Универсальная форма отчета (версия 1)

Универсальная форма отчета (УФО) производит выборку и отображение данных по заданным критериям на основание информации, накопленной в системе.

Списки отчетов

1. Все отчеты программы — предопределенные (отображаются синим цветом) и создаваемые пользователями (отображаются черным цветом) находятся в справочнике «Отчеты».
2. Ссылки на самые важные отчеты для каждого раздела программы находятся на странице раздела. Там же находится ссылка и на справочник «Отчеты» — она называется Список отчетов.
3. При необходимости справочник «Отчеты» и любой отчет можно найти поиском их названий по интерфейсу:
   • чтобы найти справочник «Отчеты», в строку поиска введите «Список отчетов»;
   • чтобы найти отчет, в строку поиска введите часть его названия.

Порядок работы с отчетом

1. В поле Период установите период отчета.
2. В разделе Переменные при необходимости установите нужные значения переменных.
3. В разделе Настройки при необходимости сделайте нужные настройки:
   • установите развороты,
   • выберите ресурсы для отчета,
   • установите сортировку отображения переменных в отчете,
   • настройте диаграмму.
4. Нажмите кнопку Сформировать.

Создание отчета

1. В справочнике «Отчеты» нажмите кнопку Создать.

   Откроется новая закладка с формой для создания отчета.

2. В поле Источник данных выберите источник данных отчета.

   В зависимости от него заполнится список переменных, из которых можно составлять отчет.

3. В разделе Настройки задайте нужные настройки:
   • установите развороты,
   • выберите ресурсы для отчета,
   • при необходимости установите сортировку отображения переменных в отчете,
   • при необходимости настройте диаграмму.
4. Для создания отчета используйте также другие возможности интерфейса УФО (его полное описание смотрите ниже).
5. Нажмите кнопку Сформировать.
6. В поле Наименование введите название отчета.
7. Нажмите кнопку Отчет — Сохранить настройки.

   Отчет сохранится в справочник «Отчеты» (ГЛАВНОЕ — См. также). Его всегда можно будет там найти.

Интерфейс УФО

Период отчета

Интервал времени, за который извлекаются данные.

Наименование

Название отчёта в произвольной форме. С этим названием отчет можно сохранить в отдельный файл с помощью команды Отчет — Сохранить результат.

Агрегаты выделенных ячеек

Общие математические операции, которые будут применены к выделенным ячейкам с числами в отчете: сумма, количество выделенных ячеек, среднее значение, минимальное и максимальное значения из выделенных ячеек. Результаты операций отображаются в этом поле. Набор операций определяется при нажатии на кнопку .

Результаты агрегатов можно просто посмотреть в этом поле, можно скопировать и вставить куда угодно.

Печатная форма

Выбор печатной формы отчета. В список выбора этого поля загружаются все доступные для данного отчета печатные формы. Если печатная форма не выбрана, используется стандартная печатная форма отчета.

Панель инструментов

— раскрыть панель переменных и настроек отчета.
— скрыть панель переменных и настроек отчета.

Настройки отчета

Настройка: содержит реквизиты отчета и команды сохранения текущего варианта.

• Сохранить как — сохранить настроенный отчет в программе. Отчет сохранится в справочник «Отчеты» (ГЛАВНОЕ — См. также). Можно настроить доступность отчета, его наименование, группу и основание.
• Сохранить настройки отчета в файл — выгрузить в файл MXL полную форму отчета: его макет и настройки.
• Загрузить настройки отчета из файла — загрузить макет отчета при создании нового отчета.
• Изменить форму — позволяет настроить содержание и оформление внешнего вида формы.

Варианты: отображает дерево вариантов настроек отчета.

• В новом окне — открыть выделенные варианты настроек в отдельных окнах.
• Отправить настройки отчета — отправить настройки варианта отчета другим пользователям.

— свернуть все группы значений в отчете.

— развернуть все группы значений в отчете.

— внести изменения на форму отчета: можно добавить разные надписи.

Печать

Параметры страницы — установить параметры страницы для распечатки отчета.

Предварительный просмотр — предварительный просмотр отчета.

Печать — печать отчета.

Файл:Кнопка i.png — описание.

— справка «Универсальная форма отчета».

Таблица

Содержит в себе две вкладки:

Таблица данных — представляет данные в виде таблицы.

• Стиль — изменяет цвет текста и фона таблицы.
• Толщина линий — определяет толщину границ ячеек в таблице.
• Дробная часть — установливает, каким символом отделяется дробная часть числа: точкой или запятой.
• Округлять до — настраивает количество знаков после запятой.
• Печать шапки — показывает шапку страницы на первой или на всех страницах.
• Строка/колонка итогов — отражает, куда поместить строку/колонку итогов.
• Ресурсы — устанавливает, где располагать колонки ресурсов.
• Поле агрегатов — определяет, где находится поле агрегата «Сумма». «Агрегат» — операция с данными ресурса, значение которой нужно выводить в отчет.
• Отборы — отображает/скрывает поле отборов.

Диаграмма — представляет данные в виде диаграммы.

