Универсальная форма отчета (версия 1)

Универсальная форма отчета (УФО) производит выборку и отображение данных по заданным критериям на основание информации, накопленной в системе.

Списки отчетов

1. Все отчеты программы — предопределенные (отображаются синим цветом) и создаваемые пользователями (отображаются черным цветом) находятся в справочнике «Отчеты».
2. Ссылки на самые важные отчеты для каждого раздела программы находятся на странице раздела. Там же находится ссылка и на справочник «Отчеты» — она называется Список отчетов.
3. При необходимости справочник «Отчеты» и любой отчет можно найти поиском их названий по интерфейсу:
   • чтобы найти справочник «Отчеты», в строку поиска введите «Список отчетов»;
   • чтобы найти отчет, в строку поиска введите часть его названия.

Порядок работы с отчетом

1. В поле Период установите период отчета.
2. В разделе Переменные при необходимости установите нужные значения переменных.
3. В разделе Настройки при необходимости сделайте нужные настройки:
   • установите развороты,
   • выберите ресурсы для отчета,
   • установите сортировку отображения переменных в отчете,
   • настройте диаграмму.
4. Нажмите кнопку Сформировать.

Создание отчета

1. В справочнике «Отчеты» нажмите кнопку Создать.

   Откроется новая закладка с формой для создания отчета.

2. В поле Источник данных выберите источник данных отчета.

   В зависимости от него заполнится список переменных, из которых можно составлять отчет.

3. В разделе Настройки задайте нужные настройки:
   • установите развороты,
   • выберите ресурсы для отчета,
   • при необходимости установите сортировку отображения переменных в отчете,
   • при необходимости настройте диаграмму.
4. Для создания отчета используйте также другие возможности интерфейса УФО (его полное описание смотрите ниже).
5. Нажмите кнопку Сформировать.
6. В поле Наименование введите название отчета.
7. Нажмите кнопку Отчет — Сохранить настройки.

   Отчет сохранится в справочник «Отчеты». Его всегда можно будет найти там.

Интерфейс УФО

Период отчета

Интервал времени, за который извлекаются данные.

Наименование

Название отчёта в произвольной форме. С этим названием отчет можно сохранить в отдельный файл с помощью команды Отчет — Сохранить результат.

Агрегаты выделенных ячеек

Общие математические операции, которые будут применены к выделенным ячейкам с числами в отчете: сумма, количество выделенных ячеек, среднее значение, минимальное и максимальное значения из выделенных ячеек. Результаты операций отображаются в этом поле. Набор операций определяется при нажатии на кнопку .

Результаты агрегатов можно просто посмотреть в этом поле, можно скопировать и вставить куда угодно.

Печатная форма

Выбор печатной формы отчета. В список выбора этого поля загружаются все доступные для данного отчета печатные формы. Если печатная форма не выбрана, используется стандартная печатная форма отчета.

Панель инструментов

— раскрыть панель переменных и настроек отчета.
— скрыть панель переменных и настроек отчета.

Отчет

Сохранить настройку — сохранить настроенный отчет в программе. Сохранить новый созданный отчет.

Сохранить результат — сохранить текущий отчет в файл MXL или Excel XLS.

Восстановить настройку отчета — восстановить настройки отчета, определенные по умолчанию.

Создать вариант отчета — создать вариант отчета. На новой закладке в программе откроется копия отчета. В ней можно будет установить новые настройки и сформировать новый вариант отчета. Этот вариант можно будет сохранить в файл с помощью команды Сохранить результат.

Удалить текущий вариант отчета — удалить вариант отчета, который открыт в данный момент в программе.

Выгрузить в файл — выгрузить в файл MXL полную форму отчета: его макет и настройки.

Загрузить из файла — загрузить макет отчета при создании нового отчета.

— свернуть все группы значений в отчете.

— развернуть все группы значений в отчете.

— внести изменения на форму отчета: можно добавить разные надписи.

Печать

Параметры страницы — установить параметры страницы для распечатки отчета.

Предварительный просмотр — предварительный просмотр отчета.

Печать — печать отчета.

— настройка формы отчета:

Макет оформления — стиль оформления отчета в разных дизайнах.

Скрывать группу настроек при формировании — скрывать или нет по умолчанию левую группу переменных и настроек при формировании отчета. Если поставить галочку, то после нажатия на кнопку Сформировать группа настроек автоматически всегда будет скрываться, а экране будет отображаться сформированный результат отчета.

Контекстное меню элемента отчета

У элементов отчета, отображающих объекты программы (например, наименования контрагентов), есть контекстное меню. Оно вызывается двойным щелчком левой клавиши мыши по элементу.

Добавить в отбор

Добавить значение выделенного элемента в значение соответствующей переменной на панели настроек слева. Таким образом можно отфильтровать данные отчета по этому значению. С помощью этой команды можно добавить в отбор несколько разных значений объектов (выберите эту команду у значений в отчете, по которым вы хотите отфильтровать его данные) — они добавятся в значение переменной друг за другом. Нажмите кнопку Сформировать и в отчете отобразятся данные, соответствующие заданному условию (см. рис. ниже).

