Документ "Путевой лист" (УАУ8)

Путевой лист — это основной документ учета в автотранспорте организации. Служит для учета использования транспортных средств компании и топлива. Документ «Путевой лист» регистрирует пробег автомобилей, работу спецтехники, расход топлива, время работы водителей. Путевые листы могут вноситься в программу ежедневно или за больший интервал времени, например, сразу за месяц.

На данной странице описан документ «Путевой лист», созданный компанией «Кинт». Он используется, если включен модуль АВТОТРАНСПОРТ (УАУ). Но еще существует типовой документ «Путевой лист». Его можно использовать, если модуль АВТОТРАНСПОРТ (УАУ) отключен. Активация модуля АВТОТРАНПОРТ (УАУ) осуществляется в Дополнительных настройках (УАУ) на закладке Прочие настройки: надо поставить или снять галочку «Автотранспорт (УАУ)».

Документ «Путевой лист» участвует в проводках в программе, по этому документу создаются движения в программе.

Если путевой лист принят к учету (установлена дата принятия к учету), его необходимо провести, чтобы сформировались движения по счетам оперативного плана счетов: «Остаток топлива в баках автотранспорта», «Списание топлива», «Работа автотранспорта». При списании топлива, затраты на нулевой пробег, а также перерасход и экономия топлива распределяются равномерно на все строки таблицы рейсы (по направлениям затрат). Увидеть движения можно, нажав на кнопку Движения отображения проводок в форме списка путевых листов или в форме путевого листа.

По данным путевых листов можно строить «Отчет по путевым листам» за разные периоды времени, в котором можно смотреть разную информацию, на основании отчета делать аналитические выводы и принимать решения.

Журнал путевых листов

Путевые листы хранятся в журнале их учета «Путевые листы», который находится в основном разделе программы АВТОТРАНСПОРТ или его можно найти поиском по интерфейсу.

Чтобы открыть путевой лист, установите на него курсор и дважды щелкните мышью или нажмите Enter.

(см. также Универсальная форма списка)

Создание путевого листа и порядок работы с ним

1. Создать путевой лист можно двумя способами:
   • В журнале «Путевые листы» нажмите кнопку Создать.
   • В документе «Реализация товаров и услуг» нажмите ссылку Доставка.
2. В открывшемся документе «Путевой лист» заполните реквизиты:
   • раздел «Транспорт и водитель»,
   • в разделе «Дата и время» поле «Выезд»,
   • в разделе «Спидометр» показания спидометра до выезда,
   • закладки Рейсы, Маршрут и Груз,
   • на правой панели поле «Подразделение организации».
3. Нажмите кнопку Записать.
4. С помощью кнопки Печать распечатайте путевой лист и отдайте его водителю.
5. По возвращению водителя:
   • В разделе «Дата и время» заполните поле «Возвращение».
   • В разделе «Спидометр» заполните показания спидометра по прибытии.
   • На закладке «Топливо» в столбец «Затраты по факту» введите количество литров топлива, потраченного по факту.
   • На закладке «Рейсы» установите дату, с которой принимать к учету документ.
   • Поставьте галочку «Принят к учету».
   • Нажмите кнопку Провести или Провести и закрыть.
6. Путевой лист проведется в программе и его данные будут учтены в отчете по путевым листам.

Форма документа «Путевой лист»

Печатная форма путевого листа легкового автомобиля актуализирована под приказ Минтранса России от 21.12.2018 № 467.

Печатные формы путевого листа грузового автомобиля 4-С, 4-П и 3 СПЕЦ сделаны в соответствии с приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368.

Автотранспорт

Автотранспорт путевого листа. Выбирается из справочника «Автотранспорт».

Водитель

Водитель рейса. Выбирается из справочника «Водители».

Спидометр

Показания спидометра при выезде и возвращении. Показание при выезде определяется по предыдущему по хронологии путевому листу этого же автомобиля. Показание при возвращении вносятся вручную или рассчитываются автоматически с учетом расстояний всех рейсов и нулевого пробега. Производится автоматическая проверка показаний спидометра и суммарного расстояния по рейсам. Если они не совпадают, выводится предупреждение.

Нулевой пробег

Нулевой пробег при выезде — расстояние, пройденное транспортным средством, от гаража до первого пункта погрузки.

Нулевой пробег при возвращении — расстояние, пройденное транспортным средством, от последнего места разгрузки до гаража.

Устанавливается вручную до проведения путевого листа. При расчете затрат топлива на нулевой пробег не учитывается транспортная работа.

