Методика использования подсистемы (Учет автотранспорта, УАУ8) — различия между версиями

Материал из КинтВики
Перейти к: навигация, поиск
(→‎Учет автотранспорта)
Строка 1: Строка 1:
−
[[Категория: Учет автотранспорта (УАУ3)]]
+
[[Категория:Учет автотранспорта (УАУ3)]]
  
−
===Учет автотранспорта===
 
  
−
Контур «Учет автотранспорта» программного комплекса «Учет. Анализ. Управление 3» позволяет учитывать  пробег транспорта, израсходованный ГСМ,  отработанное водителями время.
+
==== Начало работы ====
  
−
[[Файл:ПанельФункцийАвтотранспорт.png]]
+
Перейти к объектам контура можно через «Панель функций».
  
−
Перейти к объектам контура можно через «Панель функций»  (Закладка «Автотранспорт» на закладке «Производство») или через пункты меню:
+
[[Файл:ПанельФункцийАвтотранспортСВыделением.png|914x605px]]
  
−
''Производство – Автотранспорт'' Или ''КБУ – Автотранспорт''.
+
или через меню «Производство»:
  
−
===Настройка учетной политики по автотранспорту===
+
[[Файл:МенюАвтотранспорт.png|668x502px]]
  
−
При расчете затрат топлива, учитываются коэффициенты, предусмотренные распоряжением Минтранса РФ от 14 марта 2008 года № АМ-23-р.
+
или через меню «КБУ»
−
*Сезонный коэффициент
 
−
*Коэффициент при движении по городу (применяемые для населенных пунктов с численностью от 250 тысяч человек)
 
−
*Коэффициент при использовании кондиционера
 
  
−
Эти коэффициенты настраиваются в форме «Учетная политика по автотранспорту». Для каждой организации могут быть настроены свои значения коэффициентов. Значения устанавливаются с определенной даты.
+
[[Файл:МенюКБУ.png|513x196px]]
  
−
[[Файл:УчетнаяПолитика.png]]
+
==== Путевой лист ====
  
−
===Справочник Автомобили===
+
Документ «Путевой лист» регистрирует пробег автомобилей, расход топлива, время работы водителей.
  
−
Справочник содержит в себе перечень автомобилей организации.  
+
Из формы документа или списка путевых листов можно распечатать типовые печатные формы путевых листов.
  
−
[[Файл:АвтомобилиСписок.png]]
+
===== Ввод путевого листа =====
 +
В новом путевом листе надо задать дату путевого листа и автомобиль.
  
−
==== Закладка "Автотранспорт" ====
+
При вводе нового документа автоматически будет установлен водитель из элемента справочника выбранного автомобиля. Если автомобилем в этот день управлял другой сотрудник, водителя можно указать вручную.
  
−
[[Файл:АвтомобилиЭлемент.png]]
+
[[Файл:ВводНовогоПЛ.png]]
  
−
Закладка «Автотранспорт» формы элемента справочника содержит в себе следующие реквизиты:
+
Вводить строки маршрута можно подбором из справочника «Рейсы» или вручную.
−
*Марка автомобиля;
 
−
*Регистрационный знак  - государственный номер автомобиля;
 
−
*Наименование автомобиля – определяет форму представления автомобиля в документах и отчетах;
 
−
*Вид автотранспорта – легковой, грузовой или спецтехника. От вида транспортного средства зависит алгоритм расчета затрат топлива;
 
−
*Водитель – ссылка на элемент справочника «Физические лица».
 
−
*Флаг наличия кондиционера – при включенном флаге увеличивается норма расхода топлива для автомобиля с учетом коэффициента, установленного учетной политикой по автотранспорту;
 
−
*Основное средство – ссылка на элемент справочника  «Основные средства», соответствующий автомобилю. При вводе нового автомобиля можно либо выбрать Основное средства из справочника, либо, создать новое основное средство. При нажатии на кнопку «Регистрация ОС» создается новое основное средство и открывается форма «Регистрация транспортного средства», в которой можно указать реквизиты для расчета транспортного налога.
 
  
−
====Закладка "Нормы расхода топлива" ====
+
===== Подбор рейсов из справочника =====
  
−
[[Файл:АвтомобилиЗТН.png]]
+
При нажатии на кнопку «Добавить рейс» открывается форма списка справочника «Рейсы». Строки маршрута выбранных рейсов добавляются в документ «Путевой лист». При этом они остаются сгруппированными по подобранным рейсам.
  
