Персонифицированный учет за 2 полугодие 2010 года

Персонифицированный учет за второе полугодие 2010 года

Описание актуально для редакции 10.12. На более ранних версиях формирование отчета затруднительно, а в некоторых случаях невозможна.

Основы моменты формирования персонифицированного учета и отличия от сдачи персонифицированного учета за 1 полугодие:

• Периоды работы «ДЕКРЕТ», «ДЕТИ», «ВРНЕТРУД», «АДМИН» определяются по соответствующей регламентации кадрового состояния сотрудника. Исходные данные берутся из кадрового состояния работника. Отчет дополнен проверкой кадрового состояния.
• Особые условия для назначения пенсии по прежнему заполняются на основании справок.
• Уплаченные страховые взносы на каждого человека с начала 2010 года не могут превышать начисленные за тот же период. Для хранения данных по начислению/перечислению взносов в систему введен специальный механизм, использование которого описано ниже.
• Остальные механизмы и соответственно алгоритм дальнейшего заполнения отчета остается прежним.
• Отчет запускается из меню: «Отчеты - Зарплата и кадры — Сведения в пенсионный фонд»

Дополнительные процедуры перед формированием отчета за 2 полугодие.

1. Проверка кадрового состояния.

Как уже было отмечено, регламентированные дни в персонифицированный учет попадают из кадрового состояния сотрудника. Для проверки соответствия кадрового состояния сформированным табелям и проведенным документам в отчет введены проверки. Вызов окна проверок производится элементом управления «Проверить/переустановить кадровое состояние» в нижней части окна отчета, закладка «Формирование сведений».

Подразумевает, что на предприятии ведется табель учета рабочего времени. Созданы проверки для поиска двух видов несоответствий:

1. Сравнение данных табеля и документов. По кнопке «Сравнить» выявляются несоответствия между проведенными табелями и документами, определяющими особые дни (больничные, отпускные). Несоответствие табеля документу в данном случае указывает на возможную ошибку кадрового состояния, которое необходимо проверить и, при необходимости, исправить вручную. В случае, если на предприятии табеля не ведутся, будут выведены все документы, устанавливающие особые дни.
2. Сравнить кадровое состояние с данными табелей. По кнопке «Сравнить» выявляются несоответствия между проведенными табелями и кадровым состоянием сотрудников. В данном случае возможна автоматическая установка кадрового состояния по кнопке «Установить кадровое состояние по табелям». При отсутствии табелей (о чем выводится предупреждение) выводятся все особые дни, встречающиеся в кадровом состоянии сотрудника. В данном случае пользоваться кнопкой «Установить кадровое состояние…» не рекомендуется.

Редактирование кадрового состояния отмеченного курсором сотрудника вручную возможно посредством кнопки «Редактировать историю „кадрового состояния“ сотрудника» в правой части окна отчета.

2. Формирование неперечисленных остатков взносов.

Исходя из того, что перечисление взносов обычно производится следующим после начисления месяцем, в отчете за 1 полугодие в большинстве случаев взносы за каждого сотрудника остались недоперечисленными. Одновременно не предусмотрено перечисление взносов авансами. Исходя из этого в систему введем механизм (регистр и документы), хранящий данные о начисленных и перечисленных взносах по каждому сотруднику. Для ввода начальных остатков предусмотрена следующая процедура. Отчет содержит закладку «Дополнительно». Необходимо указать сохраненный файл отчета за 1 полугодие (не файл XML, а именно файл, сохраненный посредством значка «Сохранить настройку формирования отчета»), после чего сформировать документы распределения уплаченных взносов по сотрудникам (по документу на страховую и накопительную части).

В случае отсутствия (утери) сохраненного файла за 1 полугодие рекомендуется вновь сформировать отчет за указанный период, откорректировать при необходимости в соответствии со сданным отчетом и сохранить файл. В данном случае кадровые состояния и соответствие пачек не важны. Для правильного заполнения регистра необходимы реквизиты «Сотрудник» (физлицо), начислено и уплачено взносов и режим налогообложения. Для предприятий с небольшим количеством сотрудников возможно заполнение документов распределения вручную.

Указанные документы распределения уплаченных взносов располагаются в «Журналы — зарплата и кадры — Расчет НДФЛ и отчислений с ФОТ». После проверки созданные документы проводятся. Дата созданных документов — 30.06.2010, при их проведении необходимо временно открыть период.

Документ содержит следующие реквизиты и данные:

• флаг «Ввод начальных данных» (именно этот режим необходим в данный момент)
• вид налога и счет расчетов по нему
• табличная часть с указанием периода (дата, предшествующая началу отчетного периода), физического лица, сумм начисленного и перечисленного сбора, режима налогообложения. В случае перечисления по физическому лицу взносов по разным режимам налогообложения, по нему соответственно будет создано несколько строк.

Возможна ручная корректировка документов распределения уплаченных взносов.

Дальнейшее формирование отчета производится по правилам, принятым для отчета за 1 полугодие с учетом следующих моментов:

Распределение уплаченных взносов

Изменен алгоритм распределения. В первую очередь полностью закрываются остатки неперечисленных взносов сотрудникам, уже не работающим во 2 полугодии (уволенным). Закрытие производится на основании введенных остатков.

Оставшаяся часть распределяется по остальным сотрудникам.

Общая сумма распределяемых уплаченных взносов за второе полугодие не может превышать суммы начисленных за 2 полугодие и остатков неперечисленных взносов на начало 2 полугодия.

Наличие сданных СПВ-1 в течении 2 полугодия

Если в течении 2 полугодия сдавались отчеты СПВ-1, необходима дополнительная ручная корректировка отчета. При формировании отчета за 2 полугодие сотрудников, по которым сдавались СПВ-1, перед распределением перечисленных взносов необходимо удалить (отчет по ним уже сдан). Перечисленные взносы необходимо уменьшить на сумму, указанную в СПВ-1 и только после этого распределять оставшиеся взносы.

Основные отличия сдачи отчетности за 2011 год. Необходимые процедуры и требования

С 2011 года кадровое состояние сотрудника заполняется только на основании табеля учета рабочего времени, который соответственно заполняется на основании документов, что исключает возникновение ошибок. Ведение табеля обязательно. Проверка соответствия табеля документам, описанная выше, позволяет контролировать возможные ошибки.

Отчет «Сведения в пенсионный фонд» переводится в разряд документов, что позволит сохранять данные по сданным отчетам без дополнительных действий.

Регистр начисленных/перечисленных взносов, начальные остатки которого введены процедурой описанной выше, заполняется документами «Расчет отчислений с ФОТ» в части начисленных взносов и «Сведения в пенсионный фонд» в части перечисленных.