Универсальная форма отчета

Универсальная форма отчета (УФО) производит выборку и отображение данных по заданным критериям на основание информации, накопленной в системе.

Видео Универсальная форма отчета

Видео 16 полезных возможностей УФО

Видео Создание варианта отчета на основании существующего отчета

Отчеты создаются в справочнике «Отчеты».

Списки отчетов

1. Все отчеты программы — предопределенные (отображаются синим цветом) и создаваемые пользователями (отображаются черным цветом) находятся в справочнике «Отчеты».
2. Ссылки на самые важные отчеты для каждого раздела программы находятся на странице раздела.
3. При необходимости справочник «Отчеты» и любой отчет можно найти поиском их названий по интерфейсу:
   • чтобы найти справочник «Отчеты», в строку поиска по интерфейсу программы введите «Список отчетов»;
   • чтобы найти отчет, в строку поиска по интерфейсу программы введите часть его названия.

Интерфейс УФО

Панель инструментов

— скрыть панель переменных и настроек отчета.

— раскрыть панель переменных и настроек отчета.

— сформировать отчет и скрыть панель настроек. Кнопка подсвечивается желтым после любых манипуляций с формой отчета.

— обновить отчет. Кнопка подсвечивается желтым аналогично кнопке Сформировать.

— свернуть/развернуть группы значений в отчете.

— показать/скрыть таблицу Детали. Данные в деталях отображаются при выборе ячейки отчета курсором. Отображение данных для общих итогов не поддерживается. Состояние отображения деталей сохраняется при закрытии отчета.

— перейти к выделенной ячейке отчета. Кнопка используется, чтобы вернуться к выделенной ячейке при просмотре таблицы скроллингом вниз или вправо.

— печать отчета:

• Параметры страницы — установить параметры страницы для распечатки отчета.
• Предварительный просмотр — предварительный просмотр отчета.
• Печать — печать отчета.

— выгрузить таблицу данных отчета в табличный документ или файлы форматов CSV, JSON, XML.

— оформление ячеек таблицы данных отчета:

• Тепловая карта — окраска ячеек цветным градиентом от минимального к максимальному значению: минимальные значения окрашиваются холодным цветами, максимальные — теплыми.
• Диагональ — окрасятся ячейки, в которых совпадают значения горизонтального и вертикального разворота. Применяется, если нет иерархии разворотов.
• Min — окрасится минимальное значение.
• Max — окрасится максимальное значение.

Чтобы убрать окрашивание, нажмите на вариант оформления еще раз.

— скопировать результат в табличный документ. Отчет откроется на отдельной закладке, где с ним можно будет работать как с табличным документом и сохранить его в формате mxl.

— открыть текущий отчет в новом окне.

— список вариантов отчета. Эта кнопка есть только у отчетов, для которых предусмотрено несколько видов.

— отображать таблицу данных отчета.

— отображать диаграмму отчета. Диаграмма отображается внизу отчета. Диаграмма строится по разворотам отчета.

— настройка отображения результатов отчета. При отображении диаграммы отчета добавляется закладка Диаграмма.

— справка по данному отчету. Откроется страница помощи по данному отчету.

— справка по универсальной форме отчета. Откроется страница помощи «Универсальная форма отчета».

Варианты отчета

— сохранить вариант отчета:

• Переписать текущую настройку — сохранить в открытом варианте отчета внесенные в форму изменения.
• Сохранить как новую настройку — сохранить настройки отчета в новом варианте отчета.
• Сохранить в файл — сохранить настройки отчета на компьютере пользователя в формате mxl.

— загрузить вариант отчета:

• Открыть текущие настройки — открыть выделенный в списке вариант отчета.
• Открыть в новом окне — открыть отчет в новой закладке.
• Открыть файл с настройками — открыть отчет в формате mxl, хранящийся на компьютере пользователя.

— обновить список вариантов.

— удалить текущий вариант настроек отчета. Удалить можно только варианты отчета, автором которых является текущий пользователь.

Еще — открыть панель дополнительных кнопок для работы с вариантами отчета:

• Отправить настройки отчета — отправить вариант отчета другому пользователю. Доступно только для тех отчетов, автором которых является текущий пользователь.
• HTTP-запрос — скопировать запрос для получения результата отчета в формате HTML, JSON или PDF.

В списке отчетов жирным шрифтом выделен открытый (текущий) вариант отчета.

