Схема оперативного учета (КУС)

Замкнутый контур — выполнение всех операций по контуру сводит остатки на всех счетах в 0.

• Фактическая схема оперативного учета 20.12

Что должен показывать контур, результат работы

1. Оперативные взаиморасчеты с контрагентами на счете «Взаиморасчеты».
2. Список и стоимость оказанных услуг на счете «Оказанные услуги». Услуги заселенных гостей.
3. Как получить планируемый доход санатория — на счете «Услуги к оплате» + «Счета к оплате».
4. Планируемый — по Путевкам и по Заявкам. Желательно с разделением на подтвержденный планируемый доход (Путевки) и неподтвержденный (Заявки).
5. Получить состояние оплаты конечного документа (оплачен или нет). Заявка, Путевка, Карта гостя, Назначение услуг.

Что НЕ дает контур

• Количество документов неоплаченной реальной реализации (РР).
• Минус — Счет на оплату будет обязательным.
• Минус — Реализация будет обязательной. Но можно поменять движения и сделать необязательной.
• Минус — сложные сторнирования при Сокращениях пребывания.

Что даст переход на этот контур

1. Ресурс «Номенклатура» на различных счетах позволит видеть — какие услуги оплачены, а какие нет.
2. Наличие обязательного документа «Счет на оплату» в цепочке:
   • Позволяет пробивать чек всегда с признаком «Полной оплаты».
   • Отсутствие «частичной оплаты» в чеке сильно упрощает кассовый учет.
   • Дает возможность распределения авансов.
   • Дает возможность нормальной оплаты 1 массажа из 10 назначенных.
   • В счете есть «Срок оплаты счета». Это дает возможность контролировать этот срок. Разделить, например, ожидаемые оплаты на просроченные и не просроченные. Дает возможность в будущем снимать планируемые услуги, которые не были вовремя оплачены.
3. Возможность распределения любого аванса, независимо от количества услуг.
4. Счет «Реализация» позволяет видеть:
   • Сколько РР выставлено за период.
   • Сколько РР закрыто оплатами за период.
   • Вся ли реализация закрыта оплатами.
   • Все ли оплаты закрыты реализацией.
   • Можно сравнить сумму и количество реализации с бухгалтерией, проконтролировать правильность обменов.
   • Можно выставлять реализацию по дням, автоматом решая проблему переходящих путевок.
5. Замкнутый цикл движений. Все движения по одному гостю сводятся в ноль. Выселение — закрывает весь контур оперативного учета. Остатки на счетах позволяют легко находить ошибки документов. Понятные и простые инварианты.
6. Возможность контроля создания всех документов в цикле. Типа давать создавать реализацию, только если есть на счете незакрытые услуги к выставлению. Аналогично с «Счетом на оплату», аналогично с «Оплатой».
   • Возможность запрещать «Выселять» гостя, пока не сошлась Реализация и Взаиморасчеты.
7. Видна оперативная реализация на каждый день. Можно понятно формировать Ночной аудит.
8. На счете «Оказанные услуги» собирается сумма и количество услуг у заселенных гостей.
9. Возможность добавления Розницы в текущий контур.
10. Увеличивается значение «Номенклатуры» и «Номенклатуры пребывания» в частности. Повод навести в ней порядок.
11. Появляется возможность в Карте гостя при заселении по путевке менять Дату заезда, Номер гостиницы (без изменения количества дней, суммы и номенклатуры).
12. Отказ от «Основания» на счетах позволит решить все проблемы с оплатой по документам-основаниям.
13. Позволит добавить в будущем возможности:
    • Планирование оперативной реализации (услуги парковки, трансфера).
    • Возможность назначения платных медицинских услуг по путевке.
    • Отметка факта выполнения незапланированных платных медицинских услуг.
    • Возможность закрытия услуг Контрагента (у которого нет Карты гостя).
    • Возможность добавления бонусной системы лояльности.

Требуемые отчеты

1. Контроль замкнутости цикла. Нужен будет какой-то общий отчет, который будет контролировать замкнутость цикла по конкретному гостю. Что по итогам всех действий «конечный остаток» = 0. Отчет по всем счетам в ОСВ с разворотом по Контрагенту или Карты гостя?)
2. Контроль выставленной реализации — по каким документам (Картам гостя и Путевкам) реализация выставлена, а по каким нет.
3. По взаиморасчетам. Стандартно — сумма выставленной контрагенту реализации. По какой номенклатуре и по каким документам — и что из нее оплачено.
4. План по оплате. Сколько денег мы ждем от клиентов. Отдельно ненадежная оплата (по броням), отдельно надежная (по заселенным гостям). С разворотом по типам документов и по номенклатуре.
5. Оплата счетов — список счетов с информацией, какие они . Тоже, желательно, с разворотом по надежности оплаты (заселения\брони). Возможно, с учетом срока оплаты.
6. Запланированные услуги — сколько и на какую сумму услуг (=номенклатуры) — мы должны оказать гостям. И какая часть из них оплачена. C разворотом по типам документов (Путевки / Заявки / Назначения услуг). По счету «Услуги к оплате».
7. «Оказанные услуги» — тоже количество и сумма оперативных услуг, которые мы оказали гостям. С разделением по номенклатуре и по типам основания (Карты гостя, Путевки, Оказанные услуг и т.д.). С возможностью посмотреть — какая часть из этих услуг закрыта реализацией.
8. «Оплаченная реализация» — какие документы реализации оплачены, а какие нет. С разворотом по номенклатуре. И по типу номенклатуры.

