Печатные формы документов (УД77) — различия между версиями

Материал из КинтВики
Перейти к: навигация, поиск
(Automatic page editing)
м (Робот: Автоматизированная замена текста (-Категория:Public +))
 
(не показаны 3 промежуточные версии этого же участника)
Строка 1: Строка 1:
 
[[Категория: Public]]
 
[[Категория: Документы УД|П]]
 
 
Любой документ УД можно легко и быстро распечатать с помощью механизма печатных форм. Существуют файлы-шаблоны, которые используются для создания печатных форм. Таким файлом может являться, к примеру, документ Microsoft Word. Такой файл может иметь постоянное содержимое и переменное. Постоянная часть (неизменная часть документа выбранного типа, например, условия договора, форс-мажор, ответственность сторон и т. д.) набирается с помощью стандартного средств и является общей для всех документов данной категории. Переменная часть текста указывается с помощью специальных тегов — ключевых слов в обрамлении спецсимволов. Система, анализируя содержимое тегов, извлекает ту или иную информацию из реквизитов документа и вставляет ее в печатную форму (например, из шапки документа «Исходящий договор» извлекается наименование контрагента, его реквизиты и т. д.). Заполненная таким образом готовая печатная форма может быть выведена на принтер и сохранена в приложении к документу в системе УД (в виде файла приложения).
 
Любой документ УД можно легко и быстро распечатать с помощью механизма печатных форм. Существуют файлы-шаблоны, которые используются для создания печатных форм. Таким файлом может являться, к примеру, документ Microsoft Word. Такой файл может иметь постоянное содержимое и переменное. Постоянная часть (неизменная часть документа выбранного типа, например, условия договора, форс-мажор, ответственность сторон и т. д.) набирается с помощью стандартного средств и является общей для всех документов данной категории. Переменная часть текста указывается с помощью специальных тегов — ключевых слов в обрамлении спецсимволов. Система, анализируя содержимое тегов, извлекает ту или иную информацию из реквизитов документа и вставляет ее в печатную форму (например, из шапки документа «Исходящий договор» извлекается наименование контрагента, его реквизиты и т. д.). Заполненная таким образом готовая печатная форма может быть выведена на принтер и сохранена в приложении к документу в системе УД (в виде файла приложения).
  
Строка 55: Строка 52:
  
 
Печатные формы можно настраивать не только для документов системы, но и для справочников. Например, для справочника «Контрагенты» можно настроить форму распечатки конвертов для отправки писем контрагентам предприятия.
 
Печатные формы можно настраивать не только для документов системы, но и для справочников. Например, для справочника «Контрагенты» можно настроить форму распечатки конвертов для отправки писем контрагентам предприятия.
{{Template:Replicate-from-kintwiki}}
+
 
 +
 
 +
[[Категория:Документы (УД77)|П]]

Текущая версия на 14:28, 21 июля 2009

Любой документ УД можно легко и быстро распечатать с помощью механизма печатных форм. Существуют файлы-шаблоны, которые используются для создания печатных форм. Таким файлом может являться, к примеру, документ Microsoft Word. Такой файл может иметь постоянное содержимое и переменное. Постоянная часть (неизменная часть документа выбранного типа, например, условия договора, форс-мажор, ответственность сторон и т. д.) набирается с помощью стандартного средств и является общей для всех документов данной категории. Переменная часть текста указывается с помощью специальных тегов — ключевых слов в обрамлении спецсимволов. Система, анализируя содержимое тегов, извлекает ту или иную информацию из реквизитов документа и вставляет ее в печатную форму (например, из шапки документа «Исходящий договор» извлекается наименование контрагента, его реквизиты и т. д.). Заполненная таким образом готовая печатная форма может быть выведена на принтер и сохранена в приложении к документу в системе УД (в виде файла приложения).

