Схема оперативного учета (КУС)

Ночной аудит

Ночной аудит

Ночной аудит

Ночной аудит позволяет выставлять счет за предоставление товаров/услуг по факту оказания, а не одним счетом. Ночной аудит обычно проводится в конце дня.

Настройка включается в интерфейсе «Администратор системы» на вкладке «Параметры учета» в разделе «Оперативный учет услуг».

Учет номенклатуры пребывания определяет метод учета количества оказанных услуг пребывания в оперативном учете:

• По количеству путевок: учет ведется по количеству забронированных путевок;
• По количеству койко-дней: учет ведется по количеству дней, ночей или суток пребывания.

Формирование задолженности:

• С подтверждением: задолженность начисляется после проведения ночного аудита или при оказании услуг (выбор настройки доступен только при учете номенклатуры пребывания по количеству койко-дней);
• Без подтверждения: задолженность начисляется при регистрации гостя или при назначении услуг.

Настройка «Ночной аудит по расписанию» позволяет настроить автоматическую проверку в установленное время.

Формирование документа «Подтверждение задолженности» доступно в карте гостя и в подсистеме «Гостиница».

В карте гостя документ формируется для назначенных услуг по договорам карты гостя.

Для создания документа нажмите кнопку «Ночной аудит» в карте гостя:

В появившемся окне отображена информация о текущей задолженности:

Для изменения даты формирования документа выберите дату в соответствующем поле и нажмите кнопку «Сформировать»:

В подсистеме «Гостиница» можно сформировать документ «Подтверждение задолженности» для всех назначенных услуг. Для этого в разделе «Сервис» выберите «Ночной аудит»:

В открывшемся окне выберите контрагентов, для которых необходимо сформировать задолженность, и нажмите кнопку «Сформировать документ»:

В появившемся окне будет отображена информация о текущей задолженности выбранных гостей:

Особенности и преимущества

• Балансовая схема учета. Контур учета замкнут для одного гостя — выполнение всех операций по гостю сводит остатки на всех счетах в 0. Незакрытые остатки на счетах позволяют легко находить ошибки документов. Можно настраивать понятные и простые инварианты.
• Ресурс «Номенклатура» на счетах позволит видеть — какие услуги оплачены, а какие нет.
• Отсутствие ресурса «Документ-основание» уберет проблемы со сведением взаиморасчетов, созданных разными документами.
• Помощь и ускорение создания документов. Пользователь видит услуги, которые еще не были выставлены в Счете на оплату, или в Реализации, или не были Оплачены и легко создает соответствующие документы.
• Возможность контроля создания документов. Например, можно запрещать Выселять гостя пока по нему не сошлись Реализация и Взаиморасчеты.
• Возможность посмотреть «реальные» взаиморасчеты и сравнить их с данными бухгалтерии.
• Планируемый доход санатория — на счете «Услуги к оплате» с разделением на подтвержденный (Путевки) и планируемый (Заявки).
• Наличие обязательного документа «Счет на оплату» в цепочке:

• Позволяет пробивать чек всегда с признаком «Полной оплаты». Отсутствие «частичной оплаты» в чеке значительно упрощает кассовый учет.
• Дает возможность ручного распределения авансов.
• Дает возможность частичной оплаты услуг (1 массажа из 10 назначенных) через разделение счетов на оплату.
• Дает возможность контроля «Срока оплаты счета». Разделить, например, ожидаемые оплаты на просроченные и не просроченные. Дает возможность в будущем снимать планируемые услуги, которые не были вовремя оплачены.
• Документ «Счет на оплату» является обязательным, «Прием платежа» возможно сделать только на основании «Счета на оплату». Прием аванса от контрагента выполняется через «Счет на оплату».

• «Реализация товаров и услуг» — обязательна для закрытия контура. Это позволяет увидеть:
  • Сколько реальной реализации выставлено клиентам за период, сколько из нее оплачено.
• Возможность выбора Контрагента и Договора, на которого будут выставлены услуги и принята оплата.

Возможности, которые смогут появиться в будущем

• Создавать новые или изменять существующие типовые операции у документов.
• Планировать оперативную реализацию (услуги парковки, трансфера).
• Назначать платные медицинские услуги по путевке.
• Отмечать факт выполнения незапланированных платных медицинских услуг.

Операции

• Список логических операций и документы, которые эти операции выполняют.
• Операции могут быть выполнены не по предложенному порядку — например, Реализацию можно выставить сразу после Планирования услуг.

1. Планирование услуг

Путевка, Назначение услуг

2. Оказание запланированных услуг

Регистрация Карты гостя (по Путевке), Оказание услуг

3. Оказание услуг

Регистрация Карты гостя (без Путевки), Оперативная реализация, Заявки гостя (Продление, Переселение, Сокращение и т.д.)

4. Выставление счета на оплату

Счет на оплату

5. Оплата счета

Прием платежей

6. Реализация

Реализация товаров и услуг

Процесс перехода на новую схему

• Переходить необходимо не раньше, чем с релиза 21.02.01.
• Старая схема оперативного учета будет продолжать полноценно работать еще несколько релизов:
  • Все документы будут делать движения и в старом и новом оперативном учете.
  • Все старые отчеты будут продолжать работать.
• При обновлении «Кинт: Управление санаторием» на релиз 21.02.01:

  Будут обработаны документы «Бронирование» (=Путевка) с даты обновления. Им будут добавлены движения по новому оперативному учету.

  Карты гостя, проживающие на момент обновления (и все связанные документы) — обработаны не будут.

  Все документы за прошлые периоды обработаны не будут.

• В результате, отчеты по новому оперативному учету будут касаться только новых гостей, которых заселили после обновления.
• Существует обработка «Формирование движений оперативного учета услуг», которая позволяет добавить движения старым гостям.
  • Находится в интерфейсе «Администратор системы» — Параметры учета — «Формирование движений оперативного учета».
  • Обрабатываются документы «Путевка» и «Карта гостя» за период (по дате заезда) и «Назначение услуг» без карты гостя (по дате документа).
  • Движения документов по старой схеме оперативного учета не удаляются, обработку можно запускать повторно.

В текущей работе рекомендуется использовать отчеты нового оперативного учета — они находятся в разделе ВЗАИМОРАСЧЕТЫ — Оперативный учет услуг и помечены символом v2.

Для годового отчета за 2021 год, рекомендуется использовать отчеты старого оперативного учета — они находятся в разделе ВЗАИМОРАСЧЕТЫ — Оперативная реализация услуг.