Универсальная форма отчета

Универсальная форма отчета (УФО) производит выборку и отображение данных по заданным критериям на основание информации, накопленной в системе.

Универсальная форма отчета, общая информация

Видео 16 полезных возможностей УФО

Видео 16 полезных возможностей УФО

Видео Создание варианта отчета на основании существующего отчета

Видео Создание варианта отчета на основании существующего отчета

Отчеты создаются в справочнике «Отчеты».

Списки отчетов

1. Все отчеты программы — предопределенные (отображаются синим цветом) и создаваемые пользователями (отображаются черным цветом) находятся в справочнике «Отчеты».
2. Ссылки на самые важные отчеты для каждого раздела программы находятся на странице раздела.
3. При необходимости справочник «Отчеты» и любой отчет можно найти поиском их названий по интерфейсу:
   • чтобы найти справочник «Отчеты», в строку поиска по интерфейсу программы введите «Список отчетов»;
   • чтобы найти отчет, в строку поиска по интерфейсу программы введите часть его названия.

Интерфейс УФО

Панель инструментов

— скрыть панель переменных и настроек отчета.

— раскрыть панель переменных и настроек отчета.

— сформировать отчет и скрыть панель настроек. Кнопка подсвечивается желтым после любых манипуляций с формой отчета.

— обновить отчет. Кнопка подсвечивается желтым аналогично кнопке Сформировать.

— свернуть/развернуть группы значений в отчете.

— отобразить таблицу Детали. Данные в деталях отображаются при выборе ячейки отчета курсором. Отображение данных для общих итогов не поддерживается. Состояние отображения деталей сохраняется при закрытии отчета.

— перейти к выделенной ячейке отчета. Кнопка используется, чтобы вернуться к выделенной ячейке при просмотре таблицы скроллингом вниз или вправо.

— печать отчета:

• Параметры страницы — установить параметры страницы для распечатки отчета.
• Предварительный просмотр — предварительный просмотр отчета.
• Печать — печать отчета.

— выгрузить таблицу данных отчета в табличный документ или файлы форматов CSV, JSON, XML.

— оформление ячеек таблицы данных отчета:

• Тепловая карта — окраска ячеек цветным градиентом от минимального к максимальному значению: минимальные значения окрашиваются холодным цветами, максимальные — теплыми.
• Диагональ — окрасятся ячейки, в которых совпадают значения горизонтального и вертикального разворота. Применяется, если нет иерархии разворотов.
• Min — окрасится минимальное значение.
• Max — окрасится максимальное значение.

Чтобы убрать окрашивание, нажмите на вариант оформления еще раз.

— скопировать результат в табличный документ. Отчет откроется на отдельной закладке, где с ним можно будет работать как с табличным документом и сохранить его в формате mxl.

— открыть текущий отчет в новом окне.

— список вариантов отчета. Эта кнопка есть только у отчетов, для которых предусмотрено несколько видов.

— отображать таблицу данных отчета.

— отображать диаграмму отчета. Диаграмма отображается внизу отчета. Диаграмма строится по разворотам отчета.

— настройка отображения результатов отчета. Позволяет скрывать заголовок отчета, выбирать особенности оформления: стиль, толщину линий, расположение строк и колонок с итогами и т.д.

При отображении диаграммы отчета добавляется закладка Диаграмма.

— справка по данному отчету. Откроется страница помощи по данному отчету.

— справка по универсальной форме отчета. Откроется страница помощи «Универсальная форма отчета».

Варианты отчета

— сохранить вариант отчета:

• Переписать текущую настройку — сохранить в открытом варианте отчета внесенные в форму изменения.
• Сохранить как новую настройку — сохранить настройки отчета в новом варианте отчета.
• Сохранить в файл — сохранить настройки отчета на компьютере пользователя в формате mxl.

— загрузить вариант отчета:

• Открыть текущие настройки — открыть выделенный в списке вариант отчета.
• Открыть в новом окне — открыть отчет в новой закладке.
• Открыть файл с настройками — открыть отчет в формате mxl, хранящийся на компьютере пользователя.

— обновить список вариантов.

— удалить текущий вариант настроек отчета. Удалить можно только варианты отчета, автором которых является текущий пользователь.

Еще — открыть панель дополнительных кнопок для работы с вариантами отчета:

• Отправить настройки отчета — отправить вариант отчета другому пользователю. Доступно только для тех отчетов, автором которых является текущий пользователь.
• HTTP-запрос — скопировать запрос для получения результата отчета в формате HTML, JSON или PDF.

В списке отчетов жирным шрифтом выделен открытый (текущий) вариант отчета.

— личный вариант отчета текущего пользователя. Доступен только ему и ни каким другим пользователям программы.