— личный вариант отчета текущего пользователя. Доступен только ему и ни каким другим пользователям программы.

Чтобы открыть вариант отчета, установите на него курсор и дважды щелкните мышью, нажмите клавишу Enter или нажмите кнопку Загрузить и выберите вариант «открыть текущие настройки».

Ниже списка вариантов отчета отображаются реквизиты отчета: тип, источник данных, автор, основание и наименование отчета.

Переменные

Переменные отчета — это данные, которые можно вывести в отчет. Состав переменных определяется источником данных отчета. Задавая значения переменных, можно «фильтровать» информацию в отчете и получать его новые результаты.

Переменные отчета разделены на три группы:

• Измерения
• Ресурсы
• Период

Группа переменных «Измерения»

Группа переменных «Ресурсы»

Группа переменных «Период»

Добавить реквизит — добавить к переменной ее реквизит, который можно будет использовать в отчете. Выбор происходит из списка реквизитов переменной. В УФО в списке переменных реквизиты отображаются подчиненными переменной: она отображается со значками (список реквизитов скрыт) или (список реквизитов раскрыт), а реквизиты — ниже нее с отступом слева.

Удалить реквизит — удалить переменную или реквизит переменной из списка.

Добавить переменную

Добавить переменную простую или вычисляемую.

Изменить переменную — изменить переменную. Откроется карточка переменной, в которой можно изменить ее данные: переименовать или изменить формулу вычисления значения переменной, если она вычисляемая, и другое.

Сброс текущей сессии — восстановить основной вариант настроек отчета.

Контекстное меню переменной

Некоторые действия с переменными осуществляются через контекстное меню (вызывается нажатием правой клавиши мыши по переменной).

Добавить в развороты, Добавить в отбор, Добавить в ресурсы, Добавить в сортировку, Добавить в диаграмму

Добавить переменную в соответствующий раздел настроек отчета Развороты, Отбор, Ресурсы, Порядок или в диаграмму.

О переменной

Откроется карточка переменной недоступная для редактирования, в которой можно просто посмотреть информацию о переменной.

Карточка переменной

Карточка существующей переменной

Карточка новой переменной

• Представление — название переменной, которое отображается в списке переменных отчета и с которым работают пользователи.

• Имя — имя переменной, которое может быть использовано в программном коде при создании формул для вычисления значений других переменных. Имя переменной должно быть без пробелов.

• Конструктор — при нажатии на эту кнопку появится конструктор для составления формулы для вычисления значения переменной.

• Имя для формул — имя переменной для использования в выражениях вычисляемых переменных.

• Тип значения — тип значения переменной: строка, число, дата, булево (переключатель-галочка «да/нет» или «истина/ложь»), а также все типы значений из объектов, которые есть в программе «Кинт: Управление санаторием», например, «Блюдо», «Вид документа», «Вид взаиморасчетов», «Квота» и т.д. Не обязательно для заполнения — программа может сама определить тип.

• Формат — формат вывода значения переменной в отчет: то, в каком виде будут отображаться значения переменной в отчете. Откроется конструктор формата. Действует для числа, даты и булевой переменной. Не обязательно для заполнения.

• Измерение/Ресурс — выбор к какой группе будет относиться новая переменная: измерениям или ресурсам.

Настройки формы

Развороты

На закладке отображаются переменные, данные из которых выводятся в отчет.

— переместить ресурсы в списке вверх или вниз.

— перенести разворот на уровень выше.

— перенести разворот на уровень ниже.

— изменить направление разворота: по вертикали или по горизонтали будут отображаться данные.

— изменить направление выбранного курсором разворота.

— настройка формата отображения данных этой переменной в отчете: шрифт, ширина колонки, высота строки, перенос текста в ячейке, вертикальное и горизонтальное выравнивание содержимого ячейки, цвет фона и текста.

— удалить выбранную переменную из списка разворотов.

— нажатая кнопка (серого цвета): выводить данные по вертикальным разворотам первого уровня иерархии в отдельных таблицах. Подчиненные и горизонтальные развороты будут выводиться в каждой таблице. Не нажатая кнопка: обычный вывод отчета.

Ресурсы

На закладке отображаются ресурсы, из которых берутся данные для отчета.

— переместить ресурсы в списке вверх или вниз.

— установить или снять выделение со всех переменных в списке.