Шаблоны печатных форм хранятся в специальной папке в структуре базы. Авторизованные пользователи могут производить с ними любые действия (добавлять новые, удалять, редактировать содержимое). При добавлении новой печатной формы (файла) система автоматически распознает ее и добавляет в список печатных форм для конкретного документа. Например, добавляем файл «Кадровый приказ (форма Т-9).doc» в папку «Приказы». При последующем запуске система обнаружит новый файл и добавит в меню печатных форм документа «Приказ» новый пункт: «Кадровый приказ (форма Т-9)».

Печатные формы документов предназначены для быстрого формирования твердых версий электронных документов системы. В качестве печатной формы может выступать документ .doc (файлы приложения Microsoft Word), .xls (файлы приложения Microsoft Exel) и .mxl — таблицы. Первые два типа файлов печатных форм подхватываются системой автоматически при помещении этих файлов в соответствующие рабочие каталоги. mxl-печатные формы необходимо регистрировать в системе.

Все печатные формы документов хранятся в каталоге базы «Управления делами» — PrnForms. Внутри этого каталога созданы каталоги с названиями, соответствующими названиям видов документов системы. Например: \PrnForms\Договоры. Обращаясь к этим каталогам, система подхватывает из них файлы печатных форм для соответствующих видов документов и автоматически помещает их в меню выбора печатной формы, выпадающее по нажатию кнопки Printdoc.png в документе или журнале документов. Таким образом, пользователь избавляется от необходимости регистрации печатной формы в системе и может добавить/убрать печатную форму любого документа, произведя стандартные операции перемещения файла.

Хранение форм в виде документов Microsoft Office также облегчает внесение изменений в текст печатной формы. Достаточно открыть макет печатной формы средствами Microsoft Office и внести соответствующие коррективы.

Если все же возникает необходимость добавления .mxl — печатной формы, то сделать это можно следующим образом. Печатные формы, регистрируемые в системе должны находиться в корне папки PrnForms, но не во вложенных в нее папках! После того, как файл .mxl помещен в каталог PrnForms, его нужно зарегистрировать в системе. Сделать это можно либо зайдя в справочник «Печатные формы» (меню Операции > Справочники) либо зайдя в настройки документа на закладку «Печатные формы». На этой закладке нажимаем кнопку добавления нового элемента, вызывается окно настройки печатной формы, содержащее две закладки:

  • Основная настройка.
  • Тонкая настройка.


Закладка «Основная настройка»

Nastroka pechatnoy formy.png


Реквизиты

  • Наименование — название формы, как оно будет отображаться в меню выбора формы при распечатке.
  • Категория — привязка формы к категории документа.
  • Имя файла — имя файла печатной формы.
  • Поля — установка полей в печатной форме.
  • Масштаб — опция масштабирования формы при распечатке.
  • Ориентация — ориентация изображения в пространстве.
  • Дата периодических реквизитов — дата вступления в силу данной печатной формы. До указанной даты данная форма будет недоступна.
  • Вид — предпросмотр печатной формы.
  • Не использовать печатную форму — если установлен этот флаг, то данная печатная форма не будет отображаться в меню выбора печатной формы при распечатке.

Помимо основных настроек можно произвести тонкую настройку печатной формы.


Закладка «Тонкая настройка»

Tonkaya nastroyka pechatnoy formy.png


Закладка предназначена для добавления внешних печатных форм документов.

Реквизиты

  • Кол-во копий — количество копий печатной формы, выводимое при распечатке.
  • Экземпляров на странице — количество экземпляров печатной формы, располагаемых на одном листе.
  • Фиксировать — фиксировать определенную область документа, чтобы она отображалась на экране, вне зависимости от скроллинга.
  • Колонтитулы — отступы для колонтитулов.
  • Имя файла прописи — ссылка на спец. файл, где указываются правила написания чисел прописью, для различных языков.
  • Опции — дополнительные опции печати.

После того, как печатная форма будет сохранена, она отобразится на закладке «Печатные формы», в выпадающем меню выбора печатной формы в документах и журналах системы.

Печатные формы можно настраивать не только для документов системы, но и для справочников. Например, для справочника «Контрагенты» можно настроить форму распечатки конвертов для отправки писем контрагентам предприятия.