Универсальная форма отчета

Универсальная форма отчета (УФО) — это инструмент для гибкого построения и отображения отчетов на основе информации, накопленной в системе, путем выборки, группировки и фильтрации данных по заданным критериям.

Универсальная форма отчета, общая информация

Видео 16 полезных возможностей УФО

Видео 16 полезных возможностей УФО

Видео Создание варианта отчета на основании существующего отчета

Видео Создание варианта отчета на основании существующего отчета

С помощью УФО можно::

• получить отчет в нужном разрезе;
• изменить структуру существующего отчета;
• проанализировать данные с разной детализацией.

Списки отчетов

1. Все отчеты программы — предопределенные (отображаются синим цветом) и создаваемые пользователями (отображаются черным цветом) — находятся в справочнике «Отчеты».
2. Ссылки на отчеты каждого раздела программы находятся на странице раздела.
3. При необходимости справочник «Отчеты» и любой отчет можно найти поиском их названий по интерфейсу:
   • чтобы найти справочник «Отчеты», в строку поиска по интерфейсу программы введите «Список отчетов»;
   • чтобы найти отчет, в строку поиска по интерфейсу программы введите часть его названия.

Общий принцип работы с отчетом

Отчет строится на основе переменных — показателей, которые определяют, какие данные будут отображаться в отчете, как они будут группироваться, фильтроваться и вычисляться.

При формировании отчета:

1. Из списка доступных переменных выбираются те, которые должны отображаться в отчете.
2. Настраивается структура отчета — задается, какие переменные будут отображаться по строкам и колонкам, порядок их группировки и отображения.
3. При необходимости задаются условия отбора, чтобы ограничить набор данных.
4. При необходимости настраивается порядок сортировки значений переменных.

После настройки отчет формируется, его текущие настройки можно сохранить в качестве варианта отчета, чтобы в дальнейшем использовать этот вариант без повторной настройки.

Интерфейс УФО

Интерфейс УФО состоит из двух основных областей:

• Слева — панель переменных (Измерения, Ресурсы, Период) и настроек отчета (Развороты, Ресурсы, Условия, Порядок).
• Справа — область формирования отчета, где отображается результат в виде таблицы.

Переменные

Переменные отчета — это данные, доступные для вывода в отчет. Состав переменных определяется источником данных отчета.

Переменные отчета разделены на три группы:

• Измерения — качественные переменные, определяющие структуру отчета и разрезы представления данных. Примеры: Организация, Склад, Номенклатура.
• Ресурсы — переменные числового типа, количественные показатели, которые рассчитываются для выбранных измерений. Примеры: Количество, Сумма, Начальный остаток.
• Период — переменные, задающие временной интервал, за который выводятся данные.

Добавить реквизит — добавить к переменной ее реквизит, который можно будет использовать в отчете. Выбор происходит из списка реквизитов переменной. В УФО в списке переменных реквизиты отображаются подчиненными переменной: она отображается со значками (список реквизитов скрыт) или (список реквизитов раскрыт), а реквизиты — ниже нее с отступом слева.

Удалить реквизит — удалить переменную или реквизит переменной из списка.

Добавить переменную — добавить переменную простую или вычисляемую.

Изменить переменную — изменить переменную. Откроется карточка переменной, в которой можно изменить ее данные: переименовать или изменить формулу вычисления значения переменной, если она вычисляемая, и другое.

Сброс текущей сессии — восстановить основной вариант настроек отчета.

Карточка переменной

Открывается через контекстное меню переменной при выборе команды О переменной.

При создании новой переменной выглядит следующим образом:

• Представление — название переменной, которое отображается в списке переменных отчета и с которым работают пользователи.

• Имя — имя переменной, которое может быть использовано в программном коде при создании формул для вычисления значений других переменных. Имя переменной должно быть без пробелов.

• Путь к данным — источник, из которого переменная получает свое значение: объект конфигурации либо выражение (для вычисляемых ресурсов).

• Конструктор — при нажатии на эту кнопку появится конструктор для составления формулы для вычисления значения переменной.

• Имя для формул — имя переменной для использования в выражениях вычисляемых переменных.

• Тип значения — тип значения переменной: строка, число, дата, булево (переключатель-галочка «да/нет» или «истина/ложь»), а также все типы значений из объектов, которые есть в программе «Кинт: Управление санаторием», например, «Блюдо», «Вид документа», «Вид взаиморасчетов», «Квота» и т.д. Не обязательно для заполнения — программа может сама определить тип.

• Формат — формат вывода значения переменной в отчет: позволяет задать, в каком виде значения переменной будут отображаться в отчете. Откроется конструктор формата. Действует для числа, даты и булевой переменной. Необязательно для заполнения.

