Перерасход», в противном случае – «Экономия».