Концепция программного комплекса (УД77)

Общие сведения о программном комплексе «Управление делами»

Программный комплекс «Управление делами» (УД) предназначен для организации электронного документооборота на предприятиях (организациях) любого масштаба и отрасли и покрывает своим функционалом следующие направления деятельности организации:

• Документооборот: входящий, исходящий, внутренний.
• CRM-система.
• Проектная деятельность.
• Управление знаниями.

Программный комплекс построен с использованием платформы 1С, что обеспечивает надежность, простоту конфигурации, легкость инсталляции на большинстве предприятий — достаточно иметь на компьютере ранее установленную платформу 1С. УД легок в освоении, особенно привлекательным покажется пользователям с опытом работы в 1С.

Интерфейс системы построен таким образом, что пользователь, освоив какую то его часть (например, работу с одним документом), имеет возможность легко перенести свой опыт на весь остальной функционал.

Основой системы являются: документы и состояния, которые они могут принимать. Документы системы являются отражением реальных, физических документов (например, приказ), либо некоторых мероприятий (например, телефонный звонок, контакт, совещание), требующих документирования для дальнейшего использования. Состояния документов — абстрактные состояния, соответствующие состояниям реальных документов или мероприятий (например, для совещаний — подготовка, проведение, в архиве). Перечень состояний и правила перехода между ними описываются в системе с помощью бизнес-циклов (аналог жизненного цикла реального документа).

Система обеспечивает конфиденциальность информации. Каждый пользователь, либо группа пользователей, заходят в систему под своим паролем и имеют некоторый набор прав по работе с документами системы.

Возможность работы с распределенными базами данных позволяет организовать работу территориально-удаленных подразделений предприятия. В системе существует функция подключения внешних модулей. Внешние модули могут представлять собой некоторые обработки, отчеты и так далее, разработанные исходя из потребностей и специфики предприятия. Это позволяет надстраивать систему по желанию потребителя, обогащая ее возможности и функционал.

Реализация УД с использованием платформы 1С обеспечивает легкую интеграцию программного комплекса с учетной системой, например, «1С:Предприятие».

В системе существует два основных инструмента — справочники и журналы документов. С их помощью осуществляется работа с документами и справочной информацией системы.

Справочники системы

Справочники служат для записи и хранения условно-постоянной информации (например, сведения о сотрудниках, контрагентах, подразделениях предприятия). Справочник представляет собой список однородных объектов: сотрудников, организаций, товаров и т. д. Каждый такой объект будем называть элементом справочника.

Элементы справочников имеют некоторый набор реквизитов (например, элемент справочника «Сотрудники» имеет реквизиты: «ФИО», «Должность», «Контактная информация» и т. д.). В качестве обязательных реквизитов каждый элемент справочника имеет код и наименование. Код элемента может быть как числовым, так и текстовым. Код, по умолчанию, присваивается автоматически; система проверяет уникальность кода при вводе. Существует возможность добавлять дополнительные, произвольные реквизиты и использовать, при необходимости, некоторую, указанную пользователем, область значений, используемых при заполнении того или иного реквизита. Так, например, для элементов справочника «Контрагенты», можно указать реквизит «Лояльность» и задать варианты заполнения данного реквизита — скажем, «Лоялен», «Не лоялен».

Элементы справочников могут быть сгруппированы пользователем в папки (например, сотрудников предприятия можно сгруппировать по отделам), в таком случае в справочниках образуется иерархия элементов. При поставке система имеет следующие, преднастроенные, справочники: «Контрагенты», «Сотрудники», «Пользователи», «Физические лица», «Подразделения», «Номенклатура дел», «Отрасли», «Номенклатура товаров и услуг». Названия справочников являются интуитивно-понятными и отражают некоторую область реального мира. Перечисленные выше справочники являются явно доступными пользователю (открываются прямо из меню системы). Также в системе существуют подчиненные справочники, вызов которых возможен только из справочников-родителей. Справочники используются в тех случаях, когда необходимо исключить неоднозначный ввод информации. Некоторые служебные справочники в системе носят название классификаторов. Документы в УД являются отражением документов реального мира и несут на себе ту же смысловую нагрузку, что и бумажные документы. Электронные документы, как и бумажные, имеют определенный набор реквизитов. Среди реквизитов документа есть как обязательные к заполнению, так и опциональные. Пользователь может варьировать набор реквизитов (кроме основных) — добавлять и удалять свои реквизиты, по желанию. В системе УД соблюдается принцип непрерывной связи электронного документа с бумажным. Для каждого документа в системе имеется печатная форма, которая позволяет распечатать его в любой момент нажатием одной кнопки. Кроме того, каждый документ имеет в своем составе закладку «Местонахождение», по которой можно отследить, где в данный момент находится оригинал, кому выдан, на какой срок и т. д.