• Измерение/Ресурс — выбор группы, к которой будет относиться новая переменная: измерение или ресурс.

Использование переменных в отчете

Чтобы переменная из списка доступных участвовала в формировании отчета, её необходимо добавить в нужный раздел настроек отчета: Развороты, Ресурсы, Условия или Порядок.

Способы добавления:

1. Выбрать команду в контекстном меню переменной (вызывается правой кнопкой мыши на переменной):
   • Добавить в развороты
   • Добавить в отбор
   • Добавить в ресурсы
   • Добавить в сортировку

     

2. Выбрать нужную переменную, установив флажок, находясь в одном из разделов настроек.
3. Перетащить нужную переменную мышью из списка доступных переменных в раздел настроек.

Разделы настроек отчета

Развороты

На закладке настраиваются переменные, которые будут использоваться для формирования отчета. Здесь можно:

• определить порядок вывода данных;
• задать уровни вложенности;
• выбрать направление разворотов (вертикальное или горизонтальное);
• настроить формат отображения каждой переменной.

— переместить переменные в списке вверх или вниз.

— перенести разворот на уровень выше.

— перенести разворот на уровень ниже.

— изменить направление разворота: по вертикали или по горизонтали будут отображаться данные.

— изменить направление выбранного курсором разворота.

— настройка формата отображения данных этой переменной в отчете: шрифт, ширина колонки, высота строки, перенос текста в ячейке, вертикальное и горизонтальное выравнивание содержимого ячейки, цвет фона и текста.

— удалить выбранную переменную из списка разворотов.

— нажатая кнопка (серого цвета): выводить данные по вертикальным разворотам первого уровня иерархии в отдельных таблицах. Подчиненные и горизонтальные развороты будут выводиться в каждой таблице. Не нажатая кнопка: обычный вывод отчета.

Ресурсы

На закладке отображаются и выбираются ресурсы, используемые в отчете.

— переместить ресурсы в списке вверх или вниз.

— установить или снять выделение со всех переменных в списке.

— настройка формата отображения данных этой переменной в отчете: шрифт, ширина колонки, высота строки, перенос текста в ячейке, вертикальное и горизонтальное выравнивание содержимого ячейки, цвет фона и текста.

— добавить группу ресурсов.

— создать ресурс копированием текущего (того, на котором стоит курсор).

— удалить выбранную переменную из списка ресурсов.

Условия

Раздел служит для задания условий фильтрации отчета: в него добавляются переменные (измерения, ресурсы, периоды) и задаются их значения, по которым отбираются данные для отображения.

— создать переменную или ресурс копированием текущего (того, на котором стоит курсор).

— сгруппировать переменные.

— ввести значение переменной, по которому будут отфильтрованы данные отчета. Для переменной не простого типа (число, дата и др.), а типа «объект» выбор происходит из справочника или журнала объектов переменной. Например, для переменной «Контрагенты», выбор будет происходить из справочника «Контрагенты», для переменной «Счет» — из журнала счетов.

— добавить несколько значений переменной, по которым будут отфильтрованы данные отчета. Выбор происходит из справочника или журнала объектов переменной функционалом выбора нескольких значений («корзиной»).

— удалить значение переменной.

— включить/выключить использование стилей оформления. Позволяет выбрать цветной фон для указанных в условии переменных.

— установить или снять выделение со всех переменных в списке.

— удалить выбранную переменную из списка условий.

Порядок

В раздел можно добавить переменные и ресурсы, по которым требуется отсортировать данные в отчете, и указать способ сортировки — по возрастанию или по убыванию.

— переместить переменные в списке вверх или вниз.

— добавить переменную, на которой стоит курсор в списке переменных.

— выделить все переменные в списке или снять выделение со всех переменных.

— удалить выбранную переменную из списка.

Панель инструментов

Набор командных кнопок для формирования отчета по заданным настройкам и работы с уже сформированным отчетом.

— скрыть панель переменных и настроек отчета.

— раскрыть панель переменных и настроек отчета.

— сформировать отчет и скрыть панель настроек. Кнопка подсвечивается желтым после любых манипуляций с формой отчета.

— обновить отчет. Кнопка подсвечивается желтым аналогично кнопке Сформировать.

— свернуть/развернуть группы значений в отчете.

— отобразить таблицу Детали. Данные в деталях отображаются при выборе ячейки отчета курсором. Отображение данных для общих итогов не поддерживается. Состояние отображения деталей сохраняется при закрытии отчета.

— перейти к выделенной ячейке отчета. Кнопка используется, чтобы вернуться к выделенной ячейке при просмотре таблицы скроллингом вниз или вправо.

