Персонифицированный учет (УАУ)

Сдача квартальной (с 2011 года) и полугодовой (с 2010 года) отчетности в ПФ РФ

1. Открыть форму подготовки сведений в ПФ.

Меню Отчеты > Зарплата и кадры > Сведения в пенсионный фонд

В отчете доступны три закладки:

• Формирование сведений;
• Выгрузка XML;
• Проверка кадрового состояния.

Формирование данных

2. Установить дату конца отчетного периода (например: 30.06.10, если сведения подаются за первое полугодие 2010-го года).

3. Нажать кнопку «Сформировать за отчетный период». Таким образом формируются пачки СЗВ-6-1, СЗВ-6-2. Опись АДВ-6-2 не формируется как отдельная пачка, но ее можно распечатать и выгрузить как итог всех пачек.

В пачки попадают работавшие в отчетном периоде сотрудники или те, для кого начислялись взносы. Если сотрудник не попал в пачки, а должен был попасть, надо проверить значения периодического реквизита «Категория сотрудника».

Периоды работы «ДЕКРЕТ», «ДЕТИ», «ВРНЕТРУД», «АДМИН» определяются по соответствующей регламентации кадрового состояния сотрудника.

Автоматически рассчитываются начисленные сотрудникам взносы (в 2010 году — за последнее полугодие, с 2011 года — за последний квартал отчетного периода.)

При необходимости подать сведения об уходящих на пенсию (пачка СПВ-1) необходимо вручную добавить строку в таблицу «Пачки», указав тип сведений, а затем добавить уходящих на пенсию сотрудников в таблицу «Документы, сведения пачек»

4. В таблицах «Пачки» появляются строки, содержащие готовые к выгрузке пачки документов. Содержание пачки текущей строки отображается в таблице «Документы, сведения пачек»

5. Необходимо проверить сформированные данные и если необходимо внести в них свои коррективы.

Можно вручную скорректировать периоды работы в форме СЗВ-6-1. Для этого надо открыть таблицу с периодами сотрудника. В открывшемся окне надо включить флаг «Редактировать». станут доступны кнопки редактирования таблицы.

6. Сформированные и отредактированные данные можно сохранить для последующего использования с помощью кнопки с изображением дискеты. Рядом расположена кнопка, чтобы открыть сведения сохраненные ранее.

7. Под таблицей «Документы, сведения пачек» расположены поля для корректировки уплаченных взносов на страховую и накопительную часть соответственно. Законодательство требует, чтобы эти суммы совпадали (до копейки!) с таковыми в строке 140 формы РСВ-1. Во избежание расхождений связанных с округлением рекомендуется ввести в эти поля суммы из строки 140 РСВ-1 и нажать кнопку «Распределить», при этом в сформированных сведениях суммы уплаты распределятся по сотрудникам пропорционально их начислениям.

Выгрузка данных

На закладке «Выгрузка XML» производится формирование XML-файлов для сдачи в Пенсионный Фонд РФ.

В меню, выпадающем при нажатии кнопки «Выгрузить», выбирается выгружаемая пачка или сразу все (первый пункт меню). Для пачки описи АДВ-6-2 присваивается номер, следующий за наибольшим номером пачки.

Выгруженные файлы отображаются в поле «Файлы выгрузки XML» и могут быть открыты для просмотра с помощью кнопки со значком лупы справа от этого поля.

Перед отправкой файлов в Пенсионный Фонд РФ обязательно проверьте их с помощью наиболее свежих версий тестовых программ (CheckXML, Spu_Orb,..), если у вас нет актуальных версий, воспользуйтесь интернет-тестрованием: http://www.buhsoft.ru/?title=pressa/xmltest/at.php

Исправьте файлы выгрузки, если того требует тестовая программа. Если невозможно понять, что нужно исправить — отправьте сообщение, выданное тестовой программой, и свой файл выгрузки в «КИНТ» на адрес office@kint.ru

Проверка кадрового состояния

На этой закладке есть возможность проверить, нет ли расхождений в периодах кадрового состояния сотрудника с документом его установившим или с категорией этого сотрудника.

