Методика использования подсистемы (Оперативный учет, УАУ8)

Назначение подсистемы

Подсистема «Оперативный учет» предназначена:

• для первичного (оперативного) учета работ/услуг, оказываемых на постоянной основе или эпизодически,
• для формирования бухгалтерских документов по итогам периода по выполненным работам,
• для анализа фактических и планируемых поступлений от услуг.

Начало работы

Перейти к объектам подсистемы можно через меню «УАУ»

Справочник «Тарифы»

Предназначен для описания действующих тарифов на услуги и цен на них. Каждый элемент справочника представляет собой некий шаблон, по которому в дальнейшем будут заполняться договоры с контрагентами.

Каждый тариф состоит из двух частей:

• абонентская плата
• набор услуг, предоставляемых в рамках этого тарифа

Абонентская плата имеет периодичность — тот период за который выставляется счет на абонентскую плату и учитываются оказанные услуги.

Абонентская плата может складываться из нескольких показателей - единиц номенклатуры. В этом случае для каждой единицы указывается своя стоимость.

Стоимость абонентской платы может быть равна 0. Это означает, что по данному тарифу абонентская плата не взимается.

Количество услуг

Услуги, прописанные в табличной части могут иметь различную стоимость, в зависимости от количества.

• Количество задает количество услуг, оказываемых в рамках данного тарифа за период. Период определяется реквизитом Периодичность
• Количество равное 0 означает, что в рамках данного тарифа эта услуга оказывается неограниченное число раз по указанной цене

Используя это свойство реквизита Количество можно настроить довольно сложную шкалу оплаты одной и той же услуги в зависимости от количества оказанных услуг:

В данном примере, услуга «Консультация ПК „БухУчет“» будет оплачиваться следующим образом: первые 4 консультации по 800 рублей, начиная с 5 — 1200 рублей. Услуги будут учитываться с периодичностью тарифа (день, декада, неделя, месяц, квартал, год). Различное значение цены для одной и той же услуги обеспечивается выбором разных типов цен.

Цены на услуги

Цены на услуги и абонентскую плату устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» меню Предприятие->Товары (материалы, продукция, услуги)->Установка цен номенклатуры.

Так же цены можно установить из справочника Тарифы. По кнопке «Записать цены» автоматически формируются и проводятся документы «Установка цен номенклатуры». Для каждого типа цен свой документ. Документы формируются с датой, указанной в реквизите «Получить/установить цены на дату».

Меняя значение реквизита «Цены на дату» можно увидеть цены на услуги тарифа, которые действовали в прошлом.

Документ «Соглашение об оказании услуг»

Для оформления с контрагентом договора на оказание услуг на постоянной основе используется документ «Соглашение об оказании услуг». Документ фиксирует, что в рамках некоего договора с заданной периодичностью могут оказываться услуги и стоимость этих услуг.

Создание нового соглашения

• При создании нового соглашения с контрагентом обязательно указывается договор контрагента. Договор можно создать автоматически используя кнопку «Новый договор», либо выбрать из списка существующих. Однако вид взаиморасчетов в договоре должен быть «Соглашение об оказании услуг». Это ограничение вводится для выделения договоров по оказанию услуг.

• Периодичность оплаты фиксирует относительные сроки абонентской платы по данному соглашению и период учета оказываемых услуг. Срок оплаты рассчитывается от даты документа.

• Стоимость абонентской платы рассчитывается автоматически по таблице Состав абонентской платы как сумма произведений цены единицы номенклатуры на количество. Однако, стоимость можно изменить вручную и именно эта стоимость будет определяющей при расчетах платежей и формировании отчетов о плановых поступлениях.

• Абонентскую плату и перечень услуг с ценами можно выбрать вручную либо заполнить соглашение по шаблону. В качестве шаблона используется справочник «Тарифы».
• При выборе тарифа происходит заполнение разделов Абонентская плата и Услуги по аналогичным разделам справочника тарифа.
• После выбора тарифа перечень услуг, абонентскую плату, периодичность или цены можно изменить, если это необходимо. В дальнейшем для расчетов будут использоваться данные, зафиксированные соглашением.

