Схема оперативного учета (КУС)

• Фактическая схема оперативного учета 20.12

Операции

• Список логических операций и документы, которые эти операции выполняют.
• Операции могут быть выполнены не по предложенному порядку — например, Реализацию можно выставить сразу после Планирования услуг.

1. Планирование услуг

Путевка, Назначение услуг

2. Оказание запланированных услуг

Регистрация Карты гостя (по Путевке), Оказание услуг

3. Оказание услуг

Регистрация Карты гостя (без Путевки), Оперативная реализация, Заявки гостя (Продление, Переселение, Сокращение и т.д.)

4. Выставление счета на оплату

Счет на оплату

5. Оплата счета

Прием платежей

6. Выселение

Карта гостя (выбытие), Заявка гостя (сокращение пребывания с выбытием)

7. Реализация

Реализация товаров и услуг

Особенности

• Балансовая схема учета. Контур учета замкнут для одного гостя — выполнение всех операций по гостю сводит остатки на всех счетах в 0.
• «Счет на оплату» обязателен для приема оплаты.
• «Реализация товаров и услуг» — обязательна для закрытия контура.
• Ресурс «Номенклатура» на различных счетах позволит видеть — какие услуги оплачены, а какие нет.
• Отсутствие ресурса «Документ-основание» уберет проблемы со сведением взаиморасчетов, созданных разными документами.

• Оперативную информацию по оплате назначенных и оказанных услуг.

• Список и стоимость оказанных услуг на счете «Оказанные услуги».
• Возможность посмотреть «реальные» взаиморасчеты и сравнить их с данными бухгалтерии.
• Планируемый доход санатория — на счете «Услуги к оплате» с разделением на подтвержденный (Путевки) и планируемый (Заявки).

Что даст переход на этот контур

1. Наличие обязательного документа «Счет на оплату» в цепочке:
   • Позволяет пробивать чек всегда с признаком «Полной оплаты».
   • Отсутствие «частичной оплаты» в чеке сильно упрощает кассовый учет.
   • Дает возможность распределения авансов.
   • Дает возможность нормальной оплаты 1 массажа из 10 назначенных.
   • В счете есть «Срок оплаты счета». Это дает возможность контролировать этот срок. Разделить, например, ожидаемые оплаты на просроченные и не просроченные. Дает возможность в будущем снимать планируемые услуги, которые не были вовремя оплачены.
2. Возможность распределения любого аванса, независимо от количества услуг.
3. Счет «Реализация» позволяет видеть:
   • Сколько РР выставлено за период.
   • Сколько РР закрыто оплатами за период.
   • Вся ли реализация закрыта оплатами.
   • Все ли оплаты закрыты реализацией.
   • Можно сравнить сумму и количество реализации с бухгалтерией, проконтролировать правильность обменов.
   • Можно выставлять реализацию по дням, автоматом решая проблему переходящих путевок.
4. Замкнутый цикл движений. Все движения по одному гостю сводятся в ноль. Выселение — закрывает весь контур оперативного учета. Остатки на счетах позволяют легко находить ошибки документов. Понятные и простые инварианты.
5. Возможность контроля создания всех документов в цикле. Типа давать создавать реализацию, только если есть на счете незакрытые услуги к выставлению. Аналогично с «Счетом на оплату», аналогично с «Оплатой».
   • Возможность запрещать «Выселять» гостя, пока не сошлась Реализация и Взаиморасчеты.
6. Видна оперативная реализация на каждый день. Можно понятно формировать Ночной аудит.
7. На счете «Оказанные услуги» собирается сумма и количество услуг у заселенных гостей.
8. Возможность добавления Розницы в текущий контур.
9. Увеличивается значение «Номенклатуры» и «Номенклатуры пребывания» в частности. Повод навести в ней порядок.
10. Появляется возможность в Карте гостя при заселении по путевке менять Дату заезда, Номер гостиницы (без изменения количества дней, суммы и номенклатуры).
11. Отказ от «Основания» на счетах позволит решить все проблемы с оплатой по документам-основаниям.
12. Позволит добавить в будущем возможности:
    • Планирование оперативной реализации (услуги парковки, трансфера).
    • Возможность назначения платных медицинских услуг по путевке.
    • Отметка факта выполнения незапланированных платных медицинских услуг.
    • Возможность закрытия услуг Контрагента (у которого нет Карты гостя).
    • Возможность добавления бонусной системы лояльности.

Требуемые отчеты

1. Контроль замкнутости цикла. Нужен будет какой-то общий отчет, который будет контролировать замкнутость цикла по конкретному гостю. Что по итогам всех действий «конечный остаток» = 0. Отчет по всем счетам в ОСВ с разворотом по Контрагенту или Карты гостя?)
2. Контроль выставленной реализации — по каким документам (Картам гостя и Путевкам) реализация выставлена, а по каким нет.
3. По взаиморасчетам. Стандартно — сумма выставленной контрагенту реализации. По какой номенклатуре и по каким документам — и что из нее оплачено.
4. План по оплате. Сколько денег мы ждем от клиентов. Отдельно ненадежная оплата (по броням), отдельно надежная (по заселенным гостям). С разворотом по типам документов и по номенклатуре.
5. Оплата счетов — список счетов с информацией, какие они . Тоже, желательно, с разворотом по надежности оплаты (заселения\брони). Возможно, с учетом срока оплаты.
6. Запланированные услуги — сколько и на какую сумму услуг (=номенклатуры) — мы должны оказать гостям. И какая часть из них оплачена. C разворотом по типам документов (Путевки / Заявки / Назначения услуг). По счету «Услуги к оплате».
7. «Оказанные услуги» — тоже количество и сумма оперативных услуг, которые мы оказали гостям. С разделением по номенклатуре и по типам основания (Карты гостя, Путевки, Оказанные услуг и т.д.). С возможностью посмотреть — какая часть из этих услуг закрыта реализацией.
8. «Оплаченная реализация» — какие документы реализации оплачены, а какие нет. С разворотом по номенклатуре. И по типу номенклатуры.

От Кедра:

• Отчет по оплатам. На этапе брони. Человек (ФИО), за него могут платить разные контрагенты — «источники оплаты за этого гостя». По броням. Если за гостя оплатили 50%, то надо это видеть.
• По оплатам — когда гость уже приехал. (сейчас более менее работает).
• Лицевой счет гостя открывать на этапе брони. Чтобы взаиморасчеты по Физлицу открывались еще на этапе брони.
• Бронь — не считается что гость нам должен.