−
На закладке «Нормы расхода топлива» указывается вид топлива (ссылка на элемент справочника «Номенклатура») и расход топлива в литрах на 100 км пробега.
 
  
−
Для грузовых автомобилей также указывается расход в литрах на тонно-километр и расход на погрузку.
+
[[Файл:ДобавлениеРейса.png]]
−
Для спецтехники дополнительно можно указать расход в литрах на час работы.
 
  
−
===Нормы расхода топлива===
+
При подборе в путевой лист переносится расстояние, признак движения по городу, и определяется суммарный повышающий коэффициент (в %).
−
Нормы расхода топлива для всех автомобилей также можно просматривать и корректировать через форму «Нормы расхода топлива».
 
  
−
[[Файл:НормыРасходаВсе.png]]
+
Коэффициент складывается из:
 +
* установленного в учетной политике на дату путевого листа сезонного коэффициента;
 +
* коэффициента при использовании кондиционера, если в автомобиле путевого листа есть кондиционер;
 +
* коэффициента движения по городу, если строка маршрута относится к городу.
  
−
===Справочник Автомобильные рейсы===
+
Одновременно производится расчет затрат топлива по норме для каждой строки маршрута с учетом нормы расхода топлива, указанной в справочнике автомобиля и суммарного повышающего коэффициента.
 +
 
 +
Для легкового автомобиля затраты топлива рассчитываются по формуле
 +
 
 +
  ([Расстояние] * [Норма литров на 100 км для автомобиля]) / 100 * [Суммарный повышающий процент] / 100
  
−
Справочник содержит в себе данные о предопределенных маршрутах следования транспортных средств.
 
 
   
 
   
−
[[Файл:АвтомобильныеРейсыСписок.png]]
+
Для пунктов маршрута, соответствующих организациям и контрагентам, ниже таблицы маршрута отображаются их фактические адреса.
 +
 
 +
===== Добавление произвольной строки маршрута =====
 +
 
 +
В документ можно вводить произвольные строки маршрута. При этом точно так же, как и при подборе рейса, рассчитывается суммарный коэффициент и определяются затраты топлива с учетом введенного расстояния.
 +
 
 +
[[Файл:ДобавлениеПроизвольнойСтрокиМаршрута.png]]
 +
 
 +
===== Затраты топлива =====
  
−
Данные справочника используются при заполнении путевых листов.
+
На закладке «Затраты топлива» выводится итоговая строка по нормативным затратам для всех строк маршрута.
  
−
[[Файл:АвтомобильныеРейсыЭлемент.png]]
+
[[Файл:ЗатратыТоплива.png]]
  
−
В табличной части справочника указываются
 
−
*Пункты отправления и назначения. В качестве пунктов движения может быть указана организация или контрагент. В этом случае адресом пункта отправления или назначения будет фактический адрес организации или контрагента.
 
−
Также пункты отправления и назначения и их адреса могут быть введены вручную произвольным образом;
 
−
*Расстояние между пунктами отправления и назначения;
 
−
*Признак движения по городу. В зависимости от этого признака при расчете расхода топлива применяется поправочный коэффициент;
 
−
*Для спецтехники можно указать время работы оборудования.
 
  
−
===Другие справочники===
 
  
−
В контуре также используются справочники типовой конфигурации 1С: «Бухгалтерия предприятия»:
+
«Остаток на начало рейса» определяется по предыдущему путевому листу автомобиля.
  
−
*Организации – перечень организаций. Путевые листы вводятся с учетом организации, увеличивающие коэффициенты также могут не применяться в каких-то организациях. Справочник также используется при формировании маршрутов движения автотранспорта;
+
Полученное за день топливо (заправка на складе, заправка на АЗС) вводится общей суммой в поле «Выдано».
−
*Подразделения - подразделения организаций, в их разрезе формируются путевые листы;
 
−
*Контрагенты - справочник используется при формировании маршрутов движения автотранспорта;
 
−
*Физические лица - из данного справочника выбираются водители автомобилей;
 
−
*Номенклатура – из данного справочника подбираем ГСМ.
 
  
−
===Документ Путевой лист===
+
«Остаток после рейса» можно ввести в соответствии с показаниями приборов автомобиля, в этом случае «Затраты по факту» будут рассчитаны как
−
Документ Путевой лист регистрирует пробег автомобилей, расход топлива, время работы водителей.
 
