Документ "Проект" (УД77)

Для организации проведения комплексных работ в системе существуют проекты. Проект представляет собой документ особого вида. Проект в УД можно разбить на этапы, привязать к номенклатуре дел предприятия. Этапы могут содержать произвольное количество задач, заявок и прочих документов, принятых в системе. Если, например, по проекту планируется произвести некоторый объем работ и для их выполнения формируется задача работникам — эта задача сразу же включается в тот или иной этап проекта.

На основании задач, заявок, включенных в проект, можно отследить суммарную трудоемкость, себестоимость проекта. Необходимое для исполнения количество ресурсов (денег и времени) рассчитывается для каждой задачи (заявки) и указывается в соответствующем документе (в задаче или заявке). Далее, когда данная задача (заявка) помещается в проект, происходит суммирование с затратами по уже занесенным в проект работам, и пользователь имеет информацию по затратам на проект в целом.

Проект предоставляет удобную возможность контроля выполнения задач. Документы, добавленные в проект, имеют дополнительный признак — в работе, выполнено и т. д. Табличная часть проекта, планирование, представляет информацию по оценочной стоимости каждой задачи, фактической стоимости, рентабельности, контрагенте (если работа ведется с неким контрагентом).

На закладке «Участники» можно указать сотрудников предприятия (в том числе и со стороны контрагента), либо сторонних лиц, задействованных в работе над проектом. Проект является консолидирующим звеном, объединяющим различные типы документов, относящихся к данной глобальной теме.

Меню Журналы > Проекты

Журнал «Проекты» позволяет организовать работу в следующих направлениях:

• Планировать проекты.
• Создавать различные виды проектов — как произвольного типа, так и предопределенных типов.
• Разделять проекты на отдельные этапы.
• Копировать проекты с вложенными этапами.
• Создавать взаимосвязь проектов с событиями и документами.
• Контролировать ход исполнения задач по проекту.

Все журналы системы унифицированы, работа с ними описана в разделе Журнал документов (УД).

Создать новый документ можно несколькоми способами — см. раздел Способы создания документа.

Документ «Проект» содержит закладки:

• Описание — содержит основные реквизиты проекта, его описание и тему.
• Планирование — содержит список включенных в проект задач и заявок.
• Участники — содержит список сотрудников, вовлеченных в работу над проектом, как со стороны фирмы, так и со стороны контрагента.
• Этапы — на этой закладке отображается дерево документов в привязке к этапам проекта.
• История — история изменений состояния документа и наложенные на него резолюции. Описание см. в разделе Документ. Закладка "История" (УД77).

Элементы управления журналов/документов являются стандартными для всех журналов, их назначение описано в разделе Условные обозначения и пиктограммы (УД).

Закладка «Описание»

Закладка «Описание» содержит главную информацию о документе:

• Реквизиты  — омер и дата проекта. Нумерация проектов производится автоматически. При необходимости номер проекта можно изменить, но он должен быть уникальным.
• Сроки — начало и окончание проекта
• Тема — краткое описание проекта.
• Основание — ссылка на документ, послуживший основанием для разработки данного проекта
• Контрагент — указывается контрагент из справочника Контрагенты. Если проект связан с контрагентом, необходимо указать контрагента. В этом случае в справочнике «Контрагенты» будет ссылка на данный проект.
• Этап — основанием данного проекта является другой проект (в качестве подпроекта), то в этом поле указывается этап родительского проекта, которому принадлежит данный проект.
• Категория — указание категории проекта, если имеется несколько категорий, элемент справочника Категории документов.
• Контактное лицо контрагента — ссылка на элемент справочника Контрагенты. Позволяет выбрать контактное лицо контрагента. Если контрагент указан, то выбор контактного лица будет осуществляться именно у выбранного контрагента.
• Ответственный — сотрудник, ответственный за проведение данного проекта.
• Описание — описывается более подробно содержание проекта
• Место проведения — место реализации проекта (при необходимости)
• Дело — используется для определения дела согласно принятой на предприятии номенклатуре дел, возможность привязки данного проекта к какому либо делу предприятия. Ссылка на элементы справочника Номенклатура дел.
• Раздел — ссылка на элемент классификатора "Разделы ". Если перед созданием проекта курсор установлен в дереве проектов, поле заполняется по умолчанию значением выбранной ветви дерева.
• Бюджет — указание бюджета, по которому проходит разработка данного проекта.
• Приоритет — возможность назначения приоритета проекту (обычный, повышенный, высокий)
• Приложения — приложения к документу произвольного типа — файлы, ссылки, URL-адреса и так далее (см. раздел Документ. Элемент «Вложение» (УД77)).

Закладка «Планирование»

На приведенном выше примере в проект включено шесть документов (задач и заявок). Установлен лимит трудоемкости — 400 часов. Текущая оценка трудоемкости задач, находящихся в плане равна 315 часам, вследствие этого в план не попадает одна задача, трудоемкость выполнения которой равняется 100 часам (315+100 превысит установленный лимит в 400 часов). Документы, не попадающие в план (на исполнение), а находящиеся в сверхплане, выделяются серым цветом (как, например, документ 07-00006 на примере выше). Стрелками поднять/опустить документ в плане можно вручную выстраивать план работ таким образом, чтобы на выполнение попали задачи первостепенной важности.

По умолчанию проект открывается на просмотр. Это сделано для обеспечения возможности одновременной работы с проектом нескольких сотрудников.

