Схема оперативного учета (КУС)

Замкнутый контур — выполнение всех операций по контуру сводит остатки на всех счетах в 0.

• Схема взаимодействия «Оперативный учет услуг» (20.10) — балансовая с контуром РР
• Фактическая схема оперативного учета 20.12

Что должен показывать контур, результат работы

1. Оперативные взаиморасчеты с контрагентами на счете «Взаиморасчеты».
2. Список и стоимость оказанных услуг на счете «Оказанные услуги». Услуги заселенных гостей.
3. Как получить планируемый доход санатория - на счете «Услуги к оплате» + «Счета к оплате».
4. Планируемый - по Путевкам и по Заявкам. Желательно с разделением на подтвержденный планируемый доход (Путевки) и неподтвержденный (Заявки).
5. Получить состояние оплаты конечного документа (оплачен или нет). Заявка, Путевка, Карта гостя, Назначение услуг.

Что НЕ дает контур

• Количество документов неоплаченной реальной реализации (РР).
• Минус - Счет на оплату будет обязательным.
• Минус - Реализация будет обязательной. Но можно поменять движения и сделать необязательной.
• Минус - сложные сторнирования при Сокращениях пребывания.

Что даст переход на этот контур

1. Ресурс «Номенклатура» на различных счетах позволит видеть - какие услуги оплачены, а какие нет.
2. Наличие обязательного документа «Счет на оплату» в цепочке:
   • Позволяет пробивать чек всегда с признаком «Полной оплаты».
   • Отсутствие «частичной оплаты» в чеке сильно упрощает кассовый учет.
   • Дает возможность распределения авансов.
   • Дает возможность нормальной оплаты 1 массажа из 10 назначенных.
   • В счете есть «Срок оплаты счета». Это дает возможность контролировать этот срок. Разделить, например, ожидаемые оплаты на просроченные и не просроченные. Дает возможность в будущем снимать планируемые услуги, которые не были вовремя оплачены.
3. Возможность распределения любого аванса, независимо от количества услуг.
4. Счет «Реализация» позволяет видеть:
   • Сколько РР выставлено за период.
   • Сколько РР закрыто оплатами за период.
   • Вся ли реализация закрыта оплатами.
   • Все ли оплаты закрыты реализацией.
   • Можно сравнить сумму и количество реализации с бухгалтерией, проконтролировать правильность обменов.
   • Можно выставлять реализацию по дням, автоматом решая проблему переходящих путевок.
5. Замкнутый цикл движений. Все движения по одному гостю сводятся в ноль. Выселение - закрывает весь контур оперативного учета. Остатки на счетах позволяют легко находить ошибки документов. Понятные и простые инварианты.
6. Возможность контроля создания всех документов в цикле. Типа давать создавать реализацию, только если есть на счете незакрытые услуги к выставлению. Аналогично с «Счетом на оплату», аналогично с «Оплатой».
   • Возможность запрещать «Выселять» гостя, пока не сошлась Реализация и Взаиморасчеты.
7. Видна оперативная реализация на каждый день. Можно понятно формировать Ночной аудит.
8. На счете «Оказанные услуги» собирается сумма и количество услуг у заселенных гостей.
9. Возможность добавления Розницы в текущий контур.
10. Увеличивается значение «Номенклатуры» и «Номенклатуры пребывания» в частности. Повод навести в ней порядок.
11. Появляется возможность в Карте гостя при заселении по путевке менять Дату заезда, Номер гостиницы (без изменения количества дней, суммы и номенклатуры).
12. Отказ от «Основания» на счетах позволит решить все проблемы с оплатой по документам-основаниям.
13. Позволит добавить в будущем возможности:
    • Планирование оперативной реализации (услуги парковки, трансфера).
    • Возможность назначения платных медицинских услуг по путевке.
    • Отметка факта выполнения незапланированных платных медицинских услуг.
    • Возможность закрытия услуг Контрагента (у которого нет Карты гостя).
    • Возможность добавления бонусной системы лояльности.