При нажатии кнопки «Проверить» происходит заполнение таблицы, расположенной на форме, строками, содержащими информацию о выявленных несоответствиях. Если вы согласны с найденными несоответствиями, то нажатием кнопки «Исправить» кадровое состояние указанных в таблице сотрудников будет исправлено.

Описание форм

СЗВ-6-1 «Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица»

Подается на сотрудников, у которых прерывался стаж в отчетном периоде, например, отпуск за свой счет или больничный, отпуск по уходу за ребенком до полутора лет, отпуск по беременности и родам и (или) работу застрахованного лица с необходимостью заполнения реквизитов «территориальные условия труда (код)», «особые условия труда (код)», «исчисление страхового стажа», «условия для досрочного назначения трудовой пенсии». Указываются периоды стажа. Максимальное количество документов в пачке 200.

СЗВ-6-2 «Реестр сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных лиц»

Эта форма предоставляется на сотрудников, у которых не было разрывов в стаже и иных особых условий. Максимальное количество документов в пачке 32000.

АДВ-6-3 «Опись документов о начисленных и уплаченных страховых взносах и страховом стаже застрахованных лиц, передаваемых страхователем в ПФР»

Подается на каждую пачку сведений СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2.

АДВ-6-2 «Опись сведений, передаваемых страхователем в ПФР»

Содержит данные в целом по страхователю.

СПВ-1

Документ представляется в территориальный орган ПФР, начиная с 2010 года, страхователем (работодателем) по заявлению застрахованного лица, у которого возникли условия для установления трудовой пенсии. Документ содержит сведения о застрахованном лице (в том числе о лице, заключившем договор гражданско-правового характера, на вознаграждения по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы). Застрахованное лицо, самостоятельно уплачивающее страховые взносы, может представлять документ, содержащий необходимые сведения, в территориальный орган ПФР одновременно с заявлением об установлении трудовой пенсии Документ содержит сведения на предполагаемую дату установления трудовой пенсии.

Необходимо знать при заполнении

1. Все формы заполняются в рублях и копейках.

2. С 2010 года во всех отчетных формах указывается не только сумма исчисленного налога, но и сумма уплаченного. При этом излишне уплаченные суммы не указываются.

3. Отчётными периодами 2010 года признаются полугодие и год, а отчётными периодами последующих лет — I квартал, полугодие, 9 месяцев и год. (Федеральный закон ФЗ-213). Но в инструкция по заполнению форм в части сумм начисленных и уплаченных взносов сказано:

Указывается сумма начисленных страховых взносов на страховую часть трудовой пенсии за последние три месяца (для 2010 г — шесть месяцев) отчетного периода, в рублях и копейках.

То есть периоды стажа указываем с начала года, а суммы начисленных и уплаченных взносов — за последние 3 месяца. (В 2010 году — полгода).

4. Общая сумма уплаченных взносов по всем пачкам СЗВ с типом ИСХД должна быть равна сумме, указанной в строке 140 отчета РСВ-1.

5. Особенность формирования пачек СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2: взносы, рассчитанные по разным категориям ставок, отображаются в разных пачках:

• НР — общая категория работников;
• СХ — работники сельхозтоваропроизводителей (действует по 31.12.2014 г.);
• ОЗОИ — работники-инвалиды 1, 2, 3 групп и т. п. (пониженный тариф в соответствии с п. 2 ч. 2 ст. 57 и пп. 2, 4 ч. 1 ст. 58 закона № 212-ФЗ, действующий по 31.12.2014 г.);
• ЕСХН — работники организаций и индивидуальных предпринимателей на ЕСХН, применяющих пониженный тариф в соответствии с п. 3 ч. 2 ст. 57 и п. 3 ч. 1 ст. 58 закона № 212-ФЗ (по 31.12.2014 г.);
• УСЕН — работники организаций и индивидуальных предпринимателей на УСНО и ЕНВД (п. 2 ч. 2 ст. 57 212-ФЗ);
• ФЛ — указывается для плательщиков страховых взносов, не производящих выплаты физическим лицам (например, ИП без работников).