  
−
В документе предусмотрена печать регламентированных форм путевых листов.
+
[Затраты по факту] = [Остаток после рейса] - [Выдано топлива] - [Остаток до рейса]
  
−
[[Файл:ПутевыеЛистыСписок.png]]
+
Можно, наоборот, ввести вручную значение в поле «Затраты по факту», в этом случае будет рассчитан «Остаток до рейса».
  
−
=====Реквизиты шапки путевого листа:=====
 
−
*Автомобиль - при заполнении маршрута рассчитываются затраты топлива по нормам именно этого автомобиля;
 
−
*Водитель;
 
−
*Организация.
 
  
−
[[Файл:ПутевойЛистМаршрут.png]]
+
В колонке «Экономия / перерасход» сопоставляются «Затраты по факту» и «Затраты по норме». Если «Затраты по факту» больше чем «Затраты по норме», выводится «Перерасход», в противном случае — «Экономия».
  
−
=====Закладка «Маршрут»=====
+
===== Печать бланка путевого листа легкового автомобиля =====
−
+
 
−
*Пункты отправления и назначения. Внизу формы отображаются адреса пунктов отправления и назначения текущей строки маршрута.
+
[[Файл:БланкПЛ.png]]
−
*Расстояние между пунктами отправления и назначения
+
 
−
*Топливо – ссылка на номенклатуру, соответствующую ГСМ автомобиля
+
==== Списание топлива ====
−
*Коэффициент – суммарный процент увеличения нормы списания топлива, получается сложением сезонного коэффициента, коэффициента при движении по городу и коэффициента при использовании кондиционера.
+
 
−
*Флаг «Движение по городу». При включенном флаге применяется соответствующий увеличивающий коэффициент в расчете расхода топлива.
+
Для расчета общего количества списываемого по путевым листам топлива используется документ «Списание топлива».
−
*Затраты по норме. Для легкового автомобиля рассчитываются по формуле ''([Расстояние] * [Норма литров на 100 км для автомобиля]) / 100 * [Суммарный повышающий процент] / 100''
+
Список документов списания открывается из «Панели функций» или из меню «Производство».
−
*Время выезда и время возвращение
+
 
 +
===== Заполнение документа «Списание топлива» =====
 +
 
 +
Для расчета количества списываемого топлива необходимо указать период, за который будут отобраны путевые листы.
 +
Автоматически устанавливается период, соответствующий месяцу даты документа. Его можно изменить вручную.
 +
Также можно (но не обязательно) указать другие условия отбора путевых листов: подразделение, автомобиль, водителя.
 +
 
 +
[[Файл:СписаниеТопливаЗаполнение.png]]
 +
 
 +
При нажатии на кнопку «Заполнить путевые листы» заполняются табличные части документа. Рассчитывается количество топлива, списанное по норме, а также экономия и перерасход топлива. Экономия отображается со знаком «минус».
 +
Количество фактически израсходованного топлива за период равно сумме итогов колонок «Списано по норме» и «Экономия/перерасход».
 +
 
 +
На закладке «Формирование накладной» отображаются суммы списываемого топлива в разрезе подразделений. Отдельно выводятся строки списания топлива в пределах нормы и сверх нормы. Перерасход определяется сравнением фактически израсходованного водителем топлива за период формирования и рассчитанного по нормам списания за этот же период. В строках списания топлива израсходованного сверх нормы автоматически установлен счет затрат 94 и указан сотрудник организации.
 +
Общий итог по колонке «Количество» — фактически израсходованное топливо за период.
 +
 
 +
Если при заполнении оказалось, что Путевой лист, удовлетворяющий периоду и условиям отбора уже включен в другой документ «Списание топлива», то выдается предупреждение и этот Путевой лист в текущий документ не включается.
 +
 
 +
===== Формирование документа «Требование-накладная» =====
 +
 
 +
В табличной части на закладке «Формирование накладной» можно указать счета отнесения затрат на списание топлива по нормам и статьи затрат.
 +
 
 +
При нажатии на кнопку «Сформировать Требование-накладную» формируется и открывается новый документ «Требование-накладная». Ссылка на
 +
этот документ записывается в реквизит «Требование-накладная» документа «Списание топлива».
  
−
В итоговой строке видно общее пройденное расстояние и суммарные затраты по норме.
+
[[Файл:СписаниеТоплива_ТребованиеНакладная.png]]
  
−
В документ можно подбирать рейсы из справочника «Автомобильные рейсы», при этом производится автоматический расчет затрат топлива по норме для каждой строки маршрута рейса.
+
При нажатии на кнопку «Сформировать Требование-накладную» повторно, указанный документ «Требование-накладная» переформировывается.
  
