Как сформировать отчет "6-НДФЛ" (УАУ8)

--Якупова Елена (обсуждение) 08:56, 19 июля 2016 (MSK)

С 2016 года вводится новая отчетность для налоговых агентов 6-НДФЛ.

Новый отчет должны сдавать все организации и индивидуальные предприниматели, у которых есть наемные работники, а также налоговые агенты, которые выплачивают доходы физлицам, не являющимися их сотрудниками.

Расчет состоит из титульного листа, раздела 1 «Обобщенные показатели» и раздела 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ».

Наибольшую трудность пользователи УАУ8 испытывают при заполнении раздела 2 отчета 6-НДФЛ.

Цель этой статьи — помочь понять принцип формирования отчета: откуда берутся данные и почему возникают ошибки при заполнении.

Определение даты фактического получения дохода

Согласно законодательства, Дата получения дохода — это дата, на которую доход признается фактически полученным для целей включения его в налоговую базу по НДФЛ. Эта дата зависит от вида дохода.

Напомним, как в 2016 году нужно будет определять дату фактического получения дохода по наиболее распространенным видам доходов:

• оплата труда по трудовому договору (абз. 1 п. 2 ст. 223 НК РФ) — последний день месяца, за который начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором;
• оплата труда в случае увольнения до истечения календарного месяца (абз. 2 п. 2 ст. 223 НК РФ) — последний день работы, за который начислен доход;
• доходы в натуральной форме (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ) — день передачи доходов в натуральной форме;
• доходы в денежной форме (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ) — день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц;
• доходы в виде материальной выгоды (подп. 3 п. 1 ст. 223 НК РФ) — день приобретения товаров (работ, услуг);
• командировочные выплаты (новый подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ) — последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки.
• доход от экономии на процентах по займу (новый подп. 7 п. 1 ст. 223НК РФ)- последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные средства.

Учет НДФЛ в программе

В программе «1С-Предприятие» отчет 6-НДФЛ формируется по данным регистров «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом» и «Учет доходов для исчисления НДФЛ».

Оба регистра имеют одинаковый показатель «Дата получения дохода», но назначение его разное:

• в регистре «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом» этот показатель означает дату удержания и сумму налога, вид движения «приход»,
• в регистре «Учет доходов для исчисления НДФЛ» — дату получения и сумму доходов для целей исчисления налога.

Для того, чтобы была возможность указать дату фактического получения дохода для начислений, отличных от основного расчета (отпускные, больничные, расчет зарплаты для уволенного сотрудника и т. д.), в документ «Начисление зарплаты» разработчиками ПК УАУ8 был добавлен одноименный реквизит «Дата получения дохода».

При установке флага "Установить дату получения дохода"Курсивное начертание становится активным поле для ввода даты.

Указанная дата выплаты, установится в регистрах «Учет доходов для исчисления НДФЛ» и «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом» автоматически.

Реквизит не используется для основного расчета заработной платы, так как для оплаты по трудовому договору в документе по умолчанию устанавливается последний день месяца.

В релизах ранее 16.07.01 для того, чтобы указать дату в регистре «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом», в документе начисления зарплаты необходимо было установить флаг «Корректировать НДФЛ» и указать в табличной части дату получения дохода вручную:

Пример расчета налога

Рассмотрим, как данные из документов начисления зарплаты отражаются в Разделе 2 отчета 6-НДФЛ на примере отпускных выплат:

При выполнении расчета отпускных с использованием Расчета УАУ8, в дополнительном реквизите автоматически установится дата выплаты отпускных, согласно трудовому законодательству.

В нашем примере мы 11.01.2016 рассчитали отпускные сотруднику, который пойдет в отпуск с 17.01.2016, поэтому дата выплаты дохода установилась 14.01.2016 (за 3 дня до начала отпуска).

Если вы рассчитываете доплату к уже начисленному отпуску (такое часто бывает, если сотрудник идет в отпуск с первого числа и зарплата за последний месяц расчетного периода еще не посчитана), то нужную дату нужно установить самостоятельно.

Включим флаг «Установить дату получения дохода» и укажем в дату 14.01.2016. В табличной части расчета НДФЛ дата получения дохода автоматически изменилась на 14.01.2016:

При проведении документа «Начисление заработной платы» формируются следующие движения:

• в регистре «Учет доходов для исчисления НДФЛ» отражаются суммы дохода физлиц и дата выплаты дохода:

• в регистре «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом» отражаются движения с видом «Приход»:

Сформируем ведомость и выплатим отпускные.

При проведении документа «Списание с расчетного счета» на выплату заработной платы или выдаче наличных из кассы в регистре «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом» отражаются движения с видом «Расход».

Если в регистре «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом» даты получения дохода в движениях прихода и расхода совпадают, суммы налога и дохода попадут в отчет 6-НДФЛ без ошибок:

В конце месяца сформируем основной расчет за январь.

В расчете не нужно ничего корректировать, так как даты фактического получения дохода установятся по умолчанию 31.01.2016 года:

Выплатим зарплату по ведомости, дата выписки 11.02.2016 года.

Теперь посмотрим, что отразится во 2 Разделе отчета 6-НДФЛ:

• из регистра «Учет доходов для исчисления НДФЛ» в отчете заполнились строки 100 — Дата фактического получения дохода и 130 — Сумма фактически полученного дохода.

• из регистра «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом» в отчете заполнились строки 110 — Дата удержания налога и 140 — Сумма удержанного налога.

Возможные ошибки при заполнении отчета

• не заполняется строка 130, возможные причины:
  • не совпадают значения «Дата выплаты дохода» в регистрах в документе «Начисление зарплаты»;
  • дата выписки отличается от даты выплаты в документе «Начисление зарплаты»;
  • выписка проведена раньше, чем документ «Начисление зарплаты».

• в строках 130 или 140 неверные значения:
  • в документах начисления зарплаты отсутствует дата выплаты дохода;
  • выписка проведена раньше, чем документ «Начисление зарплаты»;
  • проведена выплата дохода без документа начисления;

Рекомендации

• в документе начисления зарплаты необходимо через кнопку «Ещё» изменить форму документа, добавив видимость графы «Налог к зачету, возврату» и «Зачтено авансов» (если в организации работают сотрудники-иностранцы на основании патента):

• при расчете налога отслеживать правильность отражения сумм в этой графе. Возможно нарушена последовательность проведения документов;

• необходимо периодически проверять движения по регистру «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом». Это можно сделать при помощи Универсального отчета (Меню — Отчеты — Стандартные отчеты — Универсальный отчет). Приход по регистру соответствует кредиту сч. 68.01.