Взносы, начисленные по различным тарифам, отражаются в разных пачках. На работников, в отношении которых взносы уплачивались по разным тарифам (например, в случае совмещения ОСНО+ЕНВД), сведения подаются по каждому тарифу. Судя по тому, что пишут на форумах и как сделано в ЗУП 1С8, если для сотрудника начислялись взносы по разным тарифам, то его включаем в формы СЗВ-6-1 (для всех категорий тарифа) независимо от того были ли по нему периоды особого и прерванного стажа. Для сотрудника указываем весь период работы во всех пачках СЗВ-6-1 или дублируем сведения об особых и прерванных периодах.

6. Графа «Исчисление страхового стажа» — «Дополнительные сведения»

Периоды отпуска без сохранения заработной платы и периодов временной нетрудоспособности требуется ставить как отдельные периоды стажа, отмечая их кодами ВРНЕТРУД и АДМИНИСТР в разделе «Исчисление страхового стажа» — «Дополнительные сведения» (там же, где обычно ставят отпуска по БиР (ДЕКРЕТ) и уходу за ребёнком(ДЕТИ)).

7. Расчет уплаченной суммы (По материалам конференции на форуме Клерк.ru)

Согласно постановлению Правления ПФ РФ от 31.07. 2006 г. № 192п в формах документов индивидуального (персонифицированного) учета должна указываться сумма уплаченных страховых взносов на страховую часть и накопительную часть трудовой пенсии в последние три (для 2010 года — шесть) месяцев отчетного периода С 1 июля 2010 года представляются сведения за отчетный период «1 полугодие» 2010 г. — с 01.01.2010 по 30.06.2010 — следовательно, в общую сумму «уплачено» включаются суммы страховых взносов, уплаченные за 2010 год по 30.06 (общая сумма страховых взносов по всем застрахованным лицам организации, указанных в индивидуальных сведениях, должна быть равна сумме, указанной в стр. 140 в расчете РСВ-1).

Все сотрудники имеют равные права на уплаченные за них взносы, поэтому уплаченную сумму следует поделить пропорционально начисленным суммам между всеми сотрудниками (даже уволенному).

При заполнении сведений за первое полугодие наличие принятых и уволенных не влияет на расчет уплаченных сумм по каждому застрахованному лицу с применением, так называемого, коэффициента уплаты.

Коэффициент уплаты рассчитывается как отношение суммы уплаченной в отчетном периоде в целом по организации к сумме, начисленной в целом по организации и одинаков для всех сотрудников. Потом какую бы сумму начисленных взносов застрахованного лица не умножили не этот коэффициент, получится сумма пропорциональная начисленной.

Сложнее будет при заполнении сведений за второе полугодие, ведь по сотрудникам уволенным в первом полугодии надо будет отразить только уплаченную задолженность, при этом начисленная сумма будет нулевой.

Из-за того что сумма к перечислению должна округляться до рубля, всегда будет нестыковка с начисленной суммой(начисляем то с копейками). Придется эти копейки добавить кому-нибудь, если при приеме в ПФР такое несовпадение будет считаться ошибкой. Пока не известно какое сообщение будет выдавать проверочная программа.

Действительно, возникает масса вопросов по отражению уплаченных сумм в индивидуальных сведениях и следует ожидать новых нормативных актов и разъяснений от ПФ РФ.

8. Определение периодов работы

Инвалидов, работающих на общей системе налогообложения надо указать в форме СЗВ-6-1 (или СЗВ-6-2, в зависимости от стажа) Код категории застрахованного лица — ОЗОИ и суммы взносов, рассчитанные по пониженному тарифу.

Если сотрудник в отчетном периоде был Инвалидом и Неинвалидом, этм периоды надо отразить в двух формах СЗВ с разной категорией.

Если В отчетном периоде сотрудник относился к двум категориям (общая система налогообложения и вмененный доход) и в этом периоде у него был отпуск без содержания, отпуск без содержания надо отразить и в форме СЗВ-6-1 по общей системе обложения (код НР) и в форме СЗВ-6-1, отражающей сведения по выплатам, облагаемым ЕНВД (код УСЕН). То же касается и периодов временной нетрудоспособности. Если ситуация несколько сложней.

Независимо от того сколько категорий у работника в определенном периоде, больничные и отпуск без сохранения надо отразить по каждой категории, ведь он болеет и отдыхает по всем категориям одновременно.