−
Также можно вводить произвольные строки маршрута вручную, расход топлива рассчитывается при вводе расстояния.  
+
В сформированной накладной также можно установить счета затрат. Если в документе «Списание топлива» не были заданы статьи затрат, при формировании накладной используются статьи затрат из номенклатуры, соответствующей топливу.
  
−
В введенных вручную строках рейсов пункты отправления и назначения можно выбирать из справочников «Организации» или «Контрагенты», также можно вводить произвольные адреса и обозначения.
+
После указания склада списания топлива, документ проводится стандартным образом, списывается количество и учетная стоимость топлива.
  
−
=====Закладка «Затраты топлива»=====
+
[[Файл:ТребованиеНакладная_Проводки.png]]
  
−
[[Файл:ПутевойЛистЗТНМаршрут.png]]
+
===== Путевые листы, учтенные в документе «Требование-накладная» =====
 +
Для того чтобы увидеть, какие путевые листы учтены в документе «Требование-накладная», можно воспользоваться пунктом меню ''Действия — Структура подчиненности документа'' в форме списка «Требования-накладные». В открывшемся окне будет виден документ «Списание топлива», на основании которого сформирована «Требование-накладная» и «Путевые листы», включенные в документ «Списание топлива».
  
−
Реквизиты:
+
[[Файл:ТребованиеНакладнаяСтруктураПодчиненности.png]]
−
*Остаток топлива до рейса – в этой колонке рассчитывается остаток топлива по предыдущему путевому листу автомобиля, указанного в путевом листе;
 
−
*Выдано топлива - общее количество топлива, заправленного в бак за день;
 
−
*Остаток после рейса – в это поле вводятся показания счетчиков ГСМ
 
−
*Затраты по факту  - рассчитываются как ''[Остаток после рейса] - [Выдано топлива] - [Остаток до рейса]''. При корректировке значения в этом поле пересчитывается «Остаток после рейса».
 
−
*Экономия или перерасход ГСМ – сопоставляются «Затраты по факту» и «Затраты по норме».  Если «Затраты по факту» больше чем «Затраты по норме»,  выводится «Перерасход», в противном случае – «Экономия».
 

Версия 13:50, 19 декабря 2012


Начало работы

Перейти к объектам контура можно через «Панель функций».

ПанельФункцийАвтотранспортСВыделением.png

или через меню «Производство»:

МенюАвтотранспорт.png

или через меню «КБУ»

МенюКБУ.png

Путевой лист

Документ «Путевой лист» регистрирует пробег автомобилей, расход топлива, время работы водителей.

Из формы документа или списка путевых листов можно распечатать типовые печатные формы путевых листов.

Ввод путевого листа

В новом путевом листе надо задать дату путевого листа и автомобиль.

При вводе нового документа автоматически будет установлен водитель из элемента справочника выбранного автомобиля. Если автомобилем в этот день управлял другой сотрудник, водителя можно указать вручную.

ВводНовогоПЛ.png

Вводить строки маршрута можно подбором из справочника «Рейсы» или вручную.

Подбор рейсов из справочника

При нажатии на кнопку «Добавить рейс» открывается форма списка справочника «Рейсы». Строки маршрута выбранных рейсов добавляются в документ «Путевой лист». При этом они остаются сгруппированными по подобранным рейсам.


ДобавлениеРейса.png

При подборе в путевой лист переносится расстояние, признак движения по городу, и определяется суммарный повышающий коэффициент (в %).

Коэффициент складывается из:

  • установленного в учетной политике на дату путевого листа сезонного коэффициента;
  • коэффициента при использовании кондиционера, если в автомобиле путевого листа есть кондиционер;
  • коэффициента движения по городу, если строка маршрута относится к городу.

Одновременно производится расчет затрат топлива по норме для каждой строки маршрута с учетом нормы расхода топлива, указанной в справочнике автомобиля и суммарного повышающего коэффициента.

Для легкового автомобиля затраты топлива рассчитываются по формуле 

 ([Расстояние] * [Норма литров на 100 км для автомобиля]) / 100 * [Суммарный повышающий процент] / 100


Для пунктов маршрута, соответствующих организациям и контрагентам, ниже таблицы маршрута отображаются их фактические адреса.