— настройка формата отображения данных этой переменной в отчете: шрифт, ширина колонки, высота строки, перенос текста в ячейке, вертикальное и горизонтальное выравнивание содержимого ячейки, цвет фона и текста.

— добавить группу ресурсов.

— создать ресурс копированием текущего (того, на котором стоит курсор).

— удалить выбранную переменную из списка ресурсов.

Условия

В этот раздел можно перенести переменные (измерения, ресурсы, периоды) и задать им разные условия. В отчете отобразятся данные, соответствующие этим условиям.

— создать переменную или ресурс копированием текущего (того, на котором стоит курсор).

— сгруппировать переменные.

— ввести значение переменной, по которому будут отфильтрованы данные отчета. Для переменной не простого типа (число, дата и др.), а типа «объект» выбор происходит из справочника или журнала объектов переменной. Например, для переменной «Контрагенты», выбор будет происходить из справочника «Контрагенты», для переменной «Счет» — из журнала счетов.

— добавить несколько значений переменной, по которым будут отфильтрованы данные отчета. Выбор происходит из справочника или журнала объектов переменной функционалом выбора нескольких значений («корзиной»).

— удалить значение переменной.

— включить/выключить использование стилей оформления. Позволяет выбрать цветной фон для указанных в условии переменных.

— установить или снять выделение со всех переменных в списке.

— удалить выбранную переменную из списка условий.

Порядок

В этот раздел можно добавить переменные и ресурсы, по которым надо сортировать данные в отчете, и указать способ сортировки — по возрастанию или по убыванию.

— переместить переменные в списке вверх или вниз.

— добавить переменную, на которой стоит курсор в списке переменных.

— выделить все переменные в списке или снять выделение со всех переменных.

— удалить выбранную переменную из списка.

Ячейка отчета

У ячеек отчета, отображающих объекты программы (например, наименования контрагентов, сумма), есть контекстное меню.

Контекстное меню ячейки отчета вызывается двойным щелчком левой клавиши мыши по ячейке.

Открыть значение — открыть форму или карточку выбранного элемента-объекта.

Получить ссылку — скопировать ссылку на содержимое ячейки.

Развернуть по — вывести расшифровку общего значения по выбранному параметру. Применяется к общим значениям в отчете, аккумулирующим в себе какие-то данные, например, к общим суммам в финансовых отчетах.

Добавить в отбор — добавить значение выделенного элемента в значение соответствующей переменной на панели настроек слева. Таким образом можно отфильтровать данные отчета по этому значению. С помощью этой команды можно добавить в отбор несколько разных значений объектов (выберите эту команду у значений в отчете, по которым вы хотите отфильтровать его данные) — они добавятся в значение переменной друг за другом. Нажмите кнопку Сформировать и в отчете отобразятся данные, соответствующие заданному условию.

Сумма выделенных ячеек

Выпадающий список Сумма правом нижнем углу формы позволяет посмотреть сумму значений выделенных ячеек, количество выделенных ячеек, среднее значение, а также максимальное и минимальное значения.

Действия с УФО

Порядок работы с отчетом

1. Установите период отчета.
2. При необходимости сделайте нужные настройки отчета:
   • установите развороты,
   • выберите ресурсы для отчета,
   • установите сортировку отображения переменных в отчете.
3. Нажмите кнопку Сформировать.

Создание варианта отчета

1. Откройте отчет и нужный вариант отчета, на основании которого вы будете создавать новый вариант отчета.

2. Внесите изменения в настройки отчета.

3. Нажмите кнопку Сохранить.

• Укажите общий будет отчет для всех пользователей или личный, доступный только текущему пользователю.
• В поле «Наименование» введите название варианта отчета.
• В поле «Группа» выберите группу отчетов, в которую будет входить этот вариант отчета. Группа указывается только для общих отчетов.
• Нажмите кнопку ОК.

Сохранение личного варианта отчета

Сохранение общего варианта отчета

4. Вариант отчета сохранится. После этого будет отображаться в списке вариантов отчета.