Заменить в отборе

Заменить значение переменной в отборе на текущее (то, к которому применяется эта команда).

Развернуть по

Эту команду надо применять к общим значениям в отчете, аккумулирующим в себе какие-то данные, например, к общим суммам в финансовых отчетах. Команда выводит расшифровку общего значения по выбранному параметру (см. рис. ниже).

Открыть значение

Открыть форму или карточку выбранного элемента-объекта.

Пример добавления в отбор значения контрагента «ЗАО «Туры России»»:

Результат применения команды Добавить в отбор: в отчете отображаются значения, соответствующие выбранному контрагенту.

Пример добавления в отбор нескольких значений контрагента: «ЗАО «Туры России»» и «Роман Аркадьевич»:

Результат фильтрации значений отчета по двум контрагентам:

Пример применения команды Развернуть по: расшифровка стоимости койко-дней по контрагентам в отчете «Доходность номерного фонда», она показывает из оплаты каких контрагентов состоит эта сумма.

Результат применения команды Развернуть по:

Переменные

Переменные отчета — это данные, которые можно вывести в отчет. Состав переменных определяется источником данных отчета. Задавая значения переменных, можно «фильтровать» информацию в отчете и получать его новые результаты.

Файл:Вычисляемая переменная.png — добавить вычисляемую переменную. Значение вычисляемой переменной составляется из разных доступных переменных и ресурсов с применением к ним математических операций. Затем эту вычисляемую переменную можно использовать в отчете. При нажатии на эту кнопку появляется специальный калькулятор, с помощью которого создается значение вычисляемой переменной: можно выбирать переменные или ресурсы и задавать для них математические выражения.

— изменить вычисляемую переменную.

— переместить переменные в списке вверх или вниз.

— удалить переменную из списка.

— столбец, в котором можно выбрать операцию с переменной. Список операций зависит от типа переменной. Чтобы установить операцию, дважды щелкните мышью в этом столбце около нужной переменной и выберите операцию из доступных.

Примеры создания вычисляемых переменных:

Контекстное меню переменной

Контекстное меню вызывается нажатием правой клавиши мыши по переменной. В нем находятся следующие команды для работы с ней:

Ввести значение отбора

Ввести значение переменной, по которому будут отфильтрованы данные отчета. Если переменная не простого типа (число, дата и др.), а типа «объект», то выбор происходит из справочника или журнала объектов переменной. Например, если вызвать эту команду для переменной «Контрагенты», выбор будет происходить из справочника «Контрагенты». Если вызвать эту команду для переменной «Счет», выбор будет происходить из журнала счетов.

Добавить несколько значений

Добавить несколько значений переменной, по которым будут отфильтрованы данные отчета. Выбор происходит из справочника или журнала объектов переменной функционалом выбора нескольких значений («корзиной»).

Очистить

Удалить значение переменной.

Добавить реквизит

Добавить к переменной ее реквизит, который можно будет использовать в отчете. Выбор происходит из списка реквизитов переменной. В УФО в списке переменных реквизиты отображаются подчиненными переменной: она отображается со значками (список реквизитов скрыт) или (список реквизитов раскрыт), а реквизиты — ниже ее с отступом слева.

Сортировать по переменной

Добавить переменную на закладку настроек Сортировка с целью последующей сортировки по ней данных в отчете.

Параметры

У некоторых отчетов есть параметры.

• Параметр нельзя добавить в разворот.
• По параметру нему нельзя сортировать данные отчета. При добавлении параметра на закладку «Сортировка» в разделе «Настройки» УФО будет ошибка.
• Параметры определяют, как будут вычисляться значения переменных. Например, значение параметра «Вид количества» определяет как будет вычисляться значение переменной «Количество».
• У параметра можно выбрать только одно значение. У переменной — несколько. Параметр используется в коде и у него не может быть вариаций.

Настройки

Для каждой настройки (при переключении между закладками с настройками) отображается свой приемлемый для нее список переменных.

Принципы работы с настройками:

• В список переменных на закладке попадают переменные, отмеченные галочками.
• В списке переменных на закладке настройки галочками можно отметить переменные, данные из которых будут отображаться в отчете.

Развороты

На закладке отображаются переменные, данные из которых выводятся в отчет.

В развороты попадают переменные, отмеченные галочками.
Чтобы добавить переменную в развороты, отметьте ее в списке переменных галочкой.

В списке разворотов галочками можно отметить переменные, данные из которых будут отображаться в отчете.

Расположение переменных-разворотов в этом списке определяет расположение информации в отчете.
Перемещая переменные-развороты в списке мышью, можно определить их последовательность и подчинение или неподчинение друг другу.

Панель инструментов

— изменить направление разворота: по вертикали или по горизонтали будут отображаться данные.

— добавить в список разворотов переменную, на которой стоит курсор в списке переменных.

— удалить переменную из списка разворотов.

— настройка формата отображения данных этой переменной в отчете: шрифт, ширина колонки, высота строки, перенос текста в ячейке, вертикальное и горизонтальное выравнивание содержимого ячейки, цвет фона и текста.