От Кедра:

• Отчет по оплатам. На этапе брони. Человек (ФИО), за него могут платить разные контрагенты — «источники оплаты за этого гостя». По броням. Если за гостя оплатили 50%, то надо это видеть.
• По оплатам — когда гость уже приехал. (сейчас более менее работает).
• Лицевой счет гостя открывать на этапе брони. Чтобы взаиморасчеты по Физлицу открывались еще на этапе брони.
• Бронь — не считается что гость нам должен.

Описание счетов

Используется отдельный план счетов «План счетов учета услуг»

Счет «Расчеты с контрагентами»

Содержит сумму, которую контрагент должен санаторию. Без детализации по услугам и количеству услуг.

Отрицательный остаток на счете означает наличие аванса.

Аналитика: «Контрагент», «Договор»

Ресурс:

• «Сумма» — сумма задолженности.

Счет «Ожидаемые поступления»

Сумма которую организация ожидает получить от контрагента по документам.

Счет «Ожидаемая реализация»

Сумма, которую ожидает получить санаторий по будущим броням (путевкам) и количество дней, в течение которых услуга пребывания будет предоставляться.

Аналитика: «Контрагент», «Договор», «Основание (путевка)»

Ресурсы:

• «Сумма» — ожидаемые поступления по брони
• «Количество» — количество дней по путевке (для путевки на 14 дней на двух человек количество будет 28)

Счет «К реализации»

Сумма и количество услуг, которые планируются санаторием к оказанию гостям (услуги проживания/лечения/питания, платные услуги поверх суммы путевки).

Аналитика: «Контрагент», «Договор», «Номенклатура», «Основание (карта гостя)»

Ресурсы:

• «Сумма» — сумма планируемых к оказанию услуг
• «Количество» — количество услуг

Счет «Оперативная реализация»

Сумма и количество фактически оказанных гостям санатория услуг.

Аналитика: «Номенклатура», «Контрагент», «Договор», «Основание (карта гостя)»

Ресурсы:

• «Сумма» — сумма оказанных услуг
• «Количество» — количество услуг

Счет «Вспомогательный»

Так как система не является замкнутой, используется вспомогательный счет без аналитики для выполнения проводок, часть которых не реализована в системе, но подразумевается.

Ресурс:

• «Сумма»

Операции

• Регистрация заявки в категорию
• Регистрация заявки в номер гостиницы
• Бронирование путевки по заявке в категорию
• Бронирование путевки по заявке в номер гостиницы
• Бронирование путевки напрямую, без заявки
• Регистрация карты гостя по путевке
• Регистрация карты гостя без путевки
• Зачет аванса (предварительно деньги пришли к примеру)
• Оплата путевки несколькими контрагентами
• Назначение платных медицинских услуг
• Отметка факта выполнения платных медицинских услуг
• Операции Карты гостя:
  • Продление
  • Переселение
  • Сокращение пребывания
  • Сокращение пребывания (с выбытием)
• Ночной аудит
• Оперативная реализация внеплановой реализации
• Создание документа «Реализация услуг» (накладная)
• Оперативная реализация в Заявке и Путевке

Проводки

Дт «Взаиморасчеты» — Кт «Ожидаемая реализация»

При выполнении операции бронирования путевки долг контрагента перед санаторием увеличивается на полную стоимость путевки и количество дней и сумма услуг пребывания, которые санаторий должен будет предоставить при регистрации по бронированию.

При «снятии брони» проводка сторнируется.

Дт «Взаиморасчеты» — Кт «К реализации»

При назначении платных сеансов услуг увеличивается долг контрагента и количество/сумма услуг, которые санаторий должен оказать гостю.

При отметке «неявки на услугу» проводка сторнируется.

Дт «Ожидаемая реализация» — Кт «К реализации»

При выполнении регистрации карты гостя по путевке закрываются услуги пребывания, ожидаемые к оказанию гостю и увеличивается количество/сумма услуг, которые санаторий должен оказать гостю.

Дт «К реализации» — Кт «Оперативная реализация»

При отметке факта прохождения платной услуги закрывается ожидаемое оказание услуг и добавляется запись для формирования реализации.

Для фиксации факта оказания услуги пребывания, каждый день формируется документ «ночного аудита». Закрывает один день и сумму за один день пребывания по путевке.