Вывод данных в отчет

Принципы работы с настройками вывода данных:

• Перенесите переменную (измерение, ресурс или период) в раздел настроек. Для этого отметьте переменную галочкой в списке переменных или перетащите ее мышью из списка переменных в раздел настроек.
• В настройках отчета в списках переменных на закладках Развороты, Ресурсы, Условия, Порядок галочками отметьте переменные, данные из которых будут участвовать в отчете:
  • на закладках Развороты и Ресурсы галочками отмечаются переменные, данные из которых будут отображаться в отчете;
  • на закладке Условия галочками отмечаются условия, участвующие в отчете;
  • на закладке Порядок галочками отмечаются переменные, по которым будут отсортированы данные отчета.
• Неотмеченные галочками переменные в отчете не участвуют.

Чтобы добавить переменную в любой раздел настроек, отметьте ее галочкой в списке переменных или перетащите ее в раздел мышью:

Развороты

В развороты попадают измерения, отмеченные галочками.

Расположение переменных-разворотов в этом списке определяет расположение информации в отчете. Перемещая переменные-развороты в списке мышью или кнопками , , , , можно определить их последовательность и иерархию.

На рисунке ниже развороты настроены таким образом, что все переменные отображаются вертикально, переменная «Склад» образует выпадающие списки, переменные «Номенклатура» и «Единицы измерения» расположены в отчете в таком же порядке, как и в настройках.

На рисунке ниже развороты настроены аналогичным образом, но переменные «Номенклатура» и «Единицы измерения» расположены в обратном порядке.

На рисунке ниже переменная «Склад» перенесена в горизонтальный разворот.

Ресурсы

В списке ресурсов галочками отмечаются те ресурсы, которые будут участвовать в отчете.

Порядок ресурсов в списке определяет порядок ресурсов, который будет отображаться в отчете.

Условия

При необходимости в этот раздел переносятся переменные (измерения, ресурсы, периоды), которым задаются определенные условия. После чего в отчете отобразятся данные, соответствующие этим условиям.

• Переменные можно группировать по условиям И или ИЛИ.
• Можно для одной переменной задать несколько разных условий.

Условия отбора выполняются по порядку, поэтому порядок условий важен.

На рисунке для отбора выбраны Продуктовый склад и Продуктовый склад ОМС и в них картофель, картофель брусочками, картофель молодой и картофель ломтиками и т.д. Программа сначала произвела отбор по складам, затем по продукции в них.

Группы переменных

Переменные можно группировать по условиям И или ИЛИ.

Для добавления группы переменных выделите переменные, которые надо сгруппировать, нажмите кнопку , выберите условие, по которому надо сгруппировать переменные: И или ИЛИ, затем нажмите кнопку OK:

Для перемещения переменной в группу, ухватите ее мышью и перетащите на группу:

Переменная «Склад» в группе:

Для перемещения переменной из группы, ухватите ее мышью и перетащите на свободное место вне группы:

Порядок

Способы добавления переменных на закладку Порядок:

1. Перетащите переменную мышью.
2. Нажмите кнопку и выберите переменную.
3. В контекстном меню переменной выберите пункт Добавить в отбор.

Для изменения способа сортировки значений переменной, дважды щелкните по нему мышью в столбце «Направление».

На рисунке показана сортировка продуктов на конец периода отчета по убыванию, чтобы в дальнейшем произвести закупку продуктов.

Ресурс «Конечный остаток» перенесен на закладку Порядок и отсортирован по убыванию.

Нумерация элементов

Для отчетов предусмотрена возможность настроить нумерацию элементов.

В закладке Развороты щелкните два раза левой кнопкой мыши на поле Нумерация того разворота, который необходимо пронумеровать, и выберите тип нумерации.

Типы нумерации:

• По порядку — сквозная нумерация элементов.

• В группировке — нумерация элементов в каждой группе, начиная с 1.

Сравнение данных в периодах

Универсальная форма отчета позволяет посмотреть данные отчета в аналогичных периодах в разные годы. Для этого необходимо:

1. В списке переменных Периоды выбрать интересующий период и создать для него аналогичный: нажмите правой кнопкой мыши на период, нажмите кнопку Добавить реквизит, в появившемся окне выберите такой же период и нажмите кнопку ОК.

2. Добавьте только что созданный период в раздел Условия.

3. Установите для периода условие равное порядковому номеру интересующего периода (для дня — числа от 1 до 365, для месяца — числа от 1 до 12, для квартала — числа от 1 до 4 и т.д.).

4. Добавьте верхний период как горизонтальный разворот.

5. Выберите период, за который необходимо сделать сравнение.

6. Нажмите кнопку Сформировать. Сформируется отчет, в котором отображены аналогичные периоды за несколько лет.