На закладке имеются две кнопки сохранения :

• Первая, находящаяся в вертикальной колонке кнопок в правой части окна, доступна, когда проект открыт на просмотр. По этой кнопке происходит сохранение изменений только лишь табличной части.
• Вторая кнопка, находящаяся внизу окна, в горизонтальной линии кнопок производит сохранение изменений документа в целом. Доступна при открытом на редактирование проекте. На приведенном выше примере документ открыт на редактирование.

Закладка «Описание» содержит список задач и заявок, которые были созданы в рамках текущего проекта:

• Рентабельность — рентабельность проекта в целом, рассчитывается исходя из рентабельности задач, входящих в проект.
• Стоимость — стоимость проекта в целом, рассчитывается исходя из стоимости задач, входящих в проект.
• Себестоимость — себестоимость проекта в целом, рассчитывается исходя из себестоимости задач, входящих в проект.
• Трудоемкость — содержит информацию о трудоемкости проекта, резервах человекочасов.
• Лимит — лимит человекочасов, доступный для данного проекта, формируется исходя из информации с закладки «Участники».
• Текущий лимит — устанавливается куратором проекта с целью создания определенного резерва трудоемкости.
• Текущая оценка — текущая оценка трудоемкости задач, попавших в план, суммируется текущая оценка всех плановых задач.
• Текущая факт — текущая фактическая оценка трудоемкости плановых задач, суммируется фактическая оценка задач.
• Остаток — остаточная, свободная трудоемкость, рассчитывается как разница между текущей и плановой оценками трудоемкости.
• Кол-во — количество задач, находящихся на данный момент в плане.
• Документы — список задач, заявок и проектов, принадлежащих данному проекту.
• Состояние — в этой колонке отображается условная пиктограмма, обозначающая состояние, в котором находится документ в данный момент (пиктограммы состояний для документов настраиваются в бизнес-цикле документа).
• Все прочие колонки — реквизиты подчиненных документов, см. разделы, посвященные соответствующим документам.
• Содержание — полное содержание подчиненного документа.

Элементы управления

•  — добавить документ в план проекта — открывается соответствующий журнал — «Проекты», «Задачи» или «Заявки».

•  — удалить документ из плана проекта.

•  — открыть документ из списка на просмотр.

•  — поднять документ в списке на одну позицию вверх, используется для организации перевода документа из сверхплана в план, определения очередности выполнения задач в плане.

•  — опустить документ в списке на одну позицию вниз, используется для организации перевода документа из плана в сверхплан, определения очередности выполнения задач в плане.

•  — найти документ в списке по заданным условиям.

•  — обновить список документов, обновляет табличную часть, отражая изменения, сделанные другими пользователями в то время, пока у данного пользователя был открыт этот проект.

•  — обновить статус документов, обновляет информацию о состоянии документов, находящихся в табличной части

•  — отсортировать документы табличной части по рентабельности.

•  — если кнопка нажата, выполненные задачи и заявки будут автоматически помещаться в конец списка.

Закладка «Участники»

На приведенном выше примере в проекте задействованы три сотрудника со стороны компании и ни одного со стороны контрагента.

На закладке «Участники» отражаются списки участников проекта как со стороны фирмы, так и стороны контрагентов:

• Сторона фирмы — ссылка на элемент справочника Пользователи либо Физические лица по выбору. Позволяет создать список участников проекта.
• Участник — ФИО участника проекта, заполняется из справочников.
• Кол-во — обычно — количество дней в месяце, участвует в расчете значения колонки «Всего».
• Часы — количество часов в рабочем дне сотрудника.
• Коэффициент — коэффициент профессиональности работника. Условно — количество профессиональной деятельности, выполняемой работником за один час в сравнении с эталонным значением (единица — 100 %), при его текущей квалификации.
• Всего — рассчитывается путем перемножения значений предыдущих трех колонок, отражает количество трудочасов, которые сотрудник способен произвести за месяц, с учетом его коэффициента профессиональности.
• Суммарная трудоемкость — рассчитывается суммированием значений из колонки «Всего».
• Сторона контрагента — ссылка на элемент справочника «Контактные лица» по контрагенту, указанному в реквизитах проекта, в табличной части указываются сотрудники со стороны контрагента, вовлеченные в проект.
• По кнопке <Уведомление участнику проекта> вызывается форма «Уведомление участникам проекта». На закладке «Пользователи» необходимо отметить пользователей, которым необходимо сформировать уведомления о проекте.

Закладка «Этапы»

Закладка «Этапы» позволяет работать с задачами в привязке к этапам проекта. Проект на данной закладке представлен в виду дерева, в котором задачи, заявки и проекты рассортированы и находятся в соответствующих ветвях, по этапам. С этой закладки можно работать с документами, включенными в проект, удалять либо добавлять документы в проекта.

В табличной части «Этапы и задачи», в колонке «Описание» отображается дерево документов. Прочие колонки таблицы содержат одноименные реквизиты документов, включенных в проект.

Элементы управления таблицы «Этапы и задачи»

•  — добавить подчиненную задачу.

•  — добавить подчиненный проект.

•  — добавить подчиненное совещание.

•  — редактировать выделенную задачу.

•  — открыть задачу (проект) для просмотра.

•  — обновить данные по проекту.

• - настроить видимость колонок (состав колонок).

Кнопка настройки состава колонок вызывает меню выбора видимых колонок:

Галочка напротив соответствующего наименования реквизита означает, что колонка будет отображаться в табличной части.