Концепция продукта (УД)

Общая информация

Любая организация в процессе своей деятельности сталкивается с большим количеством проблем и задач разного масштаба, длительности и направленности. Корпоративная информационная система (КИС) «Кинт: Управление делами» предназначена для автоматизации документооборота предприятий и организаций, регламентации деловых процессов, контроля исполнения и согласования документов. КИС «Управление делами» предоставляет возможность организациям различного масштаба и сферы деятельности оперативно управлять текущими задачами, используя при этом концепцию бизнес-процессов. Каждая задача проходит через этапы исполнения внутри определенного бизнес-процесса. Высокая степень гибкости, простота использования настроенных процессов организации является отличительной чертой продукта.

КИС «Управление делами» предназначена для использования начальниками подразделений, менеджерами, секретарями, ответственными за делопроизводство, рядовыми сотрудниками отделов продаж, маркетинга, клиентских отделов, служб поддержки — всеми, кто вовлечен в процессы документооборота предприятия. Данный продукт поможет руководителям компаний и организаций решить задачу повышения эффективности деятельности предприятия.

КИС «Управление делами» позволяет:

• настраивать бизнес-процессы в организации с распределением ролей и зон их ответственности;
• организовать выполнение задач через постановку задач и поручений исполнителям;
• контролировать ход исполнения задач;
• управлять отношениями с клиентами;
• организовать учет деловой переписки внутри организации и с ее контрагентами;
• вести учет входящих и исходящих договоров;
• планировать и контролировать исполнение проектов различных видов;
• перейти от файлового хранения документов к электронному хранилищу (базе данных) с настройкой прав доступа к документам, гибкой классификацией по тематике, настройкой дополнительных реквизитов;
• производить выборки документов с возможностью многоуровневой группировки в динамическом режиме;
• упростить механизм согласования договоров и других документов между подразделениями организации;
• работать с системой из любой точки мира.

КИС «Управление делами» нацелена на решение задач, которые традиционно разбивают на несколько направлений. Особенность (и преимущество) продукта в том, чтобы объединить данные направления в одну информационную среду. В основе всех перечисленных ниже функциональных областей лежат документы, состояния, переходы, роли, контрагенты, сотрудники….

По функциональным возможностям системы «Управление делами» можно отнести к следующим категориям программного обеспечения

• Электронный документооборот (СЭД)
• Управление задачами
• Учет договоров
• Управление службой поддержки (Service desk)
• Управление проектами
• Управление отношениями с клиентами (CRM)
• Orgware — формализация и учет структуры организации

Возможности системы

• Организация электронного хранилища документов.
  • Хранение документов, с возможностью получения актуальных данных о документах на любую дату, указанную пользователем.
  • Приложения к документам различных типов — интернет-ссылки, файлы, изображения, объекты 1С.
  • Шаблоны договоров, актов и других документов с автоматическим заполнением данными из системы.

• Формализация бизнес-процессов организации.
  • Настройка бизнес-процессов — формирование набора этапов, правил перехода, ответственных лиц.
  • Организация документооборота — разделение документов по видам, процессам, проектам, подразделениям.
  • Гибкая фильтрация и группировка документов по значениям свойств и категорий.
  • Возможность настройки пользователем собственных свойств документов.

• Деловой документооборот
  • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
  • Поддержка служебной переписки — докладные и служебные записки, объявления.
  • Учет договоров — разделение по категориям (типам).
  • Механизм уведомлений о событиях в системе.
  • Механизм выборочного контроля документов.
  • Возможность полнотекстового поиска документов.

• Поддержка проектов и процессов
  • Независимость проектов и процессов:
    • по одному и тому же процессу могут выполняться разные однотипные проекты;
    • для выполнения одного проекта могут быть использованы разные процессы.
  • Возможность планирования и учета задач как по проектам, так и по процессам.
  • Контроль хода исполнения задач по проектам и процессам.

• Управление отношениями с клиентами (CRM)
  • Ведение базы данных организаций.
  • Возможность учета сведений как об организации, так и о ее сотрудниках — контактных лицах.
  • Учет и планирование контактов, сделок, переписки с контрагентами.
  • Организация быстрого доступа ко всем документам, связанным с контрагентом.

• Подсистема контроля прав
  • Настройка прав доступа к объектам системы, в соответствии с ролью сотрудника организации.