• Соглашение об оказании услуг действует с даты, указанной в поле Действует с и до даты, указанной в поле по. Если последняя из дат не указана, то соглашение действует неограниченное время.

Логика определения стоимости услуги в зависимости от количества описана в разделе справочник «Тарифы»

Изменение условий соглашения

Для изменения условий соглашения (состав услуг, цен, периодичность…) используется документ «Соглашение об оказании услуг».

Чтобы изменить условия, необходимо:

• Создать новый документ «Соглашение об оказании услуг».
• Выбрать Договор контрагента — конкретный договор контрагента с типом взаиморасчетов «Соглашение об оказании услуг»; при выборе договора, автоматически заполнятся разделы Абонентская плата и Услуги по состоянию на дату документа.
• Откорректировать документ и провести его.

Изменения вступят в силу с даты нового документа.

Расторжение соглашения об оказании услуг

Для расторжения соглашения используется документ «Соглашение об оказании услуг».

Чтобы изменить условия, необходимо:

• Создать новый документ «Соглашение об оказании услуг».
• Выбрать Договор контрагента — конкретный договор контрагента с типом взаиморасчетов «Соглашение об оказании услуг»; при выборе договора, автоматически заполнятся разделы Абонентская плата и Услуги по состоянию на дату документа.
• Включить флаг «Расторжение договора» и указать дату, начиная с которой договор считается недействительным (дата расторжения может не совпадать с датой документа). При этом дата начала действия соглашения будет недоступна.
• Провести документ.

Изменения вступят в силу с даты расторжения договора.

Документ «Выполненные работы и услуги»

Данные об оказанных услугах или выполненных работах фиксируются документом «Выполненные работы и услуги»

Ввод нового документа

В новом документе в табличной части необходимо указать:

• кому были оказаны услуги: Контрагент и договор, по которому выполняются работы
• кем именно выполнялись работы — Сотрудник Организации
• какие именно были оказаны услуги и в каком количестве

Документ проводится и по результатам проведения документа формируется отчет «Выполненные работы и услуги»

Документ «Расчет платежей»

Документ предназначен для автоматического формирования документов «Счет на оплату покупателя» и «Реализация товаров и услуг» по действующим соглашениям об оказании услуг. Документы формируются в конце периода, обычно месяц.

Комплект документов для каждого договора состоит из трех документов:

• «Счет на оплату покупателю» — счет за абонентскую плату следующего периода
• «Счет на оплату покупателю» — счет за оказанные услуги в текущем периоде
• «Реализация товаров и услуг» — продажа услуг (включая абонентскую плату) в текущем периоде

• Документ не предназначен для ручной корректировки, формируется только автоматически по кнопке Заполнить документы.
• Документ формируется сразу по всем соглашениям об оказании услуг выбранной организации, либо по соглашениям конкретного контрагента.

Печать документов

• Для каждого документа можно сформировать печатную форму. Для счетов на оплату покупателю формируется печатная форма «Счет на оплату», для документов реализации — «Акт об оказании услуг».

• Печатные формы выводятся либо каждая в своем окне («Печать в отдельном окне»), либо рулоном — все печатные формы в одном окне, разделяются символами прогона листа.

Отчет «Планируемые и фактические поступления»

Отчет предназначен для анализа планируемых и фактических доходов по соглашениям об оказании услуг.

В планируемые доходы включаются сумма абонентских платежей и сумма от оказанных услуг.

В фактические платежи попадают данные по счетам учета взаиморасчетов 62-01, 62-02

Отчет «Действующие договоры услуг»

Отчет используется для просмотра существующих соглашений об оказании услуг.

Кнопка "Плановые и фактические поступления" предназначена для формирования одноименного отчета по "текущему" договору услуг.

Отчет «Выполненные работы и услуги»

По результатам проведения документа «Выполненные работы и услуги» строится соответствующий отчет.

Отчет формируется за период, можно указать фильтр по Контрагенту и/или Договору

• Отчет можно вызвать через меню КБУ / Оперативный учет
• или через меню Отчеты / Оперативный учет

Отчет «Документы расчета платежей»

Отчет предназначен для контроля сформированных документов по расчетам платежей.