Печатные формы документов (УД77)

Любой документ УД можно легко и быстро распечатать с помощью механизма печатных форм. Существуют файлы-шаблоны, которые используются для создания печатных форм. Таким файлом может являться, к примеру, документ Microsoft Word. Такой файл может иметь постоянное содержимое и переменное. Постоянная часть (неизменная часть документа выбранного типа, например, условия договора, форс-мажор, ответственность сторон и т. д.) набирается с помощью стандартного средств и является общей для всех документов данной категории. Переменная часть текста указывается с помощью специальных тегов — ключевых слов в обрамлении спецсимволов. Система, анализируя содержимое тегов, извлекает ту или иную информацию из реквизитов документа и вставляет ее в печатную форму (например, из шапки документа «Исходящий договор» извлекается наименование контрагента, его реквизиты и т. д.). Заполненная таким образом готовая печатная форма может быть выведена на принтер и сохранена в приложении к документу в системе УД (в виде файла приложения).

Шаблоны печатных форм хранятся в специальной папке в структуре базы. Авторизованные пользователи могут производить с ними любые действия (добавлять новые, удалять, редактировать содержимое). При добавлении новой печатной формы (файла) система автоматически распознает ее и добавляет в список печатных форм для конкретного документа. Например, добавляем файл «Кадровый приказ (форма Т-9).doc» в папку «Приказы». При последующем запуске система обнаружит новый файл и добавит в меню печатных форм документа «Приказ» новый пункт: «Кадровый приказ (форма Т-9)».

Печатные формы документов предназначены для быстрого формирования твердых версий электронных документов системы. В качестве печатной формы может выступать документ .doc (файлы приложения Microsoft Word), .xls (файлы приложения Microsoft Exel) и .mxl — таблицы. Первые два типа файлов печатных форм подхватываются системой автоматически при помещении этих файлов в соответствующие рабочие каталоги. mxl-печатные формы необходимо регистрировать в системе.

Все печатные формы документов хранятся в каталоге базы «Управления делами» — PrnForms. Внутри этого каталога созданы каталоги с названиями, соответствующими названиям видов документов системы. Например: \PrnForms\Договоры. Обращаясь к этим каталогам, система подхватывает из них файлы печатных форм для соответствующих видов документов и автоматически помещает их в меню выбора печатной формы, выпадающее по нажатию кнопки в документе или журнале документов. Таким образом, пользователь избавляется от необходимости регистрации печатной формы в системе и может добавить/убрать печатную форму любого документа, произведя стандартные операции перемещения файла.

Хранение форм в виде документов Microsoft Office также облегчает внесение изменений в текст печатной формы. Достаточно открыть макет печатной формы средствами Microsoft Office и внести соответствующие коррективы.

Если все же возникает необходимость добавления .mxl — печатной формы, то сделать это можно следующим образом. Печатные формы, регистрируемые в системе должны находиться в корне папки PrnForms, но не во вложенных в нее папках! После того, как файл .mxl помещен в каталог PrnForms, его нужно зарегистрировать в системе. Сделать это можно либо зайдя в справочник «Печатные формы» (меню Операции > Справочники) либо зайдя в настройки документа на закладку «Печатные формы». На этой закладке нажимаем кнопку добавления нового элемента, вызывается окно настройки печатной формы, содержащее две закладки:

• Основная настройка.
• Тонкая настройка.

Закладка «Основная настройка»

Реквизиты

• Наименование — название формы, как оно будет отображаться в меню выбора формы при распечатке.
• Категория — привязка формы к категории документа.
• Имя файла — имя файла печатной формы.
• Поля — установка полей в печатной форме.
• Масштаб — опция масштабирования формы при распечатке.
• Ориентация — ориентация изображения в пространстве.
• Дата периодических реквизитов — дата вступления в силу данной печатной формы. До указанной даты данная форма будет недоступна.
• Вид — предпросмотр печатной формы.
• Не использовать печатную форму — если установлен этот флаг, то данная печатная форма не будет отображаться в меню выбора печатной формы при распечатке.

Помимо основных настроек можно произвести тонкую настройку печатной формы.

Закладка «Тонкая настройка»

Закладка предназначена для добавления внешних печатных форм документов.

Реквизиты

• Кол-во копий — количество копий печатной формы, выводимое при распечатке.
• Экземпляров на странице — количество экземпляров печатной формы, располагаемых на одном листе.
• Фиксировать — фиксировать определенную область документа, чтобы она отображалась на экране, вне зависимости от скроллинга.
• Колонтитулы — отступы для колонтитулов.
• Имя файла прописи — ссылка на спец. файл, где указываются правила написания чисел прописью, для различных языков.
• Опции — дополнительные опции печати.

После того, как печатная форма будет сохранена, она отобразится на закладке «Печатные формы», в выпадающем меню выбора печатной формы в документах и журналах системы.

Печатные формы можно настраивать не только для документов системы, но и для справочников. Например, для справочника «Контрагенты» можно настроить форму распечатки конвертов для отправки писем контрагентам предприятия.