Документы системы

Все документы системы имеют некоторый набор состояний, описываемый бизнес-циклом документа. Эти состояния условно отражают жизненные этапы реального документа (создан, на подписании, в архиве и т. д.). Пользователи переводят документы из состояния в состояние, обеспечивая документооборот на предприятии. Все движения документа производятся через механизм смены состояния. возможна постановка документа на контроль. В таком случае, документ будет отображаться в особой ветке в журнале документов — можно всегда оперативно проконтролировать, в каком состоянии находится документ, кто ответственный за исполнение на данном этапе жизненного цикла и т. д. Бизнес циклы не обязательно имеют линейную структуру — они могут иметь петли и ветвления. Например, приказ может неограниченное число раз быть отправлен на утверждение и возвращен автору.

Любое изменение (в том числе, создание) документа пользователь может сопроводить оповещением, отсылаемым некоторому кругу пользователей, по выбору. Пользователи системы, получая подобные оповещения, имеют постоянную оперативную информацию о состоянии тех или иных документов.

В системе существуют следующие, преднастроенные, типы документов: контакт, исходящее письмо, входящее письмо, исходящий договор, входящий договор, приказ, инструкция, отчет, задача, заявка, проект, событие, служебная записка, объявление, совещание, заметка, элемент базы знаний. Отдельно следует заметить документ «прочие документы» — введен в систему для удобства адаптации системы на различных предприятиях — служит для учета специфических документов, принятых на предприятии.

Внутри типов документы могут быть разделены на категории. Так, документ «приказ» может иметь, например, категории: «кадровый приказ», «приказ о премировании», «дисциплинарный приказ» и т. д. Каждой категории может быть присвоен уникальный бизнес-цикл. Для того чтобы облегчить процесс заполнения некоторых, периодически выпускаемых однотипных документов, существует возможность заполнения документа по шаблону. В этом случае документ заполняется на основе шаблона — документа, созданного и сохраненного как шаблон ранее; в создаваемый документ попадет вся информация из документа-шаблона. От пользователя требуется лишь проконтролировать данные и внести корректировки в содержимое документа.

Жизненный цикл документа в системе УД описывается с помощью бизнес-цикла. Бизнес-циклы, как и сами типы документов, являются настраиваемым инструментом системы и могут формироваться индивидуально для каждого предприятия. Пользователь, наделенный правами администратора может редактировать бизнес-циклы документа, добавлять новые, помечать на удаление старые. Пользователь сам может описать все переходы документа, правила переходов, кураторов состояний и т. д. Каждый документ имеет бизнес-цикл. Все переходы документа между состояниями происходят в соответствии с порядком, указанным в бизнес-цикле документа. Система позволяет настроить бизнес-цикл документа так, чтобы он отражал реальный маршрут документа.

Журналы документов

Все документы системы объединяются в журналы — по наименованию. Журналы документов являются аналогами реальных журналов документов. Все документы, перечисленные выше, объединяются в одноименные журналы. Журналы документов предоставляют пользователю широкий выбор инструментов по управлению документами, формированию выборок по различным критериям и т. д. В журналах можно вести рассмотрение документов в различных разрезах (по типу, по разделу, по контрагенту и т. п.). В журналах документы также разделяются по состояниям — пользователь видит, сколько документов, в каком состоянии существует на данный момент (в пределах его прав доступа).