— печать отчета:

• Параметры страницы — установить параметры страницы для распечатки отчета.
• Предварительный просмотр — предварительный просмотр отчета.
• Печать — печать отчета.

— выгрузить таблицу данных отчета в табличный документ или файлы форматов CSV, JSON, XML.

— оформление ячеек таблицы данных отчета:

• Тепловая карта — окраска ячеек цветным градиентом от минимального к максимальному значению: минимальные значения окрашиваются холодным цветами, максимальные — теплыми.
• Диагональ — окрасятся ячейки, в которых совпадают значения горизонтального и вертикального разворота. Применяется, если нет иерархии разворотов.
• Min — окрасится минимальное значение.
• Max — окрасится максимальное значение.

Чтобы убрать окрашивание, нажмите на вариант оформления еще раз.

— скопировать результат в табличный документ. Отчет откроется на отдельной закладке, где с ним можно будет работать как с табличным документом и сохранить его в формате mxl.

— открыть текущий отчет в новом окне.

— список вариантов отчета. Эта кнопка есть только у отчетов, для которых предусмотрено несколько видов.

— отображать таблицу данных отчета.

— отображать диаграмму отчета. Диаграмма отображается внизу отчета. Диаграмма строится по разворотам отчета.

— настройка отображения результатов отчета. Позволяет скрывать заголовок отчета, выбирать особенности оформления: стиль, толщину линий, расположение строк и колонок с итогами и т.д.

При отображении диаграммы отчета добавляется закладка Диаграмма.

— справка по данному отчету. Откроется описание отчета.

— справка по универсальной форме отчета. Откроется страница помощи «Универсальная форма отчета».

Варианты отчета

Вариант отчета — это сохраненный набор настроек отчета, включающий выбранные развороты, фильтры, порядок сортировки и оформление.

Раздел позволяет сохранять такие варианты и использовать их, чтобы быстро получать отчет с нужными параметрами без повторной настройки.

— сохранить вариант отчета:

• Сохранить как новую настройку — сохранить настройки отчета в новом варианте отчета.
• Сохранить в файл — сохранить настройки отчета на компьютере пользователя в формате mxl.
• Переименовать — изменить наименование отчета.

— загрузить вариант отчета:

• Открыть текущие настройки — открыть выделенный в списке вариант отчета.
• Открыть в новом окне — открыть отчет в новой закладке.
• Открыть файл с настройками — открыть отчет в формате mxl, хранящийся на компьютере пользователя.

— обновить список вариантов.

— удалить текущий вариант настроек отчета. Удалить можно только варианты отчета, автором которых является текущий пользователь.

Еще — открыть панель дополнительных кнопок для работы с вариантами отчета:

• Отправить настройки отчета — отправить вариант отчета другому пользователю. Доступно только для тех отчетов, автором которых является текущий пользователь.
• HTTP-запрос — скопировать запрос для получения результата отчета в формате HTML, JSON или PDF.

В списке отчетов жирным шрифтом выделен открытый (текущий) вариант отчета.

— личный вариант отчета текущего пользователя. Не доступен другим пользователям программы.

Чтобы открыть вариант отчета, установите на него курсор и дважды щелкните мышью, нажмите клавишу Enter или нажмите кнопку Загрузить и выберите вариант «открыть текущие настройки».

Ниже списка вариантов отчета отображаются реквизиты отчета: тип, источник данных, автор, основание и наименование отчета.

Просмотр данных готового отчета

Ячейка отчета

У ячеек отчета, отображающих объекты программы (например, наименования контрагентов, сумма), есть контекстное меню.

Контекстное меню ячейки отчета вызывается двойным щелчком левой клавиши мыши по ячейке.

Открыть значение — открыть форму или карточку выбранного элемента-объекта.

Получить ссылку — скопировать ссылку на содержимое ячейки.

Развернуть по — вывести расшифровку общего значения по выбранному параметру. Применяется к общим значениям в отчете, аккумулирующим в себе какие-то данные, например, к общим суммам в финансовых отчетах.

Добавить в отбор — добавить значение выделенного элемента в значение соответствующей переменной на панели настроек слева. Таким образом можно отфильтровать данные отчета по этому значению. С помощью этой команды можно добавить в отбор несколько разных значений объектов (выберите эту команду у значений в отчете, по которым вы хотите отфильтровать его данные) — они добавятся в значение переменной друг за другом. Нажмите кнопку Сформировать и в отчете отобразятся данные, соответствующие заданному условию.

Сумма выделенных ячеек

Выпадающий список Сумма правом нижнем углу формы позволяет посмотреть сумму значений выделенных ячеек, количество выделенных ячеек, среднее значение, а также максимальное и минимальное значения.