Чтобы открыть вариант отчета, установите на него курсор и дважды щелкните мышью, нажмите клавишу Enter или нажмите кнопку Загрузить и выберите вариант «открыть текущие настройки».

Ниже списка вариантов отчета отображаются реквизиты отчета: тип, источник данных, автор, основание и наименование отчета.

Переменные

Переменные отчета — это данные, которые можно вывести в отчет. Состав переменных определяется источником данных отчета. Задавая значения переменных, можно «фильтровать» информацию в отчете и получать его новые результаты.

Переменные отчета разделены на три группы:

• Измерения
• Ресурсы
• Период

Группа переменных «Измерения»

Группа переменных «Ресурсы»

Группа переменных «Период»

Добавить реквизит — добавить к переменной ее реквизит, который можно будет использовать в отчете. Выбор происходит из списка реквизитов переменной. В УФО в списке переменных реквизиты отображаются подчиненными переменной: она отображается со значками (список реквизитов скрыт) или (список реквизитов раскрыт), а реквизиты — ниже нее с отступом слева.

Удалить реквизит — удалить переменную или реквизит переменной из списка.

Добавить переменную — добавить переменную простую или вычисляемую.

Изменить переменную — изменить переменную. Откроется карточка переменной, в которой можно изменить ее данные: переименовать или изменить формулу вычисления значения переменной, если она вычисляемая, и другое.

Сброс текущей сессии — восстановить основной вариант настроек отчета.

Контекстное меню переменной

Некоторые действия с переменными осуществляются через контекстное меню (вызывается нажатием правой клавиши мыши по переменной).

Добавить в развороты, Добавить в отбор, Добавить в ресурсы, Добавить в сортировку, Добавить в диаграмму — добавить переменную в соответствующий раздел настроек отчета Развороты, Отбор, Ресурсы, Порядок или в диаграмму.

О переменной — открыть карточку переменной, недоступной для редактирования, в которой можно посмотреть информацию о переменной.

Карточка переменной

Карточка существующей переменной

Карточка новой переменной

• Представление — название переменной, которое отображается в списке переменных отчета и с которым работают пользователи.

• Имя — имя переменной, которое может быть использовано в программном коде при создании формул для вычисления значений других переменных. Имя переменной должно быть без пробелов.

• Конструктор — при нажатии на эту кнопку появится конструктор для составления формулы для вычисления значения переменной.

• Имя для формул — имя переменной для использования в выражениях вычисляемых переменных.

• Тип значения — тип значения переменной: строка, число, дата, булево (переключатель-галочка «да/нет» или «истина/ложь»), а также все типы значений из объектов, которые есть в программе «Кинт: Управление санаторием», например, «Блюдо», «Вид документа», «Вид взаиморасчетов», «Квота» и т.д. Не обязательно для заполнения — программа может сама определить тип.

• Формат — формат вывода значения переменной в отчет: то, в каком виде будут отображаться значения переменной в отчете. Откроется конструктор формата. Действует для числа, даты и булевой переменной. Не обязательно для заполнения.

• Измерение/Ресурс — выбор к какой группе будет относиться новая переменная: измерениям или ресурсам.

Настройки формы

Развороты

На закладке отображаются переменные, данные из которых выводятся в отчет.

— переместить ресурсы в списке вверх или вниз.

— перенести разворот на уровень выше.

— перенести разворот на уровень ниже.

— изменить направление разворота: по вертикали или по горизонтали будут отображаться данные.

— изменить направление выбранного курсором разворота.

— настройка формата отображения данных этой переменной в отчете: шрифт, ширина колонки, высота строки, перенос текста в ячейке, вертикальное и горизонтальное выравнивание содержимого ячейки, цвет фона и текста.

— удалить выбранную переменную из списка разворотов.

— нажатая кнопка (серого цвета): выводить данные по вертикальным разворотам первого уровня иерархии в отдельных таблицах. Подчиненные и горизонтальные развороты будут выводиться в каждой таблице. Не нажатая кнопка: обычный вывод отчета.

Ресурсы

На закладке отображаются ресурсы, из которых берутся данные для отчета.

— переместить ресурсы в списке вверх или вниз.

— установить или снять выделение со всех переменных в списке.

— настройка формата отображения данных этой переменной в отчете: шрифт, ширина колонки, высота строки, перенос текста в ячейке, вертикальное и горизонтальное выравнивание содержимого ячейки, цвет фона и текста.

— добавить группу ресурсов.

— создать ресурс копированием текущего (того, на котором стоит курсор).

— удалить выбранную переменную из списка ресурсов.

