Отчет по заготовке и отгрузке (УАУ)

Диалоговая форма отчета «Отчет по заготовке и отгрузке»

• Отчет предназначен для анализа первичных документов по отгрузке и поставке, а также формирования на их основании счетов-фактур на расход и на приход. К первичным документам относятся: акты по заготовке сырья и отгрузке продукции, приходные и расходные накладные.

• Помимо формирования отчета по заготовке и отгрузке на основании первичных документов, диалоговая форма отчета содержит обработки для создания сводных счетов-фактур за период, создания счетов-фактур на каждый первичный документ, удаления счетов-фактур.

Методика формирования отчета по заготовке и отгрузке

• Период формирования отчета задается с помощью реквизитов Период.

• Есть возможность установить дополнительный параметр отчета — Период группирования. Обычно задается период группирования меньший, чем период отчета. В этом случае, информация в отчете будет сгруппирована по периодам равным периоду группирования. Уровень детализации по периоду группирования выше, чем по уровням, определенным списком Группировать по.

• Условия отбора вынесены на закладку Условия отбора. Тип некоторых реквизитов отбора зависит от настройки параметров отчета, устанавливаемых на закладке «Опции формирования». Например, реквизит Счет-фактура может принимать типы «Счет-фактура на расход» или «Счет-фактура на приход». Тип зависит от вида первичных документов, задаваемых реквизитом Вид. Таким образом, сначала должны быть установлены параметры отчета на закладке Опции формирования.

• В реквизите Вид должен быть указан тип первичных документов: Приемо-сдаточный акт на расход (документ «Акт по отгрузке»); Приемо-сдаточный акт на приход (документ «Приемо-сдаточный Акт по заготовке»); Расходная накладная (документ «Расходная накладная»); Приходная накладная (документ «Приходная накладная»).

• Для всех вышеперечисленных типов первичных документов есть возможность организовать отбор по проведенным или «непроведенным» документам. Для приемо-сдаточных актов можно установить дополнительный критерий отбора по признаку «отфактурованности». Обычно данный признак используется для приемо-сдаточных актов на расход. При отражении операций по отгрузке продукции покупателю первичными («бумажными») документами являются наряд-фактуры на отгрузку и акты на отгрузку. Наряд-фактуры выписываются в момент отгрузки («неотфактурованная отгрузка»), акты выписываются покупателем в момент получения продукции («отфактурованная» отгрузка). Обоим «бумажным» документам в программном комплексе соответствует документ «Акт по отгрузке».

После выбора вида первичного документа устанавливаются опции отчета. Помимо традиционных опций, форма отчета содержит следующие опции:

• Флаг № ж/д накладной. Если флаг установлен, в колонке «Вагон» будет дополнительно выведен номер железнодорожной накладной. Данная опция используется только для приемо-сдаточных актов на отгрузку.
• Флаг Транспортные расходы. Если флаг установлен, в отчет будет добавлена колонка, содержащая сумму транспортных расходов.
• Флаг Дата отгрузки. Если флаг установлен, в отчет будет добавлена колонка, содержащая дату отгрузки продукции. Данная опция используется только для приемо-сдаточных актов на отгрузку.
• Флаг Исключить сторно. Если флаг установлен, то в отчет не будет выводиться информация по сторнированию отгрузки и поставки оформляемой первичными документами. Обычно сторнирование применяется при оформлении отгрузки по акту на основании существующей наряд-фактуры. В этом случае первая строка документа «Акт по отгрузке» содержит сторнирование наряд-фактуры.
• Переключатель Счет-фактура позволяет установить отбор по документам, имеющим или не имеющим ссылки на соответствующие документы. Например, отобрать все акты по отгрузке, по которым созданы счета-фактуры. Третье положение переключателя соответствует отключению отбора по данному критерию, то есть в отчет будут включены все документы, без учета сформированы для них счета-фактуры или нет.
• Переключатель Подчиненные документы позволяет установить отбор по документам, сформированным на основании других документов. Из первичных документов к таким относится акт по отгрузке. Акт по отгрузке формируется на основании наряд-фактуры. Третье положение переключателя соответствует отключению отбора по данному критерию. Данная опция используется для получения списка «неотфактурованных» наряд-фактур на отгрузку. Для этого, переключатель Подчиненные документы должен иметь значение «Нет» и флаг «Неотфактурованные» должен быть установлен.

• Для вида документов «Приемо-сдаточный акт на расход» существует дополнительная опция: переключатель Сортировать по. Сортировка может быть установлена по дате документов или по номеру вагона.

Методика формирования счетов-фактур

• Возможно формирование сводных счетов-фактур и счетов-фактур на каждый первичный документ. Методика настройки параметров точно такая же, как при формировании отчета по заготовке или отгрузке: выбирается период обработки первичных документов, вид первичного документа, задаются условия отбора. Формирование счетов-фактур сопровождается созданием отчета по заготовке или отгрузке. Отчет содержит документы, на основании которых были сформированы счета-фактуры.

• Когда счета-фактуры формируются на основании каждого первичного документа, содержание счета-фактуры в точности повторяет содержание первичного документа. При формировании сводных счетов-фактур происходит автоматическое сворачивание табличной части сводного документа. Обычно формируются сводные счета-фактуры на расход. Имеет смысл формирование сводного документа только для одного клиента-покупателя. При этом первичные документы могли содержать разнообразные виды продукции и даже в пределах одного вида продукции могли фигурировать разные цены отгрузки. Кроме того, отгрузка могла осуществляться с разных складов предприятия.

• Сворачивание табличной части происходит для одного вида продукции, одной цены, отгруженной с одного склада. Склад отгрузки в сводном документе всегда указывается в табличной части, в реквизите «Субконто».

• При создании счетов-фактур программный комплекс автоматически заполняет типовую операцию (реквизит «Операция»). Типовая операция в счетах-фактурах определяется реквизитом «Товар» (реквизитом «Операция приходования» или «Операция реализации» группы элементов справочника «Товары», которой принадлежит данный товар).

• В результате процедуры формирования сводных счетов-фактур всегда создаются новые документы. При формировании счетов-фактур на основании первичных документов, по которым ранее уже были созданы счета-фактуры, в первичных документах устанавливается ссылка на новый счет-фактуру. Старый сводный счет-фактура автоматически не удаляется. Поэтому, при переформировании сводного счета-фактуры всегда необходимо удалить предыдущий. Удаление производится с помощью обработки «Удаление счета-фактуры» из формы данного отчета. При формировании счетов-фактур на каждый первичный документ счета-фактуры автоматически обновляются. Методика удаления счетов-фактур.

• Удаление счетов-фактур созданных на основании первичных документов можно произвести стандартным путем. В этом случае, следует также очистить в первичных документах ссылки на удаляемые счета-фактуры.

• Обычно задача удаления возникает для сводных счетов-фактур. На этапе формирования сводного счета-фактуры могут быть допущены ошибки, например, был неправильно указан период и в счет-фактуру попали лишние первичные документы. Счет-фактуру необходимо переформировать. Перед формированием нового сводного счета-фактуры необходимо удалить старый.

• Порядок удаления следующий. Устанавливается вид первичных документов, на основании которых был создан счет-фактура. На закладке «Условия отбора» в реквизите «Счет-фактура» указывается ссылка на удаляемый счет-фактуру. В меню «Выполнить» выбирается пункт «Удаление счета-фактуры». Счет-фактура будет удален физически, все ссылки в первичных документах на данный счет-фактуру будут очищены.