Требуемые отчеты

1. Контроль замкнутости цикла. Нужен будет какой-то общий отчет, который будет контролировать замкнутость цикла по конкретному гостю. Что по итогам всех действий «конечный остаток» = 0. Отчет по всем счетам в ОСВ с разворотом по Контрагенту или Карты гостя?)
2. Контроль выставленной реализации - по каким документам (Картам гостя и Путевкам) реализация выставлена, а по каким нет.
3. По взаиморасчетам. Стандартно - сумма выставленной контрагенту реализации. По какой номенклатуре и по каким документам - и что из нее оплачено.
4. План по оплате. Сколько денег мы ждем от клиентов. Отдельно ненадежная оплата (по броням), отдельно надежная (по заселенным гостям). С разворотом по типам документов и по номенклатуре.
5. Оплата счетов - список счетов с информацией, какие они . Тоже, желательно, с разворотом по надежности оплаты (заселения\брони). Возможно, с учетом срока оплаты.
6. Запланированные услуги - сколько и на какую сумму услуг (=номенклатуры) - мы должны оказать гостям. И какая часть из них оплачена. C разворотом по типам документов (Путевки / Заявки / Назначения услуг). По счету «Услуги к оплате».
7. «Оказанные услуги» - тоже количество и сумма оперативных услуг, которые мы оказали гостям. С разделением по номенклатуре и по типам основания (Карты гостя, Путевки, Оказанные услуг и т.д.). С возможностью посмотреть - какая часть из этих услуг закрыта реализацией.
8. «Оплаченная реализация» - какие документы реализации оплачены, а какие нет. С разворотом по номенклатуре. И по типу номенклатуры.

От Кедра:

• Отчет по оплатам. На этапе брони. Человек (ФИО), за него могут платить разные контрагенты - «источники оплаты за этого гостя». По броням. Если за гостя оплатили 50%, то надо это видеть.
• По оплатам - когда гость уже приехал. (сейчас более менее работает).
• Лицевой счет гостя открывать на этапе брони. Чтобы взаиморасчеты по Физлицу открывались еще на этапе брони.
• Бронь - не считается что гость нам должен.

Проработка структуры и счетов

Общее

Структура бухгалтерского регистра «Оперативный учет услуг» Измерения:

• Организация: можно вести учет по нескольким организациям.

Ресурсы:

• Сумма: балансовый, учитывается на всех счетах.
• Количество: небалансовый, учитывается на счетах реализации услуг для учета количества оказанных услуг.

Реквизиты:

• Содержание: расшифровка проводки.

Схема взаимодействия счетов

Описание счетов

Используется отдельный план счетов “План счетов учета услуг”

Счет "Расчеты с контрагентами"

Содержит сумму, которую контрагент должен санаторию. Без детализации по услугам и количеству услуг.

Отрицательный остаток на счете означает наличие аванса.

Аналитика: "Контрагент", "Договор"

Ресурс:

• “Сумма” - сумма задолженности.

Счет “Ожидаемые поступления”

Сумма которую организация ожидает получить от контрагента по документам.

Счет “Ожидаемая реализация”

Сумма, которую ожидает получить санаторий по будущим броням (путевкам) и количество дней, в течение которых услуга пребывания будет предоставляться.

Аналитика: “Контрагент”, “Договор”, “Основание (путевка)”

Ресурсы:

• “Сумма” - ожидаемые поступления по брони
• “Количество” - количество дней по путевке (для путевки на 14 дней на двух человек количество будет 28)

Счет “К реализации”

Сумма и количество услуг, которые планируются санаторием к оказанию гостям (услуги проживания/лечения/питания, платные услуги поверх суммы путевки).

Аналитика: “Контрагент”, “Договор”, “Номенклатура”, “Основание (карта гостя)”

Ресурсы:

• “Сумма” - сумма планируемых к оказанию услуг
• “Количество” - количество услуг

Счет “Оперативная реализация”

Сумма и количество фактически оказанных гостям санатория услуг.

Аналитика: “Номенклатура”, “Контрагент”, “Договор”, “Основание (карта гостя)”

Ресурсы:

• “Сумма” - сумма оказанных услуг
• “Количество” - количество услуг

Счет “Вспомогательный”

Так как система не является замкнутой, используется вспомогательный счет без аналитики для выполнения проводок, часть которых не реализована в системе, но подразумевается.

Ресурс:

• “Сумма”

Операции

• Регистрация заявки в категорию
• Регистрация заявки в номер гостиницы
• Бронирование путевки по заявке в категорию
• Бронирование путевки по заявке в номер гостиницы
• Бронирование путевки напрямую, без заявки
• Регистрация карты гостя по путевке
• Регистрация карты гостя без путевки
• Зачет аванса (предварительно деньги пришли к примеру)
• Оплата путевки несколькими контрагентами
• Назначение платных медицинских услуг
• Отметка факта выполнения платных медицинских услуг
• Операции Карты гостя:
  • Продление
  • Переселение
  • Сокращение пребывания
  • Сокращение пребывания (с выбытием)
• Ночной аудит
• Оперативная реализация внеплановой реализации
• Создание документа “Реализация услуг” (накладная)
• Оперативная реализация в Заявке и Путевке

Проводки

Дт “Взаиморасчеты” - Кт “Ожидаемая реализация”

При выполнении операции бронирования путевки долг контрагента перед санаторием увеличивается на полную стоимость путевки и количество дней и сумма услуг пребывания, которые санаторий должен будет предоставить при регистрации по бронированию.