Принят к учету

Галочка и дата устанавливаются только тогда, когда водитель сдал путевой лист после рейса. Если путевой лист не принят к учету, то в печатной форме не заполняются некоторые реквизиты, которые должны быть вписаны после выполнения рейса. Данные не принятого к учету путевого листа не формируют проводок оперативных счетах списания топлива.

— прикрепить к путевому листу какие-либо файлы.

Реквизиты документа

Подразделение

Подразделение организации. Его надо указывать, чтобы расходы на рейс были отнесены на него.

Объекты затрат

Эта опция отображается только если подключена система «Растениеводство».

При выключенной опции база распределения затрат общая для всего документа.

При включенной опции объекты распределения затрат можно указать для каждого рейса.

Закладка Рейсы, задание водителю

В строке таблицы «Рейсы» указываются начальный и конечный пункты, расстояние, количество рейсов, суммарный коэффициент надбавок, время выезда и возвращения, направление затрат, расчетное значения затрат топлива по норме. Для грузовых автомобилей дополнительно указывается количество погрузок, для спецтехники — время работы спецоборудования.

Суммарный коэффициент увеличения нормы списания топлива, получается сложением сезонного коэффициента, коэффициента при движении по городу и коэффициента при использовании кондиционера.

Для легкового автомобиля затраты топлива по норме рассчитываются по формуле:

 ([Расстояние] * [Норма литров на 100 км для автомобиля]) / 100 * [Суммарный повышающий процент] / 100

Для грузовых автомобилей в формуле расчета также учитывается транспортная работа, количество погрузок.
Для спецтехники учитывается время работы спецоборудования.

Можно подбирать в «Путевой лист» «Рейсы» из справочника вместе с маршрутами, а можно в маршрут добавлять отдельные пункты назначения. При подборе пунктов назначения, добавление строк в таблицу «Маршрут» производится так же как при подборе в маршрут элемента справочника «Рейсы». Расстояние между точками маршрута определяется автоматически либо вводится вручную.

При сохранении путевого листа все строки маршрута, которых еще нет в справочнике «Рейсы», добавляются как отдельные рейсы. Таким образом накапливается база расстояний между пунктами назначения для дальнейшего автоматического определения расстояний.

В настройках автотранспорта (АДМИНИСТРИРОВАНИЕ — Параметры учета — раздел Дополнительные настройки (УАУ) — Общие настройки закладка Автотранспорт) можно указать рейс по умолчанию, выбираемый из общего списка рейсов. Выбранный рейс автоматически проставляется при создании путевого листа.

«Заказчик» — заказчик рейса (выбирается из контрагентов).

«Договор контрагента» — договор с заказчиком, по которому осуществляются взаиморасчеты с ним.

«Подразделение» — в этой ячейке в таблице можно указать подразделение компании.

Если подразделение указано, затраты по рейсу будут отнесены на него.

Если подразделение не указано — затраты по рейсу будут отнесены к подразделению из реквизитов документа.

Подразделение в движениях путевого листа определяются с учетом рейсов в строке.

Нижняя часть с закладками Маршрут и Груз, работа появляется при нажатии на кнопку Расшифровка.

Учет затрат по рейсу в Растениеводстве

Если подключена система «Растениеводство», появляется закладка Посадки, на которой можно указать объекты растениеводства: участки, посадки, культуры, на которые относить расходы по этому рейсу.

Если в реквизитах документа включена опция «Объекты затрат», объекты затрат можно указать для каждого рейса. Если эта опция выключена, база распределения затрат общая для всего документа.

На рисунке показан пример: на первом рейсе «Росток — Терминал Деловые линии» были перевезены яблони. Затраты по этому рейсу будут отнесены на культуру «Яблони».

Закладка Топливо

В разделе «Получено» отображается топливо, полученное транспортным средством по документам «Получение топлива» за день.

В раздел «Заправка» нужно добавить топливо, полученное машиной в день разными способами: кассовый чек, топливная карта, передача топлива (укажите их в столбце «Способ получения топлива»).

Печать путевого листа

При печати не проведенного документа выводится частично заполненная форма путевки, которую водители заполняют самостоятельно по данным выполненных рейсов.

Полностью заполненный бланк распечатывается из проведенного документа.

В документе предусмотрена печать типовых межотраслевых форм:

• Путевой лист легкового автомобиля
• Путевой лист грузового автомобиля 4-П
• Путевой лист грузового автомобиля 4-С
• Путевой лист автобуса не общего
• Путевой лист строительного автомобиля
• Путевой лист специального автомобиля

См. также

• Групповое создание путевых листов
• Отчет по путевым листам