Условия

В этот раздел можно перенести переменные (измерения, ресурсы, периоды) и задать им разные условия. В отчете отобразятся данные, соответствующие этим условиям.

— создать переменную или ресурс копированием текущего (того, на котором стоит курсор).

— сгруппировать переменные.

— ввести значение переменной, по которому будут отфильтрованы данные отчета. Для переменной не простого типа (число, дата и др.), а типа «объект» выбор происходит из справочника или журнала объектов переменной. Например, для переменной «Контрагенты», выбор будет происходить из справочника «Контрагенты», для переменной «Счет» — из журнала счетов.

— добавить несколько значений переменной, по которым будут отфильтрованы данные отчета. Выбор происходит из справочника или журнала объектов переменной функционалом выбора нескольких значений («корзиной»).

— удалить значение переменной.

— включить/выключить использование стилей оформления. Позволяет выбрать цветной фон для указанных в условии переменных.

— установить или снять выделение со всех переменных в списке.

— удалить выбранную переменную из списка условий.

Порядок

В этот раздел можно добавить переменные и ресурсы, по которым надо сортировать данные в отчете, и указать способ сортировки — по возрастанию или по убыванию.

— переместить переменные в списке вверх или вниз.

— добавить переменную, на которой стоит курсор в списке переменных.

— выделить все переменные в списке или снять выделение со всех переменных.

— удалить выбранную переменную из списка.

Ячейка отчета

У ячеек отчета, отображающих объекты программы (например, наименования контрагентов, сумма), есть контекстное меню.

Контекстное меню ячейки отчета вызывается двойным щелчком левой клавиши мыши по ячейке.

Открыть значение — открыть форму или карточку выбранного элемента-объекта.

Получить ссылку — скопировать ссылку на содержимое ячейки.

Развернуть по — вывести расшифровку общего значения по выбранному параметру. Применяется к общим значениям в отчете, аккумулирующим в себе какие-то данные, например, к общим суммам в финансовых отчетах.

Добавить в отбор — добавить значение выделенного элемента в значение соответствующей переменной на панели настроек слева. Таким образом можно отфильтровать данные отчета по этому значению. С помощью этой команды можно добавить в отбор несколько разных значений объектов (выберите эту команду у значений в отчете, по которым вы хотите отфильтровать его данные) — они добавятся в значение переменной друг за другом. Нажмите кнопку Сформировать и в отчете отобразятся данные, соответствующие заданному условию.

Сумма выделенных ячеек

Выпадающий список Сумма правом нижнем углу формы позволяет посмотреть сумму значений выделенных ячеек, количество выделенных ячеек, среднее значение, а также максимальное и минимальное значения.

Таблица «Детали»

Таблица «Детали» отображает детальные записи по выбранным переменным отчета. Чтобы открыть таблицу нажмите кнопку на панели инструментов отчета.

Настройка колонок деталей

— добавить переменную в таблицу «Детали».

— удалить выбранную переменную из списка.

— переместить переменные в списке вверх или вниз.

Сортировка — настроить сортировку по одной или нескольким колонкам.

ОК — применить настройку колонок и закрыть форму.

Закрыть — закрыть форму.

Работа с таблицей

Данные в таблице «Детали» отображаются при выборе ячейки в отчете. Для общих итогов отображение данных не поддерживается.

— изменить положение таблицы: горизонтальное или вертикальное.

— открыть форму настроек колонок таблицы.

— настроить расширенный поиск по данным таблицы «Детали».

— отменить расширенный поиск.

— вывести список в табличный или текстовый документ.

Строка агрегатов в командной панели отображает количество строк, количество уникальных значений, максимальное и минимальное значение в выделенной колонке, для числовых колонок выводится сумма и среднее.

Действия с УФО

Порядок работы с отчетом

1. Установите период отчета.
2. При необходимости сделайте нужные настройки отчета:
   • установите развороты,
   • выберите ресурсы для отчета,
   • установите сортировку отображения переменных в отчете.
3. Нажмите кнопку Сформировать.

Создание варианта отчета

1. Откройте отчет и нужный вариант отчета, на основании которого вы будете создавать новый вариант отчета.

2. Внесите изменения в настройки отчета.

3. Нажмите кнопку Сохранить.

• Укажите общий будет отчет для всех пользователей или личный, доступный только текущему пользователю.
• В поле «Наименование» введите название варианта отчета.
• В поле «Группа» выберите группу отчетов, в которую будет входить этот вариант отчета. Группа указывается только для общих отчетов.
• Нажмите кнопку ОК.

Сохранение личного варианта отчета

Сохранение общего варианта отчета

4. Вариант отчета сохранится. После этого будет отображаться в списке вариантов отчета.