• Тип — настраивает внешний вид диаграммы.
• Подписи — позволяет выбрать вид подписей к данным.
• Легенда — выбирает расположение легенды к диаграмме.

Создание диаграммы

1. Создайте или выберите отчет и настройте его.
2. Сформируйте отчет.
3. Откройте вкладку Таблица.
4. Нажмите кнопку Диаграмма.
5. Настройте диаграмму.

Пример: гистограмма показывает суммы «К оплате на конец» для каждого контрагента. В данном примере по вертикальной оси отображается не значения переменной, а значение ресурса - значения сумм.

Контекстное меню ячейки отчета

У ячеек отчета, отображающих объекты программы (например, наименования контрагентов, сумма), есть контекстное меню. Оно вызывается двойным щелчком левой клавиши мыши по ячейке.

Добавить в отбор

Добавить значение выделенного элемента в значение соответствующей переменной на панели настроек слева. Таким образом можно отфильтровать данные отчета по этому значению. С помощью этой команды можно добавить в отбор несколько разных значений объектов (выберите эту команду у значений в отчете, по которым вы хотите отфильтровать его данные) — они добавятся в значение переменной друг за другом. Нажмите кнопку Сформировать и в отчете отобразятся данные, соответствующие заданному условию (см. рис. ниже).

Получить ссылку

Скопировать ссылку на содержимое ячейки.

Развернуть по

Эту команду надо применять к общим значениям в отчете, аккумулирующим в себе какие-то данные, например, к общим суммам в финансовых отчетах. Команда выводит расшифровку общего значения по выбранному параметру (см. рис. ниже).

Открыть значение

Открыть форму или карточку выбранного элемента-объекта.

Пример применения команды Развернуть по: расшифровка стоимости койко-дней по контрагентам в отчете «Доходность номерного фонда», она показывает из оплаты каких контрагентов состоит эта сумма.

Результат применения команды Развернуть по:

Переменные

Переменные отчета — это данные, которые можно вывести в отчет. Состав переменных определяется источником данных отчета. Задавая значения переменных, можно «фильтровать» информацию в отчете и получать его новые результаты.

Файл:Вычисляемая переменная.png — добавить вычисляемую переменную. Значение вычисляемой переменной составляется из разных доступных переменных и ресурсов с применением к ним математических операций. Затем эту вычисляемую переменную можно использовать в отчете. При нажатии на эту кнопку появляется специальный калькулятор, с помощью которого создается значение вычисляемой переменной: можно выбирать переменные или ресурсы и задавать для них математические выражения.

— изменить вычисляемую переменную.

— переместить переменные в списке вверх или вниз.

— удалить переменную из списка.

Примеры создания вычисляемых переменных:

Контекстное меню переменной

Контекстное меню вызывается нажатием правой клавиши мыши по переменной. В нем находятся следующие команды для работы с ней:

Добавить реквизит

Добавить к переменной ее реквизит, который можно будет использовать в отчете. Выбор происходит из списка реквизитов переменной. В УФО в списке переменных реквизиты отображаются подчиненными переменной: она отображается со значками (список реквизитов скрыт) или (список реквизитов раскрыт), а реквизиты — ниже ее с отступом слева.

Добавить в отбор, Добавить в развороты, Добавить в ресурсы, Добавить в сортировку

Добавить переменную в соответствующий раздел настроек отчета Отбор, Развороты, Ресурсы, Сортировка.

Настройки вывода данных в отчет

Принципы работы с настройками:

• Перенести переменную в раздел настроек можно либо отметив ее галочкой в списке переменных, либо перетащив ее мышью из списка переменных в раздел настроек.
• В списке переменных в разделе настроек (на закладке) галочками можно отметить переменные, данные из которых будут отображаться в отчете.

Отбор

В этот раздел можно перенести переменные и задать им разные условия — в отчете отобразятся данные, соответствующие этим условиям.

• Переменные можно группировать по условиям И или ИЛИ.
• Можно одной переменной задать несколько разных условий.

Результат отбора:

Группы переменных

Переменные можно группировать по условиям И или ИЛИ.

Для добавления группы переменных нажмите кнопку и выберите условие И или ИЛИ:

Чтобы добавить переменные в отбор, отметьте их галочками в списке переменных или перетащите их в отбор мышью:

Чтобы переместить переменную в группу, ухватите ее мышью и перетащите на группу:

Переменная «Контрагент» в группе:

Чтобы переместить переменную из группы, ухватите ее мышью и перетащите на свободное место вне группы:

Развороты

На закладке отображаются переменные, данные из которых выводятся в отчет.

В развороты попадают переменные, отмеченные галочками.
Чтобы добавить переменную в развороты, отметьте ее в списке переменных галочкой.

В списке разворотов галочками можно отметить переменные, данные из которых будут отображаться в отчете.

Расположение переменных-разворотов в этом списке определяет расположение информации в отчете.
Перемещая переменные-развороты в списке мышью, можно определить их последовательность и подчинение или неподчинение друг другу.

Панель инструментов

— изменить направление разворота: по вертикали или по горизонтали будут отображаться данные.