Добавление произвольной строки маршрута

В документ можно вводить произвольные строки маршрута. При этом точно так же, как и при подборе рейса, рассчитывается суммарный коэффициент и определяются затраты топлива с учетом введенного расстояния.

ДобавлениеПроизвольнойСтрокиМаршрута.png

Затраты топлива

На закладке «Затраты топлива» выводится итоговая строка по нормативным затратам для всех строк маршрута.

ЗатратыТоплива.png


«Остаток на начало рейса» определяется по предыдущему путевому листу автомобиля.

Полученное за день топливо (заправка на складе, заправка на АЗС) вводится общей суммой в поле «Выдано».

«Остаток после рейса» можно ввести в соответствии с показаниями приборов автомобиля, в этом случае «Затраты по факту» будут рассчитаны как 

[Затраты по факту] = [Остаток после рейса] - [Выдано топлива] - [Остаток до рейса]

Можно, наоборот, ввести вручную значение в поле «Затраты по факту», в этом случае будет рассчитан «Остаток до рейса».


В колонке «Экономия / перерасход» сопоставляются «Затраты по факту» и «Затраты по норме». Если «Затраты по факту» больше чем «Затраты по норме», выводится «Перерасход», в противном случае — «Экономия».

Печать бланка путевого листа легкового автомобиля

БланкПЛ.png

Списание топлива

Для расчета общего количества списываемого по путевым листам топлива используется документ «Списание топлива». Список документов списания открывается из «Панели функций» или из меню «Производство».

Заполнение документа «Списание топлива»

Для расчета количества списываемого топлива необходимо указать период, за который будут отобраны путевые листы. Автоматически устанавливается период, соответствующий месяцу даты документа. Его можно изменить вручную. Также можно (но не обязательно) указать другие условия отбора путевых листов: подразделение, автомобиль, водителя.

СписаниеТопливаЗаполнение.png

При нажатии на кнопку «Заполнить путевые листы» заполняются табличные части документа. Рассчитывается количество топлива, списанное по норме, а также экономия и перерасход топлива. Экономия отображается со знаком «минус». Количество фактически израсходованного топлива за период равно сумме итогов колонок «Списано по норме» и «Экономия/перерасход».

На закладке «Формирование накладной» отображаются суммы списываемого топлива в разрезе подразделений. Отдельно выводятся строки списания топлива в пределах нормы и сверх нормы. Перерасход определяется сравнением фактически израсходованного водителем топлива за период формирования и рассчитанного по нормам списания за этот же период. В строках списания топлива израсходованного сверх нормы автоматически установлен счет затрат 94 и указан сотрудник организации. Общий итог по колонке «Количество» — фактически израсходованное топливо за период.

Если при заполнении оказалось, что Путевой лист, удовлетворяющий периоду и условиям отбора уже включен в другой документ «Списание топлива», то выдается предупреждение и этот Путевой лист в текущий документ не включается.

Формирование документа «Требование-накладная»

В табличной части на закладке «Формирование накладной» можно указать счета отнесения затрат на списание топлива по нормам и статьи затрат.

При нажатии на кнопку «Сформировать Требование-накладную» формируется и открывается новый документ «Требование-накладная». Ссылка на этот документ записывается в реквизит «Требование-накладная» документа «Списание топлива».

СписаниеТоплива ТребованиеНакладная.png

При нажатии на кнопку «Сформировать Требование-накладную» повторно, указанный документ «Требование-накладная» переформировывается.

В сформированной накладной также можно установить счета затрат. Если в документе «Списание топлива» не были заданы статьи затрат, при формировании накладной используются статьи затрат из номенклатуры, соответствующей топливу.

После указания склада списания топлива, документ проводится стандартным образом, списывается количество и учетная стоимость топлива.

ТребованиеНакладная Проводки.png

Путевые листы, учтенные в документе «Требование-накладная»

Для того чтобы увидеть, какие путевые листы учтены в документе «Требование-накладная», можно воспользоваться пунктом меню Действия — Структура подчиненности документа в форме списка «Требования-накладные». В открывшемся окне будет виден документ «Списание топлива», на основании которого сформирована «Требование-накладная» и «Путевые листы», включенные в документ «Списание топлива».

ТребованиеНакладнаяСтруктураПодчиненности.png

Источник — «http://wiki.kint.ru/index.php?title=Методика_использования_подсистемы_(Учет_автотранспорта,_УАУ8)&oldid=25951»