При “снятии брони” проводка сторнируется.

Дт “Взаиморасчеты” - Кт “К реализации”

При назначении платных сеансов услуг увеличивается долг контрагента и количество/сумма услуг, которые санаторий должен оказать гостю.

При отметке “неявки на услугу” проводка сторнируется.

Дт “Ожидаемая реализация” - Кт “К реализации”

При выполнении регистрации карты гостя по путевке закрываются услуги пребывания, ожидаемые к оказанию гостю и увеличивается количество/сумма услуг, которые санаторий должен оказать гостю.

Дт “К реализации” - Кт “Оперативная реализация”

При отметке факта прохождения платной услуги закрывается ожидаемое оказание услуг и добавляется запись для формирования реализации.

Для фиксации факта оказания услуги пребывания, каждый день формируется документ “ночного аудита”. Закрывает один день и сумму за один день пребывания по путевке.

Дт “Взаиморасчеты” - Кт “Оперативная реализация”

Оказание дополнительных услуг гостю, для которых не требуется назначение времени сеанса (аренда велосипеда, бильярд и т.п.). Увеличивает долг контрагента и фактически оказанные гостю услуги, на которые будет сформирована реализация.

Дт “Вспомогательный” - Кт “Взаиморасчеты”

Документ "Прием платежей" закрывает задолженность контрагента на сумму платежа. Если платеж больше задолженности, то остаток считается авансом. Под дебетом проводки подразумевается поступление денег на расчетный счет контрагента.

Дт “Оперативная реализация” - Кт “Вспомогательный”

При регистрации выбытия гостя формируется акт об оказании услуг гостю (документ “Реализация товаров и услуг”). Под кредитом проводки подразумеваются действия по реализации услуг на стороне бухгалтерии

Порядок действий по переходу с версии КУС 19.06 на 20.07

1. Переименовать счет “Взаиморасчеты” в “Ожидаемые поступления”.
2. Завести новый счет “Расчеты с контрагентами” (или движение денежных средств)
3. Документ “Прием платежей” - сделать движения по счету “Расчеты с контрагентами”
4. Документ “Реализация” - сделать движения на дебет по счету “Расчеты с контрагентами”
5. Перенос движений на новые счета. (перепроведение документов)
6. Решить вопрос с интерфейсом формирования “Реализации”. Чтобы его было делать прям по циклу. Запретить выселять без реализации?) Сделать флажок в Выбытии - сделать реализацию?
7. Переименовать “К реализации” в “Услуги к оказанию”
8. Переименовать “Оперативная реализация” в “Реализация” (это не совсем реализация)? или “Оказанные услуги”
9. Установить аналитику на счетах:
   • Взаиморасчеты - Контрагент, Договор
   • Ожидаемые поступления - Контрагент, Договор, Основание
   • Ожидаемые услуги - Контрагент, Договор, Основание?, Номенклатура
   • Оказанные услуги - Контрагент, Договор, Номенклатура
10. В документ “Прием платежей” в “Расшифровку платежа” основание для возможности распределения платежа.
11. В Документ Карта гостя, Услуги и оплата добавить отображение “закрытой” реализации.

Дополнительные пункты:

1. Убрать счет “Ожидаемая реализация”.
2. Актуализировать движения документов: Заявка, Путевка, Карта гостя, Снятие брони, Снятие заявки в счетах. Заявка движений не делает.
3. Продумать как будут идти движения по циклу Заявка -> Путевка -> Карта гостя. Движения заменяются?
4. Добавить в Заявку движения по оперативному учету? Сейчас странно:
   • Заявка сама не делает движений.
   • Прием платежей по Заявке делает аванс без основания.
   • Оперативная реализация делает движение по Заявке в счете Оказанные услуги.
   • Реализацию нельзя создать по Заявке. Но можно руками (или через счет). В основании не будет Заявки.
5. В Назначение услуг добавить возможность создавать Релизацию на основании назначения услуг.
6. В механизм “Выполнить регистрацию выбытия” (массовую) - добавить возможность создавать реализацию.
7. Соплательщики в путевке - делить количество пропорционально сумме. Возможно, добавим колонку.
   • Прием платежей - добавить поле “Платеж за кого”.
   • Соплательщики не проходят по контуру, только основной.