Столбцы

«Группировка» — в этом столбце можно задать способ группировки элементов.

«Нумерация» — в этом столбце можно задать вид нумерации элементов, которые будут выводиться в отчет:

• Нет — нумерации не будет.
• По порядку — сквозная нумерация данных.
• В группировке — нумерация элементов в пределах группы.

Ресурсы

На закладке отображаются ресурсы, из которых берутся данные для отчета.

На эту закладку попадают переменные из раздела «Ресурсы», отмеченные галочками.
Чтобы добавить ресурс, отметьте его галочкой в списке переменных в разделе «Ресурсы».

В списке ресурсов галочками можно отметить те, которые будут участвовать в отчете.

Панель инструментов

— установить или снять выделение со всех переменных в списке.

— добавить группу ресурсов.

— добавить ресурс: добавить в список ресурсов переменную, на которой стоит курсор в списке переменных в разделе «Ресурсы».

— удалить переменную из списка ресурсов.

— переместить ресурсы в списке вверх или вниз.

— настройка формата отображения данных этой переменной в отчете: шрифт, ширина колонки, высота строки, перенос текста в ячейке, вертикальное и горизонтальное выравнивание содержимого ячейки, цвет фона и текста.

Столбцы

«Агрегат» — операция с данными ресурса, значение которой нужно выводить в отчет.

«Цвет» — отображать или нет определенным цветом значения данного ресурса. Это удобно, если в отчете используются несколько ресурсов. Значения разных ресурсов отображаются разными цветами. Выбора цвета нет, цвета для разных ресурсов подбираются программой.

Пример применения цвета: значения разных ресурсов отображаются разными цветами:

Ресурсы — добавление расчетных переменных и ресурсов

Пример 1: Расчетный параметр в отчете по «Заявкам на бронь» — расчет вознаграждения Продавца:

• [Ссылка_Продавец_ПроцентКомиссииАгента] * Стоимость / 100

• Когда мы достаем:
• Заявка на бронь -> Продавец -> ПроцентКомиссииАгента (допсвойство Контрагента)
• Это если допсвойство в виде целого числа.
• Если допсвойство в виде «Расчетных ставок» - то надо как в примере Ивана ("процент" заменить на название допсвойства):

  ([процент].Числитель / [процент].Знаменатель + [процент].Слагаемое) * Стоимость

• Название допсвойства должно быть без пробелов.

Сортировка

В этот раздел можно добавить переменные, по которым надо сортировать данные в отчете, и указать способ сортировки — по возрастанию или по убыванию.

Можно задавать сортировку по значениям ресурсов.

Чтобы изменить способ сортировки значений переменной, дважды щелкните по нему мышью в столбце «Направление».

Способы добавления переменных на эту закладку:

1. Перетащите переменную мышью.
2. Выберите переменную в верхнем списке и нажмите на этой закладке кнопку .
3. В контекстном меню переменной выберите пункт Сортировать по переменной.

Панель инструментов

— установить или снять выделение со всех переменных в списке.

— добавить переменную, на которой стоит курсор в списке переменных.

— удалить переменную из списка.

— переместить переменные в списке вверх или вниз.

Диаграмма

Создание диаграммы:

1. На поля «Горизонтальная ось» и «Вертикальная ось» мышью перенесите переменные, которые нужно отобразить по этим осям.
2. На поле «Ресурсы» мышью перенесите ресурс, который нужно отобразить.
3. В поле Тип диаграммы выберите ее вид.
4. Нажмите кнопку и установите настройки диаграммы.
5. Нажмите кнопку Сформировать.

Пример на рисунке: гистограмма показывает суммы «К оплате на конец» для каждого контрагента. В данном примере по вертикальной оси отображается не значения переменной, а значение ресурса - значения сумм.

Как сравнить данные отчета за аналогичные периоды в разных годах

В финансовых отчетах часто бывает нужно сравнить данные за определенный период в разные годы. Например, доход за 4 кварталы 2017 и 2018 года.

Сравним данные за 4 кварталы 2017 и 2018 года в отчете «Состояние оплаты счетов».

1. Откройте отчет, установите период, равный количеству лет, данные за которые нужно сравнить и нажмите кнопку Сформировать.

   Файл:Отчет Состояние оплаты счетов.png

2. Нажмите кнопку — откроется панель управления переменными отчета.
3. Среди переменных периода выберите переменную, равную периоду, за который нужно сравнить данные в отчете. В нашем примере — это квартал. В контекстном меню переменной «Квартал» выберите пункт Добавить реквизит и добавьте одноименный реквизит. В нашем примере это «Квартал»:

   

4. У переменной «Квартал» появится подчиненная переменная «Квартал». У этой подчиненной переменной установите значение, за которое нужно сравнить данные в отчете. В нашем примере это 4 — мы хотим сравнить данные за 4 кварталы 2017 и 2018 годов.

   

5. Отметьте галочкой основную переменную, в нашем примере это «Квартал», и нажмите кнопку Сформировать. Внизу отчета отобразятся сравниваемые данные: