Концепция продукта (УД)

Общая характеристика

Любая организация в процессе своей деятельности сталкивается с большим количеством проблем и задач разного масштаба, длительности и направленности. Корпоративный портал (КП) «Кинт: Управление делами» предназначен для организации рабочего пространства взаимодействия сотрудников, для автоматизации документооборота, регламентации деловых процессов, контроля исполнения и согласования документов.

КП «Управление делами» предоставляет возможность организациям различного масштаба и сферы деятельности оперативно управлять текущими задачами, используя при этом концепцию бизнес-процессов. Каждая задача проходит через этапы исполнения внутри определенного бизнес-процесса. Высокая степень гибкости, простота использования настроенных процессов организации является отличительной чертой продукта.

КП «Управление делами» может быть использован на всех уровнях компании - руководителями подразделений, менеджерами, секретарями, ответственными за делопроизводство, рядовыми сотрудниками отделов продаж, маркетинга, клиентских отделов, служб поддержки — всеми, кто вовлечен в процессы документооборота предприятия. Данный продукт поможет руководителям компаний и организаций решить задачу повышения общей эффективности организационной деятельности.

Основные возможности

Портал «Управление делами» позволяет:

• настраивать бизнес-процессы в организации с распределением ролей и зон их ответственности;
• организовать выполнение задач через постановку задач и поручений исполнителям;
• контролировать ход исполнения задач;
• управлять отношениями с клиентами;
• организовать учет деловой переписки внутри организации и с ее контрагентами;
• вести учет входящих и исходящих договоров;
• планировать и контролировать исполнение проектов различных видов;
• перейти от файлового хранения документов к электронному хранилищу (базе данных) с настройкой прав доступа к документам, гибкой классификацией по тематике, настройкой дополнительных реквизитов;
• производить выборки документов с возможностью многоуровневой группировки в динамическом режиме;
• упростить механизм согласования договоров и других документов между подразделениями организации;
• работать с системой из любой точки мира.

КП «Управление делами» нацелен на решение задач, которые традиционно разбивают на несколько направлений. Особенность (и преимущество) продукта в том, чтобы объединить данные направления в одну информационную среду. В основе всех перечисленных ниже функциональных областей лежат документы, состояния, переходы, роли, контрагенты, сотрудники….

Области применения

По функциональным возможностям системы КП «Управление делами» можно отнести к следующим категориям программного обеспечения:

• Электронный документооборот (СЭД)
• Управление задачами
• Учет договоров
• Управление службой поддержки (Service desk)
• Управление проектами
• Управление отношениями с клиентами (CRM)
• Формализация и учет структуры организации (Orgware)

Обзор подсистем

Электронное хранилище документов

• Хранение документов, с возможностью получения актуальных данных о документах на любую дату, указанную пользователем.
• Приложения к документам различных типов — интернет-ссылки, файлы, изображения, объекты 1С.
• Шаблоны договоров, актов и других документов с автоматическим заполнением данными из системы.

Бизнес-процессы и управление задачами

• Настройка шаблонов процессов.
• Формирование набора этапов и правил перехода между ними.
• Определение ролей и позиций, ответственных лиц.
• Связь этапов бизнес-процесса с ответственными исполнителями.
• Настройка свойств этапов и условий переходов.
• Контроль прохождения документов по этапам бизнес-процесса.
• Отображение состояния процессов в любых разрезах и группировках - по направлениям, проектам, процессам, этапам и пр.
• Учет времени выполнения задач.

Деловой документооборот

• Организация документооборота — разделение документов по видам, процессам, делам, проектам, подразделениям.
• Гибкая фильтрация и группировка документов по значениям свойств и категорий.
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
• Поддержка служебной переписки — докладные и служебные записки, объявления.
• Учет договоров — разделение по категориям (типам).
• Механизм уведомлений о событиях в системе.
• Механизм выборочного контроля документов.
• Возможность полнотекстового поиска документов.
• Возможность настройки дополнительных свойств документов.

Управление отношениями с клиентами (CRM)

• Ведение базы данных организаций.
• Возможность учета сведений как об организации, так и о ее сотрудниках — контактных лицах.
• Учет и планирование контактов, сделок, переписки с контрагентами.
• Классификация организаций
• Возможность настройки дополнительных свойств для заданной категории организаций.
• Быстрый доступ ко всем документам контрагента.

Подсистема контроля прав

• Настройка прав доступа к объектам системы, в соответствии с ролью пользователя.