Проверка контура на ситуациях

• Простой вариант - Путевка - Карта гостя - Выселение. Один контрагент-гость.
• Реализацию создали при брони (в путевке)
• Путевку оплатили заранее (при брони)
• По путевке юрлицо, по заявке физлицо.
• Заявка
  • Заселение через Заявку - Путевку - Карту гостя.
  • Бронирование через Заявку, потом в Путевке меняем сумму и категорию номера. И номенклатуру. Что произойдет?
  • Заявки нет в оперативном учете. (но должна быть)
  • Заявки нет в контуре реального учета.
  • Как понять - оплачена конкретная заявка из 100 у этого туроператора или нет?
  • Ручная цена в строке заявке.
• Контрагент оплатил на 10 дней, а гость жил 5 дней и выехал. Что делать с остатками и где они зависают? И контрагент юрлицо, а гость физлицо.
  • Добавить возможность выбрать - на кого реализацию выставить - на Карту гостя или на Путевку?
• Мультидоговор в карте гостя (по услугам отдельный).
• Соплательщики. Несколько плательщиков за одну путевку.
  • Все количество основному Контрагенту. Остальным только сумма и количество = 0.
• Назначение платных услуг без Карты гостя - по Контрагенту.
  • Надо чем-то закрывать контур - нужен аналог “Выселения”. Дата действия договора.
• Реализация и оплата по путевке, а потом переселение в номер категории выше с доплатой денег.
• Реализация и оплата по путевке, а потом переселение в номер категории ниже с возвратом денег.
• Реализацию создают руками из списка реализаций.
• Ручная цена в путевке. Изменение ручной цены.
• Путевка на контрагента на 10 дней, после 6 дней пребывания гостя срочно вызвали на работу, попросили сократить срок путевки. Санаторий пошел навстречу.
  • Взаиморасчеты с контрагентом - в путевке.
  • Если бланк путевки берут новый, а старый рвут, то: Надо отменять старую путевку и делать новую. И привязывать новую путевку к старой карте гостя.
  • Если бланк путевки редактируют старый (например, еще не успели его распечатать), то идут в старую путевку и редактируют данные там.
  • Как-то бы сделать так, чтобы контур Оперативного учета позволял чуть отвязать Карту гостя от Путевки. Чтобы их можно было редактировать независимо друг от друга и не надо было снимать регистрацию карты гостя.
• По путевке дата заезда с понедельника. Но по факту гость заехал еще в воскресенье, потому что пришел поезд. Короче - изменение дат заезда и выезда в Карте гостя в момент заселения.
  • Это должно учитываться в оперативном учете.
  • Не должно учитываться в реальном учете.
  • Либо надо переделать путевку на день раньше.
• Можно ли построить отчет “Учет койко-дней” с текущей функциональностью, но по оперативному счету? Чтобы у нас основной отчет был завязан на данные контура.
  • Сработает в контуре РР, если движения будут делаться с учетом месяца.
  • Заселение в двухместный номер “Весь номер”. Какое количество пройдет? Мест или номеров?
• Учет продажи сертификатов.
• Путевка на юрлицо с ручной стоимостью. Гостю делают сокращение пребывания с возвратом: нужно уменьшать задолженность контрагента по путевке? Еще может быть продление со стороны физлица за его деньги, а потом сокращение с возвратом - надо делить кому что возвращать? (такое запрещено, нельзя сделать технически)
• Путевка на юрлицо, оплатили в путевке. В карте гостя делают изменение варианта питания с учетом стоимости. При уменьшении стоимости - аванс должен попасть юрлицу, а не физлицу. (такое запрещено, нельзя сделать технически)
• Кредитная работа с платными услугами:
  • Врач назначает множество платных услуг
  • Часть отменяется, переносится, оказывается.
  • Приём оплаты на конец проживания по оказанным услугам.
  • Оплату нужно отслеживания по услугам по именно, какие были оплачены, какие нет.
• Что двигает счет на оплату?
• Интерфейс “Администратор гостиницы” - отображение долг/оплаты по каким счетам?
  • Как быть если договор контрагента несколько (отдельный на мед. услуги)?