Вывод данных в отчет

Принципы работы с настройками вывода данных:

• Перенесите переменную (измерение, ресурс или период) в раздел настроек. Для этого отметьте переменную галочкой в списке переменных или перетащите ее мышью из списка переменных в раздел настроек.
• В настройках отчета в списках переменных на закладках Развороты, Ресурсы, Условия, Порядок галочками отметьте переменные, данные из которых будут участвовать в отчете:
  • на закладках Развороты и Ресурсы галочками отмечаются переменные, данные из которых будут отображаться в отчете;
  • на закладке Условия галочками отмечаются условия, участвующие в отчете;
  • на закладке Порядок галочками отмечаются переменные, по которым будут отсортированы данные отчета.
• Неотмеченные галочками переменные в отчете не участвуют.

Чтобы добавить переменную в любой раздел настроек, отметьте ее галочкой в списке переменных или перетащите ее в раздел мышью:

Развороты

В развороты попадают измерения, отмеченные галочками.

Расположение переменных-разворотов в этом списке определяет расположение информации в отчете. Перемещая переменные-развороты в списке мышью или кнопками , , , , можно определить их последовательность и иерархию.

На рисунке ниже развороты настроены таким образом, что все переменные отображаются вертикально, переменная «Склад» образует выпадающие списки, переменные «Номенклатура» и «Единицы измерения» расположены в отчете в таком же порядке, как и в настройках.

На рисунке ниже развороты настроены аналогичным образом, но переменные «Номенклатура» и «Единицы измерения» расположены в обратном порядке.

На рисунке ниже переменная «Склад» перенесена в горизонтальный разворот.

Ресурсы

В списке ресурсов галочками отмечаются те ресурсы, которые будут участвовать в отчете.

Порядок ресурсов в списке определяет порядок ресурсов, который будет отображаться в отчете.

Условия

При необходимости в этот раздел переносятся переменные (измерения, ресурсы, периоды), которым задаются определенные условия. После чего в отчете отобразятся данные, соответствующие этим условиям.

• Переменные можно группировать по условиям И или ИЛИ.
• Можно для одной переменной задать несколько разных условий.

Условия отбора выполняются по порядку, поэтому порядок условий важен.

На рисунке для отбора выбраны Продуктовый склад и Продуктовый склад ОМС и в них картофель, картофель брусочками, картофель молодой и картофель ломтиками и т.д. Программа сначала произвела отбор по складам, затем по продукции в них.

Группы переменных

Переменные можно группировать по условиям И или ИЛИ.

Для добавления группы переменных выделите переменные, которые надо сгруппировать, нажмите кнопку , выберите условие, по которому надо сгруппировать переменные: И или ИЛИ, затем нажмите кнопку OK:

Для перемещения переменной в группу, ухватите ее мышью и перетащите на группу:

Переменная «Склад» в группе:

Для перемещения переменной из группы, ухватите ее мышью и перетащите на свободное место вне группы:

Порядок

Способы добавления переменных на закладку Порядок:

1. Перетащите переменную мышью.
2. Нажмите кнопку и выберите переменную.
3. В контекстном меню переменной выберите пункт Добавить в отбор.

Для изменения способа сортировки значений переменной, дважды щелкните по нему мышью в столбце «Направление».

На рисунке показана сортировка продуктов на конец периода отчета по убыванию, чтобы в дальнейшем произвести закупку продуктов.

Ресурс «Конечный остаток» перенесен на закладку Порядок и отсортирован по убыванию.

Нумерация элементов

Для отчетов предусмотрена возможность настроить нумерацию элементов.

В закладке Развороты щелкните два раза левой кнопкой мыши на поле Нумерация того разворота, который необходимо пронумеровать, и выберите тип нумерации.

Типы нумерации:

• По порядку — сквозная нумерация элементов.

• В группировке — нумерация элементов в каждой группе, начиная с 1.

Сравнение данных в периодах

Универсальная форма отчета позволяет посмотреть данные отчета в аналогичных периодах в разные годы. Для этого необходимо:

1. В списке переменных Периоды выбрать интересующий период и создать для него аналогичный: нажмите правой кнопкой мыши на период, нажмите кнопку Добавить реквизит, в появившемся окне выберите такой же период и нажмите кнопку ОК.

2. Добавьте только что созданный период в раздел Условия.

3. Установите для периода условие равное порядковому номеру интересующего периода (для дня — числа от 1 до 365, для месяца — числа от 1 до 12, для квартала — числа от 1 до 4 и т.д.).

4. Добавьте верхний период как горизонтальный разворот.

5. Выберите период, за который необходимо сделать сравнение.

6. Нажмите кнопку Сформировать. Сформируется отчет, в котором отображены аналогичные периоды за несколько лет.