— добавить в список разворотов переменную, на которой стоит курсор в списке переменных.

— удалить переменную из списка разворотов.

— настройка формата отображения данных этой переменной в отчете: шрифт, ширина колонки, высота строки, перенос текста в ячейке, вертикальное и горизонтальное выравнивание содержимого ячейки, цвет фона и текста.

Ресурсы

На закладке отображаются ресурсы, из которых берутся данные для отчета.

На эту закладку попадают переменные из раздела «Ресурсы», отмеченные галочками.
Чтобы добавить ресурс, отметьте его галочкой в списке переменных в разделе «Ресурсы».

В списке ресурсов галочками можно отметить те, которые будут участвовать в отчете.

Панель инструментов

— установить или снять выделение со всех переменных в списке.

— добавить группу ресурсов.

— добавить ресурс: добавить в список ресурсов переменную, на которой стоит курсор в списке переменных в разделе «Ресурсы».

— удалить переменную из списка ресурсов.

— переместить ресурсы в списке вверх или вниз.

— настройка формата отображения данных этой переменной в отчете: шрифт, ширина колонки, высота строки, перенос текста в ячейке, вертикальное и горизонтальное выравнивание содержимого ячейки, цвет фона и текста.

Ресурсы — добавление расчетных переменных и ресурсов

Пример 1: Расчетный параметр в отчете по «Заявкам на бронь» — расчет вознаграждения Продавца:

• [Ссылка_Продавец_ПроцентКомиссииАгента] * Стоимость / 100

• Когда мы достаем:
• Заявка на бронь -> Продавец -> ПроцентКомиссииАгента (допсвойство Контрагента)
• Это если допсвойство в виде целого числа.
• Если допсвойство в виде «Расчетных ставок» - то надо как в примере Ивана ("процент" заменить на название допсвойства):

  ([процент].Числитель / [процент].Знаменатель + [процент].Слагаемое) * Стоимость

• Название допсвойства должно быть без пробелов.

Сортировка

В этот раздел можно добавить переменные, по которым надо сортировать данные в отчете, и указать способ сортировки — по возрастанию или по убыванию.

Можно задавать сортировку по значениям ресурсов.

Чтобы изменить способ сортировки значений переменной, дважды щелкните по нему мышью в столбце «Направление».

Способы добавления переменных на эту закладку:

1. Перетащите переменную мышью.
2. Выберите переменную в верхнем списке и нажмите на этой закладке кнопку .
3. В контекстном меню переменной выберите пункт Сортировать по переменной.

Панель инструментов

— установить или снять выделение со всех переменных в списке.

— добавить переменную, на которой стоит курсор в списке переменных.

— удалить переменную из списка.

— переместить переменные в списке вверх или вниз.

Как сравнить данные отчета за аналогичные периоды в разных годах

В финансовых отчетах часто бывает нужно сравнить данные за определенный период в разные годы. Например, доход за 4 кварталы 2017 и 2018 года.

Сравним данные за 4 кварталы 2017 и 2018 года в отчете «Состояние оплаты счетов».

1. Откройте отчет и установите период, равный количеству лет, данные за которые нужно сравнить. Нам нужно сравнить данные за 4 кварталы 2017 и 2018 года, поэтому вводим период с 01.01.2017 по 31.12.2018. Нажмите кнопку Сформировать.

   

2. Нажмите кнопку — откроется панель управления переменными отчета.
3. Среди переменных периода выберите переменную, равную периоду, за который нужно сравнить данные в отчете. В нашем примере — это квартал. В контекстном меню переменной «Квартал» выберите пункт Добавить реквизит и добавьте одноименный реквизит. В нашем примере это «Квартал»:

   

4. У переменной «Квартал» появится подчиненная переменная «Квартал». У этой подчиненной переменной установите значение, за которое нужно сравнить данные в отчете. В нашем примере это 4 — мы хотим сравнить данные за 4 кварталы 2017 и 2018 годов.

   

5. Отметьте галочкой основную переменную, в нашем примере это «Квартал», и нажмите кнопку Сформировать. Внизу отчета отобразятся сравниваемые данные:

   

Дополнительные возможности

Привязка отчетов к справочникам и документам

Через справочники «Категории» и «Виды документов» можно привязать к объекту отчёт с зафиксированными отборами.

Настройка отборов

По нажатию на ссылку Отборы откроется таблица отборов текущего отчета. В левой колонке указано имя переменной отчета, в правой колонке можно указать значение отбора, которое применится к соответствующей переменной при формировании отчета.

Для обращения к реквизитам объекта-владельца отчета следует использовать символ @ (допустимо обращение к реквизитам формы объекта). Обращение к свойствам осуществляется с помощью конструкции вида:

@ПутьКВладельцу[КодСвойства]

Допускается использование конструкций встроенного языка 1С: Предприятие.

Пример (кассир — доп. свойство документа):

Переменная отбора	Значение отбора
Документ-регистратор	@Ссылка
Кассир	@Ссылка[Кассир]
На дату	Текущая дата