Учет писем (УД)

Журнал «Письмо»

Рабочий стол -> Письмо

Журнал «Письмо» предназначен для регистрации и учета писем в организации.

Любой зарегистрированный документ может относиться к одному из следующих потоков:

• поток входящих документов: как правило, документы поступившие в организацию извне;
• поток исходящих документов: содержит документы, которые будут направлены другим организациям и частным лицам.

При работе с журналом пользователь имеет возможность:

• создавать и отправлять на согласование письма
• получать, регистрировать письма
• отправлять пользователям и получать уведомления других пользователей, адресованные пользователю.
• присоединять и открывать вложения(файлы, веб-ресурс и прочие)

Журнал содержит стандартные элементы управления. Подробнее о настройки списков Форма журнала документов

Рис. 1. «Управление делами» — Новый документ «Письмо»

Входящее/исходящее письмо

Рабочий стол -> Письмо -> Создать

• Для того, чтобы создать новый документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Письмо»(1). В журнале «Письмо» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
• Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Получателя и Отправителя:
  • Входящие письма
  • Исходящие письма
• Если Отправителем является организация пользователя, то письмо Исходящее. Если Получателем, то договор Входящее.

• Выбираем процесс в поле «Процесс»:
  • Входящие письма
  • Исходящие письма

Закладка «Содержание»

Закладка «Содержание» отражает основные реквизиты документа.

Реквизиты:

• Тема — краткое описание текста письма.
• Содержание — содержание письма. Подробное описание.
• Номер — автоматически после записи формируется номер документа.
• Дата — дата создания документа. Формируется автоматически. Возможна ручная корректировка.
• Дата регистрации - дата регистрации. Выбирается вручную.
• Автор — автор документа «Письмо». Заполняется автоматически. Ссылка на карточку сотрудника.
• Процесс — бизнес-процесс организации. Выбирается вручную.
• Проект — проект организации. Выбирается вручную пользователем.
• Отдел — подразделение организации, в котором находится пользователь.

• Свойства:
  • Отправитель — организация-отправитель письма. Ссылка на справочник «Организации»
  • Получатель — организация - получатель. Ссылка на справочник «Организации»
  • Номер — позволяет изменить номер, присвоенный системой, на необходимый пользователю. Например, добавление префикса ВХ(ИХ).

• Классификатор — отражает вид документа:
  • Входящие письма
  • Исходящие письма

После записи документа становятся доступными следующие команды:

• Добавить комментарий
• Изменить содержание
• Изменить последний комментарий
• Удалить последний комментарий
• Обновить.

Панель инструментов содержит стандартный набор команд. Подробнее Панель инструментов

Рис. 2. «Управление делами» — Документ "Письмо»

Закладка «Письмо»

Закладка «Письмо» отражает всю информацию с закладок «Содержание» и «Приложение».

Рис. 3. «Управление делами» — Документ "Письмо»

Закладка «Приложения»

На закладке «Приложения» отображаются задачи и документы и пр., сформированные на основании письма и связанные с ним.

Закладка содержит таблицы:

• Приложения
• Связанные задачи

Подробнее о работе с приложениями Приложения к документу

Закладка «Учет ресурсов»

Закладка «Учет ресурсов» отображает затраты времени сотрудника.

Подробнее о заполнении учета ресурсов Учет ресурсов

Закладка «История»

Закладка «История» отображает движение письма по этапам, исполнителям. Состоит из двух таблиц:

• Таблица 1 отражает текущее состояние документа.
• Таблица 2 показывает перемещения договора.

Подробнее о закладке История документа

Как создать новый документ?

Рабочий стол -> Письмо -> Создать

• Для того, чтобы создать новый документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Письмо»(1). В журнале «Письмо» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
• Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Получателя и Отправителя:
  • Входящие письма
  • Исходящие письма
• Если Отправителем является организация пользователя, то письмо Исходящее. Если Получателем, то договор Входящее.

• Выбираем процесс в поле «Процесс»:
  • Входящие письма
  • Исходящие письма

Как перевести документ на следующий этап?

Рабочий стол -> Документ -> Переход на следующий этап

• Исходящее письмо после записи находится на этапе Черновик. После завершения этого этапа можно перевести документ на:
  • Согласовано (Руководитель организации)
  • Отправлено (офис-менеджер)

• Входящее письмо после записи находится на этапе Черновик. После завершения этого этапа можно перевести документ на:
  • Регистрация (Офис-менеджер)
  • Переслать (Руководитель организации/подразделения)

• В скобках указаны роли, ответственные за выполнение этапа бизнес-процесса.
• После перевода документ (в данном случае договор) автоматически сохраняется.
• После перевода форма автоматически закрывается, если только документ не остался на текущем пользователе.

Как завершить документ, взять на контроль? Подписчики

Механизм завершения документа, контроль и подписка описаны в статье Подписка, контроль, уведомления

Как добавить приложения к документу?

Механизм добавления приложений и их виды описан в статье Приложения к документу

Как отметить время исполнения по документу?

Механизм заполнения учета работ описан в статье Учет ресурсов