Дт «Взаиморасчеты» — Кт «Оперативная реализация»

Оказание дополнительных услуг гостю, для которых не требуется назначение времени сеанса (аренда велосипеда, бильярд и т.п.). Увеличивает долг контрагента и фактически оказанные гостю услуги, на которые будет сформирована реализация.

Дт «Вспомогательный» — Кт «Взаиморасчеты»

Документ «Прием платежей» закрывает задолженность контрагента на сумму платежа. Если платеж больше задолженности, то остаток считается авансом. Под дебетом проводки подразумевается поступление денег на расчетный счет контрагента.

Дт «Оперативная реализация» — Кт «Вспомогательный»

При регистрации выбытия гостя формируется акт об оказании услуг гостю (документ «Реализация товаров и услуг»). Под кредитом проводки подразумеваются действия по реализации услуг на стороне бухгалтерии

Проверка контура на ситуациях

• Простой вариант: Путевка — Карта гостя — Выселение. Один контрагент-гость.
• Реализацию создали при брони (в путевке)
• Путевку оплатили заранее (при брони)
• По путевке юрлицо, по заявке физлицо.
• Заявка
  • Заселение через Заявку — Путевку — Карту гостя.
  • Бронирование через Заявку, потом в Путевке меняем сумму и категорию номера. И номенклатуру. Что произойдет?
  • Заявки нет в оперативном учете. (но должна быть)
  • Заявки нет в контуре реального учета.
  • Как понять — оплачена конкретная заявка из 100 у этого туроператора или нет?
  • Ручная цена в строке заявке.
• Контрагент оплатил на 10 дней, а гость жил 5 дней и выехал. Что делать с остатками и где они зависают? И контрагент юрлицо, а гость физлицо.
  • Добавить возможность выбрать — на кого реализацию выставить — на Карту гостя или на Путевку?
• Мультидоговор в карте гостя (по услугам отдельный).
• Соплательщики. Несколько плательщиков за одну путевку.
  • Все количество основному Контрагенту. Остальным только сумма и количество = 0.
• Назначение платных услуг без Карты гостя — по Контрагенту.
  • Надо чем-то закрывать контур — нужен аналог «Выселения». Дата действия договора.
• Реализация и оплата по путевке, а потом переселение в номер категории выше с доплатой денег.
• Реализация и оплата по путевке, а потом переселение в номер категории ниже с возвратом денег.
• Реализацию создают руками из списка реализаций.
• Ручная цена в путевке. Изменение ручной цены.
• Путевка на контрагента на 10 дней, после 6 дней пребывания гостя срочно вызвали на работу, попросили сократить срок путевки. Санаторий пошел навстречу.
  • Взаиморасчеты с контрагентом — в путевке.
  • Если бланк путевки берут новый, а старый рвут, то: Надо отменять старую путевку и делать новую. И привязывать новую путевку к старой карте гостя.
  • Если бланк путевки редактируют старый (например, еще не успели его распечатать), то идут в старую путевку и редактируют данные там.
  • Как-то бы сделать так, чтобы контур Оперативного учета позволял чуть отвязать Карту гостя от Путевки. Чтобы их можно было редактировать независимо друг от друга и не надо было снимать регистрацию карты гостя.
• По путевке дата заезда с понедельника. Но по факту гость заехал еще в воскресенье, потому что пришел поезд. Короче — изменение дат заезда и выезда в Карте гостя в момент заселения.
  • Это должно учитываться в оперативном учете.
  • Не должно учитываться в реальном учете.
  • Либо надо переделать путевку на день раньше.
• Можно ли построить отчет «Учет койко-дней» с текущей функциональностью, но по оперативному счету? Чтобы у нас основной отчет был завязан на данные контура.
  • Сработает в контуре РР, если движения будут делаться с учетом месяца.
  • Заселение в двухместный номер «Весь номер». Какое количество пройдет? Мест или номеров?
• Учет продажи сертификатов.
• Путевка на юрлицо с ручной стоимостью. Гостю делают сокращение пребывания с возвратом: нужно уменьшать задолженность контрагента по путевке? Еще может быть продление со стороны физлица за его деньги, а потом сокращение с возвратом — надо делить кому что возвращать? (такое запрещено, нельзя сделать технически)
• Путевка на юрлицо, оплатили в путевке. В карте гостя делают изменение варианта питания с учетом стоимости. При уменьшении стоимости — аванс должен попасть юрлицу, а не физлицу. (такое запрещено, нельзя сделать технически)
• Кредитная работа с платными услугами:
  • Врач назначает множество платных услуг
  • Часть отменяется, переносится, оказывается.
  • Приём оплаты на конец проживания по оказанным услугам.
  • Оплату нужно отслеживания по услугам по именно, какие были оплачены, какие нет.
• Что двигает счет на оплату?
• Интерфейс «Администратор гостиницы» — отображение долг/оплаты по каким счетам?
  • Как быть если договор контрагента несколько (отдельный на мед. услуги)?