Служебные записки (УД)
Содержание
Журнал «Служебные записки»
Рабочий стол -> Служебные записки
Журнал «Служебные записки» позволяет пользователям системы обмениваться электронными сообщениями. В журнале формируется два вида внутренних документов:
- служебная записка
- заявление
Внутренние документы предназначены для хранения организационно-распорядительных и информационно-справочных документов официального характера.
При работе с журналом пользователь имеет возможность:
- создавать и отправлять служебные записки и уведомления
- получать служебные записки и уведомления других пользователей, адресованные пользователю.
- перенаправлять другим пользователям
- присоединять и открывать вложения(файлы, веб-ресурс и прочие)
Журнал содержит стандартные элементы управления. Подробнее о настройки списков Форма журнала документов
Служебная записка (заявление)
Рабочий стол -> Контакт -> Создать
- Для того, чтобы создать новый внутренний документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Служебные записки»(1). В журнале «Служебные записки» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
- Выбираем вид внутреннего документа в поле «Процесс»:
- служебная записка
- заявление
Закладка «Содержание»
Закладка «Содержание» отражает основные реквизиты документа.
Реквизиты:
- Тема — краткое описание документа.
- Содержание — содержание документа. Подробное описание.
- Дата — дата создания документа. Формируется автоматически. Возможна ручная корректировка.
- Номер — номер документа в системе. Формируется автоматически. Без возможности ручной корректировки.
- Автор — автор документа «Служебная записка». Заполняется автоматически. Ссылка на карточку сотрудника.
- Процесс — бизнес-процесс организации. Выбирается вручную. Меняет вид внутреннего документа.
- Проект — проект организации. Выбирается вручную пользователем.
- Отдел — подразделение организации, в котором находится пользователь.
- Классификатор — позволяет выбрать категорию документов:
- Докладная записка
- Служебная записка
- Заявление
После записи документа становятся доступными следующие команды:
- Добавить комментарий
- Изменить содержание
- Изменить последний комментарий
- Удалить последний комментарий
- Обновить.
Панель инструментов содержит стандартный набор команд. Подробнее Панель инструментов
Закладка «Служебная записка»
Закладка «Служебная записка» отражает всю информацию с закладок «Содержание» и «Приложение».
Закладка «Приложения»
На закладке «Приложения» отображаются задачи и документы и пр., сформированные на основании контакта и связанные с ним.
Закладка содержит таблицы:
- Приложения
- Связанные задачи
Подробнее о работе с приложениями Приложения к документу
Закладка «Учет ресурсов»
Закладка «Учет ресурсов» отображает затраты времени сотрудника.
Подробнее о заполнении учета ресурсов Учет ресурсов
Закладка «История»
Закладка «История» отображает движение контакта по этапам, исполнителям. Состоит из двух таблиц:
- Таблица 1 отражает текущее состояние документа.
- Таблица 2 показывает перемещения контакта.
Подробнее о закладке История документа
Как создать новый документ?
Рабочий стол -> Контакт -> Создать
- Для того, чтобы создать новый внутренний документ необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Служебные записки»(1). В журнале «Служебные записки» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
- Выбираем вид внутреннего документа в поле «Процесс»:
- служебная записка
- заявление
Как перевести документ на следующий этап?
Рабочий стол -> Документ -> Переход на следующий этап
- На Рис. документ находится на этапе Черновик. После завершения этого этапа можно перевести документ на:
- Утверждение (Руководитель подразделения)
- Согласование (Руководитель организации)
- Бухгалтерия (Главный бухгалтер)
- Уточнение (Автор)
- Уведомление (Автор)
- В скобках указаны роли, ответственные за выполнение этапа бизнес-процесса.
- После перевода документ (в данном случае служебная записка/заявление) автоматически сохраняется.
- После перевода форма автоматически закрывается, если только документ не остался на текущем пользователе.
Как завершить документ, взять на контроль? Подписчики
Механизм завершения документа, контроль и подписка описаны в статье Подписка, контроль, уведомления
Как добавить приложения к документу?
Механизм добавления приложений и их виды описан в статье Приложения к документу
Как отметить время исполнения по документу?
Механизм заполнения учета работ описан в статье Учет ресурсов