Таблица «Детали»

Таблица «Детали» — это инструмент в отчете, который позволяет отобразить подробные записи по выбранным переменным.

Для вызова окна настройки деталей используется кнопка на панели инструментов отчета.

— добавить переменную в таблицу «Детали».

— удалить выбранную переменную из списка.

— переместить переменные в списке вверх или вниз.

Сортировка — настроить сортировку по одной или нескольким колонкам.

ОК — применить настройку колонок и закрыть форму.

Закрыть — закрыть форму.

При выборе конкретной ячейки отчета таблица «Детали» позволит отобразить данные. Для общих итогов отображение данных не поддерживается.

— заполнить детальные записи по выделенным ячейкам.

Еще

— изменить положение таблицы: горизонтальное или вертикальное.

— расширенный поиск по данным таблицы «Детали».

— вывести список в табличный или текстовый документ.

Действия с УФО

Порядок настройки отчета

1. Выберите период формирования отчета.
2. В разделе «Развороты» перемещайте переменные мышью или кнопками , , , , чтобы определить их последовательность и иерархию (вложенность и группировку).
   • На рисунке ниже развороты настроены таким образом, что все переменные отображаются вертикально, переменная «Склад» образует выпадающие списки, переменные «Номенклатура» и «Единицы измерения» расположены в отчете в таком же порядке, как и в настройках.

     

   • На рисунке ниже развороты настроены аналогичным образом, но переменные «Номенклатура» и «Единицы измерения» расположены в обратном порядке.

     

   • На рисунке ниже переменная «Склад» перенесена в горизонтальный разворот.

     

3. В разделе «Ресурсы» отметьте галочкой показатели, которые должны участвовать в отчете. Измените порядок ресурсов при необходимости.

   

4. Для отбора данных перенесите нужные переменные в раздел «Условия» и задайте для них значения.

   

5. При необходимости создайте группу условий:
   1. Выделите переменные, которые нужно объединить.
   2. Нажмите кнопку .
   3. Выберите условие, по которому надо сгруппировать переменные: И или ИЛИ.
   4. Нажмите кнопку OK

      

   5. Для изменения состава группы перемещайте переменные мышью внутрь группы или из группы на свободное место.

      

6. Для задания порядка сортировки переменных добавьте их в раздел «Порядок» (мышью, через кнопку или через команду в контекстном меню) и установите направление сортировки (по возрастанию или убыванию) в столбце «Направление».

   В примере показана сортировка продуктов на конец периода отчета по убыванию (для удобного планирования закупки продуктов). Ресурс «Конечный остаток» перенесен на закладку Порядок и отсортирован по убыванию.

   

Создание варианта отчета

1. Откройте отчет, вариант которого требуется создать.

2. Выполните необходимые настройки отчета.

3. Нажмите кнопку Сохранить.

• Укажите доступность отчета: общий — доступный для всех пользователей, или личный — доступный только текущему пользователю.
• В поле «Наименование» введите название варианта отчета.
• В поле «Группа» выберите группу отчетов, в которую будет входить этот вариант отчета. Группа указывается только для общих отчетов.
• В поле «Комментарий» можно внести дополнительную информацию об отчете, которая отобразится в списке вариантов отчета, а также в журнале отчетов.
• Нажмите кнопку ОК.

4. Вариант отчета сохранится. После этого будет отображаться в списке вариантов отчета.

Нумерация элементов

Для отчетов предусмотрена возможность настроить нумерацию элементов.

В закладке Развороты щелкните два раза левой кнопкой мыши на поле Нумерация того разворота, который необходимо пронумеровать, и выберите тип нумерации.

Типы нумерации:

• По порядку — сквозная нумерация элементов.

• В группировке — нумерация элементов в каждой группе, начиная с 1.

Сравнение данных в периодах

Универсальная форма отчета позволяет посмотреть данные отчета в аналогичных периодах в разные годы. Для этого необходимо:

1. В списке переменных Периоды выбрать интересующий период и создать для него аналогичный: нажмите правой кнопкой мыши на период, нажмите кнопку Добавить реквизит, в появившемся окне выберите такой же период и нажмите кнопку ОК.

   

2. Добавьте только что созданный период в раздел Условия.

   

3. Установите для периода условие равное порядковому номеру интересующего периода (для дня — числа от 1 до 365, для месяца — числа от 1 до 12, для квартала — числа от 1 до 4 и т.д.).

   

4. Добавьте верхний период как горизонтальный разворот.

   

5. Выберите период, за который необходимо сделать сравнение.

   

6. Нажмите кнопку Сформировать. Сформируется отчет, в котором отображены аналогичные периоды за несколько лет.